Gérer les calendriers des ressources

Tout utilisateur peut afficher le statut des calendriers de ressources, tant qu’il dispose de l’autorisation d’accéder à la page Capacité des ressources dans Projets. Votre société doit également être abonnée au Gestion des projets et des ressources de l’application Projets pour affecter des collaborateurs à des tâches (avec des dates et une durée spécifiques) et suivre les périodes d’absence du bureau.

Si vous gérez des plannings de ressources, ou si vous souhaitez simplement connaître le statut de votre propre planning. Par défaut, la page Capacité de ressources affiche l’état du calendrier pour vous-même et vos collaborateurs directs, pour la période de 31 jours la plus récente. Pour chaque jour, des icônes indiquent qui est :

• Entièrement réservé
• Surchargé
• Partiellement réservé (avec le nombre d’heures disponibles)
• Dépassement du budget sur les heures
• Absent du bureau ou en vacances d’entreprise

Recherche par date, responsable, projet et autres critères

Par défaut, la page Capacité de ressources est prédéfinie pour afficher les engagements de temps de vos subordonnés directs (si vous êtes responsable) pour la période de 31 jours la plus récente. Cependant, vous pouvez utiliser la section Filtres en haut de la page pour rechercher des collaborateurs en fonction de différents critères.

1. Atteindre Projets > Tout > Gestion des projets et des ressources > Capacité des ressources.
   Vous pouvez également afficher des calendriers de ressources lorsque vous modifiez ou affichez un projet ou une tâche particulier.

2. Dans le Filtres , sélectionnez les filtres nécessaires pour afficher les collaborateurs que vous recherchez.

   Vous trouverez ci-dessous quelques filtres clés que vous voudrez peut-être ajuster. Pour une description complète de chaque filtre, consultez la section Filtres de cette rubrique.

   • Afficher le calendrier via : Affiche l’état de planification pendant 31 jours jusqu’à la date spécifiée. Vous pouvez sélectionner une autre date de fin.
   • Gérant: Prédéfini sur votre propre nom, mais vous pouvez filtrer pour afficher les collaborateurs de n’importe quel responsable qui dépend de vous. Si vous avez la permission de tout afficher, vous pouvez laisser le champ Responsable vide pour filtrer tous les collaborateurs.
   • Inclure la hiérarchie : Par défaut, le statut du calendrier s’affiche uniquement pour les subordonnés directs. Pour inclure tous les collaborateurs inférieurs à vous (ou au responsable sélectionné) dans la hiérarchie organisationnelle, sélectionnez Inclure la hiérarchie.
   • Statut: Vous pouvez également filtrer par statut de planification, par exemple, en affichant les collaborateurs ayant au moins une journée de surcharge.
   • Dimension: Filtrez par dimension ou groupe de dimensions pour trouver des calendriers. Par exemple, vous pouvez rechercher des collaborateurs qui travaillent dans un certain groupe de services ou à un certain endroit.
   • Projet ou groupe de projets : Si vous (ou le responsable sélectionné) êtes un chef de projet, vous pouvez rechercher des collaborateurs au sein d’un projet ou d’un groupe de projets connexes, même s’ils ne relèvent pas de vous.
3. Choisir Rechercher.

   Le Statut de la planification Le tableau est mis à jour pour afficher les feuilles de temps qui correspondent à vos critères de recherche.

   Seuls les collaborateurs actifs qui ont travaillé au moins un des jours affichés (en fonction de leur date de début et de leur date de fin) apparaîtront dans le tableau. Les jours sont vides pour les collaborateurs qui commencent ou se terminent au milieu d’une période affichée.

Examiner le statut de la planification des collaborateurs

Le Statut de la planification Le tableau affiche les lignes de tous les collaborateurs qui répondent aux critères de filtre, triées par responsable. Il existe une ligne distincte pour chaque collaborateur, indiquant l’état de planification du collaborateur pour une période de 31 jours.

Voici quelques choses que vous pouvez faire avec le Statut de la planification table:

Obtenez une vue d’ensemble visuelle : Utilisez les icônes visuelles pour voir en un coup d’œil quels collaborateurs sont complets, surréservés, en vacances d’entreprise, absents du bureau ou dépassant le budget.

• « Complet » ou « Surréservé » signifie que les heures de cet employé sont égales ou supérieures au nombre d’heures disponibles dans la journée. « Dépassement du budget » signifie que les heures d’une ou de plusieurs tâches ont dépassé les heures budgétées.
• Si une icône de statut affiche un nombre, ce nombre est égal au nombre d’heures disponibles pour ce collaborateur. Par exemple, un « 2 » signifie que la ressource dispose de 2 heures qui ne sont pas réservées sur d’autres engagements de temps.
• L’icône « Absent du bureau » apparaît uniquement si le collaborateur est absent du bureau toute la journée.
• En savoir plus sur les icônes de statut de planification.

Explorez les détails : Pour un collaborateur en particulier, cliquez sur l’icône d’une date spécifique pour afficher les détails. Par exemple, quels projets et tâches particuliers sont attribués à l’employé ? Quelles sont les tâches qui dépassent le budget ? Y a-t-il des ressources de tâche qui sont réservées de manière inconditionnelle ?

Envoyer un e-mail aux collaborateurs ou aux responsables

Vous pouvez envoyer un e-mail à tous les collaborateurs qui dépassent le budget ou la surcharge, ou envoyer un e-mail uniquement à certains collaborateurs. Lorsque vous envoyez un e-mail, vous pouvez choisir de vous copier, de copier les managers des collaborateurs sélectionnés, ou même d’envoyer un email uniquement aux managers.

1. Spécifiez les collaborateurs auxquels vous souhaitez envoyer un e-mail.
   • Pour envoyer un e-mail à des collaborateurs spécifiques, cochez les cases à gauche de leurs noms dans la Statut de la planification table.
   • Vous pouvez également envoyer un e-mail à tous les collaborateurs qui font l’objet d’une surcharge de réservation ou d’un dépassement de budget.
2. Saisissez le texte de l’e-mail dans la Texte de l’e-mail champ.

   La page se souviendra du dernier texte d’e-mail que vous avez tapé et sera le texte par défaut pour l’e-mail suivant.

3. Indiquez si vous souhaitez qu’une copie de l’e-mail soit envoyée à vous-même, au responsable de chaque collaborateur ou uniquement aux responsables de chaque collaborateur.

   Les gestionnaires ne seront mis en copie que sur les courriels envoyés à leurs propres employés.

4. Choisir Envoyer un e-mail.

Afficher le statut du calendrier pour tous les collaborateurs

Les utilisateurs professionnels et les utilisateurs chefs de projet peuvent être autorisés à afficher le statut du calendrier pour tous les collaborateurs.

Avec Voir tout vous pouvez afficher le statut de tous les calendriers de ressources, sans être restreint selon que vous êtes le responsable (direct ou indirect) des collaborateurs ou le chef de projet d’un projet particulier. Les utilisateurs disposant de cette permission peuvent laisser le champ Responsable vide pour afficher les données de tous les collaborateurs, ou filtrer en fonction du responsable ou d’autres critères.

Pour accorder à un utilisateur les permissions « Afficher tout » :

1. À partir de la Compagnie , modifiez les permissions de l’utilisateur dans l’application Projets. (Pour les sociétés basées sur des rôles, modifiez un rôle particulier.)
2. Faites défiler vers le bas jusqu’aux permissions pour Capacité de rechercheet sélectionnez l’icône Voir tout autorisation.

Icônes de statut de la planification

Pour chaque date, une icône vous donne un affichage visuel des engagements de temps et de la disponibilité du collaborateur.

• Nombre d’heures dans une journée de travail normale, tel que déterminé par la configuration de vos projets (Projets > Coup monté Configuration >) ainsi que par toute règle spéciale de feuille de temps attribuée au collaborateur.
• Horaires d’absence du bureau et jours fériés de l’entreprise.
• Tâches assignées et durée. Notez que si une tâche est affectée pour plus d’une journée, le nombre d’heures par jour est une moyenne. Par exemple, si le collaborateur est affecté à une tâche de 20 heures pour une période de 5 jours, l’engagement de temps est de 4 heures par jour (à l’exclusion des jours fériés de l’entreprise, des périodes d’absence du bureau et des week-ends).

Icône	Libellé	Signification
	Entièrement réservé	Le nombre d’heures pendant lesquelles le collaborateur est affecté à des tâches ou absent du bureau est égal au nombre d’heures d’une journée de travail normale, Notez que si le collaborateur est absent du bureau toute la journée, l’icône de congé de la société s’affichera à la place.
	Surchargé	Le nombre d’heures pendant lesquelles l’employé est affecté à des tâches ou absent du bureau est supérieur au nombre d’heures d’une journée de travail normale,
	Aucun libellé	Si le statut comporte un nombre, il s’agit du nombre d’heures non engagées du collaborateur à cette date.
	Vacances de la société	Un jour férié de la société est prévu à cette date.
	Absent du bureau	L’employé est absent du bureau toute la journée. En d’autres termes, les heures d’absence du bureau sont égales au nombre d’heures d’une journée de travail.
	Dépassement du budget	Une ou plusieurs tâches affectées ont dépassé le nombre d’heures budgétées pour elles. Notez que la couleur de fond rouge peut correspondre à d’autres statuts. Par exemple, un collaborateur peut être à la fois surbooké et dépasser le budget pour une date donnée.
blanc	Week-end ou n/a	S’il n’y a pas d’icône pour une date, c’est soit : Un jour de week-end. Avant ou après les dates d’emploi de cet employé, telles que déterminées par la Date de début et Date de fin dans la fiche du collaborateur. Les collaborateurs qui n’ont pas été employés pendant au moins une journée dans cette plage de dates n’apparaîtront pas dans le tableau.