Modifier les définitions de transaction pour les utiliser avec l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats

Lorsque vous configurez Achats pour automatiser les transactions, vous indiquez à Sage Intacct les définitions de transaction à utiliser lors de la création de transactions provisoires. Lorsque la mise en correspondance des documents est sélectionnée, vous indiquez également à Intacct comment les transactions entrantes doivent correspondre aux documents existants. C’est ce qu’on appelle le mappage des transactions.

Vous configurez le mappage des transactions en même temps que vous activez l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats. Avant de pouvoir définir le mappage, vous devez modifier les définitions de transaction que vous allez utiliser pour vous assurer qu’elles répondent aux exigences.

Comprendre la source et la cible

Lorsque vous configurez la correspondance des transactions dans la configuration des Achats, vous ajoutez une ou plusieurs écritures qui identifient les éléments suivants :

Cible : la définition de transaction que vous souhaitez qu’Intacct utilise pour créer une transaction provisoire à partir d’un document chargé ou envoyé par e-mail.
Une facture fournisseur est un exemple de définition de transaction cible.
Source : lors de l’automatisation des transactions avec mise en correspondance des documents, le type de définition de transaction auquel vous souhaitez qu’Intacct fasse correspondre la transaction provisoire.
Un exemple de définition de transaction source est une commande d’achat.
Entité : Où vous souhaitez utiliser ce mappage.
Le mappage des transactions que vous configurez au niveau général s’applique à toutes les entités. Lorsque vous configurez une correspondance des transactions pour une entité, celle-ci remplace la correspondance des transactions de niveau général.

Exemple de mappage de transactions complexes : Demande d’achat → Bon de commande → Bénéficiaire → Fournisseur facture

Supposons que vous ayez un flux de travail de transaction plus complexe qui commence par une demande d’achat, nécessite une commande d’achat et un bon de réception, puis se convertit en facture fournisseur. Pour ce scénario, vous devez configurer votre mappage des transactions comme suit :

Nom de l’entité	Cible	Source
Niveau général	Bon de commande	Demande d’achat
Niveau général	Récepteur	Bon de commande
Niveau général	Facture fournisseur	Récepteur

Si l’une de vos entités utilise des définitions de transaction différentes, vous pouvez gérer cette opération en ajoutant des entrées de correspondance pour l’entité. Dans ces écritures, vous sélectionnez les définitions de transaction spécifiques à l’entité pour la cible et la source.

Fonctionnement de l’héritage de mappage des transactions

Lorsque vous configurez l’automatisation des transactions, vous commencez par ajouter une ou plusieurs entrées de tableau pour le niveau général. Toutes les entités héritent du mappage des transactions de niveau général.

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des écritures de mappage qui sont des entités spécifiques. Le mappage des transactions au niveau de l’entité complète le mappage hérité du niveau général. Elle ne s’applique qu’aux documents fournisseurs chargés au sein de l’entité ou envoyés par e-mail à l’adresse e-mail spécifique à l’entité.

L’exemple suivant montre un mappage des transactions de niveau général avec un mappage au niveau de l’entité qui complète et remplace le mappage hérité.

Exemple de mappage des transactions
Entité	Cible	Source	Description
Niveau général	Invoice-1	PO-A	Lorsque vous soumettez un document à n’importe quel niveau que l’IA/ML met en correspondance avec une transaction de commande d’achat, Sage Intacct crée une transaction provisoire de facture-1.
Niveau général	Facture 2	PO-B	Lorsque vous soumettez un document à n’importe quel niveau que l’IA/ML met en correspondance avec une transaction de commande d’achat, Sage Intacct crée une transaction provisoire de facture 2.
100-Ouest	Facture-3	PO-C	Lorsque vous soumettez un document dans la région 100-Ouest que l’IA/ML met en correspondance avec une transaction de commande d’achat, Sage Intacct crée une transaction Facture-3.
200-Est	Facture-4	PO-D	Lorsque vous soumettez un document dans l’entité 200-Est que l’IA/ML met en correspondance avec une transaction de commande d’achat, Sage Intacct crée une transaction Facture-4.

Exigences de définition de transaction

Les définitions de transaction que vous utilisez pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats doivent répondre aux critères décrits dans le tableau suivant.

Vérifiez les paramètres de chaque définition de transaction et modifiez-les si nécessaire avant de les inclure dans le tableau de mappage des transactions. La définition de transaction peut ne pas être disponible dans la liste déroulante Cible ou Source tant que vous n’avez pas mis à jour les paramètres.

Pour afficher et modifier vos définitions de transaction, accédez à Achats >Mise en place >Définitions de transaction.

Paramètre	Exigences	Emplacement défini
Type de modèle	Il peut s’agir de l’un des types de modèles suivants : Devis Commande Lister Facture Régularisation Autre	Généralités > Propriétés
Catégorie de flux de travail	Il peut s’agir de l’une des catégories de flux de travail suivantes : Devis Commande Expédition Facture Retour	Généralités > Propriétés
Peut être créé à partir de	Sélectionnez un seul type de document. Une fois que vous avez ajouté la définition de transaction au mappage des transactions, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.	Flux de travail > général > la conversion des transactions
Gestion de conversion partielle	Les paramètres autorisés sont les suivants : Laisser la transaction ouverte Clôturer l’initial et créer une commande en souffrance Clôturer la transaction	Flux de travail > général > la conversion des transactions
Modifier la règle	Les paramètres autorisés sont les suivants : Tous Avant l’impression Brouillon uniquement Modifier la règle ne peut pas être défini Aucune modification, car ce paramètre ne vous permettrait pas de modifier ou de comptabiliser les transactions provisoires créées par l’IA/ML.	Permissions de document configuration > de sécurité
Autoriser la modification du fournisseur	Les paramètres autorisés sont les suivants : Toujours Sauf le document converti Jamais Si l’option Autoriser la modification du fournisseur est définie sur Jamais, la correspondance des fournisseurs sur les brouillons de transactions sera limitée. En effet, l’IA/ML apprend à améliorer les correspondances en fonction de vos corrections. Ce paramètre ne vous permet pas de mettre à jour le champ fournisseur, vous devrez donc supprimer des brouillons avec des fournisseurs mal identifiés et saisir ces factures fournisseur manuellement. En savoir plus dans la résolution des problèmes.	Permissions de document configuration > de sécurité
Supprimer la règle	Les paramètres autorisés sont les suivants : Tous Avant l’impression	Permissions de document configuration > de sécurité
Créer une règle	Sélectionnez Nouveau document ou conversion pour les transactions automatisées sans correspondance. Les deux Convertir uniquement et Nouveau document ou conversion Sont pris en charge pour les transactions automatisées avec mise en correspondance des documents.	Permissions de document configuration > de sécurité
Paramètres d’entité	Les restrictions d’entité doivent permettre l’accès à la définition de transaction dans les entités où vous souhaitez qu’elle soit utilisée pour la mise en correspondance des transactions. Par exemple, supposons que votre définition de transaction soit limitée à toutes les entités, à l’exception de l’entité 200-Est. Si vous incluez cette définition de transaction dans le mappage de niveau général, cela signifie qu’elle ne sera pas utilisée pour la mise en correspondance des transactions lorsque vous chargez ou envoyez par e-mail des documents de fournisseur dans l’entité 200-Est. Si vous souhaitez qu’elle soit utilisée, vous devez modifier les paramètres d’entité pour inclure 200-Est dans vos restrictions ou supprimer toutes les restrictions. Pour modifier les restrictions d’entité après avoir inclus la définition de transaction dans le tableau de mappage Aller à Achats >Mise en place>Configuration. Dans le tableau de correspondance des transactions, supprimez la ligne contenant la définition de transaction. Sélectionnez Enregistrer. Sage Intacct met à jour Sage Network pour supprimer les données de transaction source correspondant à l’entrée de correspondance que vous avez supprimée. Pendant la synchronisation des données, la mise en correspondance des transactions est suspendue. Modifiez les paramètres d’entité dans la définition de transaction. Sélectionnez Enregistrer. Aller à Achats >Mise en place>Configuration. Ajoutez l’écriture de correspondance dans la table de mappage des transactions. Sélectionnez Enregistrer. Sage Intacct synchronise les données de transaction source avec Sage Network, en ajoutant cette fois des données correspondant à l’entrée de correspondance que vous avez ajoutée. La mise en correspondance des transactions sera disponible une fois cette synchronisation des données terminée.	Paramètres d’entité

Vous ne pouvez pas supprimer une définition de transaction actuellement mappée pour l’automatisation. Cette restriction permet à Intacct de continuer à traiter et à faire correspondre les transactions entrantes.

Étapes suivantes

Une fois que vous avez terminé d’examiner et de modifier vos définitions de transaction, vous êtes prêt à Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats.