Comparer la mise en correspondance des transactions au niveau de l’en-tête à celle des lignes

Vous pouvez décider de mettre en correspondance les transactions d’Achats au niveau de l’en-tête ou de la ligne. Pour ajouter la correspondance au niveau des lignes à votre configuration d’automatisation, contactez votre responsable de compte ou votre responsable de canal pour rendre cette option disponible.

Comprendre les différences entre les deux types de rapprochement vous aide à savoir à quoi vous attendre lorsque vous examinez et modifiez des factures fournisseurs.

Correspondance au niveau de l’en-tête

Par défaut, l’intelligence artificielle/apprentissage automatique (IA/ML) est configurée pour effectuer la correspondance au niveau de l’en-tête.

Avec cette configuration, l’IA/ML effectue les opérations suivantes :

  1. Analyse le document fournisseur et le met en correspondance avec la source Achats transaction.
  2. Remplit automatiquement les éléments de la facture fournisseur provisoire avec tous les éléments de la transaction d’Achats source.

Une fois la facture fournisseur mise en correspondance, vous devez :

  1. Comparez les éléments de la facture fournisseur provisoire au document fournisseur joint.
  2. Mettez à jour la quantité ou le prix de tous les éléments qui ont été facturés différemment.
  3. Supprimez les éléments qui ne vous ont pas été facturés.
  4. Ajoutez des éléments qui ont été facturés, mais qui ne faisaient pas partie de la transaction d’Achats source.

Si la case Correspondance au niveau des lignes n’est pas cochée dans votre configuration d’Achats, vos transactions automatisées sont mises en correspondance au niveau de l’en-tête.

Correspondance au niveau des lignes

Lorsque vous sélectionnez Activer la correspondance au niveau des lignes Dans votre configuration des Achats, vous remplacez la valeur par défaut de la correspondance au niveau de l’en-tête.

Pour la correspondance au niveau des lignes, l’IA/ML effectue les opérations suivantes :

  1. Associe le document fournisseur à la transaction d’achats source.
  2. Remplit les éléments de la facture fournisseur à l’aide des données du document du fournisseur chargé ou envoyé par e-mail, plutôt que de la transaction source.
  3. Signale toute différence constatée dans les conditions de paiement ou de quantité.

Lorsque vous examinez la facture fournisseur mise en correspondance, vous devez effectuer les opérations suivantes :

  1. Évaluez toutes les lignes marquées comme ayant des quantités ou des prix qui diffèrent de la transaction source et apportez les corrections nécessaires.
  2. Vérifiez que tous les éléments du document fournisseur joint sont correctement enregistrés dans le facture fournisseur provisoire et apportez les corrections nécessaires.
Vous pouvez ajouter des éléments liés à une transaction d’Achats source lorsque la Activer les conversions pour plusieurs documents sources est sélectionnée dans les configurations des Achats. En savoir plus sur cette option.

Impact de la modification des éléments

Lorsque vous modifiez les champs clés d’un élément qui a été mis en correspondance avec une transaction source, votre modification peut affecter la façon dont l’élément est lié ou converti.

Si vous modifiez le prix ou la quantité, la ligne reste liée à la transaction source et le résultat est une conversion partielle ou totale.

Si vous modifiez l’ID de l’article, le résultat est identique à l’ajout d’un nouvel élément. La ligne n’est plus mise en correspondance avec la transaction source et n’est donc pas convertie.