Importations hors ligne dans le service d’importation

Les importations hors ligne dans le service d’importation constituent un moyen efficace de traiter des fichiers de données volumineux sans interrompre votre travail actif.

Le service d’importation gère automatiquement les importations hors ligne. La structure, le contenu et la complexité de vos données ont un impact sur le processus d’importation et le temps nécessaire à sa réalisation.

Tenez compte des points suivants lors de la création de vos fichiers d’importation :

• Les importations plus petites et plus simples (moins de colonnes et de lignes) sont traitées plus rapidement et généralement en temps réel. Par exemple :

  Si votre fichier ne comporte que 4 colonnes, vous pouvez généralement inclure plus de fiches.

• Les importations plus volumineuses et plus complexes peuvent nécessiter un traitement hors ligne. Par exemple :

  Si votre fichier comporte 30 colonnes ou plus et que vous avez plus de 5 000 fiches, l’importation sera traitée hors ligne.

La taille de fichier maximum estimée que vous pouvez charger dans le service d’importation est de 4 Mo. Les fichiers de plus de 4 Mo peuvent ne pas être chargés dans le service d’importation.

La numéro maximum d’enregistrements que vous pouvez inclure dans une seule importation est estimée à 40 000. Toutefois, si votre importation est moins complexe (moins de colonnes), le numéro maximum estimé des fiches peut être plus élevé.

Notification d’importations hors ligne

Vous serez averti par e-mail lorsqu’une importation hors ligne sera terminée. Le statut de l’importation hors ligne est également disponible dans le menu Tâches :.

Lorsqu’une tâche d’importation hors ligne se termine, vous recevez un e-mail résumant les résultats. Cet e-mail comprend :

• Nombre total numéro de documents : Nombre total de fiches dans votre fichier d’importation.

• Enregistrements importés avec succès : Le numéro d’enregistrements traités sans erreur.

• Nombre d’erreurs : Le numéro total d’enregistrements contenant des erreurs.

Importations sans erreur

Si votre fichier ne contient aucune erreur et que vous sélectionnez Importer, un Feuille En cours est généré dans votre zone d’importation.

Vous pouvez consulter cette feuille pour suivre l’importation en temps réel. Au fur et à mesure que les enregistrements sont importés avec succès dans Intacct, ils sont supprimés de cette feuille. Une fois l’importation hors ligne terminée, vous recevrez une alerte du service d’importation et un e-mail détaillant les résultats de l’importation.

Le service d’importation importe uniquement les lignes sans erreur. Les lignes qui contiennent des erreurs sont exclues et écrites dans une feuille de calcul distincte dans le classeur pour correction.

Si certaines lignes comportent des erreurs, seules les lignes sans erreur sont importées ; Les lignes contenant des erreurs sont répertoriées dans une feuille distincte du classeur pour correction.

Importations avec erreurs

Les premières étapes pour les importations avec erreurs sont les mêmes : une feuille En cours est créée et les enregistrements sans erreurs sont importés dans Intacct. Les enregistrements importés avec succès sont supprimés de la feuille.

Toutefois, lorsque des erreurs sont détectées, la feuille En cours est renommée Erreurs et contient toutes les erreurs rencontrées par le service d’importation.

Erreurs de transfert hors ligne

Pour corriger les erreurs dans une importation hors ligne, vous devez d’abord transférer les erreurs dans la feuille Créer. Une fois les erreurs présentes, vous pouvez déterminer où apporter les corrections nécessaires.

La feuille d’erreurs est créée lorsqu’une importation hors ligne rencontre des erreurs lors de l’importation. Les corrections apportées à ces erreurs doivent être effectuées sur une feuille de création. Pour déplacer les erreurs vers une feuille de création, procédez comme suit.

1. Sélectionnez l’icône Fiche d’erreur dans votre zone d’importation.

   Par exemple, la feuille d’erreurs dans la zone des écritures de journal du Grand livre. Le nom de la feuille reflétera le type d’importation que vous effectuiez lorsque les erreurs ont été détectées. Dans l’image ci-dessous, le titre de la feuille d’erreurs commence par Erreur-Créer... suivies de la date et de l’heure de début de l’importation.

   

2. Sélectionnez Transfert en haut de la feuille pour déplacer les erreurs vers une feuille Créer.

3. Confirmer le transfert.

   Les erreurs se trouvent maintenant sur la feuille Créer

En fonction du numéro d’erreurs, vous pouvez :

• Corrigez les erreurs sur la feuille de calcul Créer : S’il existe un petit numéro d’erreurs, vous pouvez les corriger dans le service d’importation, revalider vos corrections et effectuer une nouvelle importation.

• Corriger les erreurs dans un fichier : Lorsqu’il s’agit de traiter un grand numéro d’erreurs (des centaines, voire mille de lignes affectées), il est plus efficace d’utiliser Excel pour corriger les erreurs. Vous pouvez télécharger le fichier d’erreurs à partir du Fichiers , puis mettez à jour le fichier avec les corrections, puis réimportez le fichier corrigé. Cela évite de dupliquer les enregistrements qui ont déjà été importés avec succès lors de cette importation.

  Si toutes les fiches de l’importation comportent des erreurs, il est également plus efficace de corriger les erreurs dans le fichier d’importation initial, puis de procéder à une nouvelle importation.