Gérer les calendriers des ressources

Tout utilisateur peut afficher le statut des calendriers de ressources, à condition de disposer des permissions d’accès à la page Capacité des ressources dans Projets. Votre société doit également être abonnée au Gestion des projets et des ressources Module de l’application Projets permettant d’affecter des collaborateurs à des tâches (avec des dates et durées spécifiques) et de suivre les périodes d’absence du bureau.

Si vous gérez des calendriers de ressources ou si vous souhaitez simplement connaître le statut de votre propre calendrier. Par défaut, la page Capacité de ressources affiche le statut du calendrier pour vous-même et vos collaborateurs directs, pour la période de 31 jours la plus récente. Pour chaque jour, des icônes indiquent qui est :

• Entièrement réservé
• Surchargé
• Partiellement réservé (avec le numéro des heures disponibles)
• Dépassement du budget sur les heures
• Absent du bureau ou en congé de la société

Rechercher par date, responsable, projet et autres critères

Par défaut, la page Capacité de ressources est prédéfinie pour afficher les engagements de temps de vos subordonnés directs (si vous êtes responsable) pour la période de 31 jours la plus récente. Toutefois, vous pouvez utiliser la section Filtres en haut de la page pour rechercher des collaborateurs en fonction de différents critères.

1. Aller à Projets > Tous > Gestion des projets et des ressources > Capacité des ressources.
   Vous pouvez également afficher les calendriers des ressources lorsque vous modifiez ou affichez un projet ou une tâche particulier.

2. Dans le Filtres , sélectionnez les filtres selon vos besoins pour afficher les collaborateurs que vous recherchez.

   Vous trouverez ci-dessous quelques filtres clés que vous pouvez ajuster. Pour obtenir une description complète de chaque filtre, consultez la section Filtres de cette rubrique.

   • Afficher le calendrier via : Affiche le statut du calendrier pour 31 jours jusqu’à la date spécifiée. Vous pouvez sélectionner une autre date de fin.
   • Responsable : Prédéfini sur votre propre nom, mais vous pouvez filtrer pour afficher les collaborateurs de n’importe quel responsable qui dépend de vous. Si vous avez permissions afficher tout, vous pouvez laisser le champ Responsable vide pour filtrer pour tous les collaborateurs.
   • Inclure la hiérarchie : Par défaut, le statut du calendrier s’affiche uniquement pour les subordonnés directs. Pour inclure tous les collaborateurs inférieurs à vous (ou au responsable sélectionné) dans la hiérarchie organisationnelle, sélectionnez Inclure la hiérarchie.
   • État : Vous pouvez également filtrer par statut de planification, par exemple, en affichant les collaborateurs ayant au moins un jour de surréservation.
   • Dimension : Filtrez par dimension ou groupe de dimension pour trouver des calendriers. Par exemple, vous pouvez rechercher des collaborateurs qui travaillent dans un certain groupe de services ou au sein d’un certain établissement.
   • Projet ou groupe de projets : Si vous (ou le responsable sélectionné) êtes un chef de projet, vous pouvez rechercher des collaborateurs au sein d’un projet ou d’un groupe de projets connexes, même s’ils ne vous rapport pas.
3. Sélectionnez Rechercher.

   Le Planifier le statut Le tableau est mis à jour pour afficher les feuilles de temps qui correspondent à vos critères de recherche.

   Seuls les collaborateurs actifs qui ont été employés au moins un des jours affichés (en fonction de leur date de début et de leur date de fin) apparaîtront dans le tableau. Les jours sont affichés comme vides pour les collaborateurs qui commencent ou se terminent au milieu d’une période affichée.

Examiner le statut du calendrier pour les collaborateurs

Le Planifier le statut Le tableau affiche les lignes de tous les collaborateurs qui répondent aux critères de filtre, triés par responsable. Il existe une ligne distincte pour chaque collaborateur, indiquant le statut du calendrier du collaborateur pour une période de 31 jours.

Voici quelques choses que vous pouvez faire avec le Planifier le statut Tableau :

Obtenez une vue d’ensemble visuelle : Utilisez les icônes visuelles pour voir, en un coup d’œil, quels collaborateurs sont complets, surbookés, en vacances de la société, absents au bureau ou en dehors du budget.

• « Complet » ou « Surréservé » signifie que les heures de cette collaborateur sont égales ou supérieures au numéro d’heures disponibles dans la journée. « Dépassement du budget » signifie que les heures d’une ou de plusieurs tâches ont dépassé les heures budgétées.
• Si une icône de statut affiche un numéro, ce numéro est égal au nombre d’heures disponibles pour ce collaborateur. Par exemple, un « 2 » signifie que la ressource dispose de 2 heures qui ne sont pas réservées sur d’autres engagements de temps.
• L’icône « Absent du bureau » apparaît uniquement si le collaborateur est absent du bureau toute la journée.
• En savoir plus sur les icônes de statut du calendrier.

Aller dans les détails : Pour un collaborateur particulier, cliquez sur l’icône d’une date spécifique pour afficher les détails. Par exemple, quels projets et tâches particuliers sont attribués au collaborateur ? Quelles tâches dépassent le budget ? Y a-t-il des ressources de tâche qui sont réservées provisoirement ?

Envoyer un e-mail aux collaborateurs ou aux responsables

Vous pouvez envoyer un e-mail à tous les collaborateurs qui dépassent le budget ou qui font une surcharge, ou envoyer un e-mail uniquement aux collaborateurs sélectionnés. Lorsque vous envoyez un e-mail, vous pouvez choisir de vous mettre en copie, de copier les responsables des employés sélectionnés ou même d’envoyer un e-mail uniquement aux responsables.

1. Spécifiez les collaborateurs auxquels vous souhaitez envoyer un e-mail.
   • Pour envoyer un e-mail à des collaborateurs spécifiques, cochez les cases à gauche de leurs noms dans la Planifier le statut table.
   • Vous pouvez également envoyer un e-mail à tous les collaborateurs qui font l’objet d’une surcharge de réservation ou d’un budget.
2. Saisissez le texte de l’e-mail dans la Texte de l’e-mail champ.

   La page se souviendra du dernier texte d’e-mail que vous avez tapé et sera le texte par défaut pour l’e-mail suivant.

3. Indiquez si vous souhaitez qu’une copie de l’e-mail vous soit envoyée à vous-même, au responsable de chaque collaborateur ou uniquement aux responsables de chaque collaborateur.

   Les responsables ne seront mis en copie que sur les e-mails envoyés à leurs propres collaborateurs.

4. Sélectionnez Envoyer l’e-mail.

Afficher le statut du calendrier pour tous les collaborateurs

Les utilisateurs professionnels et les utilisateurs chefs de projet peuvent recevoir les permissions d’afficher le statut du calendrier pour tous les collaborateurs.

Avec Afficher tout permissions à Capacité de recherche, vous pouvez afficher le statut de tous les calendriers de ressources, sans être restreint selon que vous êtes le responsable (direct ou indirect) des collaborateurs ou le chef de projet d’un projet particulier. Les utilisateurs disposant de cette permission peuvent laisser le champ Responsable vide pour afficher les données de tous les collaborateurs, ou filtrer en fonction du responsable ou d’autres critères.

Pour accorder à un utilisateur les permissions « Afficher tout » :

1. À partir de la Société application, modifiez les permissions de l’utilisateur pour l’application Projets. (Pour les sociétés basées sur des rôles, modifiez un rôle particulier.)
2. Faites défiler vers le bas jusqu’aux permissions pour Capacité de rechercheet sélectionnez l’icône Afficher tout permissions.

Icônes de statut de la planification

Pour chaque date, une icône affiche visuellement les engagements de temps et la disponibilité du collaborateur.

• Le numéro d’heures d’une journée de travail normale, tel que déterminé par votre Projets configuration (Projets > Mise en place Configuration >) et également par toute règle de feuille de temps spéciale attribuée au collaborateur.
• Horaires d’absence du bureau et jours fériés de la société.
• Tâches affectées et durée. Notez que si une tâche est affectée pour plus d’une journée, le numéro d’heures par jour est un moyenne. Par exemple, si le collaborateur est affecté à une tâche de 20 heures sur une période de 5 jours, l’engagement de temps est calculé comme suit : 4 heures par jour (à l’exclusion des jours fériés de la société, des périodes d’absence du bureau et des week-ends).

Icône	Libellé	Signification
	Entièrement réservé	Le numéro d’heures pendant lesquelles le collaborateur est affecté à des tâches ou absent du bureau est égal au numéro d’heures d’une journée de travail normale, Notez que si le collaborateur est absent du bureau toute la journée, l’icône de vacances Société s’affichera à la place.
	Surchargé	Le numéro d’heures pendant lesquelles le collaborateur est affecté à des tâches ou absent du bureau est supérieur au numéro d’heures d’une journée de travail normale,
	Aucun libellé	Si vous voyez un numéro dans le statut, il s’agit du numéro d’heures non engagées du collaborateur à cette date.
	Vacances de la société	Un jour férié de la société est prévu à cette date.
	Absent du bureau	Le collaborateur est absent du bureau toute la journée. En d’autres termes, les heures d’absence du bureau sont égales au numéro d’heures d’une journée de travail.
	Dépassement du budget	Une ou plusieurs tâches affectées ont dépassé le numéro d’heures budgétées pour elles. Notez que la couleur de fond rouge peut être utilisée avec d’autres statuts. Par exemple, un collaborateur peut être à la fois surchargé et dépasser le budget pour une date donnée.
Vide	Fin de semaine ou n/a	S’il n’y a pas d’icône pour une date, c’est soit : Un jour de week-end. Avant ou après les dates d’emploi de ce collaborateur, telles que déterminées par la Date de début et Date de fin dans la fiche du collaborateur. Les collaborateurs qui n’ont pas été employés pendant au moins une journée dans cette plage de dates n’apparaîtront pas dans le tableau.