Ajouter un groupe de compte

Il est courant de commencer par créer des groupes de comptes qui ne seront composés que de comptes GL individuels ou de catégories. Créez ensuite les types de groupes de comptes qui contiennent d’autres groupes de comptes, ceux qui font partie d’une formule de calcul, etc. Ces groupes de comptes sont plus susceptibles de constituer la base de vos rapports financiers.

Abonnement	Grand livre
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Groupes de comptes : Liste, Afficher, Ajouter

Aller à Rapports > Configuration et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Groupes de comptes.
Entrez un Nom pour le nouveau groupe de comptes.

Le nom du groupe de comptes détermine la façon dont il apparaît dans les listes et ne peut pas être modifié une fois le groupe de comptes enregistré. Toutefois, vous pouvez modifier la façon dont il s’affiche dans les rapports à l’aide de l’icône Afficher en tant que champs.

Si vous le souhaitez, sélectionnez un objet de groupe de compte dans la liste. Ou vous pouvez en créer un si nécessaire.

Un objet de groupe de compte peut être utilisé pour limiter la liste des groupes de comptes. Les finalités sont utiles lors de l’ajout d’un groupe à un autre groupe ou lors de la recherche de groupes dans les rapports financiers et les tableaux de bord.
Créer un objet de groupe de compte
1. Dans le champ Objet du groupe de comptes, sélectionnez Ajouter.
2. Entrez le nom de l’objet de groupe de compte, par exemple Actifs ou Dépense fiscale.
3. Par défaut, le statut est Actif. Pour le rendre inactif et non disponible, sélectionnez Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.
Si vous le souhaitez, entrez un Gestionnaire de groupe de comptes directement dans la zone de texte. Le gestionnaire de groupe de compte est utilisé pour le filtrage et s’affiche dans les rapports.
Si vous le souhaitez, modifiez le nom d’affichage dans le Afficher sur le rapport comme , par exemple « Actifs ».
Entrez le titre qui s’affichera en tant qu’en-tête dans le Afficher la ligne de total sous la forme boîte.
Sélectionnez la flèche vers le bas dans le Équilibre normal liste déroulante liste, puis sélectionnez Débit pour utiliser ce groupe de compte comme solde débiteur. Sélectionnez Crédit pour l’utiliser comme solde créditeur.

L’argent comptant est généralement un solde débiteur. Les ventes sont généralement un solde créditeur.

Assurez-vous que le solde normal est le même pour tous les comptes du groupe de comptes. Le solde normal prend la désignation du haut du groupe. Par exemple, si le parent est débit normal, tous les comptes inclus seront Ajouté, quel que soit leur réglage de solde normal.
Dans Sociétés de consolidation globale, sélectionnez Est un KPI pour rendre le groupe de compte disponible pour la sélection en tant qu’indicateur clé de performance (KPI).
Cette case n’est disponible que pour les sociétés partagées de plusieurs entités qui utilisent les consolidations globales.Vous pouvez afficher les données KPI en temps réel pour n’importe quelle entité ou établissement dans la vue Organisation lorsque Cumul des indicateurs clés de performance est activé. Vous pouvez sélectionner autant d’indicateurs clés de performance que vous le souhaitez dans les groupes de comptes, mais seuls les 10 premiers indicateurs clés de performance (par ordre alphabétique) sont affichés dans la vue Organisation. Aller à Grand livre > Tous > Structures de rapport financières > Groupes de comptes. Sélectionnez un groupe de comptes existant ou créez-en un, puis sous Informations sur le groupe de comptes Activer Est un KPI. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à tout moment.

Vous ne voyez pas vos KPI à la hausse ?
Seuls les 10 premiers groupes de comptes marqués comme KPI apparaissent dans le KPI up de la vue de l’organisation. Pour vous assurer que les KPI souhaités apparaissent dans le liste, nommez-les (ou renommez-les) avec une lettre ou un préfixe numéro, tel que a_Assets, b_Cash et équivalents, c_Expenses, etc.

Si vous activez ultérieurement les indicateurs de performance clés pour les groupes de comptes, Actualiser de l’organigramme actualise uniquement les données existantes. Actualisez la page dans le navigateur pour afficher les nouvelles données KPI.

Définir le type de structure de groupe et la méthode de calcul

Attribuez un type de structure à ce groupe de comptes. Sélectionnez l’icône Type de structure flèche vers le bas puis, dans la liste, sélectionnez le type de groupe de compte souhaité. Les options de page changent en fonction du type de groupe que vous sélectionnez. Pour plus d’informations sur les types de structures, reportez-vous à la section Types de groupes de comptes.

Chaque type de structure est conçu pour une utilisation spécifique et présente des caractéristiques différentes. Une fois que vous avez attribué un type de structure à un groupe de comptes, il ne peut pas être modifié.

Si la mauvaise structure a été affectée au groupe de comptes, supprimez le groupe et recréez-le, en lui attribuant le type de structure approprié. Vous pouvez uniquement supprimer les groupes de comptes qui n’ont pas encore été utilisés dans un rapport.

Sélectionnez le type de structure.
Les types incluent Comptes, Groupe de comptes, Comptes statistiques, Calcul, Catégorie et Catégorie statistique. Les membres du groupe que vous ajoutez sont basés sur le type de structure.
Les groupes de comptes de calcul ne sont pas pris en charge pour les rapports de rédacteur de rapports personnalisé interactifs
Sélectionnez la méthode de calcul. Indiquez si vous souhaitez que le rapport calcule les éléments suivants :

Seuls les montants de la période que vous avez sélectionnée (Pour la période)
montants cumulatifs jusqu’au début de la période sélectionnée (Début des règles)
les montants cumulatifs jusqu’à la fin de la période sélectionnée (Fin de période).
Ce dernier est utile, par exemple, dans une situation d’équilibre. Paramétrage des groupes de comptes de bilan en tant que Fin de la période. Paramétrage des groupes de comptes de levé des résultats en tant que Pour la période.

Les structures de calcul utilisent des méthodes de calcul qui vous permettent de créer des formules sur votre groupe de comptes. Vous pouvez ajouter, soustraire, multiplier ou diviser entre des comptes ou des groupes de comptes sélectionnés. Vous pouvez également utiliser une constante numéro dans le cadre du calcul. Affichez le résultat du montant sous forme de taux, de pourcentages ou de moyennes, en fonction de la formule que vous sélectionnez.

Les structures de calcul ne peuvent prendre que deux comptes, groupes compte ou constantes. Par exemple, vous pouvez :

Divisez le compte du grand livre des revenus par le compte statistique des employés pour obtenir votre revenu par collaborateur
Divisez votre dette totale par votre actif actuel pour obtenir le ratio d’endettement.

Un compte du grand livre peut être membre de plus d’un groupe de comptes.

En savoir plus sur Groupes de comptes et Types de groupes de comptes.

Ajouter des membres au groupe

Chaque type de structure a un type spécifique de membre. Pour chaque type de structure, spécifiez ce que vous souhaitez que ce groupe de comptes comporte. Le tableau suivant fournit des détails sur l’ajout de membres pour chaque type de structure.

Vous pouvez répéter l’opération en ajoutant des membres du groupe aussi souvent que vous le souhaitez, jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les membres souhaités à ce groupe.

Options de groupe de comptes
Type de structure	Ajouter des membres
Comptes	Spécifiez les comptes Grand livre qui composeront ce groupe. Sélectionnez une plage de comptes. Sélectionnez l’icône À partir du compte flèche vers le bas, puis sélectionnez un compte dans la liste qui s’affiche. Sélectionnez ensuite l’icône Pour compte flèche vers le bas et sélectionnez un compte. Entrez un ID de compte spécifique, si vous le connaissez, dans les zones de saisie de données. Sélectionnez Ajouter au groupe.
Comptes statistiques	Spécifiez les comptes statistiques du Grand livre qui composeront ce groupe. Sélectionnez une plage de comptes statistiques. Sélectionnez l’icône À partir du compte flèche vers le bas, puis sélectionnez un compte dans la liste qui s’affiche. Sélectionnez ensuite l’icône Pour compte flèche vers le bas et sélectionnez un compte. Entrez un ID de compte spécifique, si vous le connaissez, dans les zones de saisie de données. Sélectionnez Ajouter au groupe.
Groupes de groupes de comptes	Spécifiez les groupes de comptes qui composeront ce groupe. Sélectionnez l’icône Groupe de comptes flèche vers le bas, puis sélectionnez un groupe de compte dans la liste qui s’affiche. Pour filtrer la liste selon un type de compte spécifique : Sélectionnez l’icône Objectif du groupe de comptes flèche vers le bas. Sélectionnez l’objectif du filtrage. Sélectionnez le groupe de compte dans la liste. Sélectionnez Ajouter au groupe. Spécifiez un autre groupe de compte, et ainsi de suite, jusqu’à ce que vous ayez inclus tous les groupes souhaités dans ce groupe de compte.
Calcul	Sur le côté gauche de l’équation, utilisez le haut des 2 cases pour spécifier une constante, un seul compte du grand livre ou un groupe de comptes. Il s’agit de groupes de comptes discrets que vous souhaitez que ce groupe de comptes contient. Sélectionnez la flèche vers le bas Groupe de comptes et sélectionnez un groupe de comptes dans la liste qui s’affiche. Répétez cette opération pour le côté droit de l’équation. Indiquez si vous souhaitez additionner, soustraire, multiplier ou diviser. Définissez les options d’affichage. Utilisez les options d’affichage pour définir le numéro et l’unité de mesure pour le calcul. Les options incluent les décimales, le type tel que numéro ou pourcentage, l’unité et l’alignement. Par exemple, vous pouvez définir : 0 numéro chaque (unité) à droite pour afficher l’article sous la forme x chacun en utilisant uniquement des nombres entiers, ou définissez : 2 numéro $ à gauche pour afficher l’article sous la forme x $. Spécifiez un autre groupe de comptes, et ainsi de suite, jusqu’à ce que vous ayez inclus tous les groupes souhaités dans ce groupe de comptes de calcul. Certains opérateurs (addition, soustraction, multiplication, division) ne sont pas compatibles avec toutes les options d’affichage. Par exemple, l’addition, la soustraction et la multiplication ne peuvent pas être affichées sous forme de pourcentage.
Catégories	S’applique uniquement aux entreprises créées à l’aide d’un modèle de configuration. Spécifiez la catégorie de reporting des comptes qui composeront ce groupe. Vous ne pouvez pas modifier les catégories ou en créer de nouvelles, vous devez choisir dans la liste prédéfinie. Dans le Catégorie de rapport , sélectionnez une catégorie dans la liste. Sélectionnez ensuite Ajouter au groupe. Vous pouvez répéter cette opération aussi souvent que nécessaire, jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les comptes de votre choix à ce groupe. Vous utilisez un modèle de configuration des services ? Par défaut, les catégories Main-d’œuvre et Matières directes sont affectées à des groupes de comptes qui ne sont utilisés que dans les états suivants : Rentabilité du projet et estimation du projet par rapport au réel. Ces deux catégories n’apparaissent pas dans les rapports de bilan ou les comptes de résultat. Si vous avez attribué des comptes à ces deux catégories que vous souhaitez également afficher dans votre bilan, votre relevé des résultats ou d’autres rapports, attribuez ces catégories manuellement aux groupes de comptes appropriés.
Catégories statistiques	Spécifiez la catégorie de rapports statistiques qui composera ce groupe. Dans le Catégorie de rapport , sélectionnez une catégorie dans la liste. Sélectionnez ensuite Ajouter au groupe. Vous pouvez répéter cette opération aussi souvent que nécessaire, jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les comptes de votre choix à ce groupe.

(Facultatif) Ajouter des filtres au groupe de comptes

Vous pouvez utiliser la commande Filtres de rapport pour restreindre les données affichées par dimension ou par d’autres facteurs. Avant de créer un filtrage pour le groupe de comptes, réfléchissez à la manière dont vous allez l’utiliser dans les rapports et si le filtrage ici n’est pas trop restrictif.

En général, nous vous recommandons d’utiliser le filtrage sur le rapport ou le graphique au lieu du groupe de compte. Le filtrage sur le groupe de comptes limite la flexibilité des rapports.

Pour vous aider à choisir la méthode de filtrage la meilleure, déterminez qui verra le rapport. Pour les rapports créés pour une seule audience où les informations nécessaires sont toujours les mêmes, il peut être préférable de filtrer par groupe de compte.

Pour les rapports avec plusieurs audiences, le filtrage au niveau du rapport ou du graphique peut être une meilleure solution. Vous pouvez créer 1 rapport et le filtrer au moment de l’exécution afin que le rapport affiche les résultats pour différents services. Par exemple, affichez les résultats en fonction de la personne qui recevra le rapport. Vous pouvez définir le filtrage des rapports sans avoir à créer plusieurs groupes de comptes et rapports.

Un autre avantage du filtrage sur le rapport plutôt que sur le groupe de comptes est d’inclure plusieurs membres de la même dimension pour le même rapport. Lorsque vous utilisez le filtrage sur le rapport ou le graphique au lieu du groupe de compte, vous pouvez filtrer sur plusieurs membres de dimension à l’aide d’un groupe de dimension.

Après avoir déterminé que le filtrage sur le groupe de comptes est le bon choix, configurez votre filtrage.

Filtrage

Filtrez les transactions afin que le rapport affiche les débits, les crédits, ou les deux.
Sélectionnez l’article à filtrer, tel que Débit ou crédit, une dimension ou une autre option associée. Certains filtres, tels que Débit uniquement/Crédit uniquement, ont un choix limité. Les filtres fonctionnent ici sur les graphiques, les cartes de performances et les rapports financiers, mais sont ignorés dans les rapports du GL. La plupart des options sont des dimensions. La liste déroulante des dimensions propose quatre options :

Pas de filtre. Sélectionnez cette option pour inclure tous les objets dans le rapport (tels que tous les services, tous les projets, toutes les classes, etc.), en plus de tous les enfants de l’objet.

Spécifique (dimension), y compris les sous-dimensions. Sélectionnez cette option pour inclure l’objet parent que vous avez choisi dans la liste déroulante correspondante, ainsi que tous ses enfants.

Spécifique (dimensions). Sélectionnez cette option pour inclure uniquement la dimension que vous avez choisie dans la liste déroulante correspondante.
Les groupes peuvent être sélectionnés par service et site.
Pour Groupe de comptes, des filtres peuvent être sélectionnés pour Département et Emplacement, ainsi que d’autres dimensions standard qui incluent une hiérarchie.

Non (dimension) spécifié. Sélectionnez cette option pour afficher les transactions qui ne sont associées à aucune dimension.

Pour éviter les filtres conflictuels, le filtrage par tâche n’est pas pris en charge, car les tâches du projet qui utilisent Tâches standard pourrait avoir le même identifiant de tâche. Si vous devez utiliser un filtre par tâche, créez un groupe de comptes pour un rapport financier préparatoire, puis filtrez le rapport par tâche. Pour afficher le groupe de tâches dans une liste, filtrez par tâche spécifique et sélectionnez un projet spécifique.
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Pour enregistrer ce groupe de comptes et en créer un autre, sélectionnez Enregistrer et nouveau. Un autre blanc Informations sur le groupe de comptes s’affiche.

Comment les comptes apparaissent-ils dans les rapports ? (crédit ou débit)

L’apparition d’un compte en tant que compte de crédit ou de débit dans un rapport est influencée par deux facteurs :

Solde normal des comptes du groupe de compte.
Lorsque vous créez un compte, vous indiquez si le solde normal, du point de vue comptable, est un débit ou un crédit. Par exemple, les comptes de dépenses sont normalement des débits. Les comptes de vente sont normalement des crédits. Si vous exécutiez un rapport de bilan comptable, le solde normal du compte détermine s’il s’agit d’un crédit ou d’un débit.

Solde normal du groupe de comptes.
Lorsque vous créez un groupe de comptes, vous spécifiez si le solde normal est un crédit ou un débit, en fonction de la façon dont il est utilisé dans les états financiers. Par exemple, Revenus est un groupe de comptes de crédit et Dépenses est un groupe de comptes de débit.

Pourquoi y a-t-il un solde normal pour le groupe de comptes ? Le solde normal du groupe de comptes s’ajuste selon que les comptes du groupe sont un compte de crédit ou de débit, dans le contexte du rapport.

Si l’attribut Solde normal d’un groupe de compte est Crédit, les comptes de crédit apparaissent comme positifs et les comptes de débit comme négatifs.
Si l’attribut Solde normal d’un groupe de compte est Débit, les comptes de crédit apparaissent comme négatifs et les comptes de débit apparaissent comme positifs.

Par exemple, Dépenses est un groupe de comptes de débit. Les comptes du groupe, tels que les services publics, sont généralement des comptes de débit. Les comptes dans les dépenses doivent apparaître comme un numéro positif sur les comptes de résultat. En outre, le revenu net est un groupe de compte de crédit, ce qui fait que les dépenses sont traitées comme un débit lors de la détermination du revenu net total.

Pour rechercher des éléments granulaires tels que les écritures de journal effectuées dans un groupe de comptes pour une période de rapport spécifique, créez Financier ou Sur mesure rapports.