Mettre en place un workflow d’achat à la commande

L’achat sur commande est un flux de travail qui vous permet de commander automatiquement des stocks pour exécuter une commande de vente client, ce qui vous permet d’économiser sur vos coûts de stock.

Les sections suivantes décrivent les étapes de configuration du flux de travail d’achat à la commande.

Abonnement
  • Ventes
  • Achats
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

1. Créer ou identifier des définitions de transaction

Vous avez besoin d’au moins une Ventes de commande et d’une définition de transaction d’Achats pour configurer l’achat à la commande. Dans une autre étape, vous allez définir les relations entre les définitions de transactions afin que le système sache quelle transaction d’achat doit être créée à partir de quelle transaction de vente. Gardez à l’esprit les exigences suivantes lorsque vous identifiez vos définitions de transactions de Ventes et d’Achats pour l’achat à la commande :

  • Vous pouvez mapper plusieurs transactions de vente à la même transaction d’achat.
  • Vous pouvez mapper une transaction de vente sur une seule transaction d’achat.
  • Choisissez une transaction de vente par workflow pour être l’initiateur de l’achat à la commande. Par exemple, le flux de travail de vente A est le suivant : Commande de vente A --> facture de vente A. Dans ce scénario, ne mappez pas à la fois la commande client A et la facture vente A à une transaction d’achat, car vous pourriez vous retrouver avec deux transactions d’achat. Ne mappez qu’une seule transaction de vente dans un flux de travail donné à une transaction d’achat. Apprendre Comment afficher les flux de travail de définition de transaction.
  • Pour les sociétés multi-entités et partagées : Si vous configurez les relations de mappage définition de transaction au niveau général, vous ne pouvez mapper que les définitions de transaction créées au niveau général. Si vous configurez des relations de mappage au niveau de l’entité, vous ne pouvez mapper que les définitions de transaction qui ont été créées au niveau de l’entité.
Définition de transaction Exigences
Ventes
  • Pour éviter un inventaire négatif, la meilleure pratique consiste à définir la définition de transaction de Ventes de manière à ce qu’elle n’affecte pas la quantité ou la valeur de l’inventaire (le tableau des totaux d’inventaire dans la Contrôle d’inventaire la section de la définition de transaction doit être vide).

Apprendre comment créer une définition de transaction Ventes.
Achats
  • Doit avoir un Séquence de numérotation définis dans le Numérotation des transactions section.
  • Incontournable Créer une stratégie réglé sur Nouveau document ou conversion.
  • Doit avoir une liste de tarifs Achats définie comme le Tarif initial. Voir Étape 5. Mise à jour de la liste de tarifs Achats.
  • Facultatif. n’aurait pas dû Modifier la politique réglé sur Pas de modification. S’il est défini sur Aucune modification, l’utilisateur ne sera pas autorisé à modifier la transaction d’achat une fois qu’elle sera créée par le système.
  • Facultatif. Définissez un Terme AP par défaut à utiliser si un terme AP n’est pas défini pour un fournisseur sélectionné.

Apprendre comment créer une définition de transaction Achats.

2. Configurer les ventes

Vous allez procéder comme suit dans le Configurer la saisie des Ventes Page :

  • Activer l’achat sur commande
  • Définition des relations de définition de transaction Ventes avec les transactions d’Achats
  • Activer la dimension fournisseur

Dans un environnement partagé multi-entités, vous activez l’option d’achat à la commande au niveau général. Vous pouvez ensuite mapper les définitions de transaction au niveau général, au niveau de l’entité ou aux deux.

  1. Aller à Ventes > Configuration > Configuration.

  2. Dans le Acheter sur commande du Activer la fonctionnalité section, sélectionnez Activer l’achat sur commande.

    Une table de mappage apparaît.

  3. Dans le Définition de transaction de vente colonne, utilisez la liste déroulante pour sélectionner une définition de transaction de vente que vous avez créée ou identifiée dans 1. Créer ou identifier des définitions de transaction.
  4. Dans le Achats définition de transaction colonne, utilisez la liste déroulante pour sélectionner la transaction d’achat qui sera créée à partir de la transaction de vente correspondante.
  5. Laissez le Actif case à cocher pour activer le mappage ou décochez la case pour le rendre inactif. Par exemple, vous pouvez laisser un mappage inactif pendant que vous terminez la configuration.
    Si vous créez au moins une transaction d’achat à la commande à partir d’une définition de transaction mappée, vous ne pouvez pas modifier ou supprimer la relation mappée. Cependant, vous pouvez le désactiver. Voir Désactiver l’achat sur commande pour plus d’informations.
  6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque relation de définition de transaction souhaitée.
  7. Dans le Configuration des dimensions , sélectionnez l’icône Fournisseur case à cocher, puis sélectionnez Enregistrer.
    Si vous ne voyez pas la dimension fournisseur dans cette section, activez la dimension fournisseur dans le Grand livre, puis essayez d’activer la dimension fournisseur dans Ventes.

    1. Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.

    2. Dans le Paramètres de dimension section, sélectionnez Activer à côté de Fournisseur puis sélectionnez Enregistrer.

3. Mettre à jour les éléments

Chaque article que vous souhaitez acheter sur commande doit être mis à jour pour définir le Disponible à l’achat sur commande sur true. Une fois que la Ventes est configurée pour l’achat à la commande, le Disponible à l’achat sur commande apparaît dans la case Informations sur l’article pour les articles dont le type d’article est en stock ou hors stock.

La procédure suivante suppose que les éléments existent dans votre système. Si les articles n’existent pas, Créer les articles avant de continuer.

  1. Aller à Ventes > Tous > Objets.

  2. Dans le Objets liste, recherchez l’article et sélectionnez Modifier à côté.
  3. Dans le Ventes de la section Informations sur l’article , sélectionnez Disponible pour achat sur commande et sélectionnez Enregistrer.
    L' Disponible à l’achat sur commande n’apparaît que pour Inventaire ou Hors inventaire types d’articles.
  4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque article applicable.

4. Mettre à jour les conditions de paiement des fournisseurs pour les fournisseurs

Le système utilise la commande Terme CF pour remplir le paiement Date d’échéance dans le transaction Achats, en comptant à rebours le numéro de jours applicable à partir des ventes Date de transaction. Chaque fournisseur pour lequel vous souhaitez pouvoir créer des transactions d’achat à partir d’une transaction de vente doit être associé à un terme AP par défaut.

Si le système ne trouve pas de terme AP pour un fournisseur sélectionné, il utilise le terme AP par défaut de la définition de transaction d’achat applicable. Si la définition de transaction d’achat n’est pas associée à des conditions de paiement des CF par défaut, le système génère une erreur et le utilisateur ne peut pas enregistrer le transaction de vente qui est à l’origine de la transaction d’achat.

  1. Aller à Achats > Tous > Fournisseurs.

  2. Dans le Fournisseurs liste, recherchez le fournisseur et sélectionnez Modifier à côté.
  3. Dans le Informations sur le fournisseur , sélectionnez l’icône Informations de paiement , utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’onglet Durée, puis sélectionnez Enregistrer. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque fournisseur concerné.

5. Mettre à jour les listes de prix d’Achats

Un article acheté sur commande doit avoir un prix défini dans un tarif d’achats pour que le système crée la commande d’achat à partir de la commande de vente avec des prix d’achat dont le montant n’est pas nul. Le tarif Achats doit être associé à la définition de transaction d’achat à la commande Achats ou au fournisseur sélectionné. Il est recommandé d’associer un tarif Achats par défaut à la définition de transaction d’achat sur commande Achats. Si le système trouve une liste de prix sur le fournisseur sélectionné, le tarif du fournisseur est prioritaire sur la liste de prix par défaut.

  1. Aller à Achats > Configuration > Prix > Listes.

  2. Sur le Achats de listes de prix Sélection de page Détails à côté de la liste de tarifs applicable.

  3. Sélectionnez Ajouter.

  4. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le Objet, puis remplissez les autres champs, le cas échéant. Voir Entrées dans la liste de prix pour plus d’informations sur ces champs.
  5. Sélectionnez Enregistrer.
  6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque article applicable.

Personnalisations optionnelles

Les personnalisations facultatives suivantes peuvent vous aider à simplifier votre flux de travail d’achat à la commande :

  • Activer la dimension client dans Achats
  • Personnaliser la présentation du formulaire de transaction de vente
  • Création d’un modèle de document pour les définitions de transaction d’achat d’achat à la commande
  • Création d’un rapport d’historique d’achat personnalisé

Pour permettre un reporting plus complet, Intacct vous recommande d’activer la dimension client dans l’application Achats. Lorsque le système crée la transaction d’achat à partir de la transaction de vente, il renseigne la dimension Client de la transaction d’achat avec le nom du client de la transaction de vente.

Pour activer la dimension client dans les Achats :

Si vous ne voyez pas la dimension client dans cette section, activez la dimension client dans Grand livre, puis essayez d’activer la dimension client dans Achats.

  1. Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.

  2. Dans le Paramètres de dimension section, sélectionnez Activer à côté de Client puis sélectionnez Enregistrer.

Pour aider vos utilisateurs, n’oubliez pas d’ajouter une dimension fournisseur et un Achat à la commande, livraison à pour un élément de campagne qu’ils souhaitent acheter sur commande, vous pouvez modifier l’icône Participations section colonne dans les transactions de vente applicables afin que le Fournisseur dimension et Achat à la commande, livraison à à côté du champ Acheter sur commande colonne comme dans l’exemple suivant :

""

Apprendre Comment déplacer les champs de saisie.

Vous pouvez créer un Modèle de document qui comprend Contact de livraison à côté des informations Payer à ou Retour à. Si vos commandes d’achat peuvent inclure différents contacts de livraison au niveau de la ligne, envisagez d’ajouter Contact livraison à la colonne de description ou dans une nouvelle colonne du modèle. Associez ensuite le modèle de document aux définitions de transaction d’achat à la commande applicables.

Apprendre Comment créer des modèles de document.

Si votre société est abonnée aux Services de personnalisation ou aux Services de plateforme, vous pouvez utiliser l’objet de rapport personnalisé Historique d’achat à la commande pour créer des rapports sur vos transactions d’achat à la commande. Vous pouvez créer des rapports qui vous aident à identifier les transactions d’achat à la commande, à comparer le prix de vente au prix d’achat, etc.

Dans l’éditeur de rapport personnalisé, sélectionnez l’objet Historique d’achat sur commande comme source de données principale à l’étape 1. Sélectionnez ensuite les colonnes souhaitées, sélectionnez la séquence de colonnes, etc.

Apprendre Comment créer des rapports personnalisés.

Désactiver l’achat pour commande

Si vous activez l’option Commande sur achat et que vous l’utilisez pour au moins une transaction, vous ne pouvez pas la désactiver. Toutefois, vous pouvez désactiver la définition de transaction pour les relations de mappage. Cela supprime le Acheter sur commande des transactions de vente afin que les utilisateurs ne puissent pas créer de transactions d’achat à partir des transactions de vente.

Vous ne pouvez pas non plus modifier ou supprimer une relation mappée si vous avez créé au moins une transaction d’achat à la commande à partir de la définition de transaction mappée. Pour modifier une relation mappée, désactivez la relation actuelle, puis ajoutez une nouvelle relation de définition de transaction à la table à l’aide de la définition de transaction applicable.

Désactiver les relations de mappage de définition de transaction

  1. Aller à Ventes > Configuration > Configuration.

  2. Dans le Acheter sur commande du Activer la fonctionnalité , désélectionnez l’icône Actif dans chaque ligne applicable de la table de mappage de définition de transaction d’achat à la commande.
  3. Sélectionnez Enregistrer.