Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats

Pour vous abonner à l’automatisation des CF, Contacter le responsable de compte Sage.

Pour garantir la fluidité du flux de travail, l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats nécessite certains paramètres dans les définitions de transaction que vous prévoyez d’utiliser. C’est pourquoi vous devez mettre à jour vos définitions de transaction avant de configurer le mappage des transactions.

Découvrez comment Modifier vos définitions de transaction pour les utiliser avec l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats.

Une fois que vous avez terminé les modifications requises apportées aux définitions de transaction que vous allez utiliser, vous êtes prêt à configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats.

1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.

2. Dans la section Paramètres avancés, sélectionnez l’une des options d’automatisation ou les deux :

   1. Automatiser les transactions grâce à la mise en correspondance des documents au niveau de l’en-tête.

      Une table de correspondance des définitions de transaction s’affiche lorsque vous sélectionnez cette option.

      Si vous ne voyez pas cette case à cocher

      La case permettant d’activer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats apparaît après les éléments suivants :

      • Vous vous êtes abonné à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats par l’intermédiaire de votre responsable de compte Sage.
      • La configuration du backend pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs est terminée si vous avez ajouté l’automatisation de la réception des factures fournisseurs en même temps que l’automatisation des achats.

   2. Automatiser les transactions sans correspondance.

      Une table de correspondance des définitions de transaction s’affiche lorsque vous sélectionnez cette option.

      Si vous ne voyez pas cette case à cocher

      La case permettant d’activer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats apparaît après les éléments suivants :

      • Vous vous êtes abonné à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats par l’intermédiaire de votre responsable de compte Sage.
      • La configuration du backend pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs est terminée si vous avez ajouté l’automatisation de la réception des factures fournisseurs en même temps que l’automatisation des achats.

3. Pour la mise en correspondance des documents au niveau des lignes, sélectionnez Remplacer le niveau de l’en-tête par la correspondance au niveau des lignes.

   Comment les éléments sont renseignés avec la correspondance au niveau des lignes et sans

   Grâce à la mise en correspondance au niveau des lignes, l’IA/ML prédit la correspondance des éléments entre la transaction source et la facture fournisseur. Toute différence est signalée pour que vous puissiez l’examiner. Vous pouvez modifier les éléments selon vos besoins lorsque vous révisez le brouillon.

   Sans correspondance au niveau des lignes, Sage Intacct remplit la facture fournisseur avec toutes les lignes de la transaction d’achat source et ignore le document du fournisseur. Lorsque vous révisez le brouillon, vous comparez chaque ligne au document fournisseur et apportez les ajustements nécessaires.

   En savoir plus sur la mise en correspondance des documents au niveau des lignes et des en-têtes.

4. Configurez le mappage des définition de transaction que vous souhaitez que Sage Intacct utilise lors du traitement des factures fournisseur entrantes.

   Lorsque vous saisissez un mappage pour le niveau général, les entités héritent par défaut de ce mappage de niveau général. Pour utiliser un mappage différent pour une entité, ajoutez une entrée pour ce nom d’entité. Le mappage au niveau de l’entité remplace le mappage hérité du niveau général.

   1. Lorsque vous sélectionnez Automatiser les transactions avec la mise en correspondance des documents, procédez comme suit :

      1. Dans une nouvelle ligne, sous Nom de l’entité, sélectionnez Niveau général ou, pour un mappage spécifique à entité, sélectionnez le nom du entité.

      2. Sous Cible Dans la même ligne, sélectionnez la définition de transaction que vous souhaitez qu’Intacct utilise lors de la création de transactions provisoires.

         Imaginons par exemple que vous mettez en correspondance fournisseur factures avec achat commandes. Sélectionnez le définition de transaction que vous utilisez pour fournisseur factures comme cible.

         Si vous ne voyez pas la définition de transaction que vous souhaitez utiliser

         Vérifiez les paramètres de définition de transaction par rapport à Exigences de définition de transaction. Apportez des corrections et enregistrez la définition de transaction. Ensuite, revenez à Configuration pour faire votre sélection.

         Par exemple, supposons que vous ayez une définition de transaction appelée Facture fournisseur-1 que vous souhaitez utiliser comme cible. Si vous configurez la facture fournisseur-1 pour qu’elle soit convertie à partir de la commande d’achat-1 ou de la Req-1, la facture fournisseur-1 ne figure pas dans la liste des définitions de transaction disponibles.

         Après avoir modifié la facture fournisseur-1 et supprimé Req-1 de la Peut être créée à partir de liste, La facture fournisseur apparaît dans la liste des cibles que vous pouvez sélectionner.

      3. Sous La source Dans la même ligne, sélectionnez la définition de transaction à laquelle vous souhaitez mettre en correspondance la cible.

         Par exemple, si vous faites correspondre fournisseur factures à achat commandes, sélectionnez le définition de transaction que vous utilisez pour achat commandes.

      4. Ajoutez des lignes supplémentaires pour le mappage spécifique à l’entité ou le mappage pour des cibles supplémentaires, si nécessaire.

         Sélectionnez Ajouter pour ajouter des lignes supplémentaires, si nécessaire.

   2. Lorsque vous sélectionnez Automatiser les transactions sans mise en correspondance des documents, procédez comme suit :

      1. Dans une nouvelle ligne, sous Nom de l’entité, sélectionnez Niveau général ou, pour un mappage spécifique à entité, sélectionnez le nom du entité.

      2. Sous Cible Dans la même ligne, sélectionnez la définition de transaction que vous souhaitez qu’Intacct utilise lors de la création de transactions provisoires.

         Par exemple, supposons que vous souhaitiez que Sage Intacct crée toujours des factures fournisseurs. Sélectionnez le définition de transaction que vous utilisez pour fournisseur factures comme cible.

      3. Ajoutez des lignes supplémentaires pour le mappage spécifique à l’entité ou le mappage pour des cibles supplémentaires, si nécessaire.

         Sélectionnez Ajouter pour ajouter des lignes supplémentaires, si nécessaire.

5. Sélectionnez Enregistrer.

   Un message s’affiche pour vous informer que vous ne pourrez pas charger de factures fournisseurs ou les envoyer par e-mail à l’automatisation des CF tant que le processus de synchronisation n’est pas terminé.

6. Sélectionnez Continuer.

   Après avoir sélectionné Continuer, Sage Intacct entame un processus en arrière-plan pour synchroniser vos données avec Sage Network. Informez les utilisateurs qu’ils ne pourront pas charger de documents ou les envoyer par e-mail tant que ce processus n’est pas terminé.

Attribuez à l’utilisateur l’accès à la liste des transactions automatisées pour lui permettre d’effectuer les opérations suivantes :

• Charger fournisseur factures
• Examinez, modifiez et comptabilisez les brouillons de factures fournisseurs créés à partir de documents chargés et envoyés par e-mail

Cette permissions est disponible en Achats et Comptes fournisseurs. Vous pouvez accorder à un utilisateur les permissions d’accès à l’option de menu à partir des deux applications ou d’une seule.

1. Attribuez les transactions automatisées des Comptes fournisseurs : Permissions de liste et Achats Transactions automatisées : Listez les permissions pour les utilisateurs qui doivent examiner et comptabiliser les transactions entrantes.

   Suivez la procédure qui correspond à votre configuration :

   • Si votre société utilise des permissions basées sur les rôles, attribuez des permissions à un rôle.
   • Si votre société utilise des permissions basées sur les utilisateurs, Attribuer des permissions à des utilisateurs spécifiques.