Modèles récurrents – Achats

Un modèle récurrent contient l’en-tête de transaction, les détails de l’élément de ligne et les informations de planification récurrente que le système utilise pour créer une transaction récurrente. La liste des modèles récurrents est l’endroit central où travailler avec des modèles récurrents.

Créer un nouveau modèle récurrent

Lorsque vous créez un modèle récurrent, vous commencez avec un modèle vierge. Dans le modèle, vous allez définir les informations d’en-tête requises, au moins un élément et les données de tarification. Les transactions créées à partir de ce modèle récurrent seront les premières transactions de n’importe quel flux de travail (car elles ne sont pas converties à partir de transactions existantes).

1. Aller à Achats > Tous > Autre activité de transaction et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Transactions récurrentes.

2. De la Type de document liste déroulante Sélectionnez le type de transaction à créer à partir du modèle récurrent, puis sélectionnez Postuler.

   Le système actualise la page pour changer le titre en Récurrent <transaction name=""> et affiche les champs que vous utiliserez pour définir le modèle de transaction.</transaction>

3. Entrez les informations souhaitées dans les champs appropriés. Remplissez au minimum les champs d’en-tête requis et ajoutez au moins un élément pour enregistrer le modèle. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Transaction pour plus de détails sur chaque champ.

4. Sélectionnez l’icône Horaire et entrez les informations suivantes :

   1. Date de mise en œuvre : La date à laquelle le modèle récurrent doit commencer.
   2. Répétitions, Tous les : Fréquence à laquelle la transaction récurrente doit être créée.
   3. Fin : Quand arrêter l’horaire.

   Voir le Descriptions des champs de l’onglet Planification pour plus de détails sur chaque champ.

5. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système valide le modèle par rapport aux paramètres de configuration. Toute donnée obligatoire mais manquante entraînera un ou plusieurs messages d’erreur. Si tel est le cas, corrigez les données indiquées dans les messages d’erreur, puis enregistrez le modèle.

   L’enregistrement d’un modèle récurrent n’a aucun impact sur le GL. Modèles récurrents qui créent une transaction qui est validée (par exemple, une facture fournisseur), comptabilisée à la date d’exécution planifiée (si l’exécution réussit).

Créer un modèle récurrent à partir d’une transaction existante

Un modèle récurrent créé à partir d’une transaction existante sera défini pour le même fournisseur et le même type de transaction que la transaction existante. Ainsi, vous ne pourrez pas modifier le Fournisseur ou Type de document dans le modèle récurrent.

Si vous souhaitez créer un modèle récurrent qui créera une facture fournisseur pour le fournisseur A, utilisez une facture fournisseur existante pour le fournisseur A. Vous pourrez modifier les détails de la transaction, ajouter ou supprimer des postes, modifier les prix de vente, etc. dans le modèle récurrent (comme le permettent les autorisations et la configuration de la définition de transaction).

Vous pouvez créer un modèle récurrent à partir de n’importe quelle transaction existante, à l’exception des transactions Brouillon.

1. Dans la liste des transactions applicable, ouvrez la transaction souhaitée. Par exemple, ouvrez une facture fournisseur. Vous pouvez l’ouvrir en mode édition ou en mode affichage.
2. Sélectionnez Plus d’actions puis sélectionnez Répéter.

   Une boîte de dialogue s’affiche pour indiquer que le système affichera la page de modèle récurrente.

3. Sélectionnez OK.
4. Modifiez les champs le cas échéant. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Transaction pour plus de détails sur chaque champ.
6. Sélectionnez l’icône Horaire Appuyez sur la touche Tabulation et saisissez la date à laquelle le modèle récurrent doit commencer dans la Date de début , sélectionnez un Fin et sélectionnez la fréquence de création de la transaction récurrente dans le Se répète champ. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Planification pour plus de détails sur chaque champ.
7. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système valide le modèle par rapport aux paramètres de configuration. Toute donnée obligatoire mais manquante entraînera un ou plusieurs messages d’erreur. Si tel est le cas, corrigez les données indiquées dans les messages d’erreur, puis enregistrez le modèle.

   L’enregistrement d’un modèle récurrent n’a aucun impact sur le GL. Si un modèle récurrent est défini pour créer une transaction qui est comptabilisée (comme par exemple, une facture fournisseur), chaque transaction créée à partir du calendrier est comptabilisée à la date d’exécution planifiée (si l’exécution réussit).

Copier un modèle récurrent

Un modèle récurrent copié à partir d’un modèle récurrent existant sera défini pour le même type de transaction que la transaction existante. Vous ne pourrez donc pas modifier le Type de document dans le modèle récurrent.

Si vous souhaitez créer un modèle récurrent qui créera une facture fournisseur, utilisez un modèle récurrent de facture fournisseur existant. Vous pourrez modifier les détails de la transaction, ajouter ou supprimer des postes, modifier les prix de vente, etc. dans le modèle récurrent (comme le permettent les autorisations et la configuration de la définition de transaction).

Modifier un modèle récurrent

Les modifications apportées à un modèle récurrent s’appliquent aux transactions créées à partir du modèle récurrent après que les modifications ont été apportées. Si vous ajoutez un élément de campagne à un modèle en cours, l’élément de ligne est inclus pour le reste de la planification et se termine à la fin de celle-ci.

Modifier la prochaine date d’exécution

L' Prochaine date d’exécution c’est la prochaine fois que le système tentera de créer une transaction à partir du modèle récurrent. Une fois que le modèle récurrent s’est exécuté avec succès une ou plusieurs fois, vous pouvez modifier ce champ pour changer la date, si nécessaire.

Si vous modifiez l’icône Prochaine date d’exécution, le calendrier des transactions futures change en fonction de la nouvelle date. Par exemple, si un calendrier récurrent mensuel a un Prochaine date d’exécution du 15 juin et que vous remplacez cette date par le 25 juin, alors chaque transaction récurrente suivante est programmée pour s’exécuter le 25 de chaque mois au lieu du 15.

Modification de la Prochaine date d’exécution Pour une planification qui est définie pour s’exécuter à la fin du mois, cela n’affecte que le mois pendant lequel la planification est définie pour s’exécuter. Par exemple, si vous modifiez l’attribut Prochaine date d’exécution du 30 au 26 septembre, le Prochaine date d’exécution reste le 30 septembre après l’enregistrement. Si vous l’avez changé pour le 1er octobre, le Prochaine date d’exécution serait le 31 octobre.

Calculs des impôts

Bien que les transactions d’achat utilisent l’option Retour au contactadresse(Avalara seulement) ou le Contact de livraison(Avalara ou Advanced Tax) pour calculer adresse les taxes sur les achats, récurrent les transactions d’achat n’utilisent pas ces contacts. Les transactions d’achat récurrentes utilisent actuellement les adresses suivantes pour le calcul des taxes :

• Pour les articles dont le type d’article = Stock, Kit ou Kit stockable : utilise l’option Entrepôt Adresse de contact de livraison ou régime d’imposition tiers.
• Pour les articles dont le type d’article n’est pas = Stock, Kit ou Kit stockable : utilise l’option Emplacement Adresse de contact de livraison ou régime d’imposition tiers.