Résoudre les problèmes de configuration de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats

Dans la rubrique suivante, nous vous décrivons les problèmes courants que vous pouvez rencontrer et leurs solutions.

Problèmes généraux de configuration

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est disponible pour tous. Contactez votre responsable de compte ou votre responsable de canal pour ajouter l’automatisation de la réception des factures fournisseurs à votre société si ce n’est pas déjà fait.

Une fois votre société activée dans le backend, lisez Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achatspour savoir comment configurer votre configuration.

Configurez la correspondance des transactions sur la page Configurer les Achats, au niveau général. À lire étape par étape dans Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats.

Pour configurer la correspondance intelligente à 3 voies, assurez-vous que vos définitions de transaction sont configurées dans l’ordre suivant pour la mise en correspondance des documents :

Transaction cible Transaction source
Récepteur Bon de commande
Facture fournisseur Récepteur

Vous devez disposer d’une configuration de société multi-entités pour utiliser l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats.

En outre, les restrictions d’utilisateur peuvent avoir un impact sur ce qui apparaît. Assurez-vous que la personne qui configure la configuration de l’automatisation n’a pas de restrictions d’entité. Si un utilisateur ne peut pas travailler dans des entités particulières, ces entités n’apparaîtront pas dans la liste déroulante.

Vérifiez les paramètres de définition de transaction par rapport à Exigences de définition de transaction. Apportez des corrections et enregistrez la définition de transaction. Ensuite, revenez à Configuration pour faire votre sélection.

Par exemple, supposons que vous ayez une définition de transaction appelée Facture fournisseur-1 que vous souhaitez utiliser comme cible. Si vous configurez la facture fournisseur-1 pour qu’elle soit convertie à partir de la commande d’achat-1 ou de la Req-1, la facture fournisseur-1 ne figure pas dans la liste des définitions de transaction disponibles.

Après avoir modifié la facture fournisseur-1 et supprimé Req-1 de la Peut être créée à partir de liste, La facture fournisseur apparaît dans la liste des cibles que vous pouvez sélectionner.

Vous pouvez revenir à la correspondance au niveau de l’en-tête à tout moment en ajustant votre configuration d’Achats.

  1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  2. Sous Activer la fonctionnalité, dans la section Paramètres avancés, désélectionnez Remplacer le niveau de l’en-tête par la correspondance au niveau des lignes.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Modification des définitions de transaction utilisées pour l’automatisation

Pour en savoir plus sur la préparation de définitions de transaction à utiliser avec l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats, consultez Modifier les définitions de transaction pour les utiliser avec l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats.

Lorsque vous modifiez une définition de transaction que vous utilisez actuellement pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats, vous devez conserver les paramètres requis. Pour en savoir plus sur ces paramètres, consultez Modifier les définitions de transaction pour les utiliser avec l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats.

Avant de pouvoir supprimer un définition de transaction que vous utilisez actuellement pour la mise en correspondance automatisée des transaction, vous devez le supprimer du configuration. Une fois que vous l’avez supprimé, les factures fournisseur entrantes ne peuvent plus être mises en correspondance avec les transactions sources existantes qui utilisent le transaction supprimé.

Vous ne pouvez pas modifier la valeur Peut être créé à partir de lorsqu’une définition de transaction utilisée pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats. Pour modifier ce champ, vous devez supprimer la définition de transaction de la table de mappage et enregistrer votre configuration.

La suppression d’un mappage de transactions de la configuration peut entraîner des transactions non rapprochées dans la liste des transactions automatisées.

Erreurs de validation reçues lors de l’enregistrement de la configuration des Achats

Reportez-vous au tableau suivant pour déterminer comment adresse les erreurs qui peuvent se produire lorsque vous enregistrez des modifications apportées au configuration des transactions automatisées.

Message d’erreur Solution

L’activation du mode Brouillon est nécessaire pour la mise en correspondance des transactions
  1. Dans la section Activer la fonctionnalité de Configurer les achats, sélectionnez Activer le mode Brouillon.
  2. Sélectionnez Enregistrer.
Activez cette option pour chaque entité. Le mode Brouillon est requis pour que Sage Intacct puisse créer des transactions d’achat provisoires pour vous.

La mise en correspondance des transactions utilise la même cible pour plusieurs entités

Modifiez la liste qui montre comment les transactions sont mappées de sorte qu’il y ait une seule ligne pour chaque entité.

La mise en correspondance des transactions comprend plusieurs entrées pour une entité

Modifiez la liste qui montre comment les transactions sont mappées afin que chaque écriture corresponde à une entité unique.

Cette définition de transaction étant utilisée pour la mise en correspondance des transactions, vous devez remplacer l’option « Créer des transactions dans » par « Niveau général ou entité »

Modifiez la définition de transaction où l’erreur a été notée, avant d’enregistrer vos modifications de configuration,

  1. Accédez à Achats > Configurer > Définitions de transaction.
  2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction qui a généré l’erreur.
  3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité Tab.
  4. Sous Permissions relatives aux documents, définissez Créer des transactions dans sur Niveau général ou entité.
  5. Sélectionnez Enregistrer.
  6. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  7. Mettez à jour votre configuration de la mise en correspondance des transactions automatisées pour inclure la définition de transaction corrigée.
  8. Sélectionnez Enregistrer.
Cette définition de transaction étant utilisée pour la mise en correspondance des transactions, vous devez remplacer « Modifier la politique » par « Tout »
  1. Accédez à Achats > Configurer > Définitions de transaction.
  2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction qui a généré l’erreur.
  3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité Tab.
  4. Sous Permissions relatives aux documents, définissez Modifier la stratégie sur Tous.
  5. Sélectionnez Enregistrer.
  6. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  7. Mettez à jour votre configuration de la mise en correspondance des transactions automatisées pour inclure la définition de transaction corrigée.
  8. Sélectionnez Enregistrer.
Cette définition de transaction étant utilisée pour la mise en correspondance des transactions, vous devez remplacer l’option « Supprimer la règle » par « Tout » ou « Avant impression »
  1. Accédez à Achats > Configurer > Définitions de transaction.
  2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction qui a généré l’erreur.
  3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité Tab.
  4. Sous Autorisations relatives aux documents, définissez Supprimer la stratégie sur Tous ou Avant l’impression.
  5. Sélectionnez Enregistrer.
  6. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  7. Mettez à jour votre configuration de la mise en correspondance des transactions automatisées pour inclure la définition de transaction corrigée.
  8. Sélectionnez Enregistrer.
Cette définition de transaction étant utilisée pour la mise en correspondance des transactions, vous devez remplacer « Créer une politique » par « Nouveau document ou conversion »
  1. Accédez à Achats > Configurer > Définitions de transaction.
  2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction qui a généré l’erreur.
  3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité Tab.
  4. Sous Autorisations relatives aux documents, définissez Créer une stratégie sur Nouveau document ou conversion.
  5. Sélectionnez Enregistrer.
  6. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  7. Mettez à jour votre configuration de la mise en correspondance des transactions automatisées pour inclure la définition de transaction corrigée.
  8. Sélectionnez Enregistrer.
Cette définition de transaction étant utilisée pour la mise en correspondance des transactions, vous devez remplacer l’option « Autoriser la modification des fournisseur » par « Toujours » ou « Sauf les documents convertis »
  1. Accédez à Achats > Configurer > Définitions de transaction.
  2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction qui a généré l’erreur.
  3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité Tab.
  4. Sous Permissions relatives aux documents, définissez Autoriser la modification du fournisseur sur Toujours ou Sauf les documents convertis.
  5. Sélectionnez Enregistrer.
  6. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  7. Mettez à jour votre configuration de la mise en correspondance des transactions automatisées pour inclure la définition de transaction corrigée.
  8. Sélectionnez Enregistrer.

Cette définition de transaction étant utilisée pour la mise en correspondance des transactions, vous devez fournir une sélection pour « Peut être créé à partir de »
  1. Accédez à Achats > Configurer > Définitions de transaction.
  2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction qui a généré l’erreur.
  3. Dans la section Flux de travail, sous Conversion de transaction, sélectionnez la définition de transaction à partir de laquelle celle-ci peut être créée.

    Par exemple, si vous modifiez une définition de transaction pour une commande d’achat, vous pouvez sélectionner la définition de transaction pour une demande d’achat comme valeur Peut être créé à partir de.

  4. Sélectionnez Enregistrer.
  5. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  6. Mettez à jour votre configuration de la mise en correspondance des transactions automatisées pour inclure la définition de transaction corrigée.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Cette définition de transaction étant utilisée pour la mise en correspondance des transactions, vous ne pouvez pas mettre en correspondance plusieurs documents.

 
  1. Accédez à Achats > Configurer > Définitions de transaction.
  2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction qui a généré l’erreur.
  3. Dans la section Flux de travail, sous Conversion de transaction, modifiez Peut être créée à partir de de sorte qu’il n’y a qu’une seule définition de transaction dans la liste.
  4. Sélectionnez Enregistrer.
  5. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  6. Mettez à jour votre configuration de la mise en correspondance des transactions automatisées pour inclure la définition de transaction corrigée.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

La configuration n’est pas valide. La demande n’est pas valide.

Vous pouvez définir un maximum de 34 définitions de transaction comme cibles pour les transactions sans correspondance.

Des informations sont manquantes. L’option Créer une règle doit être définie sur Nouveau document ou Convertir.

Modifiez la stratégie Créer une nouvelle document de l’définition de transaction ou convertir. Les transactions configurées pour Convertir uniquement ne peuvent pas être automatisées pour les transactions sans correspondance de document.