Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats

Pour vous abonner à l’automatisation des CF, contacter votre responsable de compte Sage.

Pour garantir un flux de travail fluide, l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats nécessite certains paramètres dans les définitions de transaction que vous prévoyez d’utiliser. C’est pourquoi vous devez mettre à jour vos définitions de transaction avant de configurer la correspondance de transaction.

Découvrez comment modifiez vos définitions de transaction pour les utiliser avec l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats.

Une fois que vous avez terminé toutes les modifications requises apportées aux définitions de transaction que vous allez utiliser, vous êtes prêt à configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats.

1. Atteindre Achat > Coup monté > Configuration.

2. Dans la section Paramètres avancés, sélectionnez l’une des options d’automatisation ou les deux :

   1. Automatiser les transactions avec la mise en correspondance des documents.

      Une table de correspondance des définitions de transaction s’affiche lorsque vous sélectionnez cette option.

      Si vous ne voyez pas cette case à cocher

      La case permettant d’activer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats apparaît après les éléments suivants :

      • Vous vous êtes abonné à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats par l’intermédiaire de votre responsable de compte Sage.
      • La configuration du backend pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs est terminée si vous avez ajouté l’automatisation de la réception des factures fournisseurs en même temps que l’automatisation des achats.

   2. Automatiser les transactions sans correspondance.

      Une table de correspondance des définitions de transaction s’affiche lorsque vous sélectionnez cette option.

      Si vous ne voyez pas cette case à cocher

      La case permettant d’activer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats apparaît après les éléments suivants :

      • Vous vous êtes abonné à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats par l’intermédiaire de votre responsable de compte Sage.
      • La configuration du backend pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs est terminée si vous avez ajouté l’automatisation de la réception des factures fournisseurs en même temps que l’automatisation des achats.

3. Configurez le mappage des définitions de transaction que Sage Intacct doit utiliser lors du traitement des factures fournisseurs entrantes.

   Lorsque vous saisissez un mappage pour le niveau général, les entités héritent par défaut de ce mappage de niveau général. Pour utiliser un mappage différent pour une entité, ajoutez une entrée pour ce nom d’entité. Le mappage au niveau de l’entité remplace le mappage hérité du niveau général.

   1. Lorsque vous sélectionnez Automatiser les transactions avec la mise en correspondance des documents, procédez comme suit :

      1. Dans une nouvelle ligne, sous Nom de l’entité, sélectionnez Niveau général ou, pour un mappage spécifique à l’entité, sélectionnez le nom de l’entité.

      2. Sous Cible sur la même ligne, sélectionnez la définition de transaction qu’Intacct doit utiliser lors de la création de transactions provisoires.

         Supposons par exemple que vous rapprochiez des factures fournisseurs avec des commandes d’achat. Sélectionnez la définition de transaction que vous utilisez pour les factures fournisseurs comme cible.

         Si la définition de transaction que vous souhaitez utiliser n’est pas disponible

         Vérifiez les paramètres de définition de transaction par rapport aux Exigences de définition de transaction. Effectuez des corrections et enregistrez la définition de transaction. Ensuite, retournez à Configuration pour faire votre sélection.

         Par exemple, supposons que vous souhaitiez utiliser comme cible une définition de transaction appelée Facture fournisseur-1. Si vous configurez la facture fournisseur-1 pour qu’elle soit convertie à partir de la commande d’achat-1 ou de la demande fournisseur-1, la facture fournisseur-1 n’apparaît pas dans la liste des définitions de transaction disponibles.

         Après avoir modifié la facture fournisseur-1 et supprimé Req-1 de la Peut être créé à partir de list, la facture fournisseur apparaît dans la liste des cibles que vous pouvez sélectionner.

      3. Sous Source sur la même ligne, sélectionnez la définition de transaction à laquelle vous souhaitez mettre la cible en correspondance.

         Par exemple, si vous faites correspondre des factures fournisseurs à des commandes d’achat, sélectionnez la définition de transaction que vous utilisez pour les commandes d’achat.

      4. Ajoutez des lignes supplémentaires pour la correspondance spécifique à l’entité ou la correspondance pour des cibles supplémentaires, si nécessaire.

         Choisir Ajouter pour ajouter des lignes supplémentaires, si nécessaire.

   2. Lorsque vous sélectionnez Automatiser les transactions sans mise en correspondance des documents, procédez comme suit :

      1. Dans une nouvelle ligne, sous Nom de l’entité, sélectionnez Niveau général ou, pour un mappage spécifique à l’entité, sélectionnez le nom de l’entité.

      2. Sous Cible sur la même ligne, sélectionnez la définition de transaction qu’Intacct doit utiliser lors de la création de transactions provisoires.

         Par exemple, supposons que vous souhaitiez que Sage Intacct crée toujours des factures fournisseur. Sélectionnez la définition de transaction que vous utilisez pour les factures fournisseurs comme cible.

      3. Ajoutez des lignes supplémentaires pour la correspondance spécifique à l’entité ou la correspondance pour des cibles supplémentaires, si nécessaire.

         Choisir Ajouter pour ajouter des lignes supplémentaires, si nécessaire.

4. Sélectionnez Enregistrer.

   Un message s’affiche pour vous informer que vous ne pourrez pas charger de factures fournisseurs ou les envoyer par e-mail à l’automatisation des CF tant que le processus de synchronisation n’est pas terminé.

5. Choisir Procéder.

   Après avoir sélectionné Procéder, Sage Intacct entame un processus en arrière-plan pour synchroniser vos données avec Sage Network. Informez les utilisateurs qu’ils ne pourront pas charger de documents ou les envoyer par e-mail tant que ce processus n’est pas terminé.

Accordez aux utilisateurs l’accès à la liste des transactions automatisées pour leur permettre d’effectuer les opérations suivantes :

• Charger les factures fournisseurs
• Examinez, modifiez et comptabilisez les brouillons de factures fournisseurs créés à partir de documents envoyés par e-mail et chargés

Cette permission est disponible dans Achats et Comptes fournisseurs. Vous pouvez accorder à un utilisateur des permissions pour accéder à l’option de menu à partir des deux applications ou d’une seule.

1. Attribuez les transactions automatisées des comptes fournisseurs : Listez les permissions et les transactions automatisées d’Achats : Lister les permissions aux utilisateurs qui doivent examiner et comptabiliser des transactions entrantes.

   Suivez la procédure qui correspond à votre configuration :

   • Si votre société utilise des permissions basées sur les rôles, Attribuer des permissions à un rôle.
   • Si votre société utilise des permissions basées sur les utilisateurs, Attribuer des permissions à des utilisateurs spécifiques.