Appliquer une ventilation de transaction à une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal

Si les ventilations de transactions sont activées et que des définitions de ventilation de transactions ont été créées, vous pouvez appliquer une ventilation pour répartir automatiquement un montant sur plusieurs dimensions. Par exemple, vous pouvez ventiler une facture de services publics entre plusieurs services.

Les ventilations de transactions peuvent être appliquées aux types de transactions suivants

• Comptes fournisseurs : Factures fournisseurs et factures fournisseurs récurrentes
• Comptes clients : Factures et factures récurrentes
• Grand livre : Écritures de journal et écritures de journal récurrentes
• Achats : Transactions avec définitions de transaction appropriées

Si vous ne voyez pas l’option permettant de sélectionner une ventilation pour une ligne d’écriture, demandez à votre administrateur Intacct d’activer la fonctionnalité.

Transactions entières

Lorsque vous appliquez une définition de ventilation de transaction à une écriture entière, tous les éléments héritent de la distribution de la ventilation. Par exemple, une facture fournisseur de câble peut inclure des frais pour les services Internet et téléphoniques. Si vous devez les coder dans des comptes distincts du Grand livre, mais que la même ventilation dimensionnelle est appliquée, vous pouvez accélérer la saisie en appliquant la ventilation par défaut.

Pour appliquer une ventilation de transaction à toutes les lignes de la transaction :

1. Sur la page de la transaction, dans la section Écritures, sélectionnez Afficher les valeurs par défaut.
2. Sélectionnez la définition de ventilation de transaction dans le menu déroulant Ventilation.
3. Sélectionnez Appliquer les valeurs par défaut. La ventilation de transaction est appliquée à toutes les écritures de la transaction.

Éléments individuels

Vous pouvez également appliquer des définitions de ventilation de transaction ligne par ligne.

Pour appliquer une ventilation de transaction à une ligne :

1. Sélectionnez l’élément de la transaction.
2. Sélectionnez la définition de ventilation de transaction dans le menu déroulant Ventilation.
3. Une fois qu’un montant en dollars a été saisi pour la ligne, sélectionnez l’onglet Afficher les détails pour examiner la répartition de la ventilation.

Sélections de dimensions

Si votre définition de ventilation de transaction contient des sélections de dimension, les valeurs de dimension définies sont appliquées à la transaction. Utilisez Personnaliser pour modifier ces sélections au niveau de la transaction. Pour en savoir plus sur la personnalisation, consultez Remplacer une ventilation de transaction.

Cependant, les dimensions qui ne sont pas définies dans votre définition de ventilation de transaction sont ouvertes pour la saisie au niveau de la transaction.

La transaction résultante comportera les valeurs de dimension ventilées en plus des valeurs saisies.

Remplacer une répartition de ventilation de transaction

Vous pouvez modifier la répartition d’une définition de ventilation de transaction pour un élément particulier si nécessaire.

Si vous modifiez les dimensions ou les valeurs attribuées, la ventilation de transaction est réinitialisée en tant que Personnalisée. En outre, les valeurs attribuées uniques sont stockées avec votre élément à des fins de piste d’audit.

Pour remplacer une ventilation des transactions :

1. Sélectionnez l’élément à remplacer.
2. Dans l’onglet Afficher les détails, sélectionnez Personnaliser la ventilation.
3. Sur la page Ventilation personnalisée – Répartition de la ventilation, apportez vos modifications et sélectionnez Oui.

Vous disposez par exemple d’une ventilation qui est généralement utilisée pour répartir les coûts entre les services en fonction de la superficie. Mais vous avez maintenant un coût où un service doit être exclu.

Vous pouvez toujours utiliser la ventilation initiale comme point de départ pour l’écriture, mais ensuite modifier les lignes ventilées pour refléter ce changement unique.

Restrictions sur l’application des ventilations de transaction

Bien que chaque ventilation de transaction que vous créez soit disponible partout où des ventilations sont disponibles, Intacct vous empêche d’appliquer des ventilations de transactions qui violent certaines règles de transaction :

• La dimension utilisée par la ventilation de la transaction doit être activée pour l’application correspondante.
  Par exemple, la dimension Projet doit être activée dans Configuration des comptes fournisseurs pour pouvoir attribuer une facture fournisseur à des projets.
• La ventilation doit être compatible avec les règles d’écriture de transaction pour le domaine d’application.
  Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer une facture à plusieurs clients.
• Lors de l’attribution de la valeur de ventilation de la transaction, la valeur maximale autorisée est de huit caractères. Cela inclut les caractères avant et après la virgule. Le nombre de caractères après la virgule est relatif au nombre de chiffres avant la virgule. Par exemple, si la ventilation est définie avant la décimale sur 15, vous pouvez inclure une décimale.
• Si vous utilisez la reconnaissance de revenu, vous ne pouvez pas ventiler les éléments pour lesquels vous reportez les revenus.

Restrictions supplémentaires pour les organisations ayant plus d’une entité :

• Vous pouvez utiliser les ventilations de transactions entre les entités uniquement si elles utilisent la même devise de tenue de compte.
• Vous pouvez utiliser les ventilations de transactions pour ventiler une facture fournisseur ou une facture à des entités uniquement si les entités recevant un partage ventilé ont accès au client ou au fournisseur associé.
  Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer de facture fournisseur aux agences de Chicago et de New York si le fournisseur est limité à l’agence de New York uniquement.