Configurer la délégation des approbations d’achat

Lorsqu’un approbateur part en vacances, il peut simplement Activer la délégation d’approbation pour s’assurer que leurs responsabilités en matière d’approbation sont assumées pendant une absence.

Configurer la délégation d’approbation

La première étape consiste à activer la délégation dans votre application Achats, puis à affecter des délégataires d’approbation. Chaque approbateur de transaction d’achat doit avoir un délégataire approprié.

Par exemple, pour certains approbateurs, le délégataire le plus approprié peut être un homologue au sein de son service ou son responsable. Si vous utilisez des politiques d’approbation basées sur la valeur, assurez-vous que le délégataire dispose d’un niveau de permission de valeur d’achat égal ou supérieur à celui de l’approbateur initial.

Pour savoir comment une demande d’approbation est traitée lorsqu’un délégataire n’est pas disponible, consultez À propos de la délégation de l’approbation des achats.

Vous activez la délégation et affectez des délégataires sur la page Configurer les achats et, dans un environnement partagé à plusieurs entités, au niveau général.

1. Accédez à Achats > Coup monté > Configuration.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’au Activer la fonctionnalité et dans la section Approbations Sous-section Sélectionnez l’icône Activer la délégation case à cocher.
   Un Gérer Le bouton apparaît
3. Choisissez un Type de délégué par défaut, utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Si vous choisissez un groupe d’utilisateurs, tous les membres du groupe peuvent approuver des transactions au nom de l’approbateur.
4. Sélectionnez l’icône Délégataire par défaut. Le délégataire par défaut sélectionné est utilisé pour préremplir automatiquement le tableau Gérer les délégataires.
5. Vérifiez qu’un délégataire approprié est sélectionné pour chaque approbateur de la table. Si le délégataire par défaut est le même que l’approbateur, vous devrez sélectionner un autre délégataire.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Désactiver la délégation d’approbation

La désactivation de la délégation d’approbation n’a aucun effet sur les transactions d’achat qui se trouvent actuellement dans le cycle d’approbation. Les nouvelles transactions envoyées ne sont plus redirigées pour approbation si un approbateur est absent de son bureau. En revanche, vos délégataires et approbateurs délégataires par défaut restent intacts et sont utilisés si vous réactivez la délégation d’approbation.

1. Accédez à Achats > Coup monté > Configuration.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’au Activer la fonctionnalité , dans la section Approbations Sous-section Désélectionnez Activer la délégation case à cocher. Le Gérer le bouton disparaît.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs

Le tableau ci-dessous décrit chaque champ de la page Gérer les délégataires.

Gérer les descriptions des champs de page des délégataires

Champ	Description
Type de délégué par défaut	Choisissez de sélectionner un utilisateur spécifique ou un groupe d’utilisateurs comme délégataire par défaut. Si vous choisissez un groupe d’utilisateurs comme délégataire, seuls les membres du groupe disposant des permissions requises pour approuver les transactions d’achat peuvent approuver.
Délégataire par défaut	Utilisateurs uniquement ou groupes d’utilisateurs avec la permission Approuver la transaction d’achat apparaissent dans la liste. Le délégataire par défaut que vous sélectionnez permet de : Être automatiquement utilisé comme délégataire par défaut pour chaque approbateur de la table. Si vous modifiez le délégataire par défaut, tous les approbateurs auxquels le délégataire par défaut a été précédemment affecté sont mis à jour avec le nouveau délégataire. Si un approbateur se voit attribuer un délégataire autre que celui par défaut, il n’y a pas de changement lorsqu’un nouveau délégataire par défaut est sélectionné. Désignez comme délégataire pour tout nouvel approbateur : utilisateur qui obtient par la suite la permission d’approuver la transaction d’achat après l’affectation de délégataires. Vous pouvez toujours changer de délégataire pour un approbateur.
Approbateur	Lecture seule. Le nom de chaque utilisateur disposant de la permission de valider les transactions d’achat apparaît dans le tableau.
Type de délégataire	Affiche le type de délégataire par défaut ou sélectionné pour l’approbateur.
Utilisateur ou groupe d’utilisateurs	Un utilisateur ou groupe d’utilisateurs Qui peut approuver au nom de l’approbateur. Utilisateurs uniquement ou membres du groupe avec la permission Approuver la transaction d’achat apparaissent dans la liste. Les utilisateurs qui sont restreints à des entités spécifiques peuvent être sélectionnés comme approbateurs délégués. Toutefois, un approbateur délégataire restreint ne peut pas approuver une transaction qui contient des éléments affectés à des entités restreintes. Lorsque l’approbateur active la délégation d’approbation en son absence, Sage Intacct renvoie toute nouvelle demande d’approbation au délégataire. Le délégataire reste l’approbateur de la transaction même après que l’approbateur a désactivé la délégation d’approbation en son absence. Si vous utilisez des politiques d’approbation basées sur la valeur, assurez-vous que le délégataire dispose d’un niveau de permission de valeur d’achat égal ou supérieur à celui de l’approbateur initial. Pour afficher le niveau de permission de valeur d’un délégataire, voir Règles d’approbation de la valeur.