Rapport de balance âgée fournisseur

Le rapport de balance âgée fournisseur contient une liste des fournisseurs auxquels vous devez ou deviez de l’argent, ainsi que le nombre de jours qu’il vous a fallu pour les payer ou le nombre de jours de retard de paiement. Utilisez ce rapport pour déterminer dans quelle mesure vous payez vos comptes fournisseurs.

En supposant les périodes de balance âgée standard de 0-30, 31-60, 61-90 et 91-120 jours, vous voyez des colonnes pour chacune de ces périodes de balance âgée. Par exemple, si un paiement fournisseur est en retard (66 jours de retard), vous verrez ce montant dans la colonne 61-90.

Vous pouvez créer des périodes de balance âgée supplémentaires si les périodes standard ne correspondent pas aux besoins de votre entreprise.

Pour plus d’informations sur les conditions qui peuvent différer selon votre emplacement, reportez-vous à la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tout > Rapports > Balance âgée fournisseur.

Afficher un rapport mensuel

1. Générez le rapport.
2. Lorsque la page des paramètres du rapport s’affiche, sélectionnez Vue.
   Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.
3. Facultatif : Choisir Personnaliser pour affiner le rapport, et suivez les étapes de la section suivante, Personnaliser et exécuter.

Un rapport de balance âgée des comptes fournisseurs ressemble à un rapport de balance âgée des comptes clients. Cependant, au lieu d’afficher les montants que vos clients vous doivent, il affiche les montants que vous devez à vos fournisseurs. La plupart des entreprises exécutent un rapport sur les comptes fournisseurs à la fin de chaque mois.

Personnaliser et exécuter ce rapport

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Chaque case de cette page est facultative. Cela signifie que vous pouvez exécuter ce rapport sans saisir de critère de recherche. Toutefois, si vous le faites, l’exécution du rapport risque de prendre beaucoup de temps et de renvoyer trop de résultats pour être utile. Si vous souhaitez voir tous les résultats d’une catégorie particulière, n’effectuez aucune sélection dans les zones de saisie de données.

Pour personnaliser et exécuter un rapport :

1. La section Devise de rapport apparaît uniquement pour les sociétés de consolidation globale partagées multi-entités. Sélectionnez la devise dans la Devise de rapport menu déroulant, puis sélectionnez Devise de tenue de compte ou Devise de transaction, selon que vous souhaitez convertir les montants à partir de la devise de tenue de compte de chaque entité ou à partir de la devise de transaction de chaque facture fournisseur.
2. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez la date à laquelle vous souhaitez que la balance âgée soit calculée. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le rapport est généré à partir d’aujourd’hui, en fonction de la date de facturation.
3. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.
• Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur et le type de fournisseur. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.
4. Définir le format du rapport.
   • Les options de format seront différentes d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

   • Vous pouvez personnaliser le rapport détaillé pour afficher uniquement les dates dont vous avez besoin à l’aide de l’option Dates à afficher.

5. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.
6. Pour afficher, imprimer, traiter, ajouter au tableau de bord, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport, sélectionnez l’une des options suivantes :

Boutons du rapport de balance âgée fournisseur

Bouton	Description
Afficher	Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
Imprimer	Affichez à nouveau le rapport au format PDF pour pouvoir l’imprimer ou l’enregistrer sur votre disque local.
Traiter et stocker	Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports peuvent être stockés dans la liste Mes rapports enregistrés ou envoyés vers un site de stockage dans le cloud, tel que Dropbox. En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.
Ajouter au tableau de bord	Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.
Enregistrer	Enregistrez le rapport dans votre société pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.
Exporter	Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Exportez au format Excel ou CSV.

Après avoir exécuté le rapport, vous pouvez également l’envoyer par e-mail à d’autres personnes ou revenir à la page de configuration du rapport pour affiner les résultats.

Boutons disponibles lors de l’affichage du rapport de balance âgée fournisseur

Bouton	Description
E-mail	Envoyez le rapport par e-mail à d’autres utilisateurs.
Personnaliser	Revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport

Spécifiez la devise de rapport

Si vos entités utilisent différentes devises de tenue de compte et que vous exécutez le rapport au niveau général, des options s’affichent pour sélectionner la devise de rapport. Ces paramètres, ainsi que le type de taux de change que vous sélectionnez dans la section Filtres, déterminent la manière dont les montants en transactions sont convertis pour les montants chronologiques et les totaux.

1. Dans le Devise de rapport section, sélectionnez une Devise de rapport dans la liste déroulante.
   Lorsque vous exécutez le rapport sans établissement, vous devez sélectionner une devise de rapport. Lorsque vous créez un rapport sur une seule entité, la devise de rapport est facultative. Sage Intacct utilise la devise de tenue de compte de l’entité comme devise de rapport si vous laissez le champ vide.
2. Pour Convertir une devise à partir de, sélectionnez soit Devise de tenue de compte ou Devise de transaction pour indiquer comment vous souhaitez que le montant de la transaction soit converti pour les calculs.
   Prévoyez-vous d’exécuter le rapport de balance âgée fournisseur au niveau général et au niveau de l’entité, puis de les comparer ? Si c’est le cas, définissez Convertir la devise de à Devise de transaction lorsque vous exécutez le rapport de niveau général.

Options de devise de rapport pour le rapport Balance âgée fournisseur

Champ	Description
Devise de rapport	Les montants de balance âgée et le total s’affichent à l’aide de la devise de rapport. La devise de rapport est requise pour les rapports de niveau général dans plusieurs sociétés de devise de tenue de compte lorsqu’aucun établissement n’est sélectionné. Si vous sélectionnez un emplacement, vous pouvez choisir une devise de rapport ou la laisser vide pour utiliser la devise de tenue de compte de l’entité par défaut. Les devises qui apparaissent dans ce menu sont celles qui ont été configurées pour votre organisation dans la configuration de la société.
Convertir le formulaire de devise	Votre sélection peut produire différents montants de rapport en raison des différences de taux de change. La sélection par défaut consiste à convertir la devise à partir de la devise de tenue de compte pour produire une vue consolidée du rapport de balance âgée. Devise de tenue de compte : Convertit les valeurs dans la devise de rapport à l’aide du taux de change enregistré avec la transaction. Devise de transaction : Convertit les valeurs dans la devise de rapport en utilisant la date de rapport comme date de taux de change et le type de taux de change que vous sélectionnez dans la section Filtres. Si vous n’indiquez pas de type de taux de change, Intacct utilise le taux de change enregistré avec la transaction.

Période

Vous pouvez ajuster la période, le type de fournisseur et d’autres détails en fonction de vos besoins en matière de rapports. Par exemple, vous préférez peut-être répertorier les montants impayés par date d’échéance plutôt que par date de facturation.

Pour spécifier la période du rapport :

Options de période pour le rapport Balance âgée fournisseur

Champ	Description
Périodes de la balance âgée	Sélectionnez l’icône Périodes de balance âgée flèche vers le bas, puis sélectionnez la période de votre choix. Vous pouvez modifier les périodes de balance âgée existantes et créer des périodes de balance âgée supplémentaires pour votre société dans la section Balance âgée de la configuration des comptes fournisseurs (Comptes fournisseurs > Configuration >).
Rapport au	Sélectionnez soit Aujourd’hui ou Sélectionner la date pour le Rapport au Date (date à utiliser comme référence pour la période sélectionnée). Date. Si vous avez choisi Date sélectionnée, vous devez spécifier la date dans la Date d’utilisation boîte.
Date d’utilisation	Saisissez une date de début spécifique.
Basé sur	Sélectionnez et affichez le type de date sur lequel vous souhaitez baser le rapport : Date de facturation Date d’échéance Date de comptabilisation dans le grand livre Le type Basé sur la date indiqué en tête du rapport.

Filtres du rapport

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Filtres du rapport Balance âgée fournisseur

Champ	Description
Sélection de fournisseurs	Gamme: Cette option vous permet de configurer le rapport de manière à ce qu’il affiche les résultats d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique avec la commande Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les fournisseurs. Avec cette option, vous pouvez choisir Inclure les fournisseurs enfants dans vos résultats de filtre. Comment utiliser le De et À champs Tout De et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique. Pour exécuter ce rapport pour un seul objet : À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez le même objet. Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets : À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité au début de la plage. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage. Pour exécuter ce rapport pour tous les objets : Laissez les deux champs vides. Si vous avez un grand nombre d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la commande De et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour chacun des objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z. Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un élément de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets. Fournisseurs multiples: Cette option vous permet d’ajouter plusieurs fournisseurs et gammes de fournisseurs à la liste de filtre pour mieux cibler les résultats de vos rapports. Groupe de fournisseurs: Cette option vous permet de filtrer tous les fournisseurs d’un groupe de fournisseurs particulier.
Type de fournisseur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le type de fournisseur que vous spécifiez ici. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les types de fournisseurs. Les communications et l’entrepreneur sont deux exemples de types de fournisseurs.
Devise de transaction	Disponible dans les environnements multidevises, ce filtre de champ détermine les transactions à inclure en fonction de la devise de transaction qu’elles utilisent. Par exemple, si vous souhaitez examiner la balance âgée fournisseur pour les factures fournisseurs créées en livres sterling uniquement, sélectionnez GBP comme devise de transaction. Si vous ne sélectionnez pas de devise de transaction, le rapport inclut les transactions créées dans n’importe quelle devise.
Exclure du rapport les transactions par carte de crédit	Activez cette option pour exécuter les rapports sans inclure les transactions par carte de crédit qui ont été comptabilisées dans les CF mais qui ne sont pas encore associées à un remboursement. Cela permet de s’assurer que le rapport de balance âgée fournisseur est correctement lié au compte du grand livre des CF.
Type de taux de change	Sélectionnez le taux de change à utiliser pour les transactions qui ne sont pas dans votre devise de tenue de compte. Ce champ utilise le montant en tenue de compte d’une transaction. Si vous ne sélectionnez pas de type de taux de change, Intacct utilise le montant en devise de transaction. Si la devise de transaction n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, sélectionnez un type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct. Si vous savez quel devrait être le taux de change pour cette facture fournisseur ou si vous avez souscrit un taux fixe avec le fournisseur, vous pouvez le saisir dans Taux de change. Dans le cas contraire, le taux de change est généré automatiquement lors de la génération de l’occurrence de la facture fournisseur. La valeur par défaut est le taux de change journalier Intacct. Vous pouvez ajouter les taux de change que vous souhaitez voir apparaître dans ce menu déroulant ( > de la société Tout > Configuration > Multidevises > Taux de change). Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, la liste déroulante Type de taux de change contient plusieurs valeurs possibles, dont une pourra également être la valeur par défaut. Par exemple, votre entreprise peut avoir des types de taux mensuel, hebdomadaire et ponctuel ainsi que leurs différents taux de change. Sinon, si votre société n’a pas défini de types de taux de change personnalisés, vous pouvez utiliser le taux de change journalier Intacct.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement spécifique. Pour filtrer le rapport par emplacement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, de l’État ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’emplacement souhaité dans la liste qui s’affiche. Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités. Vous devez saisir ou sélectionner un site si vous souhaitez exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique. Pour filtrer le rapport par service dans la société, saisissez le nom du service dans la Département ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service souhaité. Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service et/ou établissement dispose de sa propre page de rapport. En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les services et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel , vous ne pouvez sélectionner que Traiter et stocker.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir une entité ou un établissement et un service avant l’exécution du rapport.
Afficher pour	Vous permet d’afficher les transactions pour certains emplacements, quel que soit l’emplacement sélectionné dans la liste déroulante Emplacement. Tous les emplacements : Affichez les transactions pour tous les emplacements à l’intérieur de l’emplacement spécifié dans la zone Emplacement. Cet établissement : Afficher les transactions pour l’emplacement de l’entité dans l’emplacement spécifié dans la zone Emplacement. Emplacements enfants : Affiche les transactions uniquement pour les zones subordonnées à l’emplacement de votre entité. Exemple : Supposons que votre établissement soit États-Unis > Californie > San Francisco. L’option Tous les établissements afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. L’option Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. L’option Établissements enfants afficherait les transactions pour la Californie et San Francisco uniquement.

Mise en forme

Vous pouvez trier par identifiant fournisseur, nom, montant ou date de comptabilisation dans le grand livre. Vous pouvez accepter la valeur par défaut d’un rapport simplifié qui résume les détails en une seule ligne par fournisseur, ou générer un rapport détaillé de toutes les factures du fournisseur. En outre, vous pouvez choisir de supprimer ou d’afficher les comptes dont les soldes sont nuls.

Pour mettre en forme ce rapport :

Options de mise en forme pour le rapport de balance âgée fournisseur

Champ	Description
Trier par	Sélectionnez l’icône Trier par , puis sélectionnez la catégorie à utiliser pour le tri. Après une option, l’abréviation « décroissant » signifie « ordre décroissant », ordre alphabétique inverse ou ordre numérique inverse. L’ordre de tri par défaut et le nombre d’options changent selon que vous souhaitez un rapport récapitulatif ou un rapport détaillé. L’identifiant fournisseur est l’ordre de tri par défaut.
Grouper par	Cette option organise les données associées par groupe en fonction de l’option que vous spécifiez. Pour organiser les données connexes par groupe, sélectionnez l’icône Grouper par et sélectionnez ces options : Identifiant fournisseur Nom du fournisseur Type de fournisseur Priorité de paiement Date d’échéance Date de comptabilisation dans le grand livre Par exemple, pour afficher tous les articles regroupés par nom du fournisseur, sélectionnez l’icône Nom du fournisseur option. Vous pouvez ensuite trier les éléments par date d’échéance.
Type de rapport	Sélectionnez l’icône Type de rapport vous voulez. Par défaut, vous obtiendrez un rapport récapitulatif. Le Résumé Type de rapport condense tous les détails du compte en une seule ligne. Le Détail Le type de rapport affiche une ligne par client et par compte. Il comprend également des colonnes d’informations supplémentaires.
Afficher les fournisseurs avec un solde nul	Choisir Oui pour inclure les fournisseurs dont le solde est nul, ou sélectionnez Non pour les exclure de ce rapport. Non est l’option par défaut.
Orientation de la page	Pour définir la mise en page, sélectionnez Portrait ou Paysage. Si vous sélectionnez l’orientation portrait et que le nombre de colonnes que vous sélectionnez pour votre rapport dépasse la largeur disponible, Sage Intacct formate automatiquement votre rapport en orientation paysage.
Dates jusqu’à montrer	Choisissez d’inclure dans le rapport une colonne pour les dates de facturation, les dates d’échéance ou les dates de comptabilisation dans le grand livre. Par défaut, toutes les dates sont incluses dans le rapport. Ces dates sont affichées dans la zone Sélectionnée. Pour masquer une date spécifique, sélectionnez-la et sélectionnez la flèche gauche pour la déplacer dans la zone marquée Disponible.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport Balance âgée fournisseur se compose des informations et des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Basé sur :	Le filtre de date sur lequel le rapport est basé : Date de la facture fournisseur : Date à laquelle la facture est envoyée au fournisseur Échéance: La date d’échéance de la facture Date de comptabilisation dans le grand livre : La date à laquelle la facture fournisseur est effectivement comptabilisée dans le Grand livre
Identifiant fournisseur	ID associé aux fournisseurs ayant une facture impayée
Nom du fournisseur	Nom des fournisseurs ayant une facture impayée
Facture	ID de la facture fournisseur Pour le rapport détaillé uniquement
Date de comptabilisation dans le grand livre Date de facture Échéance	Une ou plusieurs de ces dates peuvent s’afficher, en fonction de votre sélection : Date de comptabilisation dans le grand livre : la date à laquelle la facture fournisseur est effectivement comptabilisée dans le grand livre Date de la facture fournisseur : Date à laquelle la facture a été envoyée au fournisseur Échéance: La date d’échéance de la facture Pour rapport détaillé uniquement.
Jours vieillis	Nombre de jours âgés calculé de la date d’effet à la date d’échéance. Pour le rapport détaillé uniquement
Devise de transaction	Devise de transaction utilisée. Pour le rapport détaillé uniquement
Montant de transaction	Le montant en devise de transaction Pour le rapport détaillé uniquement
-0	Le montant que vous devez à vos fournisseurs pour les achats effectués au cours du mois en cours
1-30	Le montant que vous devez à votre fournisseur est en retard de 1 à 30 jours
31-60	Le montant que vous devez à votre fournisseur est en retard de 31 à 60 jours
61-90	Le montant que vous devez à votre fournisseur est en retard de 61 à 90 jours
91-	Le montant que vous devez à votre fournisseur et qui est en retard de plus de 91 jours
Total	Montant total dû au fournisseur. Vous pouvez sélectionner ce numéro pour afficher des informations détaillées sur la facture fournisseur envoyée au fournisseur.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.

Quand les transactions sont-elles supprimées d’un rapport de balance âgée ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer qu’une transaction n’apparaisse plus dans un rapport de balance âgée. Lorsque vous exécutez le rapport, vous ne verrez plus la transaction si :

• la date d’échéance de la balance âgée est atteinte pour la transaction (par exemple, dépôt d’un rapport de 0 à 30 jours le 31e jour)
• la facture est payée
• Un crédit ou un acompte est appliqué à la facture fournisseur
• La facture fournisseur est supprimée ou extournée