Modifier les définitions de transaction pour les utiliser avec l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats

Lorsque vous configurez les achats pour automatiser les transactions, vous indiquez à Sage Intacct les définitions de transaction à utiliser lors de la création de nouvelles transactions provisoires. Lorsque la mise en correspondance des documents est sélectionnée, vous indiquez également à Intacct comment les transactions entrantes doivent correspondre aux documents existants. C’est ce qu’on appelle le mappage des transactions.

Vous configurez le mappage des transactions en même temps que vous activez l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats. Avant de pouvoir définir le mappage, vous devez modifier les définitions de transaction que vous allez utiliser pour vous assurer qu’elles répondent aux exigences.

Comprendre la source et la cible

Lorsque vous configurez la correspondance des transactions dans votre configuration d’achats, vous ajoutez une ou plusieurs écritures qui identifient les éléments suivants :

Cible: Définition de transaction qu’Intacct doit utiliser lors de la création d’une transaction provisoire à partir d’un document chargé ou envoyé par e-mail.
Une facture fournisseur est un exemple de définition de transaction cible.
Source: Lors de l’automatisation de transactions avec mise en correspondance de documents, type de définition de transaction auquel vous souhaitez qu’Intacct mette en correspondance le brouillon de transaction.
Un exemple de définition de transaction source est une commande d’achat.
Entité: Emplacement d’utilisation de ce mappage.
Le mappage des transactions que vous configurez au niveau général s’applique à toutes les entités. Lorsque vous configurez un mappage des transactions pour une entité, celui-ci remplace le mappage des transactions de niveau général.

Exemple de mappage de transactions complexes : Demande d’achat → Bon de commande → Bénéficiaire → Facture fournisseur

Supposons que vous ayez un flux de travail de transaction plus complexe qui commence par une demande d’achat, nécessite un bon de commande et un bon de réception, puis est converti en facture fournisseur. Pour ce scénario, vous devez configurer votre mappage des transactions comme suit :

Nom de l’entité	Cible	Source
Niveau général	Bon de commande	Demande d’achat
Niveau général	Récepteur	Bon de commande
Niveau général	Facture fournisseur	Récepteur

Si l’une de vos entités utilise différentes définitions de transaction, vous pouvez gérer cette opération en ajoutant des écritures de correspondance pour l’entité. Dans ces écritures, vous sélectionnez les définitions de transaction spécifiques à l’entité pour la cible et la source.

Fonctionnement de l’héritage de mappage de transactions

Lorsque vous configurez l’automatisation des transactions, vous commencez par ajouter une ou plusieurs entrées de tableau pour le niveau général. Toutes les entités héritent du mappage des transactions de niveau général.

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des entrées de mappage qui sont des entités spécifiques. Le mappage des transactions au niveau de l’entité complète le mappage hérité du niveau général. Elle s’applique uniquement aux documents fournisseurs chargés au sein de l’entité ou envoyés par e-mail à l’adresse e-mail spécifique à l’entité.

L’exemple suivant montre un mappage des transactions de niveau général avec un mappage au niveau de l’entité qui complète et remplace le mappage hérité.

Exemple de mappage de transactions
Entité	Cible	Source	Description
Niveau général	Invoice-1	PO-A	Lorsque vous soumettez un document à n’importe quel niveau que l’IA/ML met en correspondance avec une transaction de commande d’achat, Sage Intacct crée une transaction provisoire de facture 1.
Niveau général	Facture 2	PO-B	Lorsque vous soumettez un document à n’importe quel niveau que l’IA/ML met en correspondance avec une transaction de commande d’achat, Sage Intacct crée une transaction provisoire de facture 2.
100-Ouest	Invoice-3	PO-C	Lorsque vous soumettez un document dans la région 100-Ouest que l’IA/ML met en correspondance avec une transaction de commande d’achat, Sage Intacct crée une transaction de facture 3.
200-Est	Invoice-4	PO-D	Lorsque vous soumettez un document dans l’entité 200-Est que l’IA/ML met en correspondance avec une transaction de commande d’achat, Sage Intacct crée une transaction de facture 4.

Exigences de définition de transaction

Les définitions de transaction que vous utilisez pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats doivent répondre aux critères décrits dans le tableau suivant.

Examinez les paramètres de chaque définition de transaction et modifiez-les si nécessaire, avant de les inclure dans le tableau de correspondance des transactions. La définition de transaction peut ne pas être disponible dans la liste déroulante Cible ou Source tant que vous n’avez pas mis à jour les paramètres.

Pour afficher et modifier vos définitions de transaction, accédez à Achat >Coup monté >Définitions de transaction.

Paramètre	Exigences	Emplacement défini
Type de modèle	Il peut s’agir de l’un des types de modèles suivants : Devis Commande Lister Facture Régularisation Autre	Propriétés générales >
Catégorie de flux de travail	Il peut s’agir de l’une des catégories de flux de travail suivantes : Devis Commande Expédition Facture Retour	Propriétés générales >
Peut être créé à partir de	Sélectionnez un seul type de document. Une fois que vous avez ajouté la définition de transaction au mappage des transactions, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.	Flux de travail > général > la conversion de transactions
Gestion de conversion partielle	Les paramètres autorisés sont les suivants : Laisser la transaction ouverte Clôturer l’originale et créer une commande en souffrance Clôturer la transaction	Flux de travail > général > la conversion de transactions
Modifier la règle	Les paramètres autorisés sont les suivants : Tout Avant l’impression Brouillon uniquement Modifier la règle ne peut pas être défini Aucune modification, car ce paramètre ne vous permet pas de modifier ou de comptabiliser des transactions provisoires créées par l’IA/ML.	Configuration de sécurité > Permissions relatives aux documents
Autoriser la modification du fournisseur	Les paramètres autorisés sont les suivants : Toujours Sauf le document converti Jamais Si l’option Autoriser la modification du fournisseur est définie sur Jamais, la correspondance des fournisseurs sur les brouillons de transactions sera limitée. En effet, l’IA/ML apprend à améliorer les correspondances en fonction de vos corrections. Ce paramètre ne vous permet pas de mettre à jour le champ Fournisseur. Vous devrez donc supprimer les brouillons avec des fournisseurs identifiés de manière incorrecte et saisir ces factures fournisseurs manuellement. En savoir plus dans Dépannage.	Configuration de sécurité > Permissions relatives aux documents
Supprimer la règle	Les paramètres autorisés sont les suivants : Tout Avant l’impression	Configuration de sécurité > Permissions relatives aux documents
Créer une règle	Choisir Nouveau document ou conversion pour les transactions automatisées sans correspondance. Les deux Convertir uniquement et Nouveau document ou conversion Sont pris en charge pour les transactions automatisées avec mise en correspondance de documents.	Configuration de sécurité > Permissions relatives aux documents
Paramètres d’entité	Les restrictions d’entité doivent autoriser l’accès aux définitions de transactions dans les entités où vous souhaitez qu’elles soient utilisées pour la mise en correspondance des transactions. Par exemple, supposons que vous ayez une définition de transaction limitée à toutes les entités, à l’exception de l’entité 200-Est. Si vous incluez cette définition de transaction dans le mappage de niveau général, cela signifie qu’elle ne sera pas utilisée pour la mise en correspondance des transactions lorsque vous chargez ou envoyez par e-mail des documents fournisseurs dans l’entité 200-Est. Si vous souhaitez qu’il soit utilisé, vous devez modifier les paramètres d’entité pour inclure 200-Est dans vos restrictions ou supprimer toutes les restrictions. Pour modifier les restrictions d’entité après avoir inclus la définition de transaction dans la table de correspondance Atteindre Achat >Coup monté>Configuration. Dans le tableau de mappage des transactions, supprimez la ligne contenant la définition de transaction. Sélectionnez Enregistrer. Sage Intacct met à jour Sage Network pour supprimer les données de transaction source correspondant à l’entrée de correspondance que vous avez supprimée. Pendant la synchronisation des données, la mise en correspondance des transactions est suspendue. Modifiez les paramètres d’entité dans la définition de transaction. Sélectionnez Enregistrer. Atteindre Achat >Coup monté>Configuration. Ajoutez l’écriture de correspondance dans la table de correspondance des transactions. Sélectionnez Enregistrer. Sage Intacct synchronise les données de transaction source avec Sage Network, en ajoutant cette fois des données correspondant à l’entrée de correspondance que vous avez ajoutée. La mise en correspondance des transactions sera disponible une fois cette synchronisation des données terminée.	Paramètres d’entité

Vous ne pouvez pas supprimer une définition de transaction actuellement mappée pour l’automatisation. Cette restriction permet à Intacct de continuer à traiter et à mettre en correspondance les transactions entrantes.

Étapes suivantes

Une fois que vous avez terminé d’examiner et de modifier vos définitions de transaction, vous êtes prêt à configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats.