Résoudre les problèmes liés au rapport de balance âgée des fournisseurs

Si votre rapport de balance âgée donne des résultats qui ne sont pas conformes aux attentes, cette rubrique peut vous aider à en déterminer la cause.

Certaines transactions n’ont peut-être pas été importées correctement.

Solution : Déterminez s’il manque des transactions dans les transactions importées à l’origine. En fonction de ce que vous trouvez, effectuez l’une des actions suivantes :

  • Si des transactions sont manquantes : Importez les transactions manquantes en tant que transactions historiques.
  • Si les transactions sont non manquant: Ajoutez une écriture de journal pour que le solde d’ouverture du grand livre corresponde au montant des transactions importées à l’origine.

Causes possibles :

  • Si les paiements sont effectués avant la date de la facture fournisseur et que le rapport de balance âgée est exécuté entre la date de paiement et la date de la facture fournisseur, le montant du paiement n’est pas reflété dans le rapport de balance âgée.

    Par exemple, la date de facturation d’une transaction est le 01/01/2022 et la date de paiement le 31/12/2020. Désormais, si le rapport de balance âgée est exécuté le 31/12/2020, le montant du paiement n’apparaît pas pour le rapport de balance âgée.

    Atteindre Comptes fournisseurs > configurer > la configuration et faites défiler vers le bas jusqu’à Activer la fonctionnalité. Décochez l’option Les dates de paiement doivent être postérieures aux dates de facturation. Exécutez à nouveau le rapport.

  • Les extournes ont été effectuées au cours de la mauvaise période. Vérifiez vos extournes pour voir si la date de transaction correspond à la date d’extourne. Si ce n’est pas le cas, la transaction a probablement été extournée au cours d’une période incorrecte.

    Créez une écriture de journal pour supprimer l’extourne de la période incorrecte. Ensuite, créez une autre écriture de journal pour ajouter l’extourne à la bonne période.

  • Comptes fournisseurs mal configurés.
    • Vérifiez que la configuration est correcte, et corrigez-la si nécessaire. Sur le Configurer les comptes fournisseurs , vérifiez les points suivants :
      • Corrigez les périodes de chronologie. Pour la première ligne de la plage de périodes de chronologie, laissez le champ Plage minimale vide et définissez le champ Plage maximale sur 0.
      • Assurez-vous de cocher la case pour Afficher les extournes en tant que transactions historiques est coché.

En général, cela signifie que vous exécutez le rapport de balance âgée au niveau de l’entité et que le fournisseur que vous avez sélectionné est limité au niveau général. Bien que vous puissiez afficher la balance âgée des fournisseurs qui sont limités au niveau général, vous ne pouvez pas accéder à leurs fiches d’informations au niveau de l’entité.

Solution : Exécutez le rapport de balance âgée à partir du niveau général.

Si le fournisseur est limité au niveau général, ses transactions apparaissent dans le rapport de balance âgée uniquement lorsque celui-ci n’est pas filtré par établissement.

Solution : Personnalisez le rapport pour effacer le filtre Établissement.

Ce comportement est normal. Les écritures de journal effectuées directement sur le compte du grand livre des Comptes fournisseurs ne sont pas transférées au livre auxiliaire des Comptes fournisseurs.

Solution : Rapprochez et suivez manuellement les écritures de journal directes pour vous assurer que le GL est lié au rapport de balance âgée des CF. .

Si les écritures de journal sont codées sur des comptes du grand livre incorrects, modifiez-les pour corriger le codage.

Certains comptes peuvent ne pas être configurés comme remplacement des comptes du grand livre dans CF ou avoir été configurés après la définition du remplacement.

Solution :  Configurez l’utilisation des comptes du grand livre de remplacement dans la configuration des CF et sélectionnez les comptes appropriés à remplacer. Les transactions créées après cette modification sont incluses dans le rapport de balance âgée.

Ce comportement est normal lorsque la transaction répond aux critères de suppression :

  • La date d’échéance de l’âge est atteinte pour la transaction (par exemple, il s’agit du jour 31 sur un rapport de 0 à 30 jours)
  • La facture fournisseur est payée
  • Un crédit ou un acompte est appliqué au facture
  • Le facture est supprimé ou extourné

Solution : Réexécutez le rapport pour voir les modifications tardives.

Le rapport de balance âgée est basé sur la date de comptabilisation dans le grand livre, mais la date de sélection que vous avez choisie entraîne une discordance si un paiement a été reçu avant la date de la facture fournisseur.

Solution : Utilisez l’une des deux procédures suivantes pour lier les soldes :

  • Créez des écritures de journal pour :
    1. Compensez le paiement.
    2. Ajoutez le paiement dans la bonne période, en utilisant la date de facture fournisseur ou toute date ultérieure.
  • Dans l’application CF :
    1. Extournez le paiement.
    2. Recréez le paiement (sélectionnez à nouveau la facture fournisseur à payer).

Exemple : Vous créez une facture fournisseur le 1er décembre et avez enregistré par erreur que le paiement a été effectué le 15 novembre. Lorsque vous créez une écriture de journal pour ajouter le paiement ou sélectionner à nouveau la facture fournisseur à payer, utilisez le 1er décembre ou toute date ultérieure comme date de paiement.

Pour éviter qu’une date de paiement ne soit antérieure à la date de la facture fournisseur, assurez-vous que l’option Dates de paiement doit être postérieurs à leurs dates de facturation est sélectionné dans votre configuration de CF.

Solution : Déterminez le montant des transactions qui ont été importées en tant qu’historiques et créez une écriture de journal pour équilibrer le compte CF.

Cause probable : Les sélections de devise de rapport que vous avez effectuées lors de l’exécution du rapport au niveau général entrent en conflit avec les paramètres de type de taux de change que vous avez sélectionnés au niveau de l’entité. Par conséquent, les transactions en devise étrangère sont converties dans la devise de rapport à l’aide de différentes méthodes.

Solution : Définissez les paramètres de vos rapports au niveau général et au niveau de l’entité pour qu’ils correspondent à la façon dont vous souhaitez que les montants en tenue de compte soient calculés. Reportez-vous au tableau suivant pour obtenir des directives.

Résolution des incohérences de montants entre le niveau général et le niveau de l’entité
But Paramètres du rapport

Affichez les montants en tenue de compte des transactions en devise étrangère qui ont été recalculés en utilisant la date de rapport et le taux de change sélectionné.

Au niveau général, sélectionnez Convertir la devise à partir de Devise de transaction et sélectionnez l’icône Type de taux de change que vous souhaitez utiliser.

Au niveau de l’entité, sélectionnez la même option Type de taux de change que vous avez utilisé au niveau général.

Affichez les montants de base des transactions en devise étrangère à l’aide des informations de taux de change stockées avec la facture fournisseur.

Au niveau général, définissez Convertir la devise à partir de À Devise de tenue de compte. Poser Type de taux de change À Intacct Tarif quotidien.

Au niveau de l’entité, laissez la fenêtre Type de taux de change vide.

Exemple : Supposons que vous exécutez le rapport de balance âgée fournisseur au niveau général et au niveau de l’entité, pour un fournisseur qui a une transaction en devise étrangère impayée. Même si vous avez laissé la plupart des paramètres de rapport par défaut, les chiffres ne correspondent pas.

Vos paramètres étaient les suivants :

Exemple de paramètres du rapport de balance âgée
Paramètre Niveau général Niveau de l’entité
Devise de rapport Identique à la devise de tenue de compte de l’entité Non applicable
Convertir le formulaire de devise Devise de tenue de compte Non applicable
Type de taux de change Taux de change journalier Intacct Taux de change journalier Intacct

Dans cet exemple, les chiffres sont différents, car le montant en tenue de compte de la transaction est calculé de deux façons différentes.

  • Le rapport de niveau général calcule le montant en tenue de compte à l’aide du type de taux de change et de la date de taux de change stockés dans les détails de la facture fournisseur.
  • Le rapport au niveau de l’entité calcule le montant en tenue de compte à l’aide de la date de rapport et du taux de change journalier Intacct.

Pour synchroniser les rapports, déterminez si vous souhaitez que le montant en tenue de compte soit calculé en fonction des informations de taux de change stockées ou du dernier taux de change pour la date de rapport. Reportez-vous au tableau correspondant à la résolution des incohérences de montants pour aligner les options de rapport et exécuter à nouveau les rapports.

Lorsque vous créez une transaction par carte de crédit dans Gestion de la trésorerie, le montant est comptabilisé dans le compte de compensation de carte de crédit et de passif de la transaction.

Solution : Lorsque vous créez le remboursement par carte de crédit, Intacct crée une facture fournisseur et le montant est comptabilisé dans le grand livre sur le compte CF.

Une cause fréquente en est que les fournisseurs uniques ne sont pas inclus dans le filtrage du rapport.

Solution : Exécutez le rapport du livre-journal des CF et assurez-vous que les fournisseurs uniques sont inclus.