Informationen zu Vorschüssen in Kreditorenbuchhaltung

Erstellen Sie einen Kreditorenvorschuss, wenn Sie vor dem Erhalt von Waren oder Dienstleistungen eine Zahlung an einen Lieferanten leisten müssen, für den keine Rechnung vorhanden ist. Basishonorare, Kundenauftragseinzahlungen und Anzahlungen sind gute Beispiele dafür, wann Sie möglicherweise einen Vorschuss erstellen möchten. Vorschüsse werden in der Regel auf ein eingerichtetes Vorauszahlungskonto gebucht, das in Ihrer Konfiguration für die Kreditorenbuchhaltung definiert ist, aber Sie können das Konto beim Erstellen des Vorschusses überschreiben.

Nachdem Sie den Vorschuss bezahlt haben, wird er automatisch als Guthaben auf dem Lieferantenkonto verfügbar. Auf der Seite "Rechnungen bezahlen" können Sie das Guthaben mit Rechnungen verrechnen, die Sie von demselben Lieferanten erhalten.

Sie können Kreditorenvorschüsse nur auf Transaktionen innerhalb der Kreditorenbuchhaltung anwenden.

Workflow für Kreditorenvorschüsse

Der Prozess zum Erstellen und Anwenden eines Vorschusses folgt diesem allgemeinen Workflow:

  1. Sie erstellen einen Vorschuss.

  2. Sage Intacct erstellt automatisch eine Zahlungsanforderung für den Vorschuss.

  3. Sie schließen die Zahlung entsprechend der von Ihnen gewählten Zahlungsmethode ab.

  4. Sage Intacct stellt den Betrag als Guthaben zur Verfügung.

  5. Sie verrechnen das Guthaben, wenn Sie "Rechnungen bezahlen" verwenden, um eine Rechnung von diesem Lieferanten zu bezahlen.

Die Details des Workflows hängen davon ab, ob Sie Zahlungsgenehmigungen für Ihr Unternehmen aktiviert haben und welche Zahlungsmethode Sie auswählen.

Genehmigungen und der Workflow

Wenn Sie Zahlungsgenehmigungen für Ihr Unternehmen aktiviert haben, unterliegt die mit jedem Vorschuss verknüpfte Zahlungsanforderung dem Zahlungsgenehmigungsprozess. Sie können feststellen, ob Sie Genehmigungen aktiviert haben, wenn Sie beim Erstellen des Vorschusses die Möglichkeit haben, ihn als Entwurf zu speichern oder zur Genehmigung einzureichen.

Eingereichte Vorschüsse haben den Status "Genehmigung ausstehend", während die zugehörige Zahlungsanforderung den Zahlungsstatus "Eingereicht" hat. Wenn die Zahlungsanforderung mehrere Genehmigungen erfordert, werden sowohl der Vorschussstatus als auch der Zahlungsstatus als "Teilweise genehmigt" angezeigt, wenn auf zusätzliche Genehmigungen gewartet wird.

Die Spalte "Vorschussstatus" wird auf der Seite "Kreditorenvorschüsse" angezeigt, während die Spalte "Zahlungsstatus" auf der Seite "Zahlungsanforderungen" angezeigt wird.

Wenn eine Zahlungsanforderung nicht genehmigt wird, wird der Vorschussstatus auf "Abgelehnt" gesetzt. Sie können abgelehnte Vorschüsse bearbeiten und erneut einreichen, wodurch die Zahlungsanforderung zurück durch den Genehmigungsprozess geschickt wird.

Wenn Sie keine Zahlungsgenehmigungen verwenden oder wenn der Gesamtzahlungsbetrag unter dem für die Genehmigung erforderlichen Mindestbetrag liegt, wird die Zahlungsanforderung automatisch genehmigt. Wenn die Zahlungsmethode Scheck ist, wird der Vorschussstatus auf "In Bearbeitung" gesetzt. Für Datensatzübertragungen, Barmittel- und Kreditkartenzahlungen ist der Vorschussstatus auf "Vorschuss bezahlt" festgelegt.

Zahlungsmethoden und der Workflow

Nachdem die Zahlungsanforderung genehmigt wurde oder in Fällen, in denen keine Genehmigung erforderlich ist, hängt der Vorschussstatus von der Zahlungsmethode ab.

Zahlungen, die außerhalb von Sage Intacct verwaltet werden

Datensatzüberweisungen (EFT und manuelle Schecks), Bargeld- und Kreditkartenzahlungen sind alles Zahlungsmethoden, bei denen der Geldtransfer außerhalb von Intacct verwaltet wird. Sie müssen innerhalb von Intacct keine Maßnahmen ergreifen, um diese Zahlungen abzuschließen.

Wenn Zahlungsanforderungen mit diesen Methoden genehmigt werden, werden die Zahlungen sofort erfasst. Der Vorschussstatus ändert sich in "Vorschuss bezahlt" und der Zahlungsstatus ändert sich in "Abgeschlossen". Die Zahlungsanforderung wird auf die Seite "Erfasste Zahlungen" verschoben.

Zahlungen, die in Sage Intacct verwaltet werden

Scheck- und Bankzahlungen erfordern eine Aktion Ihrerseits, um die Zahlung abzuschließen. Bei diesen Vorschüssen ändert sich bei der Genehmigung der Zahlungsanforderung der Status des Vorschusses auf "In Bearbeitung" und der Zahlungsstatus auf "Genehmigt".

Die Zahlung mit diesen Methoden erfordert zwei Schritte.

  • Schritt 1: Ändert den Zahlungsstatus für die zugeordnete Zahlungsanforderung in "Geliefert". Der Vorschussstatus bleibt "In Bearbeitung".

  • Schritt 2: Ändert den Zahlungsstatus in "Abgeschlossen" und den Vorschussstatus in "In Bearbeitung". Das Guthaben ist jetzt unter "Rechnungen bezahlen" verfügbar.

Workflow-Schritt

Scheckzahlung

Bankdateizahlung

ACH payment

Schritt 1: So ändern Sie den Zahlungsanforderungsstatus in "Geliefert"

Drucken Sie den Scheck über die Seite Schecks drucken.

Generieren Sie die Bankdatei und laden Sie sie in der Cash-Management-Anwendung herunter.

Generieren Sie die ACH-Datei in der Cash-Management-Anwendung.

Wenn Sie eine NACHA-konforme Bankdatei verwenden, befolgen Sie die Verfahren für Bankdateien.

Schritt 2: So schließen Sie die Zahlung ab und ändern den Vorschussstatus in "Vorschuss bezahlt"

Bestätigen Sie den Scheck auf der Seite "Schecks drucken".

Laden Sie die Datei in das Bankportal hoch und bestätigen Sie sie.

Bestätigen und erfassen Sie die ACH-Datei.

Vorschüsse nachverfolgen

Sie können den Status aller Vorschüsse jederzeit auf der Seite "Kreditorenvorschüsse" ansehen. Wie bei anderen Listenseiten, wie z. B. der Liste "Rechnungen", können Sie On-the-fly-Filter erstellen, um Fragen zu beantworten, oder benutzerdefinierte Ansichten erstellen, um Ihre typischen Abfragen zu beantworten.

Wenn Sie einen Vorschuss aufrufen, erhalten Sie eine zusammenfassende Kopfzeile, detaillierte Informationen zum Vorschuss, eine Liste der Rechnungen, auf die der Vorschuss angewendet wurde, Erfassungsdetails, den Zahlungsanforderungsverlauf und das Prüfprotokoll.