Paramétrage de la délégation pour les approbations d’achat

Lorsqu’un approbateur part en vacances, il peut simplement Activer la délégation d’approbation pour s’assurer que leurs responsabilités d’approbation sont remplies pendant une absence.

Mettre en place la délégation d’approbation

La première étape consiste à activer la délégation dans votre application Achats, puis à attribuer des délégués d’approbation. Chaque approbateur de transaction d’Achats doit avoir un délégué approprié.

Par exemple, pour certains approbateurs, le délégataire le plus approprié peut être un homologue au sein de son service ou son responsable. Si vous utilisez des stratégies de approbation basées sur des valeurs, assurez-vous que le délégataire a le même niveau de permissions de valeur achat que le initial approbateur.

Pour savoir comment une demande d’approbation est traitée lorsqu’un délégataire n’est pas disponible, consultez la section À propos de la délégation de l’approbation des achats.

Vous activez la délégation et attribuez des délégués sur la page Configurer les Achats et, dans un environnement partagé à plusieurs entités, au niveau général.

1. Aller à Achats > Configuration > Configuration.
2. Faites défiler jusqu’à l’icône Activer la fonctionnalité section, et dans la section Approbations sous-section Sélectionnez l’icône Activer la délégation case à cocher.
   A Gérer apparaît
3. Choisissez un Type de délégué par défaut, utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Si vous choisissez un groupe d’utilisateurs, tous les membres du groupe peuvent approuver des transactions au nom de l’approbateur.
4. Sélectionnez l’icône Délégataire par défaut. Le délégataire par défaut sélectionné est utilisé pour préremplir automatiquement le tableau Gérer les délégataires.
5. Vérifiez qu’un délégué approprié est sélectionné pour chaque approbateur dans le tableau. Si le délégataire par défaut est le même que l’approbateur, vous devrez sélectionner un autre délégataire.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Désactiver la délégation d’approbation

La désactivation de la délégation d’approbation n’a aucun effet sur les transactions d’achat qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Toutes les nouvelles transactions envoyées ne sont plus redirigées vers approbation si un approbateur est absent de son bureau. Toutefois, vos approbateurs délégués et délégués par défaut restent intacts et seront utilisés si vous réactivez la délégation d’approbation.

1. Aller à Achats > Configuration > Configuration.
2. Faites défiler jusqu’à l’icône Activer la fonctionnalité section, dans la section Approbations désélectionnez l’icône Activer la délégation case à cocher. Le bouton Gérer disparaît.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs :

Le tableau ci-dessous décrit chaque champ de la page Gérer les délégataires.

Gérer les descriptions des champs de la page des délégués

Champ	Description
Type de délégué par défaut	Choisissez de sélectionner un utilisateur spécifique ou un groupe d’utilisateurs comme délégué par défaut. Si vous choisissez un groupe d’utilisateurs comme délégué, seuls les membres du groupe disposant des autorisations requises pour approuver la transaction d’achat peuvent approuver.
Délégataire par défaut	Utilisateurs uniquement ou groupes d’utilisateurs avec Approuver la transaction d’achat, les permissions apparaissent dans la liste. Le délégataire par défaut que vous sélectionnez est utilisé pour : Être automatiquement utilisé comme délégataire par défaut pour chaque approbateur du tableau. Si vous modifiez le délégué par défaut, tous les approbateurs précédemment affectés au délégué par défaut sont mis à jour avec le nouveau délégué. Si un approbateur se voit attribuer un délégué autre que celui par défaut, il n’y a aucun changement lorsqu’un nouveau délégué par défaut est sélectionné. Désignez comme délégataire pour tout nouveau approbateur utilisateur qui reçoit ensuite l’approbation achat transaction permissions après que les délégués ont été désignés. Vous pouvez toujours changer le délégué pour un approbateur.
Approbateur	Lecture seule. Le nom de chaque utilisateur disposant de la permission de valider les transactions d’achat apparaît dans le tableau.
Type de délégataire	Affiche le type de délégué par défaut ou sélectionné pour l’approbateur.
Utilisateur ou groupe d’utilisateurs	Un utilisateur ou groupe d’utilisateurs qui peut approuver au nom de l’approbateur. Utilisateurs uniquement ou des membres du groupe avec Approuver la transaction d’achat, les permissions apparaissent dans la liste. Les utilisateurs qui sont restreints à des entités spécifiques peuvent être sélectionnés comme approbateurs délégataires. Toutefois, un approbateur délégataire restreint ne peut pas approuver une transaction qui contient des éléments affectés à des entités restreintes. Lorsque le approbateur active la délégation de approbation en cas d’absence au bureau, Sage Intacct renvoie toute nouvelle demande de approbation au délégataire. Le délégataire reste l’approbateur de la transaction même après que l’approbateur a désactivé la délégation d’approbation en son absence. Si vous utilisez des stratégies de approbation basées sur des valeurs, assurez-vous que le délégataire a le même niveau de permissions de valeur achat que le initial approbateur. Pour afficher le niveau de permissions de valeur d’un délégué, consultez Règles d’approbation de la valeur.