Informationen zur Einrichtung des automatisierten Rechnungseingangs

Nachdem der automatisierte Rechnungseingang für Sie aktiviert wurde, ist er einsatzbereit. Details zur Konfiguration und zum Optimieren der Einstellungen für E-Mail-Dienste finden Sie auf der Seite "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" in den Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung.

Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen benötigt Intacct die folgenden Informationen:

• Stufe der Einzelpositionsdetails, die Sie in Rechnungen aufnehmen möchten
• Standardstandort, der nur dann für Einzelpositionen verwendet wird, wenn KI/ML den Standort nicht prognostizieren kann

Jedes Mal, wenn Sie Rechnungen über die Liste "Rechnungen" hochladen, werden Sie von Intacct zur Eingabe dieser Informationen aufgefordert, die Intacct dann auf die zusammen hochgeladenen Rechnungen anwendet.

Für Rechnungen, die per E-Mail gesendet werden, verwendet Intacct die Konfiguration der E-Mail-Dienste in den Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung auf der Seite "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren".

Einzelpositionsdetails in Rechnungen

Sie wählen die Tiefe der Details aus, die Intacct in Rechnungsentwürfen angeben soll. Ihnen steht Folgendes zur Auswahl:

• Einzelne Einzelposition mit Gesamtbetrag
• Mehrere Einzelpositionen für jede Einzelposition in der Rechnung, mit den zugehörigen Beträgen

In der Standardkonfiguration für E-Mail-Dienste werden Rechnungen mit einer einzelnen Einzelposition generiert, die den Gesamtbetrag enthält. Wenn Sie ein geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen sind, können Sie unter "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" die Einzelpositiondetails ändern.

Standardstandorte und deren Anwendung auf Einzelpositionen

Für per E-Mail gesendete Rechnungen ist der Standardstandort in der Einrichtung vordefiniert. Dieser gilt für alle per E-Mail eingereichten Rechnungen. Die Standardvorgabe wird wie folgt bestimmt:

• Oberste Ebene: Die erste Entität in der Liste der Entitäten
• Entitäten: Der erste Standort der Entität, der in der Regel mit dem Entitätsnamen übereinstimmt

Der Standardstandort wird nur verwendet, wenn KI/ML den Standort in Einzelpositionen nicht prognostizieren kann. Eingehende Rechnungen werden immer als Entwürfe erstellt, die Sie überprüfen können. So haben Sie die Möglichkeit, Details zu bearbeiten, bevor Sie die Rechnung einreichen oder erfassen.

Beispiel

Angenommen, Sie haben in der vorangegangenen Woche einen neuen Lieferanten in Intacct aufgenommen. Heute sendet der Lieferant eine Rechnung an die von Ihnen bereitgestellte Top-Level-E-Mail-Adresse. Da die Rechnung die erste Rechnung ist, die Sie vom Lieferanten erhalten haben, verwendet Intacct Ihre erste Entität "E100–Eastern Region" als Standort für die Einzelpositionen. Bei Überprüfung der Rechnung korrigieren Sie den Standort in "E300--Western Region", bevor Sie die Rechnung einreichen oder erfassen.

Während Sie weiterhin Rechnungen vom Lieferanten erhalten und den Standort vor der Buchung bearbeiten, lernt KI/ML das Standortzuordnungsmuster. Bald ignoriert KI/ML die Standardeinstellung und prognostiziert den richtigen Standort für Sie.

Von Sage bereitgestellte E-Mail-Adressen

Bevor Sie eine Rechnung per E-Mail einreichen, benötigen Sie die richtige E-Mail-Adresse. Sie können die Liste der E-Mail-Adressen in der Konfiguration der E-Mail-Dienste anzeigen.

Intacct stellt E-Mail-Adressen für das Top-Level Ihres Unternehmens und jede Entität bereit. Wählen Sie die E-Mail-Adresse danach aus, wo der Rechnungsentwurf erstellt werden soll. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die Rechnung auf dem Top-Level mit einer Entität als Standort erstellt wird, senden Sie die Rechnung per E-Mail an die Adresse, die dem Top-Level zugewiesen ist.