Vorschuss auf Kreditorenbuchhaltung erstellen

Erstellen Sie einen Kreditorenvorschuss, wenn Sie vor Erhalt einer Rechnung eine Zahlung an einen Lieferanten leisten müssen. Wenn ein Lieferant beispielsweise eine Vorauszahlung verlangt, erstellen Sie eine Vorauszahlung und buchen Sie sie auf ein eingerichtetes Vorauszahlungskonto oder erstellen Sie ein neues Konto.

Wenn Sie einen Kreditorenvorschuss erstellen, geben Sie Zahlungsinformationen an, die Intacct zum Erstellen einer Zahlungsanforderung verwendet. Nachdem Sie die Zahlungsanforderung abgeschlossen haben, ändert sich der Vorauszahlungsstatus in "Vorschuss bezahlt" und der Betrag wird zu einem Guthaben.

Sie können dieses Guthaben auf der Seite "Rechnungen bezahlen" mit der Rechnungssumme verrechnen, nachdem die Rechnung eingegangen und fällig geworden ist.

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Kreditorenvorschüsse: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Vorschüsse aus.

  2. Geben Sie das Datum der Vorschusszahlung ein.
  3. Wählen Sie einen vorhandenen Lieferanten aus oder fügen Sie bei Bedarf einen neuen Lieferanten hinzu.

  4. (Unternehmen mit mehreren Währungen) Geben Sie im Abschnitt "Währung" Informationen zur Transaktionswährung und zum Wechselkurs ein.

    Vorschusshaben können auf Rechnungen desselben Lieferanten angewendet werden, die eine übereinstimmende Transaktionswährung haben.

    1. Wählen Sie die zu verwendende Transaktionswährung aus.

      Wenn dies nicht die Basiswährung Ihres Unternehmens ist, fahren Sie mit den nächsten beiden Schritten fort.

      Haben Sie einen Lieferanten, der Transaktionen mit einer anderen Währung durchführt? Legen Sie die Standardwährung im Lieferantendatensatz so fest, dass sie der von Ihnen gewählten Währung entspricht. Wenn Sie dann eine Rechnung, einen Vorschuss oder eine Anpassung für den Lieferanten erstellen, legt Intacct die Transaktionswährung automatisch so fest, dass sie mit der Standardwährungseinstellung übereinstimmt.

    2. Wählen Sie eine Wechselkursart aus, z. B. Intacct-Tageskurs oder Veröffentlichter WSJ-Kurs.

    3. Geben Sie ein Datum für das Wechselkursdatum ein oder wählen Sie eins aus.

      Der Standardwert ist das aktuelle Datum, Sie können den Standardwert jedoch überschreiben. Sie können stattdessen beispielsweise das Datum angeben, an dem die Transaktion erstellt wurde, oder das Datum, an dem Sie die Transaktion bezahlen möchten.

      Wenn Sie das Datumsfeld überschreiben, wird das Wechselkursdatum automatisch aktualisiert.

    4. Geben Sie optional einen Wechselkurs ein.

      Wenn Sie den Wechselkurs für diese Transaktion kennen oder mit dem Lieferanten einen Vertrag zu einem festgelegten Wechselkurs abgeschlossen haben, geben Sie ihn hier ein.

  5. Wählen Sie unter Zahlungsmethode die Zahlungsmethode aus.

    Die Zahlungsmethode bestimmt, wie die Vorauszahlung in Ihrem Unternehmen abgewickelt wird.

    Wenn Sie z. B. Scheck auswählen, müssen Sie den Scheck zuerst drucken und im Hauptbuch bestätigen, bevor er zu einem Guthaben wird, das Sie mit einer Rechnung verrechnen können.

    Wenn Sie Kreditkarte auswählen, erstellt Intacct automatisch eine Kreditkartentransaktion.

  6. Wählen Sie die Bank oder Kreditkarte aus, die für die Zahlung verwendet werden soll.

    Wählen Sie für die Zahlungsmethoden "Scheck", "Datensatzübertragung" oder "Barmittel" die zu verwendende Bank aus. Für Vorschüsse, die mit einer Kreditkarte bezahlt werden sollen, wählen Sie die zu verwendende Kreditkarte aus.

  7. Fügen Sie optional einen Anhang und eine Referenznummer oder Dokumentnummer für die Transaktion hinzu.

    Das Feld Referenznummer ist verfügbar, wenn Sie die Zahlungsmethode "Kreditkarte" oder "Datensatzübertragung" auswählen. Das Feld Dokumentnummer ist verfügbar, wenn Sie die Zahlungsmethode "Bargeld" auswählen.

  8. Geben Sie unter Beschreibung eine beliebige Notiz ein, die Sie mit dieser Transaktion speichern möchten.

    Diese Beschreibung wird in das Notiz-Feld für Einträge kopiert. Sie können sie bei Bedarf überschreiben.

  9. Wenn Sie Dimensionsstandards für Einzelpositionen festlegen möchten, wählen Sie optional Standardwerte anzeigen aus.

    Wenn Sie viele Einzelpositionen eingeben und Dimensionswerte für jede Position automatisch ausgefüllt werden sollen, wählen Sie Standardwerte für die gewünschten Dimensionen aus oder geben Sie sie ein. Sie können beispielsweise die Abteilung und den Standort auswählen, die für jede neue Einzelposition gelten. Sie können bei Bedarf Standardwerte für jede Einzelposition überschreiben.

  10. Geben Sie die Einzelpositionen in Einträge ein.

    1. Wenn Sie das Standard-Hauptbuchkonto überschreiben müssen, in dem der Vorschuss erfasst wird, klicken Sie auf Konto und wählen Sie ein neues Konto aus.

      Das Standardkonto für Kreditorenvorschüsse wird unter Kreditorenbuchhaltung konfigurieren festgelegt. Suchen Sie nach der Einstellung "Lieferantenvorschüsse" unter "Hauptbuchkonten".

    2. Geben Sie unter Transaktionsbetrag den Betrag der Einzelposition ein.

      Wenn der Vorschuss eine andere Transaktionswährung als Ihre Basiswährung verwendet, zeigt der Basisbetrag den Transaktionsbetrag in der Basiswährung an.

    3. Geben Sie im Feld Notiz zusätzliche Informationen zu diesem Eintrag ein.

    4. Wählen Sie für zusätzliche Dimensionen im Dropdown-Menü "Dimension" einen geeigneten Wert aus.

      Wenn Sie einen Standardwert für eine Dimension festgelegt haben, können Sie ihn hier zeilenweise überschreiben.

      Um zusätzliche Dimensionen festzulegen, die in der Zeile nicht sichtbar sind, wählen Sie den Tab Details anzeigen (oder Strg + Pfeil nach unten) aus, um sie anzuzeigen.

      Eine Dimension ist eine Kategorie von Daten, die Sie auf sinnvolle Weise organisieren und sortieren können. Sage Intacct bietet die folgenden vordefinierten Dimensionen:

      • Standort
      • Abteilung
      • Klasse
      • Kunde
      • Artikel
      • Projekt
      • Lieferant
      • Mitarbeiter
      • Warenlager (wenn Sie die Bestandskontrolle abonniert haben)
      • Vertrag (wenn Sie Verträge abonniert haben)

      Darüber hinaus können Sie mit Intacct neue Dimensionen definieren, die Ihren Anforderungen entsprechen. Verwenden Sie diese benutzerdefinierten Dimensionen, um Datenkategorien zu organisieren und zu sortieren, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind. Wenn es beispielsweise um ein Softwareunternehmen mit mehreren Produktlinien geht, können Sie eine benutzerdefinierte Dimension mit dem Namen Geschäftsfeld erstellen. Anschließend können Sie die Werte Direktkunden, Vertriebspartner und OEM hinzufügen.

      Mit Dimensionen können Sie Daten innerhalb einer Kategorie oder zwischen Kategorien erfassen, sortieren, analysieren und Reports erstellen, sodass Sie Schlüsselfaktoren wie die folgenden identifizieren können:

      • Ihre profitabelsten oder teuersten Artikel oder Kunden
      • Der Return on Investment eines Projekts oder einer Abteilung
      • Ob und in welchem Maße ein neues Produkt oder eine neue Produktlinie erfolgreich ist
      • In welche Richtung sich ein bestimmter Aspekt Ihres Unternehmens entwickelt
      • Mit Intacct-Dimensionen erhalten Sie genaue Kontrolle über die Datendefinition und Datenhierarchie

      Mit Dimensionen können Sie Finanzberichte an bestimmte Geschäftsaktivitäten anpassen, einen besseren Einblick in die Geschäftsentwicklung erhalten und schnellere, aussagekräftigere Geschäftsentscheidungen treffen.

      Stellen Sie sich Dimensionen als eine leistungsfähigere Alternative zu Unterkonten vor.

      Für die Projektdimension und benutzerdefinierte Dimensionen können zusätzliche Gebühren anfallen. Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, um weitere Informationen zu erhalten.

  11. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    Die angezeigten Optionen hängen von Ihrer gewählten Zahlungsmethode und davon ab, ob Ihr Unternehmen für Zahlungsgenehmigungen konfiguriert ist.

    • Wählen Sie Entwurf aus, um den Vorschuss als Entwurf zu speichern. Der Vorschuss wird nicht zur Genehmigung eingereicht und Sie haben die Möglichkeit, ihn je nach Ihren Berechtigungen zu bearbeiten oder zu entfernen.
    • Wählen Sie Speichern aus, um den Vorschuss zur Zahlung verfügbar zu machen, wenn die Zahlungsmethode Scheck- oder Bankdateizahlung ist und Ihr Unternehmen keine Zahlungsgenehmigungen verwendet. Der Zustand wird auf "In Bearbeitung" gesetzt.
    • Wählen Sie Buchen aus, um die Zahlung des Vorschusses zu erfassen, wenn die Zahlungsmethode "Datensatzübertragung", "Barmittel" oder "Kreditkarte" ist und Ihr Unternehmen keine Zahlungsgenehmigungen verwendet. Da diese Zahlungsmethoden außerhalb von Intacct verwaltet werden, wird der Zustand automatisch auf "Vorschuss bezahlt" gesetzt. Der Vorschuss kann auf der Seite "Rechnungen bezahlen" als Guthaben angewendet werden.
    • Wählen Sie Einreichen aus, um den Vorschuss zur Genehmigung einzureichen, wenn Ihr Unternehmen für Zahlungsgenehmigungen konfiguriert ist. In einigen Fällen kann der Vorschuss automatisch genehmigt werden, wenn Sie ihn einreichen. Unterschreitet beispielsweise der Gesamtbetrag des Vorschusses den für die Genehmigung erforderlichen Schwellenwert, wird der Vorschuss automatisch auf "Vorschuss bezahlt" gesetzt.

Nächster Schritt:

Nachdem Sie einen Vorschuss eingereicht haben, müssen Sie gegebenenfalls die Zahlung genehmigen, wenn Zahlungsgenehmigungen für Sie eingerichtet sind.

Vorschüsse, die genehmigt sind oder nicht genehmigt werden müssen, werden auf der Grundlage der Zahlungsmethode bezahlt:

Nachdem ein Vorschuss genehmigt und alle Schecks im Hauptbuch bestätigt wurden, können Sie den Vorschuss als Haben auf eine Rechnung auf der Seite "Rechnungen bezahlen" anwenden.