Rechnungen bezahlen

Auf der Seite "Rechnungen bezahlen" wählen Sie Rechnungen aus und erstellen Zahlungsanforderungen. Hier können Sie Lieferantenguthaben wie Vorschüsse oder Anpassungen anwenden. Nachdem Sie eine Zahlungsanforderung erstellt haben, müssen Sie sie möglicherweise genehmigen, bevor sie den verbleibenden Verbindlichkeiten-Workflows durchläuft. Möglich wäre beispielsweise, dass Sie einen Scheck drucken und bestätigen oder eine ACH-Zahlungsdatei generieren müssen.

Um Zahlungsanforderungen nach Lieferant zu kombinieren, zahlen Sie Rechnungen innerhalb des Geschäftsbereichs, in dem sie erstellt wurden. Zahlungsanforderungen für Rechnungen in verschiedenen Geschäftsbereichen können nicht in einem Scheck zusammengefasst werden, unabhängig davon, ob Sie "Zahlungsanforderungen zusammenführen" auswählen oder ob das Zusammenführen von Zahlungsanforderungen für den jeweiligen Lieferanten eingerichtet ist.

Wenn Sie eine einmalige Zahlung vornehmen möchten, die nicht mit einer vorhandenen Rechnung verknüpft ist, Manuelle Zahlung hinzufügen: Zahlung vornehmen oder Scheck ohne bestehende Rechnung ausdrucken.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle  > Rechnungen bezahlen.
2. Wenden Sie einen Filter an, um Rechnungen zu laden.

   Sofern Ihr Unternehmen nicht so konfiguriert ist, dass alle zahlungsbereiten Rechnungen angezeigt werden, müssen Sie einen Filter anwenden, um zu zahlende Rechnungen zu laden.

   1. Erstellen Sie einen Filter oder wählen Sie einen Filter in der Dropdown-Liste Filtern nach aus oder filtern Sie nach Fälligkeitsdatum oder Lieferantenbereich.
      Wenn Sie die Seite "Rechnungen bezahlen" auf Geschäftsbereichsebene aufrufen, werden in der Liste nur Rechnungen angezeigt, die auf Geschäftsbereichsebene erstellt wurden. Um Rechnungen einzuschließen, die auf der obersten Ebene erstellt und Ihrem Geschäftsbereich zugeordnet wurden, erstellen Sie einen Filtersatz, der die Option Transaktionen der obersten Ebene anzeigen enthält.
   2. Um die verfügbaren Guthaben auf diejenigen zu beschränken, die innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs erstellt wurden, wählen Sie ein Start- und ein Enddatum für den Filter Guthaben-Datumsbereich aus.
   3. Wählen Sie Filter anwenden aus, wenn Sie fertig sind.
   Wenn Sie sich mit den Grundlagen der Verwendung von Filtern zum Laden von zu zahlenden Rechnungen vertraut gemacht haben, lesen Sie diese Tipps und Tricks zum Erstellen erweiterter Filter.
3. Wählen Sie die Zahlungsmethode aus.

   Wählen Sie beispielsweise "Datensatzübertragung" aus, wenn Sie per elektronischer Überweisung (EFT) bezahlen.

   Die Optionen, die in der Dropdown-Liste "Zahlungsmethode" zur Auswahl stehen, basieren auf Ihrer Konfiguration. Wenn Ihr Unternehmen kürzlich eine neue Zahlungsmethode hinzugefügt hat und diese nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihre Admins, um herauszufinden, wann die Konfiguration abgeschlossen wird.
4. Wählen Sie die Rechnungswährung aus, die zum Bezahlen der ausgewählten Rechnung verwendet werden soll.

   Wenn Sie hier die Basiswährung auswählen, aktiviert Intacct automatisch das Kontrollkästchen Zur Zahlung Banken in der Basiswährung nutzen. Wenn Sie eine Fremdwährung auswählen, deaktiviert das System dieses Kontrollkästchen.

5. Wählen Sie eine Wechselkursart aus, z. B. Intacct-Tageskurs (die vom System bereitgestellte Standardwechselkursart, sofern Sie keine andere definiert haben) oder Veröffentlichter WSJ-Kurs.

   Wenn Sie den Wechselkurs für die jeweilige Transaktion kennen oder mit dem Lieferanten einen festgelegten Wechselkurs vereinbart haben, können Sie ihn unter Wechselkurs eingeben und so Systemberechnungen überschreiben.

6. Wählen Sie die Zahlungsanforderungsmethode aus.

   Um Zahlungsanforderungen nach Lieferant zu kombinieren, zahlen Sie Rechnungen innerhalb des Geschäftsbereichs, in dem sie erstellt wurden. Zahlungsanforderungen für Rechnungen in verschiedenen Geschäftsbereichen können nur dann zu einer Zahlung zusammengefasst werden, wenn die Basiswährung dieselbe ist und die Zahlungen auf der obersten Ebene zusammengeführt werden.

   Option Details

   Beschreibungen der Optionen für die Zahlungsanforderungsmethode und des verwendeten Zahlungskontakts

   Option	Beschreibung	Verwendeter Zahlungskontakt
   Präferenz des Lieferanten verwenden	Erstellt eine Zahlungsanforderung pro Lieferant oder eine Zahlungsanforderung pro Rechnung, je nachdem, ob das Kontrollkästchen Zahlungsanforderungen zusammenführen im Lieferantendatensatz aktiviert ist.	Aus dem Lieferantendatensatz
   Eine Anforderung pro Rechnung generieren	Erstellt für jede Rechnung eine separate Zahlungsaufforderung. Diese Option überschreibt alle Präferenzen des Lieferanten im Lieferantendatensatz. Bei Zahlungen mit der Zahlungsmethode "Gemeinsamer Scheck" wird immer eine Anforderung pro gemeinsamem Zahlungsempfänger generiert.	Aus der Rechnung
   Anforderungen zu einer Anforderung pro Lieferant zusammenführen	Erstellt eine Zahlungsanforderung für jeden Lieferanten, die alle ausgewählten Rechnungen mit demselben Zahlungsdatum, derselben Zahlungsmethode, derselben Bank und derselben Währung enthält. Wenn Sie "Zahlungsanforderungen zusammenführen" im Lieferantendatensatz deaktiviert haben, überschreibt diese Option diese Einstellung. Weitere Informationen zum Thema Zahlungskontakte für zusammengeführte Zahlungsanforderungen.	Aus dem Lieferantendatensatz
   Zahlungsanforderungen zu einer pro Zahlungskontakt des Lieferant zusammenführen	Erstellt Zahlungsanordnungen, die nach dem auf den ausgewählten Rechnungen angegebenen Zahlungskontakt gruppiert sind. Angenommen, Jana Müller ist der Zahlungskontakt eines Lieferanten. In der Rechnung haben Sie jedoch den Zahlungskontakt in Hans Schmidt geändert. Rechnungen mit dem Zahlungskontakt Jana Müller werden in einer Zahlungsanforderung gruppiert und alle Rechnungen mit dem ausgewählten Zahlungskontakt Hans Schmidt werden in einer separaten Zahlungsanforderung zusammengefasst. Wenn Sie eine Rechnung eingeben, wird der standardmäßige Zahlungskontakt aus der aktuellen Version des Lieferantendatensatzes übernommen. Wenn Sie den Zahlungskontakt des Lieferanten zwischen der Eingabe von zwei Rechnungen für denselben Lieferanten aktualisieren und die Standardvorgabe für den Zahlungskontakt nicht ändern, haben die beiden Rechnungen unterschiedliche Zahlungskontakte. Intacct erstellt zwei separate Zahlungsanforderungen für diese Rechnungen, wenn Sie Zahlungsanforderungen in einem Zahlungskontakt pro Lieferanten zusammenführen auswählen. Weitere Informationen zum Thema Zahlungskontakte für zusammengeführte Zahlungsanforderungen.	Aus der Rechnung

7. Wählen Sie die zu verwendende Bank oder Kreditkarte aus.

   Die Auswahl hängt davon ab, welche Zahlungsmethode Sie gewählt haben.

8. Wählen Sie das Datum für die Zahlung im Feld Zahlungsdatum auf ... setzen aus.

   Dies ist das Datum, das auf der Zahlung angezeigt wird und an dem sie im Hauptbuch erfasst wird.

9. Wählen Sie den zum Senden von Benachrichtigungen verwendeten Kontakt im Feld Zahlungsbenachrichtigungen senden von aus.

   Wenn Zahlungsbenachrichtigungen für Lieferanten aktiviert sind, erhalten die jeweiligen Lieferanten eine E-Mail von einem bestimmten Kontakt.

10. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Rechnung, die Sie zur Zahlung auswählen möchten, oder verwenden Sie die Option "Alle auswählen".
11. Wenden Sie alle vorhandenen Lieferantenguthaben manuell oder automatisch an.
    Das Verrechnen von Guthaben kann kompliziert sein. Erfahren Sie, wie Sie ein Lieferantenguthaben mit einer Rechnung verrechnen.
12. Überprüfen oder passen Sie den Wert im Feld Zu zahlender Betrag an.

    Wenn Sie eine Rechnung auswählen, wird das Feld "Zu zahlender Betrag" automatisch mit dem fälligen Gesamtbetrag befüllt.

    Wenn die Rechnung mehrere Einzelposten enthält, wird der zu zahlende Betrag nach der Wasserfallmethode verteilt. Der zu zahlende Betrag wird vom ersten Einzelposten zum nächsten aufgeteilt, bis alle Einzelposten bezahlt wurden. Sie können die Wasserfallmethode überschreiben und manuell Zahlungen für Einzelposten tätigen, indem Sie Positionsdetails auswählen.

    Wenn Sie eine Rechnung teilweise bezahlen müssen:

13. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie Jetzt bezahlen aus, um eine Zahlungsanforderung zu erstellen.

    • Wählen Sie Zum Postausgang hinzufügen aus, um einen Entwurf der Zahlungsanforderung für einen späteren Zeitpunkt zu erstellen.

      Wenn bereits Zahlungen für diesen Lieferanten im Postausgang vorhanden sind, fragt Intacct möglicherweise, ob Sie die ausgewählten Rechnungen mit der vorhandenen Zahlung zusammenführen möchten. Die Zahlungen müssen dieselbe Zahlungsmethode, dasselbe Zahlungsdatum, dieselbe Bank und dieselbe Währung aufweisen. Außerdem darf die Zahlungsanforderungsmethode nicht Eine Anforderung pro Rechnung generieren lauten.

14. Wenn das Pop-up-Fenster "Weitere Details hinzufügen" angezeigt wird, aktualisieren Sie die Notiz, die Dokumentnummer und Von der Bank gezahlter Betrag nach Bedarf.

    Notiz und Dokumentnummer werden empfohlen, sind aber nicht erforderlich.

Nächste Schritte

Zahlungen, die genehmigt werden müssen, können von Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen auf der Seite Zahlungen genehmigen genehmigt werden.

Bei Zahlungen, die bereits genehmigt wurden oder keine Genehmigung erfordern, hängt der nächste Schritt von der Zahlungsmethode ab:

• Zahlungen per Datensatzübertragung (EFT und manuelle Schecks), Barmittel, Vendor Payments powered by CSI und Kreditkartenzahlungen werden sofort erfasst.

• Scheckzahlungen, ACH-Zahlungen und Bankdateizahlungen, die alle in Sage Intacct verwaltet werden, erfordern ein Eingreifen Ihrerseits, bevor die Zahlung erfasst wird.

Die folgende Tabelle zeigt die nächsten Schritte für Zahlungen, die in Sage Intacct verwaltet werden:

Schritte zum Ändern des Zahlungsstatus basierend auf der Zahlungsmethode

Workflow-Schritt	Zahlungen mit Scheck oder gemeinsamem Scheck	ACH-Zahlung	Bankdateizahlung
Ändern des Zahlungsstatus von "Genehmigt" in "Geliefert"	Drucken Sie den Scheck auf der Seite Schecks drucken.	Generieren Sie die ACH-Datei in der Anwendung "Zahlungsverkehr". Wenn Sie eine NACHA-konforme Bankdatei verwenden, befolgen Sie die Verfahren für Bankdateien.	Generieren Sie die Bankdatei und laden Sie sie in der Anwendung "Zahlungsverkehr" herunter.
Ändern des Zahlungsstatus von "Geliefert" in "Abgeschlossen"	Bestätigen Sie den Scheck auf der Seite "Schecks drucken".	Bestätigen und erfassen Sie die ACH-Datei.	Laden Sie die Datei in das Bankportal hoch und bestätigen Sie sie.

Weitere Informationen zum Workflow für Zahlungsanforderungen