Configurer un flux de travail de livraison directe

La livraison directe est un flux de travail qui vous permet d’expédier des commandes directement d’un fournisseur à votre client, ce qui vous permet d’économiser des coûts d’inventaire. Cette rubrique explique comment configurer cette fonctionnalité pour qu’elle fonctionne dans votre société.

Pour utiliser la fonction de livraison directe, votre société doit être abonnée aux applications Ventes et Achats.

À propos du flux de travail de livraison directe

Voici un exemple de flux de travail de livraison directe. Votre société peut utiliser différents types de transactions.

Un utilisateur crée une commande de vente pour un client et sélectionne les éléments suivants pour un élément :

• Un article disponible en livraison directe
• Une dimension de fournisseur
• Le Livraison directe Case à cocher

Lorsque l’utilisateur comptabilise la commande de vente, Intacct crée automatiquement une ou plusieurs commandes d’achat pour les éléments de livraison directe et les fournisseurs sélectionnés. Dans la commande de l’acheteur, Intacct utilise le client Expédier à en tant que Revenir à nom et adresse et remplit le paiement Date d’échéance à l’aide des conditions de paiement des CF applicables. Les transactions de vente et d’achat suivent ensuite les flux de travail de vente et d’achat établis, comme dans les exemples suivants :

• Flux de travail de vente : l’utilisateur convertit la commande de vente en facture de vente et envoie la facture au client selon le processus établi. Le client envoie le paiement à la société de l’utilisateur et le processus établi de comptes clients s’applique.
• Flux de travail d’achat : si un processus d’approbation est associé à la commande d’achat, les utilisateurs concernés approuvent la commande d’achat. L’utilisateur envoie la commande d’achat au fournisseur selon son processus établi. Le fournisseur expédie les articles directement au client et envoie la facture fournisseur à la société de l’utilisateur. Lorsque l’utilisateur reçoit la facture du fournisseur, il convertit le bon de commande en facture fournisseur et le processus de comptes fournisseurs établi s’applique.

La livraison directe et l’achat sur commande peuvent être utilisés dans la même transaction de vente. Cependant, pour chaque élément uniquement Livraison directe ou Commande sur achat peuvent être sélectionnés. Les articles en livraison directe sont expédiés directement au client et les articles achetés sur commande sont livrés à l’utilisateur, à un autre contact de la société de l’utilisateur ou à un tiers pour un traitement supplémentaire avant d’être expédiés au client.

Configurer la livraison directe

Les sections suivantes décrivent les étapes de configuration du flux de travail de livraison directe.

1. Créer ou identifier des définitions de transaction
2. Configurer Ventes
3. Mettre à jour les articles
4. Mettre à jour les fournisseurs
5. Mettre à jour les tarifs d’Achats
6. Personnalisations facultatives

1. Créer ou identifier des définitions de transaction

Vous avez besoin d’au moins une définition de transaction de Ventes et d’Achats pour configurer la livraison directe. Dans une autre étape, vous définirez les relations entre les définitions de transaction afin que le système sache quelle transaction d’achat doit être créée à partir de quelle transaction de vente. Gardez à l’esprit les exigences suivantes lorsque vous identifiez vos définitions de transaction de ventes et d’achats pour la livraison directe :

• Vous pouvez mapper plusieurs transactions de vente à la même transaction d’achat.
• Vous pouvez mapper une transaction de vente à une seule transaction d’achat.
• Choisissez une transaction de vente par flux de travail pour être l’initiateur de la livraison directe. Par exemple, le flux de travail de vente A est : Commande de vente A --> Facture de vente A. Dans ce scénario, ne mappez pas la commande de vente A et la facture de vente A à une transaction d’achat, car vous pourriez vous retrouver avec deux transactions d’achat. N’associez qu’une seule transaction de vente d’un flux de travail donné à une transaction d’achat. Apprendre Comment afficher les flux de travail de définition de transaction.
• Pour les sociétés multi-entités partagées : Si vous configurez les relations de mise en correspondance des définitions de transaction au niveau général, vous ne pouvez mettre en correspondance que les définitions de transaction qui ont été créées au niveau général. Si vous configurez des relations de correspondance au niveau de l’entité, vous ne pouvez mettre en correspondance que des définitions de transaction qui ont été créées au niveau de l’entité.

Définition de transaction	Exigences
Ventes	Pour éviter un inventaire négatif, il est recommandé de définir la définition de transaction Ventes de manière à ce qu’elle n’affecte pas la quantité ou la valeur de l’inventaire (le tableau des totaux d’inventaire dans la Contrôle d’inventaire de la définition de transaction doit être vide). Facultatif. Autoriser la modification du Expédier à contact. Cela permet à l’utilisateur d’en sélectionner une autre Expédier à Contact autre que celui par défaut lors de la création de la transaction de vente. Le système utilise l’attribut Expédier à dans la transaction de vente pour remplir le Revenir à Contact dans la transaction d’achat. Apprendre comment créer une définition de transaction de Ventes.
Achats	Doit avoir un Séquence de numérotation Défini dans la Numérotation de transaction section. Doit avoir Créer une politique se mettre à Nouveau document ou conversion. Doit avoir un tarif d’achat défini comme le Liste de tarifs initiale. Voir Étape 5. Mise à jour du tarif d’achat. Facultatif. N’aurait pas dû Modifier la politique se mettre à Aucune modification. S’il est défini sur Aucune modification, l’utilisateur n’est pas autorisé à modifier la transaction d’achat une fois qu’elle est créée par le système. Facultatif. Définissez un Terme CF par défaut à utiliser si aucun fournisseur sélectionné n’a défini de conditions de paiement pour les CF. Facultatif. Pour éviter toute confusion sur la transaction d’achat, modifiez le Titre du contact De Revenir à À Expédier à. Apprendre comment créer une définition de transaction d’achats.

2. Configurer les commandes clients

Vous effectuerez les opérations suivantes dans la Configurer les commandes clients page:

• Activer la livraison directe
• Définir les relations entre les définitions de transactions de ventes et les transactions d’achats
• Activer la dimension fournisseur

Dans un environnement partagé à plusieurs entités, vous activez la livraison directe au niveau général. Vous pouvez ensuite mapper les définitions de transaction au niveau général, au niveau de l’entité ou aux deux.

1. Atteindre Commandes clients > Coup monté > Configuration.

2. Dans le Livraison directe sous-section de la Activer la fonctionnalité section, sélectionnez Activer la livraison directe.

   Une table de mappage apparaît.

3. Dans le Définition de transaction de vente Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une définition de transaction de vente que vous avez créée ou identifiée dans 1. Créer ou identifier des définitions de transaction.
4. Dans le Définition de transaction d’achat Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la transaction d’achat qui sera créée à partir de la transaction de vente correspondante.
5. Laissez le Actif Case cochée pour activer la correspondance ou décochez la case pour la rendre inactive. Par exemple, vous pouvez laisser un mappage inactif pendant que vous terminez la configuration.
   Si vous créez au moins une transaction de livraison directe à partir d’une définition de transaction mise en correspondance, vous ne pouvez pas modifier ou supprimer la relation mise en correspondance. Vous pouvez toutefois le désactiver. Voir Désactiver la livraison directe pour plus d’informations.
6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque relation de définition de transaction souhaitée.
7. Dans le Configuration des dimensions , sélectionnez la section Vendeur puis sélectionnez Sauvegarder.
   Si la dimension fournisseur n’apparaît pas dans cette section, activez-la dans le Grand livre, puis essayez d’activer la dimension fournisseur dans Commandes clients.

   Pour activer la dimension fournisseur dans le Grand livre :

   1. Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.

   2. Dans le Paramètres de dimension section, sélectionnez Activer À côté de Vendeur puis sélectionnez Sauvegarder.

3. Mettre à jour les articles

Chaque article que vous souhaitez livrer en livraison directe doit être mis à jour pour définir la valeur Disponible en livraison directe sur vrai. Une fois que Ventes est configuré pour la livraison directe, la commande Disponible en livraison directe La case à cocher apparaît dans la Informations sur l’article Page des articles dont le type d’article est en stock ou hors stock. La procédure suivante suppose que les éléments existent dans votre système. Si les articles n’existent pas, Créez les articles avant de continuer.

1. Atteindre Commandes clients > Tout > Articles.

2. Dans le Articles liste, recherchez l’élément et sélectionnez Éditer à côté.
3. Dans le Ventes de la section Informations sur l’article , sélectionnez Disponible en livraison directe et sélectionnez Sauvegarder.
   Le Disponible en livraison directe La case à cocher s’affiche uniquement pour Inventaire ou Hors inventaire Types d’articles.
4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque article applicable.

4. Mettre à jour les conditions de paiement des CF pour les fournisseurs

Le système utilise l’attribut Terme CF pour remplir le paiement Date d’échéance dans la transaction d’achat, en comptant le nombre de jours applicable à partir des ventes Date de la transaction. Chaque fournisseur pour lequel vous souhaitez pouvoir créer des transactions d’achat à partir d’une transaction de vente doit être associé à une condition de paiement des CF par défaut.

Si le système ne trouve pas de condition de paiement des CF pour un fournisseur sélectionné, il utilise les conditions de paiement des CF par défaut de la définition de transaction d’achat applicable. Si la définition de transaction d’achat n’est pas associée à des conditions de paiement des CF par défaut, le système génère une erreur et l’utilisateur ne peut pas enregistrer la transaction de vente à l’origine de la transaction d’achat.

1. Atteindre Achat > Tout > Fournisseurs.

2. Dans le Fournisseurs Liste, recherchez le fournisseur et sélectionnez Éditer à côté.
3. Dans le Informations sur le fournisseur , sélectionnez l’icône Informations de paiement , utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’onglet Termeet sélectionnez Sauvegarder. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque fournisseur concerné.

5. Mettre à jour les tarifs d’Achats

Un article en livraison directe doit avoir un prix défini dans un tarif d’achat pour que le système crée la commande d’achat à partir de la commande de vente avec des prix d’achat qui ne sont pas nuls. Le tarif d’achat doit être associé à la définition de transaction de livraison directe Achats ou au fournisseur sélectionné. La meilleure pratique consiste à associer un tarif d’achat par défaut à la définition de transaction de livraison directe d’achat. Si le système trouve un tarif pour le fournisseur sélectionné, le tarif du fournisseur prévaut sur le tarif par défaut.

1. Atteindre Achat > Coup monté > Prix > Listes.

2. Sur le Tarifs d’Achats Sélection de page Détails en regard du tarif applicable.

3. Sélectionnez Ajouter.

4. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le Article, puis remplissez le reste des champs, le cas échéant. Voir Entrées de liste de tarif pour plus d’informations sur ces champs.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque article applicable.

6. Personnalisations facultatives

Les personnalisations facultatives suivantes peuvent vous aider à simplifier votre flux de travail de livraison directe :

• Activer la dimension client dans Achats
• Personnaliser la mise en page du formulaire de transaction de vente
• Créer un modèle de document pour les définitions de transactions d’achat en livraison directe
• Créer un rapport personnalisé d’historique de livraison directe

Activer la dimension client dans Achats

Pour permettre des rapports plus complets, Intacct vous recommande d’activer la dimension client dans l’application Achats. Lorsque le système crée la transaction d’achat à partir de la transaction de vente, il remplit la dimension client de la transaction d’achat avec le nom du client de la transaction de vente.

Pour activer la dimension client dans Achats :

Personnaliser la mise en page du formulaire de transaction de vente

Pour aider vos utilisateurs à se souvenir d’ajouter une dimension fournisseur à un élément qu’ils souhaitent livrer directement, vous pouvez modifier la Entrées dans les transactions de vente applicables afin que la section Vendeur se trouve en regard de la Livraison directe comme dans l’exemple suivant :

Apprendre Comment déplacer les champs de saisie.

Créer un modèle de document pour les définitions de transactions d’achat en livraison directe

Le client Expédier à adresse de la transaction de vente apparaît sous la forme Revenir à dans la transaction d’achat. Vous pouvez créer un Modèle de document Modèles Microsoft® Word utilisés pour produire des factures, des commandes de vente et des documents de commande d’achat imprimés. qui inclut le texte « Expédier à » et placez-le à côté de l’adresse du client. Vous pouvez également ajouter des commentaires passe-partout ou des instructions spéciales au modèle de document. Associez ensuite le modèle de document aux définitions de transaction d’achat en livraison directe applicables.

Apprendre Comment créer des modèles de documents.

Créer un rapport personnalisé de livraison directe

Si votre société est abonnée aux Services de personnalisation ou aux Services de plateforme, vous pouvez utiliser l’objet de rapport personnalisé Historique de livraison directe pour créer des rapports sur vos transactions de livraison directe. Vous pouvez créer des rapports qui vous aident à identifier les transactions de livraison directe, à comparer le prix de vente au prix d’achat, etc.

Dans l’Assistant de création de rapport personnalisé, sélectionnez l’objet Historique de livraison directe comme source de données principale à l’étape 1. Sélectionnez ensuite les colonnes souhaitées, sélectionnez la séquence de colonnes, etc.

Apprendre Comment créer des rapports personnalisés.

Désactiver la livraison directe

Si vous activez la livraison directe et que vous l’utilisez pour au moins une transaction, vous ne pouvez pas la désactiver. Toutefois, vous pouvez désactiver les relations de mappage des définitions de transaction. Cela supprime le Livraison directe afin que les utilisateurs ne puissent pas créer de transactions d’achat à partir de transactions de vente.

Vous ne pouvez pas non plus modifier ou supprimer une relation mise en correspondance si vous avez créé au moins une transaction de livraison directe à partir de la définition de transaction mise en correspondance. Pour modifier une relation mise en correspondance, désactivez la relation actuelle, puis ajoutez une nouvelle relation de définition de transaction à la table à l’aide de la définition de transaction applicable.

Désactiver les relations de mappage des définitions de transaction

1. Atteindre Commandes clients > Coup monté > Configuration.

2. Dans le Livraison directe sous-section de la Activer la fonctionnalité , désélectionnez la Actif Case à cocher dans chaque ligne applicable du tableau de correspondance des définitions de transaction de livraison directe.
3. Sélectionnez Enregistrer.