Rapports d’achats récurrents

La rapport récurrente Achats affiche récurrent transactions dans Achats. Vous pouvez voir toutes les transactions récurrentes ainsi que des détails tels que le type de document, leur fréquence, leur montant, la prochaine date à laquelle le système va générer une transaction, etc.

Utilisez ce rapport pour afficher la liste des transactions qui ont été planifiées pour être générées automatiquement en fonction du calendrier attribué. Ce rapport affiche uniquement la prochaine transaction planifiée. Par exemple, si vous avez un calendrier à générer une fois par mois sur une période de 12 mois, seule la transaction qui doit être générée ensuite s’affiche. Une fois la transaction générée, la transaction du mois suivant apparaîtra.

Si vous avez plusieurs transactions récurrent, vous pouvez filtrer les résultats rapport en fonction d’une numéro de critères, tels que uniquement les transactions récurrent pour un fournisseur ou un type de fournisseur spécifique.

Vous pouvez trier les résultats selon l’un des nombreux numéros de critères, tels que la date d’échéance, l’identifiant fournisseur, le nom du fournisseur, etc. Après avoir affiché les résultats, vous pouvez explorer les informations relatives au fournisseur et au modèle récurrent.

Les acheteurs utilisent ce rapport pour prévoir le type de transactions qui seront générées pour une période donnée.

For information on terms that may differ in your location, see Terminology across locales.

Pour accéder à ce rapport, rendez-vous sur Achats > Tous > rapports et sélectionnez Achats récurrents.

Abonnement	Achats
Type d’utilisateur	Entreprise Collaborateur Responsable projet Entrepôt
Permissions	Achats récurrents : Exécuter

Afficher un rapport mensuel

Générez le rapport.
Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Afficher.

Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.
Si vous le souhaitez, pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.
- Vous pouvez spécifier soit la période de référence, soit les dates de début et de fin, mais pas les deux.
Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.
- Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le client, l’article, le code universel des produits, la valeur ou le compte. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.
Effectuer la mise en page du rapport.
- Les options de format seront différentes d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.
Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Afficher : Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
- Imprimer : Affichez le rapport maintenant, au format PDF imprimable.
- Traiter et stocker : Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés, ou envoyés vers un site de stockage dans le cloud, de type Dropbox. En savoir plus sur le traitement et le stockage des rapports.
- Ajouter au tableau de bord : Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.
- Enregistrer : Enregistrez le rapport pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.
  
  Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.
- Exporter : Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données du rapport varient selon les rapports.
- Personnaliser : Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
- E-mail : Après avoir exécuté le rapport, envoyez-le par e-mail à d’autres utilisateurs.
Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de référence prédéfinies disponibles dans la Période de rapport et En date du ou créez votre propre période de référence à l’aide des champs Date de début et Date de fin champs.

Définissez la période

Dans la section Période, effectuez l’une des actions suivantes :

Utilisez la liste déroulante Période de référence pour sélectionner la période de référence. Saisissez une date dans le champ Date d’effet ou utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une date.
Saisissez une date de début spécifique, une date de fin ou les deux. Vous pouvez également utiliser l’outil de calendrier pour sélectionner les dates souhaitées.

Si vous renseignez tous les champs relatifs à la période (c’est-à-dire, les champs Période de référence, Date d’effet, Date de début et Date de fin), Intacct génère votre rapport sur la base des dates de début et de fin. Il ignore la date d’effet.

Le tableau suivant décrit les champs de la section Période.

Champ	Description
Période de référence	Ces périodes sont toujours relatives à la date d’effet. Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.
Date d’effet	La date qu’Intacct utilisera comme référence pour la période de référence sélectionnée. La date du jour est sélectionnée par défaut.
Date de début	N’indiquez rien dans le champ Date de début afin d’inclure toutes les informations depuis la date la plus ancienne de vos données Intacct jusqu’à la date de fin.
Date de fin	N’indiquez rien dans le champ Date de fin pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour obliger Intacct à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un établissement, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.

Filtres du rapport

Utilisez les filtres pour cibler les résultats du rapport. Les filtres vous permettent en effet d’isoler les données de votre choix en vue de les regrouper. Vous pouvez définir la combinaison de filtres de votre choix.

Pour personnaliser les résultats du rapport, modifiez les filtres comme suit :

Pour limiter les résultats à un fournisseur spécifique ou à une gamme de fournisseurs, utilisez la Du fournisseur et Au fournisseur menus déroulants.
Pour limiter les résultats à un type de fournisseur spécifique, utilisez la Type de fournisseur menu déroulant.
Pour limiter les résultats à un type de document spécifique ou à une plage de types, utilisez la commande À partir de l’ID du modèle de document et À l’ID du modèle de document menus déroulants.
Les options de filtre suivantes s’affichent uniquement si vous travaillez dans un environnement multi-devises et multi-entités :
1. Pour filtrer le rapport par établissement géographique, sélectionnez l’établissement dans la Emplacement menu déroulant.
  Si un établissement est requis lorsque vous exécutez ce rapport au niveau général, le système utilise l’établissement que vous spécifiez pour déterminer la devise appropriée.
2. Pour filtrer les rapport par service, sélectionnez le service dans la liste Service menu déroulant.
3. Si vous souhaitez que le rapport couvre certains établissements, indépendamment de ce que vous sélectionnez dans Emplacement, utilisez la Afficher pour Menu déroulant pour sélectionner les établissements que vous souhaitez que le rapport couvre :
  1. Si vous souhaitez que le rapport inclue les données de tous les établissements, quelle que soit la entité que vous utilisez actuellement, sélectionnez Tous les emplacements.
  2. Si vous souhaitez que le rapport inclue des données uniquement pour l’entité que vous utilisez actuellement, sélectionnez Cet établissement.
  3. Si vous souhaitez que le rapport inclue des données uniquement pour les emplacements qui sont des emplacements enfants de l’entité actuelle, sélectionnez Emplacements enfants. Par exemple, si votre entité actuelle est la Californie et que vous avez des sites enfants pour San Francisco et Los Angeles, utilisez cette option pour que le rapport inclue les données uniquement pour Los Angeles et la Californie.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Filtre de champ	Remarques	Limites
Du fournisseur, Au fournisseur
Type de fournisseur
De document ID de modèle, À document ID de modèle	Incluez uniquement les données d’un type de document ou d’une plage de types spécifique. Par défaut, ces champs sont vides, ce qui signifie que le rapport inclut tous les types de documents.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement spécifique.	S’affiche uniquement pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service et/ou établissement dispose de sa propre page de rapport.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour obliger le système à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un site, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.
Afficher pour	Sélectionnez cette option pour afficher différentes vues des données, en fonction de l’établissement ou de l’entité que vous choisissez : Tous les établissements : Cette option affiche les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité et ses enfants. Cet établissement : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées pour l’établissement ou l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur un établissement enfant ne sont pas affichées. Établissements enfants : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées sur les établissements enfants de l’établissement ou de l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité parent ne sont pas affichées.	Exemple : Supposons que votre établissement soit États-Unis > Californie > San Francisco. L’option Tous les établissements afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. L’option Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. L’option Établissements enfants afficherait les transactions pour la Californie et San Francisco uniquement.

Mise en forme

Utilisez cette section pour spécifier l’ordre de tri et pour modifier la mise en page du rapport.

Pour trier les résultats du rapport, sélectionnez l’icône Trier par liste déroulante, puis sélectionnez la catégorie à utiliser pour le tri.

Après une option, le terme « décroissant » signifie « ordre décroissant », tel que l’ordre alphabétique inverse ou l’ordre numérique inverse.
Pour modifier la mise en page, sélectionnez l’icône Orientation de page liste déroulant, puis sélectionnez Portrait ou Paysage.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque article de la section Format de cette page de configuration du rapport :

Options de format
Champ	Description
Trier par	Il s’agit de la date par défaut.
Orientation de la page	Portrait : affichez ou imprimez les pages du rapport verticalement. Le mode portrait est la présentation par défaut. Paysage : affichez ou imprimez les pages du rapport horizontalement.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport récurrent Achats par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Type de document	Type de document récurrent, par exemple Réception de l’inventaire
N° de référence	Commande d’achat numéro ou autre numéro de référence liée au fournisseur
Identifiant de contrat	ID associé à votre fournisseur, le cas échéant
Fréquence	Fréquence à laquelle la facture fournisseur est payée (par exemple, hebdomadaire, mensuelle, etc.)
Date de début	Date à laquelle la série de factures fournisseurs récurrentes a commencé
Nombre de documents
Montant	Montant de la transaction récurrente
Prochaine date	Date à laquelle la prochaine transaction sera générée
Conditions de paiement
Date d’échéance

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.