Informationen zur Einrichtung des automatisierten Rechnungseingangs
Zugehörige Informationen
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Nachdem der automatisierte Rechnungseingang für Sie aktiviert wurde, ist er einsatzbereit. Details zur Konfiguration und zum Optimieren der Einstellungen für E-Mail-Dienste finden Sie auf der Seite "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" in den Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung.
Wenden Sie sich an die Sage Intacct-Kundenbetreuung oder die Leitung für Vertriebskanäle, um mehr über die Aktivierung des automatisierten Rechnungseingangs zu erfahren.
Nach Aktivierung des automatisierten Rechnungseingangs:
- Benutzer mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Rechnungen sehen die Schaltflächen "Hochladen" und "Aktualisieren" in der Liste "Rechnungen".
- Benutzer mit Admin-Berechtigungen können die Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung auf der Seite "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" auf dem Top-Level anzeigen.
Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen muss Intacct den Standardstandort nur dann kennen, wenn KI/ML den Standort nicht prognostizieren kann.
Jedes Mal, wenn Sie Rechnungen über die Liste "Rechnungen" hochladen, werden Sie von Intacct zur Eingabe dieser Informationen aufgefordert, die Intacct dann auf die zusammen hochgeladenen Rechnungen anwendet.
Für Rechnungen, die per E-Mail gesendet werden, verwendet Intacct die Konfiguration der E-Mail-Dienste in den Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung auf der Seite "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren".
Von Sage bereitgestellte E-Mail-Adressen
Bevor Sie eine Rechnung per E-Mail einreichen, benötigen Sie die richtige E-Mail-Adresse. Sie können die Liste der E-Mail-Adressen in der Konfiguration der E-Mail-Dienste anzeigen.
Intacct stellt E-Mail-Adressen für das Top-Level Ihres Unternehmens und jede Entität bereit. Wählen Sie die E-Mail-Adresse danach aus, wo der Rechnungsentwurf erstellt werden soll. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die Rechnung auf dem Top-Level mit einer Entität als Standort erstellt wird, senden Sie die Rechnung per E-Mail an die Adresse, die dem Top-Level zugewiesen ist.
Wenn Sie oder andere Benutzer*innen bereits die Funktion
Filtern Sie in einer Standardansicht die Spalte "Quelle" nach "E-Mail". Dieser Filter zeigt
E-Mail-Adressen des
| Ebene | E-Mail-Format | Beispiel |
|---|---|---|
|
Entität
|
<Unternehmens-ID><Entitäts-ID>@ai.sage
|
Unternehmens-ID: examplecorp Entitäts-ID: E100 E-Mail-Adresse der Entität: examplecorpe100@ai.sage.com |
|
Top-Level |
<Unternehmens-ID>@ai.sage |
Unternehmens-ID: examplecorp E-Mail-Adresse der obersten Ebene: examplecorp@ai.sage.com |
Fügen Sie bei der Ermittlung Ihrer E-Mail-Adresse keine Leerzeichen oder Unterstriche ein, auch wenn diese in Ihrer Unternehmens-ID vorhanden sind.
Intacct stellt unter folgenden Umständen möglicherweise eine andere E-Mail-Adresse bereit:
-
Ihre Unternehmens-ID + Entitäts-ID stimmen mit einer bereits verwendeten E-Mail-Adresse überein
-
Sie entfernen eine Entität und erstellen sie anschließend mit derselben Entitäts-ID neu
In diesen Fällen hängt Intacct einen Unterstrich und eine fortlaufende Zahl (beginnend mit 2) an das Ende des Benutzernamens an.
Standardstandorte und deren Anwendung auf Einzelpositionen
Für per E-Mail gesendete Rechnungen ist der Standardstandort in der Einrichtung vordefiniert. Dieser gilt für alle per E-Mail eingereichten Rechnungen. Die Standardvorgabe wird wie folgt bestimmt:
- Oberste Ebene: Die erste Entität in der Liste der Entitäten
- Entitäten: Der erste Standort der Entität, der in der Regel mit dem Entitätsnamen übereinstimmt
Der Standardstandort wird nur verwendet, wenn KI/ML den Standort in Einzelpositionen nicht prognostizieren kann. Eingehende Rechnungen werden immer als Entwürfe erstellt, die Sie überprüfen können. So haben Sie die Möglichkeit, Details zu bearbeiten, bevor Sie die Rechnung einreichen oder erfassen.
Beispiel
Angenommen, Sie haben in der vorangegangenen Woche einen neuen Lieferanten in Intacct aufgenommen. Heute sendet der Lieferant eine Rechnung an die von Ihnen bereitgestellte Top-Level-E-Mail-Adresse. Da die Rechnung die erste Rechnung ist, die Sie vom Lieferanten erhalten haben, verwendet Intacct Ihre erste Entität "E100–Eastern Region" als Standort für die Einzelpositionen. Bei Überprüfung der Rechnung korrigieren Sie den Standort in "E300--Western Region", bevor Sie die Rechnung einreichen oder erfassen.
Während Sie weiterhin Rechnungen vom Lieferanten erhalten und den Standort vor der Buchung bearbeiten, lernt KI/ML das Standortzuordnungsmuster. Bald ignoriert KI/ML die Standardeinstellung und prognostiziert den richtigen Standort für Sie.
Einzelpositionsdetails in Rechnungen
Mit der Eingabemethodeoption für Transaktionsentwürfe wählen Sie die Detailebene aus, die Intacct in Rechnungsentwürfen verwenden soll. Ihnen steht Folgendes zur Auswahl:
- Einzelne Einzelposition mit Gesamtbetrag
- Alle Einzelpositionen, die die jeweiligen Einzelpositionen in der Rechnung repräsentieren, mit den zugehörigen Beträgen
Wählen Sie die Eingabemethode aus und bearbeiten Sie Einzelpositionen nach Bedarf. Wenn Sie dann die Eingabemethode ändern müssen, speichern Sie zuerst den Entwurf, um Ihre Änderungen zu speichern.
