Configurer des groupes de dimensions

La manière dont vous configurez les groupes de dimensions pour votre société dépend de votre activité et de la manière dont vous prévoyez d’utiliser ces groupes.

Par exemple, votre société fournit des services à partir de plusieurs endroits. Vous pouvez configurer des groupes de dimensions qui vous aident à filtrer les rapports par établissement, client, collaborateur et même par projet.

Au sein de chaque type de groupe de dimension, vous pouvez définir plusieurs groupes à des fins différentes, tels que des groupes qui filtrent les clients par type, montant dû, pays ou une combinaison de critères.

Cette page d’aide ne s’applique qu’aux dimensions standard. Pour plus d’informations sur les dimensions définies par l’utilisateur, reportez-vous à la section Gérer les dimensions définies par l’utilisateur.
Abonnement

Société
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise

Responsable projet

Employé (Affichage)
Permissions Groupes de dimensions (varie selon l’application) : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier

Il existe une liste de groupes de dimensions distincte pour chaque type de dimension standard, et les permissions contrôlent votre accès à ces dimensions.

Tous les groupes de dimensions se trouvent dans le menu Rapports. Pour les consulter, accédez à Rapports > Mise en place > Groupes de dimension.

Vous pouvez également trouver des groupes de dimensions spécifiques dans la section Configuration de leurs applications associées. Par exemple, pour trouver la liste des groupes de clients :

Aller à Comptes clients ou Ventes >Configuration > Clients > Groupes.

Certains groupes de dimensions, tels que les clients, les fournisseurs et les articles, se trouvent dans plusieurs menus. Tous les groupes de dimensions sont disponibles auprès du Rapports > Configuration menu.

Le tableau suivant répertorie les menus supplémentaires dans lesquels vous pouvez trouver des groupes de dimensions spécifiques. La disponibilité dépend des dimensions définies pour votre société et de vos propres permissions pour chaque application.

Menus des groupes de dimensions
Groupe de dimensions Menus

Groupes de services

Société

Groupes d’établissement

Société

Groupes de collaborateurs
  • Société
  • Dépenses

Groupes d’article
  • Ventes
  • Achats
  • Projets
  • Inventaire

Groupes de clients
  • Comptes clients
  • Ventes

Groupes de fournisseurs
  • Comptes fournisseurs
  • Achats

Groupes de projets
  • Projets
  • Ventes
  • Comptes clients

Groupes de dépôts

Contrôle d’inventaire

Groupes de contrats

Contrats

Groupes de classes

Société
Si aucun groupe de dimension particulier n’apparaît dans un menu, demandez à votre administrateur de vous accorder les permissions nécessaires pour le groupe de dimension. Il existe des permissions distinctes pour chaque application à partir desquelles vous pouvez accéder à la liste des groupes de dimensions.

Ajouter un groupe de dimension

  1. Aller à Rapports > Mise en place > Groupes de dimension et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de la dimension pour laquelle vous ajoutez un groupe.

  2. Entrez un Pièce d’identité et Nom pour le groupe de dimension.

    Vous ne pouvez pas modifier les ID après avoir enregistré le groupe, mais vous pouvez modifier le nom ultérieurement.

  3. Si vous le souhaitez, entrez une description qui vous rappellera ce que ce groupe inclut ou comment il est utilisé.

  4. De la Type de groupe , sélectionnez le type de groupe que vous souhaitez créer.

    • Sélectionnez Tous les membres si vous souhaitez configurer des filtres qui sélectionnent automatiquement les membres du groupe dans un groupe de tous les membres de la dimension.

      Par exemple, vous pouvez créer un groupe de clients directs qui filtre les clients pour n’inclure que ceux dont le champ Type de client est défini sur Direct.

      Nous vous recommandons vivement de sélectionner ce type de groupe afin que de nouveaux membres soient ajoutés automatiquement en fonction de vos filtres.

    • Sélectionnez Membres spécifiques pour sélectionner manuellement les membres de la dimension. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres pour affiner davantage le groupe.

      Le type de groupe et les options que vous sélectionnez déterminent quels membres sont inclus dans les données de rapport lorsque vous filtrez sur ce groupe de dimension.

      Si vous créez des états financiers qui affichent des dimensions en rangées ou en colonnes, votre sélection détermine également les en-têtes de colonne et de rangée, ainsi que l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.

  5. Si vous avez sélectionné Tous les membres dans le Type de groupe , spécifiez le mode de tri des membres du groupe lorsqu’ils sont affichés dans les rapports.

    La façon dont vous définissez le groupe détermine l’ordre d’affichage des membres.

    Options de tri pour les membres de dimension
    Type de groupe Comment trier les membres

    Tous les membres

    Par défaut, les membres sont triés par ordre croissant en fonction de l’identifiant, mais vous pouvez modifier l’ordre de tri. Par exemple, vous pouvez trier un groupe de clients par ordre croissant en fonction du champ Nom.

    Pour définir l’ordre de tri, définissez la Ordre de tri à Croissant ou Décroissant puis sélectionnez le champ à utiliser pour le tri.

    Membres spécifiques

    Les membres seront affichés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste des membres.

    Apprenez à Sélectionner et ordonner les membres.

  6. Sélectionnez l’icône Structure dimensionnelle pour créer automatiquement une structure de dimension. Cela signifie que le groupe peut être utilisé sur les lignes ou les colonnes des états financiers.

    Vous pourrez ultérieurement retrouver vos structures de dimensions en accédant à Rapports > Mise en place > Dimensions ainsi que le nom de la dimension.

    Si vous ne créez pas de structure de dimension pour le groupe, vous ne pourrez utiliser le groupe que pour le filtrage.

  7. Ajoutez un filtrage au groupe.

      1. Sélectionnez le champ sur lequel vous souhaitez filtrer.

      2. Sélectionnez l’opération et la valeur que vous souhaitez filtrer.

        Les options dépendent du champ que vous sélectionnez.

        Si vous ajoutez plus d’un filtre, Tous (ET) est sélectionné dans l’onglet Conditions de filtrage par défaut. Cela signifie que les membres ne sont inclus que s’ils répondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier ce comportement en sélectionnant ou (n’importe lequel) dans le Conditions de filtrage domaine.

    En savoir plus sur Définition des membres du groupe de dimension.

Déterminer ce qu’il y a dans le groupe

Le type de groupe et les options que vous sélectionnez déterminent quels membres sont inclus dans les données de rapport lorsque vous filtrez sur ce groupe de dimension.

Si vous créez des états financiers qui affichent des dimensions en rangées ou en colonnes, votre sélection détermine également les en-têtes de colonne et de rangée, ainsi que l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.

  1. Sélectionnez Tous les membres comme type de groupe.
  2. Modifiez l’ordre de tri si nécessaire.
  3. Dans le Filtres listes, filtres pour tous Actif membres.
    1. Pour le Terrain, sélectionnez Statut.
    2. Pour le Opérateur, sélectionnez est égal à.
    3. Pour le Valeur, sélectionnez Actif.
  1. Sélectionnez Tous les membres comme type de groupe.
  2. Modifiez l’ordre de tri si nécessaire.
  3. Utilisez l’icône Filtres liste à filtrer sur des champs spécifiques (par exemple, le responsable du service).
Ne sélectionnez pas de membres spécifiques. Si vous sélectionnez des membres spécifiques (tels que des sites ou des fournisseurs particuliers), les filtres ne s’appliquent qu’aux membres que vous avez sélectionnés.
  1. Sélectionnez Membres spécifiques comme type de groupe.
  2. Utilisez l’icône Membres Liste pour ajouter, supprimer ou réorganiser des membres.
  3. N’appliquez aucun filtre au groupe.
  1. Sélectionnez Membres spécifiques comme type de groupe.
  2. Utilisez l’icône Membres Liste pour ajouter, supprimer ou réorganiser des membres.
  3. Utilisez l’icône Filtres liste pour restreindre davantage les membres en fonction de champs spécifiques.
Les champs non numériques sont appariés par ordre alphabétique.
  1. Sélectionnez Tous les membres comme type de groupe.
  2. Réglez l’icône Ordre de tri à Croissant ou Décroissant et sélectionnez le champ à utiliser.
  3. Entrez le numéro de correspondances dans le champ Nombre maximal de correspondances domaine.
Si vous prévoyez d’afficher les correspondances supérieures ou inférieures dans un rapport financier préparatoire, par exemple en affichant les meilleurs clients par chiffre d’affaires, n’utilisez pas cette option pour le groupe.

Sélectionnez des membres de dimension spécifiques et définissez leur ordre

Lorsque vous sélectionnez « membres spécifiques » d’une dimension, vous choisissez les emplacements, les services, les clients, les fournisseurs, les employés, les articles, les projets ou les classes que vous souhaitez inclure. Par exemple, vous pouvez créer un groupe d’employés qui contient certains employés.

  1. Définissez la valeur Type de groupe à Membres spécifiques.

  2. Utilisez la liste Membres pour sélectionner les membres à inclure. L’ordre de tri que vous sélectionnez sera utilisé dans tous les rapports qui affichent des dimensions dans des colonnes ou des lignes.

Si vous créez un groupe de dimension au niveau général, vous ne pouvez pas inclure des membres qui appartiennent à une entité. Essayez de créer le groupe de dimension à partir de l’entité elle-même.

Filtrer avec des valeurs de champ

Vous pouvez ajouter des filtres qui sélectionnent les membres de dimension en fonction de la valeur de certains champs. Par exemple, vous pouvez sélectionner des clients d’un certain type ou des fournisseurs qui ont une priorité de paiement urgente.

  1. Sélectionnez le champ sur lequel vous souhaitez filtrer.

  2. Sélectionnez l’opération et la valeur que vous souhaitez filtrer.

    Les options dépendent du champ que vous sélectionnez.

    Si vous ajoutez plus d’un filtre, Tous (ET) est sélectionné dans l’onglet Conditions de filtrage par défaut. Cela signifie que les membres ne sont inclus que s’ils répondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier ce comportement en sélectionnant ou (n’importe lequel) dans le Conditions de filtrage domaine.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’utilisation de chaque type de groupe de dimension.

Exemples de groupes de dimensions
Groupe de dimensions Exemples

Groupes de services
  • Tous les départements actifs
  • Services spécifiques
  • Par manager
  • Où le gestionnaire est l’utilisateur actuel
  • Par le service parent

Groupes d’établissement
  • Tous les emplacements actifs
  • Établissements spécifiques
  • Par manager
  • Où le gestionnaire est l’utilisateur actuel
  • Avec le même établissement parent
  • Avec une devise de tenue de compte particulière

Groupes de collaborateurs
  • Tous les employés actifs
  • Par type de gain (horaire ou salaire)
  • Par manager
  • Où le gestionnaire est l’utilisateur actuel
  • Avec des salaires supérieurs à un certain montant

Groupes d’article
  • Tous les éléments actifs
  • Par ligne de produits
  • Par type d’article
  • Le plus cher ou le moins cher (correspondance du haut ou du bas sur le prix de l’article)
  • Par statut fiscal (taxable = vrai ou faux)

Groupes de clients
  • Tous les clients actifs
  • Par type de client
  • Par secteur d’activité du client
  • Encours total le plus élevé dû
  • Avec une limite de crédit supérieure ou inférieure à un montant spécifique

Groupes de fournisseurs
  • Tous les fournisseurs actifs
  • Par type de fournisseur
  • Avec une priorité de paiement d’urgence
  • Encours total le plus élevé dû

Groupes de projets
  • Tous les projets actifs
  • Par type de projet (par exemple, type de facturation = Temps et matériel)
  • Avec un montant de facturation budgété supérieur à un certain montant
  • Tous les projets facturables (le champ du client n’est pas vide) qui ne sont pas terminés (le pourcentage d’avancement est inférieur à 100)
  • Par chef de projet
  • Où le chef de projet est l’utilisateur actuel

Groupes de contrats
  • Avec le même contrat d’approvisionnement
  • Créé au sein d’une entité particulière
  • Avec un statut particulier
  • Avec une période de renouvellement particulière

Groupes de dépôts
  • Avec le même entrepôt parent
  • Avec le même établissement

Groupes de classes
  • Toutes les classes actives
  • Avec la même classe parente
  • Actifs ou inactifs
  • Par description

Filtrez les projets, les employés, les lieux ou les services gérés par l’utilisateur actuel

Les groupes de dimensions peuvent afficher automatiquement aux gestionnaires uniquement les informations qui les concernent. Par exemple, vous pouvez configurer un groupe de dimension de projet appelé « Mes projets », qui filtre dynamiquement les projets gérés par le utilisateur actuel. De même, les groupes peuvent être utilisés pour filtrer les collaborateurs, les services ou les établissements gérés par l’utilisateur actuel.

Le utilisateur actuel est l’utilisateur qui est actuellement connecté à Intacct.

Supposons que vous ayez plusieurs chefs de projet. Chaque chef de projet souhaite que les rapports et les tableaux de bord soient filtrés pour ses projets uniquement.

  1. Créez un groupe de projets qui filtre les projets gérés par l’utilisateur actuel.

    • Groupe de projets nommé « Mes projets »
    • Sélectionnez Tous les membres
    • Sélectionnez ID du chef de projet comme champ de filtre, puis définissez l’icône Opérateur à est l’utilisateur actuel

    Parce que ID du chef de projet est connecté à un utilisateur Intacct, le groupe peut filtrer les projets où l’utilisateur actuel est le gestionnaire.

  2. Utilisez le groupe de dimensions pour filtrer les rapports et les tableaux de bord.

Par exemple, vous pouvez créer un rapport financier préparatoire qui affiche les revenus et les dépenses par projet. Ce rapport peut être préfiltré pour le groupe « Mes projets ». Vous pouvez également indiquer à l’utilisateur lorsque le rapport est exécuté afin qu’il puisse facilement basculer entre l’affichage de tous les projets et celui de ses propres projets.

Lorsque vous définissez le filtre sur l’utilisateur actuel, vous limitez l’utilisateur à voir uniquement le groupe, tel que les projets, les employés ou les emplacements associés à l’utilisateur. Par exemple, le champ de filtre est « Chef de projet » et l’opérateur est « utilisateur actuel ». " Lorsque le chef de projet exécute le rapport, il ne voit que ses propres projets.

Par exemple, vous pouvez créer un rapport financier préparatoire qui affiche les revenus et les dépenses par projet. Ce rapport peut être préfiltré pour le groupe « Mes projets ». Vous pouvez également indiquer à l’utilisateur lorsque le rapport est exécuté afin qu’il puisse facilement basculer entre l’affichage de tous les projets et celui de ses propres projets.

Supposons que vous ayez plusieurs chefs de projet. Chaque chef de projet souhaite que les rapports et les tableaux de bord soient filtrés pour ses projets uniquement.

  1. Créez un nouveau groupe de type Projet, Employé, Service ou Emplacement.
  2. Définissez le groupe comme d’habitude, en lui donnant un nom que les utilisateurs reconnaîtront, tel que « Mes projets » ou « Mes collaborateurs ».

  3. Dans le Filtres , sélectionnez un champ qui est connecté à un collaborateur qui est un utilisateur dans Intacct.

    • Pour les groupes de dimensions du projet, vous pouvez sélectionner l’icône ID du chef de projet domaine.
    • Pour les groupes de dimensions Service, Emplacement ou Employé, vous pouvez sélectionner l’icône Gérant domaine.

    Tous les champs de contact ne sont pas connectés à un utilisateur. Pour cette raison, le filtrage de l’utilisateur actuel est limité à la fonction ID du chef de projet et Gérant champs.

  4. Réglez l’icône Opérateur à est l’utilisateur actuel.

Combinez plusieurs filtres

Si vous avez plusieurs filtres, le comportement par défaut consiste à ne faire correspondre que les membres qui répondent à tous les critères. Cependant, vous pouvez modifier la façon dont cela fonctionne à l’aide de la commande Conditions de filtrage menu déroulant.

Conditions de filtrage
État du filtre Résultat

Tous (ET)

Inclure les membres qui correspondent à tous les critères (comportement par défaut).

Tous (OU)

Incluez les membres qui correspondent à tous les critères.

Expression

Utilise une expression que vous définissez pour appliquer les filtres.

Par exemple, l’expression suivante correspond à des membres qui répondent aux critères 1 et 2 ou aux critères 3.

(1 ET 2) OU 3

Si vous souhaitez sélectionner « l’un des » éléments, par exemple des départements dont le responsable est Jim, Sue ou Terri, créez plusieurs filtres et utilisez l’icône N’importe lequel (OU) état du filtre.

Créer un filtre de groupe pour les membres actifs et inactifs

Il arrive que vous souhaitiez inclure des dimensions inactives dans les rapports. Créez un groupe de dimensions qui filtre les deux types de membres de dimension.

  1. Ouvrez ou modifiez le groupe de dimensions pour le type de dimension, par exemple, départements, emplacements ou territoires.

  2. Dans la section des filtres, créez deux filtres :

    • Statut égal à actif
    • Statut égal à inactif
  3. Assurez-vous que le type de condition est défini sur N’importe lequel (OU).
  4. Enregistrez vos modifications.

Vous pouvez utiliser ce groupe lorsque vous souhaitez que les membres actifs et inactifs apparaissent dans un rapport.