Configurer des groupes de dimensions

La manière dont vous configurez les groupes de dimensions pour votre société dépend de votre activité et de la manière dont vous prévoyez d’utiliser les groupes.

Par exemple, votre société fournit des services à partir de plusieurs emplacements. Vous pouvez configurer des groupes de dimensions qui vous aident à filtrer les rapports par établissement, client, collaborateur et même projet.

Au sein de chaque type de groupe de dimensions, vous pouvez définir plusieurs groupes à des fins différentes, tels que des groupes qui filtrent les clients par type, montant dû, pays ou une combinaison de critères.

Cette rubrique s’applique aux dimensions standard. Pour les dimensions définies par l’utilisateur, reportez-vous à la section Gérer les dimensions définies par l’utilisateur.

Ajouter un groupe de dimensions

  1. Atteindre Rapports > Coup monté > Groupes de dimension et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de la dimension pour laquelle vous ajoutez un groupe.

  2. Saisissez un ID et Nom pour le groupe de dimensions.

    Vous ne pouvez pas modifier les identifiants après avoir enregistré le groupe, mais vous pouvez modifier le nom ultérieurement.

  3. Vous pouvez également saisir une description qui vous rappellera ce que ce groupe comprend ou comment il est utilisé.
  4. À partir de la Type de groupe , sélectionnez le type de groupe que vous souhaitez créer.

    • Choisir Tous les membres Si vous souhaitez configurer des filtres qui sélectionnent automatiquement les membres du groupe dans un groupe de tous les membres de dimension.

      Par exemple, vous pouvez créer un groupe Clients directs qui filtre les clients afin de n’inclure que ceux dont le champ Type de client est défini sur Direct.

    • Choisir Membres spécifiques pour sélectionner manuellement les membres de dimension. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres pour affiner davantage le groupe.

  5. Si vous avez sélectionné Tous les membres dans le Type de groupe , spécifiez le mode de tri des membres du groupe lorsqu’ils sont affichés dans les rapports.

    La façon dont vous définissez le groupe détermine l’ordre d’affichage des membres.

    Options de tri des membres de dimension
    Type de groupe Comment trier les membres

    Tous les membres

    Par défaut, les membres sont triés par ordre croissant en fonction de l’identifiant, mais vous pouvez modifier l’ordre de tri. Par exemple, vous pouvez trier un groupe de clients par ordre croissant en fonction du champ Nom.

    Pour définir l’ordre de tri, définissez l’attribut Ordre de tri À Ascendant ou Descendant puis sélectionnez le champ à utiliser pour le tri.

    Membres spécifiques

    Les membres seront affichés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste des membres.

    Découvrez comment Sélectionner et classer les membres.

  6. Sélectionnez l’icône Structure de dimension case à cocher pour créer automatiquement une structure de dimension. Cela signifie que le groupe peut être utilisé sur les lignes ou les colonnes des rapports financiers.

    Vous pourrez ultérieurement retrouver vos structures de dimension en accédant à Rapports > Coup monté > Taille puis le nom de la dimension.

    Si vous ne créez pas de structure de dimension pour le groupe, vous pourrez utiliser le groupe uniquement pour le filtrage.

  7. Ajoutez un filtrage au groupe.

      1. Sélectionnez le champ que vous souhaitez filtrer.
      2. Sélectionnez l’opération et la valeur que vous souhaitez filtrer.

        Les options dépendent du champ que vous sélectionnez.

        Si vous ajoutez plusieurs filtres, Toutes (ET) est sélectionné dans la Conditions du filtre par défaut. Cela signifie que les membres ne sont inclus que s’ils répondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier ce comportement en sélectionnant ou (n’importe lequel) dans le Conditions du filtre champ.

    En savoir plus sur Filtrage avec des valeurs de champ.

En savoir plus sur la détermination de la composition du groupe

Le type de groupe et les options que vous sélectionnez déterminent quels membres sont inclus dans les données du rapport lorsque vous filtrez sur ce groupe de dimensions.

Si vous créez des rapports financiers qui affichent les dimensions dans des lignes ou des colonnes, votre sélection détermine également les en-têtes de colonne et de ligne, ainsi que l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.

Sélectionner des membres de dimension spécifiques et définir leur ordre

Lorsque vous sélectionnez des membres spécifiques d’une dimension, vous choisissez les emplacements, services, clients, fournisseurs, collaborateurs, articles, projets ou classes individuels que vous souhaitez inclure. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de collaborateurs contenant certains collaborateurs.

  1. Définissez la Type de groupe À Membres spécifiques.
  2. Utilisez la liste Membres pour sélectionner les membres à inclure. L’ordre de tri que vous sélectionnez sera utilisé dans tous les rapports qui affichent des dimensions dans des colonnes ou des lignes.

Filtre avec valeurs de champ

Vous pouvez ajouter des filtres qui sélectionnent des membres de dimension en fonction de la valeur de certains champs. Par exemple, vous pouvez sélectionner des clients d’un certain type ou des fournisseurs dont la priorité de paiement est urgente.

  1. Sélectionnez le champ que vous souhaitez filtrer.
  2. Sélectionnez l’opération et la valeur que vous souhaitez filtrer.

    Les options dépendent du champ que vous sélectionnez.

    Si vous ajoutez plusieurs filtres, Toutes (ET) est sélectionné dans la Conditions du filtre par défaut. Cela signifie que les membres ne sont inclus que s’ils répondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier ce comportement en sélectionnant ou (n’importe lequel) dans le Conditions du filtre champ.

Filtrez les projets, les collaborateurs, les sites ou les services gérés par l’utilisateur actuel

Les groupes de dimensions peuvent montrer automatiquement aux responsables uniquement les informations qui les concernent. Par exemple, vous pouvez configurer un groupe de dimension de projet appelé « Mes projets », qui filtre dynamiquement les projets gérés par le Utilisateur actuel. De même, les groupes peuvent être utilisés pour filtrer les collaborateurs, les services ou les établissements gérés par l’utilisateur actuel.

Le Utilisateur actuel est l’utilisateur qui est actuellement connecté à Intacct.

Lorsque vous définissez le filtre sur l’utilisateur actuel, vous limitez l’utilisateur à voir uniquement le groupe, tel que les projets, les collaborateurs ou les sites associés à l’utilisateur. Par exemple, le champ de filtre est « Chef de projet » et l’opérateur est « Utilisateur actuel ». " Lorsque le chef de projet exécute le rapport, il ne voit que ses propres projets.

Pour créer un groupe qui filtre l’utilisateur actuel :

  1. Créez un nouveau groupe de type Projet, Collaborateur, Service ou Emplacement.
  2. Définissez le groupe comme d’habitude, en lui attribuant un nom que les utilisateurs reconnaîtront, par exemple « Mes projets » ou « Mes collaborateurs ».
  3. Dans le Filtres , sélectionnez un champ connecté à un collaborateur utilisateur d’Intacct.

    • Pour les groupes de dimensions du projet, vous pouvez sélectionner l’icône Identifiant du responsable projet champ.
    • Pour les groupes de dimensions Service, Emplacement ou Collaborateur, vous pouvez sélectionner l’icône Gérant champ.

    Tous les champs de contact ne sont pas connectés à un utilisateur. Pour cette raison, le filtrage de l’utilisateur actuel est limité aux Identifiant du responsable projet et Gérant champs.

  4. Définissez la Opérateur À Est l’utilisateur actuel.

Combiner plusieurs filtres

Si vous avez plusieurs filtres, le comportement par défaut consiste à faire correspondre uniquement les membres qui répondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier le fonctionnement à l’aide de l’icône Conditions du filtre menu déroulant.

Conditions du filtre
Condition du filtre Résultat

Tous (ET)

Inclure les membres qui correspondent à tous les critères (comportement par défaut).

Tous (OU)

Incluez les membres qui correspondent à n’importe quel critère.

Expression

Utilise une expression que vous définissez pour appliquer les filtres.

Par exemple, l’expression suivante met en correspondance les membres qui répondent aux critères 1 et 2 ou qui répondent au critère 3.

(1 ET 2) OU 3

Si vous souhaitez sélectionner « l’un des » éléments, par exemple des services dont le responsable est Jim, Sue ou Terri, créez plusieurs filtres et utilisez l’icône Toutes (OU) Condition du filtre.

Créer un filtre de groupe pour les membres actifs et inactifs

Il peut arriver que vous souhaitiez inclure des dimensions inactives dans les rapports. Créez un groupe de dimensions qui filtre les deux types de membres de dimension.

  1. Ouvrez ou modifiez le groupe de dimensions pour le type de dimension, par exemple, services, emplacements ou territoires.
  2. Dans la section Filtres, créez deux filtres :

    • Statut égal à actif
    • Statut égal à inactif
  3. Assurez-vous que le type de condition est défini sur Toutes (OU).
  4. Enregistrez vos modifications.

Vous pouvez utiliser ce groupe lorsque vous souhaitez que les membres actifs et inactifs apparaissent dans un rapport.

Déterminer ce qui se trouve dans le groupe

Le type de groupe et les options que vous sélectionnez déterminent quels membres sont inclus dans les données du rapport lorsque vous filtrez sur ce groupe de dimensions.

Si vous créez des rapports financiers qui affichent les dimensions dans des lignes ou des colonnes, votre sélection détermine également les en-têtes de colonne et de ligne, ainsi que l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.

Sélectionner des membres de dimension spécifiques et définir leur ordre

Lorsque vous sélectionnez « Membres spécifiques » d’une dimension, vous choisissez les emplacements, services, clients, fournisseurs, collaborateurs, articles, projets ou classes individuels que vous souhaitez inclure. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de collaborateurs contenant certains collaborateurs.

  1. Définissez la Type de groupe À Membres spécifiques.
  2. Utilisez la liste Membres pour sélectionner les membres à inclure. L’ordre de tri que vous sélectionnez sera utilisé dans tous les rapports qui affichent des dimensions dans des colonnes ou des lignes.

Filtre avec valeurs de champ

Vous pouvez ajouter des filtres qui sélectionnent des membres de dimension en fonction de la valeur de certains champs. Par exemple, vous pouvez sélectionner des clients d’un certain type ou des fournisseurs dont la priorité de paiement est urgente.

  1. Sélectionnez le champ que vous souhaitez filtrer.
  2. Sélectionnez l’opération et la valeur que vous souhaitez filtrer.

    Les options dépendent du champ que vous sélectionnez.

    Si vous ajoutez plusieurs filtres, Toutes (ET) est sélectionné dans la Conditions du filtre par défaut. Cela signifie que les membres ne sont inclus que s’ils répondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier ce comportement en sélectionnant ou (n’importe lequel) dans le Conditions du filtre champ.

Filtrez les projets, les collaborateurs, les sites ou les services gérés par l’utilisateur actuel

Les groupes de dimensions peuvent montrer automatiquement aux responsables uniquement les informations qui les concernent. Par exemple, vous pouvez configurer un groupe de dimension de projet appelé « Mes projets », qui filtre dynamiquement les projets gérés par le Utilisateur actuel. De même, les groupes peuvent être utilisés pour filtrer les collaborateurs, les services ou les établissements gérés par l’utilisateur actuel.

Le Utilisateur actuel est l’utilisateur qui est actuellement connecté à Intacct.

Lorsque vous définissez le filtre sur l’utilisateur actuel, vous limitez l’utilisateur à voir uniquement le groupe, tel que les projets, les collaborateurs ou les sites associés à l’utilisateur. Par exemple, le champ de filtre est « Chef de projet » et l’opérateur est « Utilisateur actuel ». " Lorsque le chef de projet exécute le rapport, il ne voit que ses propres projets.

Pour créer un groupe qui filtre l’utilisateur actuel :

  1. Créez un nouveau groupe de type Projet, Collaborateur, Service ou Emplacement.
  2. Définissez le groupe comme d’habitude, en lui attribuant un nom que les utilisateurs reconnaîtront, par exemple « Mes projets » ou « Mes collaborateurs ».
  3. Dans le Filtres , sélectionnez un champ connecté à un collaborateur utilisateur d’Intacct.

    • Pour les groupes de dimensions du projet, vous pouvez sélectionner l’icône Identifiant du responsable projet champ.
    • Pour les groupes de dimensions Service, Emplacement ou Collaborateur, vous pouvez sélectionner l’icône Gérant champ.

    Tous les champs de contact ne sont pas connectés à un utilisateur. Pour cette raison, le filtrage de l’utilisateur actuel est limité aux Identifiant du responsable projet et Gérant champs.

  4. Définissez la Opérateur À Est l’utilisateur actuel.

Combiner plusieurs filtres

Si vous avez plusieurs filtres, le comportement par défaut consiste à faire correspondre uniquement les membres qui répondent à tous les critères. Toutefois, vous pouvez modifier le fonctionnement à l’aide de l’icône Conditions du filtre menu déroulant.

Conditions du filtre
Condition du filtre Résultat

Tous (ET)

Inclure les membres qui correspondent à tous les critères (comportement par défaut).

Tous (OU)

Incluez les membres qui correspondent à n’importe quel critère.

Expression

Utilise une expression que vous définissez pour appliquer les filtres.

Par exemple, l’expression suivante met en correspondance les membres qui répondent aux critères 1 et 2 ou qui répondent au critère 3.

(1 ET 2) OU 3

Si vous souhaitez sélectionner « l’un des » éléments, par exemple des services dont le responsable est Jim, Sue ou Terri, créez plusieurs filtres et utilisez l’icône Toutes (OU) Condition du filtre.

Créer un filtre de groupe pour les membres actifs et inactifs

Il peut arriver que vous souhaitiez inclure des dimensions inactives dans les rapports. Créez un groupe de dimensions qui filtre les deux types de membres de dimension.

  1. Ouvrez ou modifiez le groupe de dimensions pour le type de dimension, par exemple, services, emplacements ou territoires.
  2. Dans la section Filtres, créez deux filtres :

    • Statut égal à actif
    • Statut égal à inactif
  3. Assurez-vous que le type de condition est défini sur Toutes (OU).
  4. Enregistrez vos modifications.

Vous pouvez utiliser ce groupe lorsque vous souhaitez que les membres actifs et inactifs apparaissent dans un rapport.