Vérifier, corriger et valider les données dans le service d’importation

Cette rubrique suppose que vous avez déjà effectué les étapes décrites dans Chargez votre fichier dans le service d’importation et Mappage des champs dans le service d’importation. Cette rubrique poursuit ce flux de travail.

Examiner et valider les données

Une fois qu’un fichier a été chargé sur le service d’importation et que les champs et les valeurs de champ ont été mappés, les données sont affichées sur une feuille dans l’espace de travail du service d’importation. Cette feuille est un aperçu de l’aspect de vos données lorsqu’elles seront importées dans Sage Intacct.

Vous pouvez consulter et valider vos données d’importation ou ajouter d’autres informations. La feuille doit être exempte d’erreurs avant de pouvoir l’importer dans Intacct.

À noter sur cette page :

• Les en-têtes de tableau s’affichent sous la forme d’en-têtes Intacct, généralement les noms de champ de la zone d’importation.

• Vos formats de données ont peut-être changé (par exemple, les dates au format MMJJAY peuvent désormais apparaître sous la forme MM/JJ/AAAA).

  Le service d’importation ne prend pas en charge les formats de date Excel commençant par un astérisque (*). Dans Excel, ces dates changent en fonction des paramètres régionaux de date et d’heure dans le panneau de configuration Excel. Intacct recommande de sélectionner des formats de date sans astérisque, qui ne changeront pas.

• De nouvelles valeurs pouvaient être affichées en fonction de la façon dont les valeurs des champs étaient mappées. Par exemple : vous pouvez voir Vrai et Faux, plutôt que 1 et 0, ou T et F.

Ces modifications sont effectuées conformément aux règles de logique métier requises par Intacct. Ces modifications permettent de réduire le montant du travail nécessaire pour importer vos données dans Intacct.

Afficher et corriger les erreurs

Une fois que vos données d’importation ont été ajoutées à une feuille dans l’espace de travail du service d’importation, toutes les erreurs rencontrées par Intacct sont surlignées en rouge sur la feuille.

Corriger les erreurs de ligne et de champ

Toutes les erreurs rencontrées par le service d’importation sont surlignées en rouge. Les erreurs qui s’appliquent à l’ensemble de la ligne de données sont affichées dans la Colonne du numéro d’en-tête et sont également surlignés en rouge. Les erreurs de cellule unique sont surlignées en rouge dans le champ spécifique.

Par exemple, dans l’image ci-dessous, une erreur est surlignée en rouge. Le message d’erreur s’affiche lorsque vous passez le curseur sur l’erreur.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel champ de la feuille et modifier ou mettre à jour les informations. Par exemple, dans l’image ci-dessus, vous pouvez sélectionner la ligne 2 dans la colonne ID de service et mettre à jour le numéro de service.

Utilisez le menu Actions pour supprimer une seule fiche ou un groupe entier de fiches.

Si vous sélectionnez une seule fiche et que vous sélectionnez Actions > Supprimer le groupe, la fiche et toutes les fiches associées de son groupe sont supprimées.

Si vous sélectionnez une seule fiche et que vous sélectionnez Actions > supprimer fiche, seule cette fiche sera supprimée.

1. Supprimer le groupe : Si vous sélectionnez une ligne d’une écriture de journal regroupée sous H000002 (qui comprend une ligne de crédit et deux lignes de débit), l’intégralité de l’écriture de journal sera supprimée.

2. Supprimer la fiche : Si vous sélectionnez une ligne d’une écriture de journal regroupée sous H000002, les lignes restantes sont conservées. Cependant, vous devrez ajuster l’écriture de journal pour vous assurer que les débits et les crédits sont toujours équilibrés.

Utilisez la Importer des outils de validation des données de service pour résoudre les erreurs sur la feuille Importer.

Corriger les erreurs dans une feuille ou corriger les erreurs dans le fichier

Si la feuille de révision ne comporte que quelques erreurs, Intacct recommande de corriger les données dans l’espace de travail du service d’importation. Les erreurs simples à corriger, telles que les fautes de frappe dans les numéros de compte ou les informations vrai ou faux, peuvent être efficacement mises à jour à partir de l’espace de travail.

Toutefois, si les erreurs sont plus complexes ou nécessitent plus de temps pour être résolues, Intacct recommande d’examiner et de corriger les données de votre fichier de feuille de calcul. Par exemple, supposons qu’une colonne d’informations ait été omise dans une feuille de calcul ou que de nombreuses lignes d’informations aient été laissées vides. Dans ce cas, Intacct recommande de mettre à jour votre fichier d’origine plutôt que de saisir manuellement des informations dans l’espace de travail.

Une fois les erreurs résolues dans votre fichier d’importation, chargez à nouveau le fichier dans l’espace de travail. Souvent, le mappage des champs et des valeurs de ce fichier est déjà mémorisé par le service.

Revalider la feuille de travail

Supposons que vous ayez une feuille d’importation qui contient 7 erreurs, et que ces erreurs sont facilement corrigées à l’aide des outils de l’espace de travail. Lorsque vous avez terminé de corriger toutes les erreurs de la feuille, sélectionnez Revalider en haut de la page. Cela applique à nouveau les règles de logique métier Intacct à l’état actuel de la feuille de calcul. En fonction des modifications que vous avez apportées, le service d’importation validera qu’il n’y a pas d’erreurs ou mettra en évidence celles qui ont pu être manquées.

La revalidation avant l’importation garantit que seules les informations correctes sont importées dans Intacct.

Importez vos données

Lorsque toutes les erreurs d’une feuille ont été résolues, sélectionnez Importation. Les règles de validation sont appliquées à nouveau et les données sont importées dans Intacct.

Si le service d’importation rencontre des erreurs, il crée une feuille d’erreurs contenant uniquement les lignes comportant des erreurs. Vous pouvez transférer cette feuille d’erreurs vers une nouvelle feuille de calcul et corriger les erreurs qui s’y trouvent. En savoir plus sur Transfert de feuilles d’erreurs.

Vous pouvez télécharger un fichier de l’importation qui vient d’être effectuée à partir du Fichiers zone de l’espace de travail.