Convertir une partie d’une transaction : Achats

Parfois, vous devrez peut-être convertir une partie d’une transaction d’achat, mais pas la transaction entière. Par exemple, vous avez une commande d’achat pour une certaine quantité d’articles ou une valeur totale de services. En raison d’un faible inventaire, vous ne souhaitez payer que pour une quantité inférieure à la quantité du bon de commande ou pour une partie des services reçus.

Ce qu’il advient de la transaction source après en avoir converti une partie dépend de l' Gestion de conversion partielle sur la définition de transaction.

Convertir une partie d’une transaction

Il arrive parfois que vous deviez convertir une partie d’une transaction d’achat, mais pas la transaction entière. Par exemple, vous avez une commande d’achat pour une certaine quantité d’un article, mais vous devez payer une quantité inférieure à la quantité de la commande d’achat ou facturer un montant inférieur à la commande d’achat totale (par exemple, une commande d’achat globale).

1. Atteindre Achat > Tout > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.

   Pour afficher les demandes de fournitures, accédez à Achat > Tout > > d’inventaire des fournituresÉtabli. Découvrez comment Traiter les demandes de fournitures.

2. Dans la liste des transactions, recherchez la transaction que vous souhaitez convertir et sélectionnez-la Convertir à côté.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant des liens vers toutes les transactions vers lesquelles cette transaction peut être convertie.

3. Sélectionnez le Nom de la transaction.

   La nouvelle transaction apparaît avec les données de transaction de la transaction initiale. La transaction Date par défaut en fonction de la Hériter de la date de la transaction source dans vos préférences utilisateur.

4. Si nécessaire, modifiez le quantité ou le prix d’un élément (la colonne Type de conversion peut être modifiée si votre société est configurée pour autoriser le remplacement du type de conversion par défaut d’un article).

   Par exemple, si la quantité de l’élément 1 est de 10 et que vous n’en recevez que 8, modifiez le Quantité sur les postes 1 à 8. Ou, dans la colonne Type de conversion, sélectionnez Prix, puis saisissez le montant d’achat modifié dans la Prix champ.

   Vous ne pouvez pas saisir de nombre dans le Quantité Champ ayant le signe opposé au numéro de la transaction initiale. Par exemple, si la quantité initiale du bon de commande est de 5 et que vous saisissez -3 dans la Quantité sur la facture fournisseur, Intacct affiche une erreur.

5. Effectuez toute autre modification, le cas échéant.
6. Sélectionnez l’un des boutons suivants :
   • Publier: Enregistre la transaction et affiche la liste des transactions.
   • Brouillon: Enregistre la transaction en tant que brouillon et affiche la liste des transactions.
   • Plus d’actions : À utiliser pour sélectionner plus d’options Comptabiliser et Brouillon.
   Par défaut, la liste des transactions correspondant au type de transaction vers lequel vous avez effectué la conversion s’affiche lorsque vous sélectionnez Publier ou Brouillon et terminé. Pour afficher la liste des transactions correspondant au type de transaction à partir duquel vous avez effectué la conversion, modifiez le Sélectionnez le type de liste à afficher après avoir comptabilisé une transaction convertie en fonction de vos préférences personnelles.

Créer une commande en souffrance

Si votre définition de transaction de commande a Gestion de conversion partielle se mettre à Clôturer l’originale et créer une commande en souffrance, le système crée automatiquement la commande en souffrance pour vous si nécessaire. Voici un exemple de fonctionnement du processus :

1. Créez une commande d’achat pour un article d’une quantité de 20 et comptabilisez la commande d’achat.

   La commande d’achat État est défini sur En attente.

2. Convertissez le bon de commande en facture fournisseur, définissez la quantité d’articles sur 10 et comptabilisez la facture fournisseur.

   Le système définit la quantité de la commande d’achat initiale sur 10, définit sa État sur Converti et crée une nouvelle commande d’achat qui a un État sur En attente.

   La nouvelle commande d’achat a une quantité de 10 et un B est ajouté au numéro de transaction (indiquant qu’il s’agit d’une commande en souffrance). Par exemple, si le numéro de transaction d’origine était PO-900, le numéro de transaction de la commande en souffrance sera PO-900-B.

   Le nouveau bon de commande PO-900-B est créé immédiatement, même si la facture fournisseur doit être approuvée.
3. Plus tard, convertissez le bon de commande en souffrance en facture fournisseur, définissez la quantité d’articles sur 6 et comptabilisez la facture fournisseur.

   Le système définit la quantité de la commande d’achat en souffrance sur 4, définit sa valeur État à Converti et crée une nouvelle commande d’achat en souffrance qui a un État de En attente.

   La nouvelle commande d’achat a une quantité de 4 et B1 est ajouté au numéro de transaction d’origine.

Chaque commande en souffrance successive serait numérotée B2, B3, etc. Les numéros de document sur la page de liste des transactions pour les commandes de vente avec des commandes en souffrance peuvent ressembler à ce qui suit :

• PO-900-B2
• PO-900-B1
• PO-900-B
• PO-900

Sur le Histoire Pour toutes les transactions associées à la commande d’origine, vous pouvez voir la chaîne d’événements de conversion de transaction.

Clôturer une transaction partiellement convertie

Supposons que vous ayez un bon de commande que vous avez partiellement converti en un autre type de transaction. Cependant, vous n’utiliserez jamais la quantité restante pour un ou plusieurs éléments de la commande d’achat. Selon le paramètre Gestion des conversions partielles, la commande d’achat restera perpétuellement au statut Partiellement converti ou En attente. Bien que vous puissiez définir manuellement une transaction en attente sur Clôturée, ce n’est généralement pas recommandé, car la commande d’achat pourrait être rouverte et convertie.

La meilleure pratique pour clôturer une transaction partiellement convertie consiste à créer et à utiliser un flux de travail dans lequel la commande d’achat peut être convertie en commande d’achat de clôture. Créez une définition de transaction de commande d’achat de clôture qui peut être créée par conversion uniquement à partir de la commande d’achat. La commande d’achat de clôture doit être configurée pour extourner tout effet d’inventaire ou de comptabilisation de la commande d’achat source.

Configurer un flux de travail de clôture de commande d’achat

1. Créez une définition de transaction de commande d’achat de clôture avec les paramètres suivants :

   Champ	Valeur requise
   Nom de modèle	Spécifiez un nom qui permettra à vos utilisateurs de comprendre que cette commande d’achat sert à clôturer les commandes d’achat qui ne seront plus utilisées.
   Type de modèle	Commande
   Totaux d’inventaire	Si les totaux d’inventaire sont spécifiés sur la commande d’achat source, définissez ici l’effet total d’inventaire opposé. Par exemple, si la commande d’achat source augmente la quantité ENCOMMANDE, définissez cette définition de transaction pour soustraire la quantité ENCOMMANDE.
   Comptabilisation de transaction	Sélectionnez la même option de comptabilisation que la commande d’achat source.
   Conversion de transaction : Peut être créé à partir de	Sélectionnez la commande d’achat source ici.
   Configuration de la comptabilisation	Si la comptabilisation de la transaction dans la commande de vente source est définie sur Grand livre ou Comptes fournisseurs, définissez ici le mappage de compte opposé. Par exemple, si la transaction source a été configurée pour débiter le compte X et créditer le compte Y, définissez cette définition de transaction pour créditer le compte X et débiter le compte Y.
   Configuration de sécurité : Créer une règle	Convertir uniquement

2. Définissez les autres paramètres de définition de transaction, le cas échéant, et enregistrez la définition de transaction.
   Ne modifiez pas les autres définitions de transaction pour permettre leur conversion à partir de la commande d’achat de clôture. La commande d’achat de clôture doit être le dernier document de son flux de travail pour que son statut puisse être défini sur Clôturé.
3. Si la commande d’achat de clôture affecte la quantité ou la valeur de l’inventaire, ou si elle est comptabilisée directement dans le grand livre, spécifiez les mêmes journaux que la commande d’achat source dans la Configuration du document de la Configurer Achats page.

Utiliser une commande d’achat de clôture

1. Dans la liste des commandes d’achat applicable, sélectionnez Convertir en regard de la commande d’achat à clôturer.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche et affiche des liens vers toutes les transactions vers lesquelles cette transaction peut être convertie.

2. Sélectionnez l’icône Clôturer la commande d’achat.

   La commande d’achat de clôture s’affiche avec toutes les données de la commande d’achat source.

3. Procédez de l’une des manières suivantes :
   • Pour clôturer la totalité de la commande d’achat restante, ne modifiez aucune Quantité Valeurs.
   • Pour fermer un ou plusieurs éléments tout en laissant certains éléments ouverts, définissez l’icône Quantité des éléments que vous souhaitez maintenir ouverts sur 0.
4. Facultatif. Si la commande d’achat de clôture affecte les quantités de stock, a une comptabilisation dans le grand livre, ou les deux, demandez-vous si vous devez modifier la date de la transaction, qui sera la date de comptabilisation dans le grand livre.
5. Choisir Publier.

   La liste des commandes de clôture s’affiche et affiche la commande de clôture avec le statut Clôturé.

Afficher le paramètre de gestion de conversion partielle d’une transaction

1. Ouvrez la transaction. Par exemple, ouvrez une commande d’achat en mode affichage ou modification.
2. Sélectionnez l’icône Histoire , puis sélectionnez l’icône Définition dans la ligne de la Histoire Tableau contenant la première instance du document de commande.

   Le Définition de transaction apparaît dans une fenêtre contextuelle.

3. Faites défiler la page vers le bas et localisez l’icône Gestion de conversion partielle champ.

Que se passe-t-il lorsque la conversion partielle en transactions nécessitant une approbation est refusée ?

Lors de la conversion partielle d’une transaction en transactions nécessitant une approbation, vous pouvez continuer à convertir partiellement la transaction tant que toutes les transactions converties sont en attente d’approbation. Toutefois, si l’une des transactions converties est refusée, une action est nécessaire.

Supposons qu’une commande d’achat pour un article d’une quantité de 10 ait été convertie en deux factures fournisseur d’une quantité de 5 chacune. L’une des factures fournisseurs a été refusée. (Le Gestion de conversion partielle le paramètre n’a pas d’importance dans cet exemple.) Pour vous assurer que la quantité figurant sur la facture fournisseur refusée n’est pas perdue :

• Modifier la facture fournisseur refusée et la soumettre à nouveau, OU
• Supprimez la facture fournisseur refusée, créez et comptabilisez un nouveau bon de commande pour une quantité de 5 et convertissez le nouveau bon de commande en facture fournisseur