Fermer une commande d’achat

Vous pouvez fermer des commandes achat car elles ne seront pas exécutées. Il se peut qu’une commande d’achat ait expiré ou que vous ayez partiellement converti une commande d’achat et que vous vous rendiez compte que vous n’utiliserez jamais la quantité restante des articles de la commande d’achat.

La meilleure pratique pour clôturer les commandes de achat obsolètes consiste à créer et à utiliser un flux de travail dans lequel le commande d’achat peut être converti en commande d’achat de clôture. Le workflow termine le traitement de la commande d’achat, laisse une piste d’audit et empêche sa réouverture et sa conversion.

1. Mettre en place un workflow de commande d’achat de clôture

La définition de transaction de commande d’achat de clôture doit être créée uniquement par conversion à partir de la commande d’achat source et configurée pour extourner tout effet de stock ou de comptabilisation de la commande d’achat source.

1. Créez une définition de transaction de commande d’achat de clôture avec les paramètres suivants.

   Valeurs de champ de définition de transaction de commande d’achat de clôture

   Champ	Valeur requise
   Nom de modèle	Spécifiez un nom qui indiquera à vos utilisateurs que cette commande d’achat sert à clôturer les commandes achat qui ne seront plus utilisées.
   Type de modèle	Commande
   Totaux d’inventaire	Si les totaux de stock sont spécifiés sur la commande d’achat source, définissez ici l’effet total de stock opposé. Par exemple, si la commande d’achat source augmente la quantité ONORDER, définissez cette définition de transaction pour soustraire la quantité ONORDER.
   Comptabilisation de transaction	Sélectionnez la même option de comptabilisation que la commande d’achat source.
   Conversion de transaction : Peut être créé à partir de	Sélectionnez la commande d’achat source ici.
   Configuration de la comptabilisation	Si la comptabilisation de la transaction de la commande client source est définie sur Grand livre ou Comptes fournisseurs, définissez ici le mappage de compte opposé. Par exemple, si la transaction source a été configurée pour débiter le compte X et créditer le compte Y, définissez cette définition de transaction pour créditer le compte X et débiter le compte Y.
   Configuration de sécurité : Créer une règle	Convertir uniquement

2. Définissez d’autres paramètres de définition de transaction le cas échéant et enregistrez la définition de transaction.
   Ne modifiez pas d’autres définitions de transaction pour permettre leur conversion à partir de la commande d’achat de clôture. La commande d’achat de clôture doit être le dernier document de son flux de travail pour que son statut puisse être défini sur Clôturé.
3. Si la commande d’achat de clôture affecte la quantité de stock, la valeur ou les deux ou si elle est validée directement dans le GL, spécifiez les mêmes journaux que la commande d’achat source dans le Configuration du document de la page Configurer les Achats.

2. Utiliser une commande d’achat de clôture

1. Dans la liste des commandes d’achat applicable, sélectionnez Convertir à côté de la commande d’achat à clôturer.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche et affiche des liens vers toutes les transactions auxquelles cette transaction peut être convertie.

2. Sélectionnez l’icône commande d’achat de clôture.

   La commande d’achat de clôture s’affiche et affiche toutes les données de la commande d’achat source.

3. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Pour clôturer la totalité de la commande d’achat restante, ne modifiez aucun Quantité valeurs.
   • Pour fermer un ou plusieurs éléments tout en laissant certains éléments ouverts, définissez l’icône Quantité des éléments que vous souhaitez maintenir ouverts sur 0.
4. Facultatif. Si la commande d’achat de clôture affecte les quantités de stock, a une comptabilisation GL ou les deux, déterminez si vous devez modifier la date de transaction, qui sera la date de comptabilisation GL.
5. Sélectionnez Comptabiliser.

   La liste des commandes d’achat de clôture s’affiche et affiche la commande d’achat de clôture avec le statut Clôturé.