Convertir une partie d’une transaction – Achats

Parfois, vous devrez peut-être convertir une partie d’une transaction d’achat, mais pas la totalité de la transaction. Par exemple, vous disposez d’une commande d’achat pour une certaine quantité d’articles ou une valeur totale de services. En raison d’un stock faible, vous ne souhaitez payer qu’une quantité inférieure à la quantité du bon de commande d’achat, ou vous souhaitez payer une partie des services reçus.

Ce qu’il advient de la transaction source après en avoir converti une partie dépend des Gestion de conversion partielle sur la définition de transaction.

Parfois, vous pouvez avoir besoin de convertir une partie d’une transaction d’achat, mais pas la totalité de la transaction. Par exemple, vous disposez d’une commande d’achat pour une certaine quantité d’un article, mais vous devez payer une quantité inférieure à la quantité du bon de commande d’achat ou facturer un montant inférieur au total de la commande d’achat (par exemple, une commande d’achat ouverte).

1. Aller à Achats > Tous > Opérations et sélectionnez le type de transaction applicable.

   Pour consulter les demandes de fournitures, rendez-vous sur Achats > Tous > Stocks de fournitures >Etablissement. Apprenez à traiter les demandes de fournitures.

2. Dans la liste des transactions, recherchez la transaction que vous souhaitez convertir et sélectionnez-la Convertir à côté.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant des liens vers toutes les transactions vers lesquelles cette transaction peut être convertie.

3. Sélectionnez l’option Nom de la transaction.

   La nouvelle transaction apparaît avec les données de transaction de la transaction initiale. La transaction Date valeurs par défaut en fonction de l’attribut Hériter de la date de la transaction source dans vos préférences utilisateur.

4. Si nécessaire, modifiez le quantité ou le Prix d’un élément (la colonne Type de conversion peut être modifiée si votre société est configurée pour autoriser le remplacement du type de conversion par défaut d’un article).

   Par exemple, si la quantité de l’élément 1 est de 10 et que vous n’en recevez que 8, modifiez la Quantité sur les éléments 1 à 8. Ou, dans la colonne Type de conversion, sélectionnez Prix, puis saisissez le montant de l’achat modifié dans le Prix domaine.

   Vous ne pouvez pas saisir un numéro dans le champ Quantité qui a le signe opposé du numéro dans la transaction initiale. Par exemple, si la quantité initiale de la commande d’achat est de 5 et que vous entrez -3 dans le champ Quantité sur la facture fournisseur, Intacct affiche une erreur.

5. Apportez toute autre modification, le cas échéant.
6. Sélectionnez l’un des boutons suivants :
   • Comptabiliser : Enregistre la transaction et affiche la liste des transactions.
   • Brouillon : Enregistre la transaction en tant que brouillon et affiche la liste des transactions.
   • Plus d’actions : Permet de sélectionner d’autres options de publication et de brouillon.
   Par défaut, le liste transaction du type de transaction vers lequel vous avez effectué la conversion s’affiche lorsque vous sélectionnez Publier ou Brouillon et terminé. Pour afficher la liste des transactions pour le type de transaction à partir duquel vous avez effectué la conversion, modifiez le Sélectionnez le type de liste à afficher après la comptabilisation d’une transaction convertie dans vos préférences personnelles.

Créer une commande en souffrance

Si la définition de transaction de votre commande a Gestion des conversions partielles réglé sur Fermer l’initial et créer une commande en souffrance, le système crée automatiquement la commande en souffrance pour vous si nécessaire. Voici un exemple du fonctionnement du processus :

1. Créez une commande d’achat pour un article d’une quantité de 20 et comptabilisez la commande d’achat.

   La commande d’achat État est défini sur En attente.

2. Convertissez la commande d’achat en facture fournisseur, remplacez la quantité d’articles par 10 et comptabilisez la facture fournisseur.

   Le système définit la quantité du initial commande d’achat sur 10, définit son État sur Converti et crée une nouvelle commande d’achat dotée d’un État sur En attente.

   La nouvelle commande d’achat a une quantité de 10 et un B est ajouté au numéro de transaction (indiquant qu’il s’agit d’une commande en attente). Par exemple, si le numéro de transaction initial était PO-900, le numéro de transaction de reliquat sera PO-900-B.

   La nouvelle commande d’achat PO-900-B est créée immédiatement, même si la facture fournisseur doit être approuvée.
3. Plus tard, convertissez la commande d’achat en facture fournisseur, remplacez la quantité d’articles par 6 et comptabilisez la facture fournisseur.

   Le système définit la quantité de la commande d’achat en souffrance à 4, définit son État à Converti, et crée une nouvelle commande d’achat en souffrance qui a un État de En attente.

   La nouvelle commande d’achat a une quantité de 4 et B1 est ajouté au numéro de transaction initial.

Chaque commande en souffrance successive serait numérotée B2, B3, etc. Les numéros de document sur la page de liste de transactions pour les commandes client avec reliquats peuvent ressembler à ce qui suit :

• PO-900-B2
• PO-900-B1
• PO-900-B
• PO-900

Sur le Histoire Pour toutes les transactions associées à la commande de vente initiale, vous pouvez voir la chaîne d’événements de conversion de transaction.

Clôturer une transaction partiellement convertie

Supposons que vous disposez d’une commande d’achat que vous avez partiellement convertie en un autre type de transaction. Toutefois, vous n’utiliserez jamais la quantité restante pour un ou plusieurs articles de la commande d’achat. Selon le paramètre de gestion de la conversion partielle, le commande d’achat restera perpétuellement dans un statut de Partiellement converti ou En attente. Bien que vous puissiez définir manuellement une transaction en attente sur Clôturée, cela n’est généralement pas recommandé, car la commande d’achat peut être rouverte et convertie.

La meilleure pratique pour clôturer une transaction partiellement convertie consiste à créer et à utiliser un flux de travail dans lequel la commande d’achat peut être convertie en commande d’achat de clôture. Créez une définition de transaction de commande d’achat de clôture qui ne peut être créée par conversion qu’à partir de la commande d’achat. La commande d’achat de clôture doit être configurée pour extourner tout effet de stock ou de comptabilisation de la commande d’achat source.

Mettre en place un workflow de commande d’achat de clôture

1. Créez une définition de transaction de commande d’achat de clôture avec les paramètres suivants :

   Champ	Valeur requise
   Nom de modèle	Spécifiez un nom qui indiquera à vos utilisateurs que cette commande d’achat sert à clôturer les commandes achat qui ne seront plus utilisées.
   Type de modèle	Commande
   Totaux d’inventaire	Si les totaux de stock sont spécifiés sur la commande d’achat source, définissez ici l’effet total de stock opposé. Par exemple, si la commande d’achat source augmente la quantité ONORDER, définissez cette définition de transaction pour soustraire la quantité ONORDER.
   Comptabilisation de transaction	Sélectionnez la même option de comptabilisation que la commande d’achat source.
   Conversion de transaction : Peut être créé à partir de	Sélectionnez la commande d’achat source ici.
   Configuration de la comptabilisation	Si la comptabilisation de la transaction de la commande client source est définie sur Grand livre ou Comptes fournisseurs, définissez ici le mappage de compte opposé. Par exemple, si la transaction source a été configurée pour débiter le compte X et créditer le compte Y, définissez cette définition de transaction pour créditer le compte X et débiter le compte Y.
   Configuration de sécurité : Créer une règle	Convertir uniquement

2. Définissez d’autres paramètres de définition de transaction le cas échéant et enregistrez la définition de transaction.
   Ne modifiez pas d’autres définitions de transaction pour permettre leur conversion à partir de la commande d’achat de clôture. La commande d’achat de clôture doit être le dernier document de son flux de travail pour que son statut puisse être défini sur Clôturé.
3. Si la commande d’achat de clôture affecte la quantité de stock, la valeur ou les deux ou si elle est validée directement dans le GL, spécifiez les mêmes journaux que la commande d’achat source dans le Configuration du document de l’onglet Configurer les Achats page.

Utiliser une commande d’achat de clôture

1. Dans la liste des commandes d’achat applicable, sélectionnez Convertir à côté de la commande d’achat à clôturer.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche et affiche des liens vers toutes les transactions auxquelles cette transaction peut être convertie.

2. Sélectionnez l’icône commande d’achat de clôture.

   La commande d’achat de clôture s’affiche et affiche toutes les données de la commande d’achat source.

3. Procédez de l’une des manières suivantes :
   • Pour clôturer la totalité de la commande d’achat restante, ne modifiez aucun Quantité valeurs.
   • Pour fermer un ou plusieurs éléments tout en laissant certains éléments ouverts, définissez l’icône Quantité des éléments que vous souhaitez maintenir ouverts sur 0.
4. Facultatif. Si la commande d’achat de clôture affecte les quantités de stock, a une comptabilisation GL ou les deux, déterminez si vous devez modifier la date de transaction, qui sera la date de comptabilisation GL.
5. Sélectionnez Comptabiliser.

   La liste des commandes d’achat de clôture s’affiche et affiche la commande d’achat de clôture avec le statut Clôturé.

Afficher le paramètre de gestion des conversions partielles d’une transaction

1. Ouvrez la transaction. Par exemple, ouvrez une commande d’achat en mode affichage ou édition.
2. Sélectionnez l’icône Histoire , puis sélectionnez l’icône Définition lien dans la ligne de la Histoire Table qui contient la première instance du document de commande.

   L' Définition de la transaction apparaît dans une fenêtre contextuelle.

3. Faites défiler la page vers le bas et localisez l’icône Gestion des conversions partielles domaine.

Que se passe-t-il lorsque la conversion partielle en transactions nécessitant une approbation est refusée ?

Lors de la conversion partielle d’une transaction en transactions nécessitant une approbation, vous pouvez continuer à convertir partiellement la transaction tant que toutes les transactions converties sont en attente d’approbation. Toutefois, si l’une des transactions converties est refusée, une action est nécessaire.

Supposons qu’une commande d’achat d’un article d’une quantité de 10 ait été convertie en deux factures fournisseur d’une quantité de 5 chacune. L’une des factures fournisseurs a été refusée. (Le Gestion des conversions partielles le réglage n’a pas d’importance dans cet exemple.) Pour vous assurer que la quantité indiquée sur la facture fournisseur refusée n’est pas perdue :

• Modifier la facture fournisseur refusée et la soumettre à nouveau, OU
• Supprimez la facture fournisseur refusée, créez et comptabilisez une nouvelle commande d’achat pour une quantité de 5 et convertissez la nouvelle commande d’achat en facture fournisseur