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Descriptions des champs : Définitions de transactions d’achats

Les tableaux suivants répertorient tous les champs de définition de transaction possibles, y compris les champs disponibles avec les flux de travail avancés. Si vous ne voyez pas un champ ou un onglet répertorié dans ce tableau dans votre définition de transaction, cela signifie que vous utilisez des flux de travail standard et que ce champ ne s’applique pas à votre société.

Onglet Général

Onglet Général : Propriétés

Descriptions des champs de propriétés

Champ

Description

Nom de modèle

Nom de la définition de transaction. Ce nom apparaît dans l’interface utilisateur. Une fois que vous avez enregistré une définition de transaction, vous ne pouvez pas modifier le nom du modèle.

Description

Une description pertinente de la définition de transaction. La description apparaît dans la liste des définitions de transaction.

Type de modèle

Détermine si certains champs apparaissent sur la transaction (par exemple, Échéance contre Date d’expédition).

Les options sont les suivantes : Devis, Commande, Liste, Facture, Régularisation, Autre

Dans les autres zones de Sage Intacct où vous utilisez la commande Type de modèle inclure:

Vous associez des modèles de document (utilisés pour la sortie imprimée) aux transactions en Type de modèle. En savoir plus sur Modèles de documents.
Dans les intégrations Salesforce, l’intégration regroupe la liste associée d’objets Sage Intacct par définition de transaction Type de modèle.
Dans les intégrations Avalara AvaTax, l’intégration utilise la définition de transaction Type de modèle pour déterminer si une transaction est positive ou négative.

Catégorie de flux de travail

Associe la transaction à l’icône appropriée sur la page Aperçu et au regroupement du menu de transactions applicable dans le menu Achats. Les options sont les suivantes : Devis, Commande, Expédition, Facture, Retour.

Quel est le lien entre le type de modèle et la catégorie de flux de travail ?

Type de modèle	Catégorie de flux de travail	Aperçu du libellé de carte
Devis	Devis	Créer une demande d’achat
Commande	Commande	Créer une commande d’achat
Liste	Expédition	Recevoir une expédition
Facture	Facture	Créer une facture fournisseur
Facture	Retour	Renvoyer une expédition
Régularisation	Retour	Renvoyer une expédition
Autre	Expédition	Recevoir une expédition

Catégorie de rapport

À utiliser avec l’Assistant de création de rapport personnalisé interactif ou Explorateur visuel interactif Abonnements uniquement.

Sélectionnez une catégorie de rapport qui reflète le mieux l’objectif de cette définition de transaction afin de pouvoir regrouper des documents similaires lors de la création de rapports. Cela vous permet de définir des filtres à l’aide d’une ou de plusieurs catégories de rapports au lieu d’avoir à spécifier le nom de définition de transaction souhaité.

Supposons par exemple que votre société ait différentes définitions de transaction de Type de modèle = Commande pour les commandes d’achat régulières et pour les commandes d’achat globales. Vous pouvez spécifier l’attribut Catégorie de rapport des « Commandes d’achat » pour les commandes d’achat régulières et des « Bons de commande globaux ou contrats fournisseurs » pour les commandes d’achat globales.

Lorsque vous créez un rapport sur l’objet de détail de transaction de commande d’achat, ajoutez un filtre pour les objets associés > les transactions de commande d’achat> Définition de transaction > Catégorie de rapport. Dans cet exemple, vous pouvez choisir d’afficher uniquement les détails de la catégorie de rapport « Commandes d’achat ».

Si vous modifiez une définition de transaction pour affecter une catégorie de rapport après que la définition de transaction a été utilisée, toutes les transactions créées à partir de cette définition de transaction seront mises à jour pour utiliser la catégorie de rapport sélectionnée.

Les catégories de rapports sont standardisées pour tous les locataires Sage Intacct et ne peuvent pas être modifiées ni personnalisées. Suivez votre processus métier pour déterminer la catégorie de rapport à utiliser pour chaque définition de transaction.

Statut

Options :

Actif: La définition de transaction est disponible.
Inactif: La définition de transaction n’est pas disponible.

Si vous avez activé l’inventaire des fournitures, une case à cocher apparaît pour indiquer si vous consultez la demande de fournitures YS générée par le système, Demande de fournitures systèmeou un doublon que vous avez créé, Demande de fournitures personnalisées.

Activer le flux de production du document principal

Pour les abonnements Construction seulement.

Ce flux de travail peut avoir un impact sur vos données. Utiliser votre responsable compte Sage Intacct pour activer ce flux de travail.

Activez l’option de flux de travail du document principal pour :

Identifiez le document principal pour chaque ligne de document créée via un flux de travail de conversion de document ou d’ordre de modification.
Identifiez le document principal créé à partir de cette définition de transaction d’achats à l’avenir.
Afficher le document principal et les champs de numéro de ligne sur les documents d’achat ultérieurs et sur la section Écritures de factures fournisseurs dans Comptes fournisseurs (CF).

Ensuite, tous les documents ultérieurs créés à partir du document principal sont automatiquement renvoyés à ce document principal.

N’activez pas cette option sur les documents de conversion en aval du même flux de travail qu’un autre document principal. Le flux de travail de conversion n’autorise qu’un seul document principal.

Vous ne pouvez pas utiliser cette fonctionnalité si vous configurez les Achats de manière à ce qu’elle utilise l’enregistrement automatique des écarts de prix.

Onglet Général : Gestion du changement

Descriptions des champs de la gestion du changement
Champ	Description
Activer le flux de travail de modification de commande	Pour les abonnements Construction seulement. Cette option s’affiche uniquement lorsque vous sélectionnez Commande à la fois comme type de modèle et comme catégorie de flux de travail. L’activation de cette option vous permet d’indiquer si le type de document de la définition de transaction est un document source ou un document de modification. Créez des définitions de transaction pour vos documents sources et des définitions de transaction distinctes pour chaque document de modification que vous avez l’intention d’utiliser. Vous pouvez activer la gestion des modifications sur une définition de transaction avec des documents de modification (transactions) existants, mais vous ne pouvez pas désactiver la gestion des changements si un document source contient des documents de modification (transactions) existants. En savoir plus sur Gestion du changement.

Onglet Général : Numérotation de transaction

Descriptions des champs de numérotation des transactions
Champ	Description
Séquence de numérotation	Sélectionnez la séquence de numérotation à utiliser pour numéroter automatiquement les transactions. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour numéroter les transactions manuellement ou si vous souhaitez que les transactions converties héritent du numéro du document source.
Conserver les numéros de séquence	Garantit que les numéros ne sont jamais ignorés. L’activation de cette option peut affecter les performances lorsqu’un grand volume de transactions est saisi en même temps.
Utiliser le numéro du document source	Lorsque cette option est sélectionnée, le numéro de document de la transaction précédemment convertie est affecté à la nouvelle transaction. Par exemple, si vous convertissez le bon de commande PO-001 en facture fournisseur, le numéro de facture fournisseur sera PO-001. Une transaction convertie n’héritera pas du numéro du document source si une séquence de numérotation est sélectionnée.

Onglet Général : Contrôle d’inventaire

Cette section apparaît uniquement si votre société s’abonne au Contrôle d’inventaire.

Descriptions des champs de contrôle d’inventaire
Champ	Description
Total de l’inventaire, Maintenir et Ajouter ou soustraire	Utilisez le tableau pour spécifier le total cumulé de l’inventaire qui sera affecté par la transaction, s’il faut suivre la quantité, la valeur ou les deux, et si ce montant augmentera ou diminuera lorsque l’utilisateur enregistre la transaction. En savoir plus sur Totaux d’inventaire.
Avertir l’utilisateur si la quantité d’articles en stock est inférieure à 0	Avertit l’utilisateur si la quantité nécessaire est supérieure au total ENSTOCK dans l’entrepôt sélectionné. L’avertissement indique également les totaux ENCOMMANDE et ENATTENTE. L’avertissement s’affiche lorsque l’utilisateur quitte la Quantité dans la transaction.
Augmenter ou diminuer les stocks et les facturations	Indique si la transaction d’achat est traitée comme une valeur positive ou négative au cours des projets Générer des factures processus. Si vous créez une transaction modèle pour un retour, définissez ce champ sur Diminuer. Lorsqu’une transaction de retour est récupérée dans le processus de génération des factures du projet, cela indique à Intacct de traiter la transaction comme une valeur négative. Laissez ce champ défini par défaut Augmenter dans la plupart des autres cas d’utilisation. Ce champ s’applique si votre société s’abonne à Projets.
Méthode de sélection de l’entrepôt	Détermine comment les entrepôts sont présentés à l’utilisateur dans la liste déroulante Entrepôt de la transaction. Les options sont les suivantes : Trier par ID Trier par nom entrepôt avec inventaire disponible Utiliser l’entrepôt par défaut
Entrepôt par défaut	S’affiche uniquement si le Méthode de sélection de l’entrepôt est Utiliser l’entrepôt par défaut. Sélectionnez l’entrepôt par défaut dans le menu déroulant. Le Entrepôt par défaut La configuration de leurs préférences utilisateur remplace cette sélection.

Onglet Général : Comptabilité

Descriptions des champs de comptabilité
Champ	Description
Comptabilisation de transaction	Sélectionnez l’une des options suivantes : Comptes fournisseurs : La transaction est comptabilisée dans le livre auxiliaire des CF. Intacct crée une facture fournisseur récapitulative dans Comptes fournisseurs et affecte le Grand livre. Grand livre : La transaction est comptabilisée directement dans le Grand livre. Par exemple, lorsque vous souhaitez utiliser une transaction d’achat (qui n’est pas une facture fournisseur) pour comptabiliser dans un compte de comptabilité d’exercice ou d’encaissement qui comptabilise la dépense en tant que comptabilité d’exercice et non directement dans les CF. Ne pas comptabiliser : Le post-traitement de transaction ne créera pas d’écriture du GL et ignorera toutes les écritures de correspondance dans l’un des Configuration de la comptabilisation Tables.
Activer les allocations	Permet aux utilisateurs de répartir automatiquement le montant d’un élément d’achat sur plusieurs dimensions. cette option ajoute un champ Ventilation et une table Répartitions de la ventilation aux détails de l’écriture de l’élément. Cette option ne peut être activée que si elle est également activée sur le Configuration du Grand livre et le Configurer les comptes fournisseurs page. Les sociétés abonnées à l’application Taxes peuvent activer les ventilations. Le champ d’élément de ventilation est disponible pour les transactions d’entités configurées sur Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara Tax. Option non disponible pour les transactions d’entités utilisant une solution de taxe TVA/TPS.

Onglet Général : Comptabilité: Sous-totaux des transactions

Descriptions des champs des sous-totaux des transactions
Champ	Description
Activer les sous-totaux	Vous permet de spécifier des sous-totaux standard, tels qu’une taxe ou une remise, pour cette transaction. Lorsque vous sélectionnez ce champ, un tableau s’affiche dans lequel vous devez ajouter au moins un sous-total.
Tableau des sous-totaux	Ce tableau s’affiche lorsque Activer les sous-totaux est défini sur vrai.
Description	Saisissez une description textuelle du sous-total. La description de chaque sous-total doit être unique.
Type de sous-total	Les options sont les suivantes : Remise ou frais.
Appliqué à la ligne	Saisissez le numéro de ligne de sous-total auquel le sous-total s’appliquera. Intacct traite la ligne de sous-total initiale comme la ligne n° 0. Le premier sous-total défini de la transaction modèle est la ligne n° 1, le deuxième sous-total défini est la ligne n° 2, etc. Ce champ n’apparaît pas si Activer Taxe simple au niveau des lignes est sélectionné. La valeur de Appliqué à la ligne est implicitement supposé être égal à 0. Les taxes, tous les autres frais et les remises sont calculés au niveau de la ligne. Exemples >Exemple 1 :> Pour appliquer une remise, puis calculer la taxe sur le montant réduit : Définissez la remise sur la ligne de sous-total 1 et indiquez 0 pour >Appliqué à la ligne>. Définir la taxe sur la ligne de sous-total 2, spécifiez 1 pour Appliqué à la ligneet sélectionnez Est une taxe. Exemple 2 : Pour calculer la taxe sur le montant total, puis appliquer une remise au montant total imposé : Définissez la taxe sur la ligne de sous-total 1, spécifiez 0 pour Appliqué à la ligneet sélectionnez Est une taxe. Définissez la remise sur la ligne de sous-total 2 et spécifiez 1 pour Appliqué à la ligne. Exemple 3 : Pour calculer à la fois une remise et une taxe sur le montant total : Définir la taxe sur une ligne de sous-total, spécifiez 0 pour Appliqué à la ligne>, puis sélectionnez>'est une taxe.> Définissez la remise sur une ligne de sous-total et spécifiez 0 pour >Appliqué à la ligne>.
Type de valeur	Les options sont les suivantes : Montant ou Pourcentage.
Valeur	Saisissez une valeur par défaut pour le sous-total. Si Type de valeur est Montant, saisissez le montant du sous-total. Par exemple, saisissez 250. Si Type de valeur est Pourcentage, saisissez un pourcentage sous forme de nombre entier. Par exemple, saisissez 10 pour 10 %. Les utilisateurs peuvent remplacer la valeur de sous-total par défaut dans la transaction.
Débit ou crédit	Indiquez si le sous-total débitera ou créditera le compte du grand livre et le compte de compensation du grand livre correspondants.
Compte du GL	Sélectionnez le compte du grand livre sur lequel le sous-total sera comptabilisé. Les transactions comptabilisées sur un compte de caisse ou bancaire du grand livre n’apparaissent pas lors du rapprochement.
Compte de compensation du GL	Sélectionnez le compte de compensation du grand livre dans lequel le sous-total sera comptabilisé. Cette colonne s’applique uniquement si vous utilisez des flux de travail avancés.
Service	Facultatif. Sélectionnez un service par défaut pour le sous-total. Ce champ n’apparaît pas au niveau général.
Établissement	Facultatif. Sélectionnez un établissement par défaut pour le sous-total. Ce champ n’apparaît pas au niveau général.
Est une taxe	Marque le sous-total comme une taxe. Lorsque la transaction est comptabilisée, la taxe est comptabilisée séparément en fonction des éléments de la transaction. Définissez cet indicateur sur « vrai » pour les lignes de sous-total non taxables si votre organisation utilise Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara AvaTax. Comment savoir si j’utilise Taxe simple ou Taxe avancée ? Accédez à Achats > Configurer > Configuration. Si Utiliser des règles de Taxe avancée n’est pas coché, vous utilisez Taxe simple. Si Utiliser des règles de Taxe avancée est coché, vous utilisez Taxe avancée.
Sélectionner pour Avalara	Sélectionnez ce champ si l’élément de sous-total s’applique à AvaTax. Ce champ apparaît uniquement si votre société utilise l’intégration Avalara AvaTax. Application Taxes Si vous utilisez l’application Taxes, ce champ n’apparaît pas. Si Est fiscal est sélectionné, Avalara est toujours utilisé pour calculer la taxe lorsque la transaction utilise la solution Avalara Tax.

Onglet Général : Remplacements de l’utilisateur

L’utilisateur remplace les descriptions des champs
Champ	Description
Service et Emplacement	Si les champs Service et/ou Emplacement sont sélectionnés, le comportement suivant risque de se produire : Les champs Service et/ou Emplacement apparaîtront sur la transaction et l’utilisateur pourra sélectionner les valeurs applicables Si la comptabilisation de la définition de transaction est définie sur AP ou GL, Intacct ignore tout service et/ou établissement sélectionné dans la Onglet Configuration de la comptabilisation et présente des champs de service et/ou d’emplacement vides sur la transaction. Si les champs Service et/ou Emplacement ne sont pas sélectionnés, le comportement suivant risque de se produire : Les champs Service et/ou Emplacement n’apparaîtront pas sur la transaction. Si la comptabilisation de la définition de transaction est définie sur AP ou GL, le service et/ou l’emplacement seront par défaut les valeurs de service et/ou d’emplacement sélectionnées pour le groupe GL d’articles applicable dans le Onglet Configuration de la comptabilisation. Les valeurs apparaîtront dans la transaction du livre auxiliaire ou l’écriture de journal applicable. Ces champs n’apparaissent pas au niveau général dans une société multi-entités.
Masquer le prix	Masque la colonne de prix dans l’en-tête de page de la liste des transactions et chaque élément de la fiche de transaction, y compris les éléments de sous-total. Garantit que le prix n’est pas visible dans les transactions où il n’est pas pertinent ou dans lesquelles vous souhaitez masquer le prix d’un article de grande valeur. Cette option ne peut pas être activée lorsque Remplacer le prix suggéré est sélectionné, ou lorsque la définition de transaction est configurée pour la tolérance de correspondance. Si cette option est sélectionnée pour une définition de transaction utilisée pour les transactions récurrentes, la mise à jour s’applique à toutes les transactions futures.

Onglet Général : Multidevise

Cette section n’apparaît que pour les sociétés multidevises.

Flux de travail : Conversion de transaction

Descriptions des champs de conversion de transaction
Champ	Description
Peut être converti à partir de	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une définition de transaction à partir de laquelle convertir cette transaction. Par exemple, si une facture fournisseur donnée est toujours créée à partir d’une commande d’achat, sélectionnez la commande d’achat dans ce tableau dans la définition de transaction de facture fournisseur applicable. Si cette transaction modèle est la première étape de votre flux de travail, laissez ce tableau vide. Choisir Ajouter pour ajouter des lignes à ce tableau afin de prendre en charge plusieurs définitions de transaction. Sélectionnez l’icône poubelle pour supprimer une ligne.
Gestion de conversion partielle	Indique comment le système traite les transactions qui n’ont été que partiellement accomplies. Les options sont les suivantes : Laisser la transaction ouverte : Lorsque l’utilisateur convertit la transaction en un autre type de transaction, le système laisse la transaction d’origine ouverte jusqu’à ce que tous les éléments soient terminés. Fermer la transaction initiale et en créer une autre : Lorsque l’utilisateur convertit cette transaction en un autre type de transaction et saisit une quantité d’article inférieure à la quantité de la transaction d’origine, le système ferme la transaction d’origine et crée une nouvelle transaction pour la quantité d’article restante. Clôturer la transaction : Lorsque l’utilisateur convertit cette transaction en un autre type de transaction, le système la clôture, que la transaction ait été effectuée ou non. En savoir plus sur la conversion de transaction partielle.

Onglet Général : Flux de travail : Prix et conditions de paiement

Descriptions des champs Prix et conditions de paiement
Champ	Description
Liste de tarifs initiale	Si vous utilisez des tarifs échelonnés, cela indique le premier tarif que le système évaluera lors de la détermination d’un prix de transaction recommandé. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un tarif initial si vous le souhaitez. En savoir plus sur Comment les tarifs sont-ils évalués ?.
Liste de tarifs spéciaux	Si vous utilisez des tarifs échelonnés, cela indique un tarif spécial (par exemple, un tarif avec remise ou un tarif saisonnier). Le tarif spécial prévaut sur le tarif initial. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un tarif spécial si vous le souhaitez.

Onglet Général : Flux de travail : Imprimer

Imprimer les descriptions des champs
Champ	Description
Modèle de document imprimable	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un modèle de document imprimable à utiliser par défaut pour la sortie imprimée (fichiers PDF). En savoir plus sur les modèles de documents imprimables. Intacct vous recommande vivement d’utiliser un modèle de document.
Texte par défaut facultatif	Si vous ne sélectionnez pas de Modèle de document, saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur chaque document imprimé à partir de cette transaction.

Onglet Général : Informations supplémentaires

Activez les sections facultatives pour les définitions de transaction pour les documents de commande et de devis. Ces sections facultatives vous permettent de saisir des informations nouvelles ou modifiées tout au long du cycle de vie du document de commande ou de devis, quel que soit le statut du document.

Informations supplémentaires Descriptions des champs
Champ	Description
Activer la portée	Identifiez les travaux inclus et exclus, la raison et les conditions.
Activer la planification	Identifiez les dates des jalons de travail.
Activer la référence interne ou la référence externe	Identifiez qui a autorisé le travail à l’interne et à l’externe et quand il a autorisé le travail.
Activer la liaison	Identifiez les informations sur les cautionnements d’exécution et de paiement et les informations sur les sociétés de cautionnement qui détiennent les cautionnements.

Onglet Configuration de la comptabilisation

Mappage supplémentaire des comptes de comptabilisation du grand livre

Mappage des comptes de comptabilisation des transactions

Si vous définissez la comptabilisation des transactions sur Comptes fournisseurs ou Grand livre, saisissez le mappage de compte applicable dans ce tableau.

Onglet Configuration de la sécurité

Onglet Sécurité : Permissions relatives aux documents

Les paramètres de configuration de sécurité qui restreignent la modification, la suppression ou qui exigent uniquement une conversion s’appliquent uniquement à la comptabilisation. Ces paramètres n’ont aucune incidence sur la capacité d’un utilisateur à enregistrer ou à modifier des brouillons de transactions.

Descriptions des champs des permissions sur les documents
Champ	Description
Modifier la règle	Définit la permission de modification pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes : Aucune modification : L’utilisateur ne peut pas modifier cette transaction après sa création, sauf si elle est à l’état de brouillon. Avant l’impression : L’utilisateur peut modifier cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit imprimée au format PDF. Une fois imprimée, la transaction ne peut plus être modifiée. Brouillon uniquement : L’utilisateur peut modifier cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit comptabilisée. Une fois comptabilisée, la transaction ne peut plus être modifiée. Tout: L’utilisateur peut modifier cette transaction selon ce que permet la condition de la transaction. Voir Modification d’une transaction d’achat pour les restrictions de modification.
Supprimer la règle	Définit la permission de suppression pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes : Aucune suppression : L’utilisateur ne peut pas supprimer cette transaction après sa création, sauf si la transaction est à l’état de brouillon. Avant l’impression : L’utilisateur peut supprimer cette transaction jusqu’à ce qu’elle soit imprimée au format PDF. Une fois imprimée, la transaction ne peut plus être supprimée. Tout: L’utilisateur peut supprimer cette transaction selon ce que permet la condition de la transaction. Voir Suppression d’une transaction d’achat pour les restrictions de suppression.
Créer une règle	Définit les permissions de création pour ce type de transaction. Les options sont les suivantes : Nouveau document ou conversion : L’utilisateur peut créer cette transaction en tant que transaction autonome (en sélectionnant Ajouter dans une liste de transactions, ou sur l’icône plus en regard de la définition de transaction dans le menu, ou en copiant une transaction existante, etc.) ou il peut créer cette transaction en convertissant la transaction précédente dans le flux de travail. Convertir uniquement : L’utilisateur peut uniquement créer ce document en convertissant la transaction précédente dans le flux de travail. Par exemple, l’utilisateur peut uniquement créer une facture fournisseur en convertissant un bon de commande existant. .
Créer des transactions dans	Définit le contexte dans lequel les utilisateurs peuvent créer des transactions à partir de cette définition de transaction dans un environnement partagé multi-entités. Les options sont les suivantes : Niveau supérieur uniquement Niveau général ou entité Entité uniquement Si vous utilisez un flux de travail avancé, lorsque vous sélectionnez « Niveau général ou entité » ou « Entité uniquement », un élément Paramètres d’entité L’onglet apparaît. Cet onglet vous permet de définir quelles entités peuvent créer des transactions et de définir des séquences de numérotation et/ou des modèles de documents spécifiques à l’entité si vous le souhaitez. Ce champ apparaît uniquement sur les définitions de transaction au niveau général d’un environnement multi-entités partagé. Si vous modifiez ce paramètre pour une définition de transaction contenant des transactions récurrentes, la transaction récurrente planifiée suivante peut échouer si elle s’exécute à partir d’un niveau incorrect.

Onglet Sécurité : Permissions des utilisateurs et des groupes

Permissions des utilisateurs et des groupes Descriptions des champs
Champ	Description
Activer les permissions pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques	Par défaut, tous les utilisateurs disposant des permissions d’application appropriées (Répertorier, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer des transactions) ont accès aux transactions qui utilisent cette définition de transaction. Si vous souhaitez autoriser uniquement certains utilisateurs ou groupes d’utilisateurs à accéder à cette définition de transaction spécifique, ou si vous souhaitez refuser à certains utilisateurs ou groupes d’utilisateurs l’accès à cette définition de transaction spécifique, définissez ce champ sur vrai. Lorsque ce champ est défini sur vrai, vous pouvez utiliser les champs qui s’affichent pour ajouter les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs concernés au tableau des droits d’accès. Tout utilisateur ou groupe d’utilisateurs auquel vous refusez l’accès ne pourra pas voir ce type de transaction dans les listes de transactions d’Achats ou de Comptes fournisseurs. La transaction est toujours visible dans les rapports et les journaux de livraison d’e-mails s’ils disposent des permissions appropriées. Le système évalue tous les paramètres de permissions pour déterminer les permissions effectives. Par exemple, supposons que Jerry Garfield fait partie du groupe Analystes. Supposons que nous avons défini Autoriser l’accès pour le groupe Analystes et Refuser l’accès pour Jerry Garfield pour la définition de transaction de facture fournisseur But non lucratif. Jerry Garfield n’aura pas accès aux factures fournisseurs sans but lucratif dans Achats ou Comptes fournisseurs. Pour définir les droits d’accès d’un groupe d’utilisateurs ou d’un utilisateur : Utilisez la liste de sélection pour sélectionner Groupe ou Utilisateur. En fonction de votre sélection, le Groupe d’utilisateurs ou Utilisateur la liste devient disponible. Sélectionnez le groupe d’utilisateurs ou l’utilisateur applicable dans la liste puis sélectionnez Ajouter. Le groupe ou l’utilisateur apparaît dans le tableau. Dans le tableau, sélectionnez Autoriser ou Refuser dans la liste de sélection en regard du groupe d’utilisateurs ou de l’utilisateur concerné.

Onglet Paramètres d’entité

Cet onglet s’affiche si vous utilisez un flux de travail avancé et définissez Créer des transactions dans sur le Sécurité de l’onglet « Niveau général ou entité » ou « Entité uniquement ». Utilisez le tableau de cet onglet pour spécifier quelles entités peuvent créer des transactions. Vous pouvez également utiliser cet onglet pour définir différents paramètres pour chacune des entités souhaitées : séquences de numérotation, modèles de documents, etc. Les paramètres de ce tableau ne sont applicables que lorsqu’une transaction est créée à partir de l’entité et non au niveau général.

La première ligne du tableau affiche les paramètres du niveau général que vous avez définis dans l’onglet Général. Ces paramètres sont les paramètres par défaut pour toutes les entités si aucune entité n’est spécifiée.

Utilisez la Renseigner toutes les entités pour que le système ajoute automatiquement au tableau des entités qui ne s’y trouvent pas déjà (seules les entités actives et non éliminatoires sont ajoutées). Le système ajoute les entités avec les paramètres du niveau général. Vous pouvez ensuite modifier manuellement les paramètres des entités ajoutées ou supprimer des entités ajoutées, si nécessaire.

Voici des scénarios courants pour les paramètres d’entité et les instructions permettant d’obtenir le résultat souhaité :

Si vous voulez ça...	Faites ceci...
Toutes les entités doivent utiliser la même définition de transaction. (Aucune entité n’a besoin d’utiliser des paramètres différents.)	Ne spécifiez aucune entité dans le Paramètres d’entité table. Lorsqu’aucune entité n’est spécifiée, toutes les entités peuvent utiliser la définition de transaction.
Toutes les entités utilisent la définition de transaction, mais vous souhaitez que certaines ou toutes les entités utilisent des paramètres différents pour un ou plusieurs attributs, tels que : Séquence de numérotation Modèle de document	Spécifiez chaque entité dans le tableau. Par exemple, si vous avez cinq entités, spécifiez les cinq entités. Utilisez la Renseigner toutes les entités pour ajouter automatiquement les écritures. Spécifiez ensuite le paramètre applicable pour chaque colonne du tableau pour chaque écriture souhaitée. Si vous ne spécifiez pas de valeur dans l’une des colonnes suivantes pour une entité et que vous la laissez vide, cette entité utilisera le paramètre de niveau général : Séquence de numérotation Modèle de document
Certaines entités utiliseront la définition de transaction.	Spécifiez uniquement les entités que vous souhaitez pouvoir créer des transactions dans le tableau. Par exemple, si vous avez cinq entités et que vous souhaitez que seulement deux d’entre elles puissent utiliser la définition de transaction, spécifiez uniquement ces deux entités.

Si vous voulez ça...

Faites ceci...

Toutes les entités doivent utiliser la même définition de transaction. (Aucune entité n’a besoin d’utiliser des paramètres différents.)

Ne spécifiez aucune entité dans le Paramètres d’entité table. Lorsqu’aucune entité n’est spécifiée, toutes les entités peuvent utiliser la définition de transaction.

Toutes les entités utilisent la définition de transaction, mais vous souhaitez que certaines ou toutes les entités utilisent des paramètres différents pour un ou plusieurs attributs, tels que :

Séquence de numérotation
Modèle de document

Spécifiez chaque entité dans le tableau. Par exemple, si vous avez cinq entités, spécifiez les cinq entités.
Utilisez la Renseigner toutes les entités pour ajouter automatiquement les écritures.
Spécifiez ensuite le paramètre applicable pour chaque colonne du tableau pour chaque écriture souhaitée. Si vous ne spécifiez pas de valeur dans l’une des colonnes suivantes pour une entité et que vous la laissez vide, cette entité utilisera le paramètre de niveau général :
- Séquence de numérotation
- Modèle de document

Certaines entités utiliseront la définition de transaction.

Spécifiez uniquement les entités que vous souhaitez pouvoir créer des transactions dans le tableau. Par exemple, si vous avez cinq entités et que vous souhaitez que seulement deux d’entre elles puissent utiliser la définition de transaction, spécifiez uniquement ces deux entités.

Le tableau suivant décrit les colonnes de la Paramètres d’entité table.

Descriptions des champs du tableau des paramètres d’entité
Champ	Description
Nom de l’entité	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une entité.
Séquence de numérotation	Sélectionnez la séquence de numérotation à utiliser pour numéroter automatiquement les transactions de l’entité correspondante. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour utiliser la séquence de numérotation définie dans la Généralités , ou si vous souhaitez que les transactions converties héritent du numéro du document source.
Conserver les numéros de séquence	Garantit que les numéros ne sont jamais ignorés. L’activation de cette option peut affecter les performances lorsqu’un grand volume de transactions est saisi en même temps. Ce champ est grisé si vous n’avez pas sélectionné de Séquence de numérotation pour l’entité correspondante.
Utiliser le numéro du document source	Lorsque cette option est sélectionnée, le numéro de document de la transaction précédemment convertie est affecté à la nouvelle transaction. Par exemple, si vous convertissez le bon de commande PO-001 en facture fournisseur, le numéro de facture fournisseur sera PO-001. Une transaction convertie n’héritera pas du numéro du document source si une séquence de numérotation est sélectionnée.
Modèle de document	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un modèle de document imprimable à utiliser par défaut pour la sortie d’impression (PDF) de l’entité correspondante. Laissez ce champ vide pour utiliser le modèle de document défini dans la Généralités onglet. En savoir plus sur l’imprimé Modèles de documents.