Workflow für Zahlungsanforderungen

Sage Intacct erstellt eine Zahlungsanforderung, wenn Sie eine Rechnung oder eine Gruppe von Rechnungen zur Zahlung auswählen. Das Feld "Zahlungsstatus", das als Spalte auf den Seiten "Zahlungsanforderungen" und "Erfasste Zahlungen" angezeigt wird, gibt an, wo sich eine Zahlungsanforderung innerhalb des Zahlungsworkflows befindet.

Der Verlauf einer Zahlungsanforderung durch den Workflow hängt von folgenden Faktoren ab:

• Konfiguration der Zahlungsgenehmigungen
• Gewählte Zahlungsmethode

Zahlungsanforderung erstellen

Intacct erstellt Zahlungsanforderungen, wenn Sie einen der folgenden Schritte ausführen:

• Sie wählen auf der Seite "Rechnungen bezahlen" Rechnungen aus und wählen dann "Jetzt bezahlen" oder "Zum Postausgang hinzufügen" aus.

• Sie wählen in der Liste "Rechnungen" die Option "Bezahlen" neben einer Rechnung aus und füllen die Zahlungsoptionen aus.

  Die Option "Bezahlen" in der Liste "Rechnungen" ist für einige Konfigurationen mit Einschränkungen verfügbar. Weitere Informationen zum Bezahlen von Rechnungen über die Liste "Rechnungen".

• Erstellen Sie auf der Seite "Vorschüsse" einen Kreditorenvorschuss.

Wenn Sie dem Postausgang eine Zahlungsanforderung hinzufügen oder einen Vorschussentwurf erstellen, wird die Anforderung auf der Seite "Zahlungsanforderungen" mit dem Zahlungsstatus "Entwurf" angezeigt. Für Zahlungsanforderungen im Postausgang, die Sie aus dem Entwurfsstatus verschieben möchten, müssen Sie den Entwurf der Zahlungsanforderung im Postausgang bearbeiten. Für Entwürfe von Vorschüssen navigieren Sie zur Seite "Kreditorenvorschüsse", bearbeiten Sie den Vorschuss und reichen ihn ein oder erfassen ihn.

Nachdem Sie "Bezahlen" oder "Jetzt bezahlen" ausgewählt haben, ändert sich der Status der Zahlungsanforderung je nach Genehmigungskonfiguration in "Einreichen" oder "Genehmigt". Das gleiche gilt, nachdem Sie einen Vorschuss eingereicht oder erfasst haben.

Sie können die Details einer Zahlungsanforderung jederzeit auf der Seite "Zahlungsanforderung" einsehen. Rufen Sie die Details auf, um Einzelpositionen oder Details zu enthaltenen Rechnungen anzuzeigen.

Genehmigungen und der Workflow für Zahlungsanforderungen

Zahlungsanforderungen werden in den Workflow für Zahlungsgenehmigungen aufgenommen, wenn Sie einen der folgenden Schritte ausführen:

• Sie wählen Rechnungen unter "Rechnungen bezahlen" und "Jetzt bezahlen" aus.

• Sie bezahlen Rechnungen über die Liste "Rechnungen".

• Sie wählen eine Zahlungsanforderung im Postausgang und "Bezahlen" aus.

• Sie reichen einen Vorschuss ein oder erfassen ihn.

Wenn Sie keine Zahlungsgenehmigungen verwenden oder wenn der Gesamtzahlungsbetrag unter dem für die Genehmigung erforderlichen Mindestbetrag liegt, setzt Intacct den Zahlungsstatus automatisch auf "Genehmigt". Die Zahlung ist bereit für den nächsten Schritt, entsprechend der Zahlungsmethode.

Bei Zahlungen mit Beträgen, die genehmigt werden müssen, legt Intacct als Zahlungsstatus "Eingereicht" fest und fügt die Anforderung der Genehmigungswarteschlange hinzu. Die Anforderung wird für Benutzer mit den entsprechenden Genehmigungsberechtigungen für den Betrag auf der Seite "Zahlungen genehmigen" angezeigt.

Während die Zahlung den Genehmigungsprozess durchläuft, kann für den Zahlungsstatus einer der folgenden Werte festgelegt werden:

• Teilweise genehmigt: Mindestens eine genehmigende Person hat die Zahlungsanforderung genehmigt. Auf Grundlage des von Ihnen festgelegten Genehmigungsprozesses sind zusätzliche Genehmigende erforderlich.

• Nicht genehmigt: Ein Genehmigender hat die Zahlungsanforderung abgelehnt. Je nach dem Grund für die Ablehnung können Sie die Zahlungsanforderung möglicherweise bearbeiten und erneut einreichen.

• Genehmigt: Die Zahlungsanforderung wurde von allen erforderlichen Genehmigenden genehmigt und kann bezahlt werden.

Zahlungsmethoden und der Zahlungsworkflow

Nachdem eine Zahlung genehmigt wurde oder in Fällen, in denen keine Genehmigung erforderlich ist, hängt das weitere Vorgehen von der Zahlungsmethode ab. Bei einigen Zahlungsmethoden ändert sich der Zahlungsstatus in "Abgeschlossen", wenn die Zahlung genehmigt wird. Andere Methoden erfordern weitere Maßnahmen, um die Zahlung abzuschließen.

Sobald der Zahlungsstatus "Abgeschlossen" lautet, wird die Zahlungsanforderung bei allen Zahlungsmethoden auf die Seite "Erfasste Zahlungen" verschoben. Der Rechnungsstatus für alle zugehörigen Rechnungen ändert sich in "Bezahlt".

Zahlungen, die außerhalb von Sage Intacct verwaltet werden

Datensatzübertragung (EFT und manuelle Schecks), Barmittel, Vendor Payments powered by CSI und Kreditkartenzahlungen sind alles Zahlungsmethoden, bei denen der Geldtransfer außerhalb von Intacct verwaltet wird. Bei der Genehmigung von Zahlungsanforderungen werden die Zahlungen erfasst und der Zahlungsstatus wird in "Abgeschlossen" geändert. Sie müssen in Intacct keine weiteren Maßnahmen ergreifen, um die Zahlung abzuschließen.

Zahlungen, die in Sage Intacct verwaltet werden

Im Zahlungsworkflow erfordern Schecks, ACH-Zahlungen und Bankdateizahlungen ein Eingreifen Ihrerseits, bevor die Zahlung erfasst wird.

Nachdem die Zahlungsanforderung genehmigt wurde, muss sie geliefert und dann abgeschlossen werden. Lieferung bedeutet in diesem Fall das Drucken des Schecks oder das Generieren der Datei. Um die Zahlung zu erfassen, müssen Sie den Scheck oder die Datei bestätigen und im Fall von ACH- und Bankdateien die Datei erfassen oder hochladen.

Die folgende Tabelle zeigt, welcher Schritt jeweils erforderlich ist, um Zahlungsanforderungen der einzelnen Zahlungsmethoden durch diesen Workflow zu führen.

Schritte zum Ändern des Zahlungsstatus basierend auf der Zahlungsmethode

Workflow-Schritt	Zahlungen mit Scheck oder gemeinsamem Scheck	ACH-Zahlung	Bankdateizahlung
Ändern des Zahlungsstatus von "Genehmigt" in "Geliefert"	Drucken Sie den Scheck auf der Seite Schecks drucken.	Generieren Sie die ACH-Datei in der Anwendung "Zahlungsverkehr". Wenn Sie eine NACHA-konforme Bankdatei verwenden, befolgen Sie die Verfahren für Bankdateien.	Generieren Sie die Bankdatei und laden Sie sie in der Anwendung "Zahlungsverkehr" herunter.
Ändern des Zahlungsstatus von "Geliefert" in "Abgeschlossen"	Bestätigen Sie den Scheck auf der Seite "Schecks drucken".	Bestätigen und erfassen Sie die ACH-Datei.	Laden Sie die Datei in das Bankportal hoch und bestätigen Sie sie.

Nicht erfasste Zahlungsanforderungen stornieren

Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie eine Zahlungsanforderung, die noch nicht erfasst wurde, stornieren. Sie können beispielsweise eine Zahlung aussetzen, während Sie ein Problem mit dem Lieferanten lösen.

Wenn Sie eine Zahlungsanforderung stornieren, wird die Zahlungsanforderung entfernt und der Status aller zugeordneten Rechnungen von "Ausgewählt" in "Erfasst" geändert. Die Rechnungen können Sie wieder auf der Seite "Rechnungen bezahlen" auswählen.

Wenn Sie die Zahlung einer oder nur einiger der mit der Zahlungsanforderung verknüpften Rechnungen stornieren müssen, bearbeiten Sie die Zahlungsanforderung, um diese Rechnungen zu entfernen. Die bearbeitete Zahlungsanforderung wird nach ihrer Änderung durch den Genehmigungsprozess zurückgesendet.

Wenn der Zahlungsstatus "Geliefert" lautet, ist die Zahlung in Bearbeitung, aber noch nicht erfasst. Sie müssen die unbestätigte Zahlung annullieren, bevor Sie die Anforderung stornieren können.

Erfasste Zahlung annullieren

Nachdem eine Zahlungsanforderung abgeschlossen wurde, wird sie auf die Seite "Erfasste Zahlungen" verschoben. Sie können eine erfasste Zahlung auf dieser Seite annullieren, sofern sich die Zahlung in einem Auswahlzeitraum befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Erfasste Zahlung annullieren.