Envoyer un document par e-mail pour créer une transaction automatisée

Achats de documents par e-mail à votre adresse e-mail fournie par Sage pour les transactions automatisées. Une fois que Sage Intacct a terminé d’analyser le document et créé le transaction provisoire, les transactions apparaissent dans la liste Transactions automatisées.

Vous pouvez transmettre des documents de l’une des manières suivantes :

• Envoyez un seul e-mail avec un ou plusieurs documents en pièce jointe.

• Transférez les e-mails du fournisseur auxquels sont joints des factures.

Chaque pièce jointe à un e-mail génère un brouillon de transaction distinct. Si vous transférez un e-mail du fournisseur contenant des pièces jointes de support telles que des reçus, supprimez d’abord les pièces jointes. Dans le cas contraire, Intacct génère une transaction de traite pour chaque réception.

Envoyer un document d’Achats par e-mail

1. Envoyez des e-mails avec des documents d’Achats joints à l’une de vos adresses e-mail fournies par Sage.

   Utilisez l’adresse attribuée à l’entité à laquelle vous souhaitez faire correspondre la transaction. Vous pouvez envoyer des documents par e-mail au niveau général ainsi qu’à des entités.

   Transférez les documents un par un ou transférez un seul e-mail avec plusieurs documents en pièce jointe.

   Lors de l’adressage de l’e-mail, incluez une seule adresse e-mail dans le champ À : et laissez le champ CC : vide. Si vous incluez plus d’une adresse e-mail, Sage Intacct ne traitera pas le document.
   Pièces jointes aux e-mails valides

   Intacct accepte les documents formatés comme suit :

   • Format : XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
   • Chiffrement : Fichiers non chiffrés
   • Taille de fichier : Fichiers de 20 Mo maximum
   • Longueur du document : Moins de 200 pages

   La prise en charge des fichiers PDF exclut les types de fichiers suivants :

   • Les fichiers PDF non standard, tels que les fichiers PDF qui incluent JavaScript ou des fichiers intégrés
   • Les fichiers PDF créés avec la version 1.4 ou une version antérieure
   Considérations lors de l’envoi de plusieurs documents dans un seul e-mail

   Les limitations suivantes existent lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs documents en pièces jointes :

   • Chaque document doit faire l’objet d’un fichier distinct.

   • Les noms de fichier de chaque document doivent être uniques dans le lot de documents.

   • L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.

   • La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.

2. Pour afficher les brouillons de transactions créés à partir des documents envoyés par e-mail, accédez à Achats > Tous > Transactions automatisées, dans l’entité dans laquelle vous avez envoyé les documents par e-mail.

   Contrairement aux documents téléchargés, qui apparaissent dans la liste pendant qu’Intacct analyse le contenu, les documents envoyés par e-mail s’affichent une fois l’analyse terminée. Si vos brouillons de transactions ne figurent pas dans la liste, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement.

Étape suivante : Modifier et comptabiliser des transactions automatisées

Rechercher votre adresse e-mail configurée par Sage

Lors de la configuration, Sage Intacct crée automatiquement des adresses e-mail à utiliser lorsque vous soumettez des documents pour la mise en correspondance des transactions automatisées. Vous pouvez afficher ces adresses e-mail dans la configuration de la Comptabilité fournisseurs.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer  > Configuration.

   Si votre société est une société multi-entités, consultez la section Configuration à partir du niveau général pour afficher les paramètres d’automatisation des factures fournisseurs.

2. Sous Paramètres d’automatisation de la facture fournisseur, sélectionnez Configurer en regard de Services de messagerie.

   La fenêtre contextuelle Configurer les services par e-mail s’ouvre et affiche la liste des entités, leurs établissements par défaut et leurs boîtes aux lettres provisionnées.

3. Copiez l’adresse e-mail de la colonne Boîte aux lettres pour l’entité dans laquelle vous souhaitez créer des transactions.