Informationen zur Automatisierung von Verbindlichkeiten

Die Automatisierung von Verbindlichkeiten optimiert die Rechnungseingabe, indem automatisch Rechnungsentwürfe aus Rechnungsdokumenten erstellt werden, die Sie per E-Mail senden oder hochladen. Sage Intacct identifiziert automatisch den Lieferanten und füllt die Rechnungsdetails für Sie aus, wobei das Quellrechnungsdokument als Referenz angehängt wird.

Wenden Sie sich an die Sage Intacct-Kundenbetreuung oder die Leitung für Vertriebskanäle, um mehr über die Aktivierung des automatisierten Rechnungseingangs zu erfahren.

Das Beste aus der KI-gestützten Automatisierung herausholen

Optimieren Sie den Prozess der Erstellung und des Abgleichs von Lieferantenrechnungen mit Einkaufsdokumenten, indem Sie die Einkaufsautomatisierung aktivieren – ein Add-on zum automatisierten Rechnungseingang.

Erfahren Sie mehr über den automatisierten Rechnungseingang bei Einkauf.

So funktioniert der automatisierte Rechnungseingang

Der automatische Abrechnungsprozess wird durch folgende Ereignisse ausgelöst:

  • Sie laden Rechnungen in Intacct über die Schaltfläche "Hochladen" in der Liste "Rechnungen" hoch.

  • Sie leiten Rechnungen an die von uns angegebene E-Mail-Adresse weiter.

    Intacct weist jedem Geschäftsbereich in Ihrem Unternehmen und der obersten Ebene eine eindeutige E-Mail-Adresse zu, die für die Rechnungsautomatisierung verwendet wird. Sie erfahren, wie Sie Ermitteln Sie die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse.

Das System erstellt für jedes eingereichte Rechnungsdokument eine entsprechende Sage Intacct-Rechnung im Entwurfsstatus und hängt das ursprüngliche Rechnungsdokument an.

Mithilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen (KI/ML) füllt Intacct Rechnungsdetails aus und gleicht automatisch Lieferanteninformationen ab. Dazu gehören:

  • Daten, die aus der hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Rechnung erfasst wurden, z. B. Rechnungsnummer, Datum, Einzelposten und Beträge
  • Details aus dem Lieferantendatensatz
  • Hauptbuchkonto und Dimensionscodierung, basierend auf vorherigen Codierungsmustern
  • Zusätzliche ML-Erkenntnisse aus Ihren Korrekturen

Nach Abschluss der Analyse speichert die Automatisierung von Verbindlichkeiten die Rechnung als Entwurf, damit Sie sie überprüfen und dann einreichen oder erfassen können.

Mehr hierzu erfahren Sie unter Ausfüllen von Rechnungsentwürfen mit der AP-Automatisierung.

Eingehende Rechnungen prüfen und erfassen

Mithilfe der Automatisierung von Verbindlichkeiten erstellte Rechnungsentwürfe werden in der Liste "Rechnungen" angezeigt. Wenn Sie die Seite "Rechnungen" zum ersten Mal laden, werden neue eingehende automatisierte Rechnungen angezeigt. Nach dem Laden der Seite können Sie jederzeit Aktualisieren auswählen, um neu eingetroffene Rechnungen und aktualisierte Rechnungsstatus anzuzeigen.

Verwenden Sie die Standardansicht für Rechnungsentwürfe für eine einfachere Prüfung und Erfassung automatisierter Rechnungen. In dieser Ansicht werden alle Rechnungen mit dem Status "Entwurf" oder "Analyse läuft" angezeigt. Da es sich um eine Standardliste handelt, enthält sie das Symbol "Anfügen" . Wählen Sie "Anfügen" aus, um die Rechnung im Anhang direkt über die Liste zu öffnen.

Um das Rechnungsdokument zusammen mit den Rechnungsdetails im Ansichts- oder Bearbeitungsmodus anzuzeigen, aktivieren Sie die Option "Geteilte Ansicht" in Ihren persönlichen Einstellungen.

Im Zuge der Überprüfung der Entwürfe finden Sie möglicherweise Rechnungen, für die weitere Informationen benötigt werden, bevor sie eingereicht oder erfasst werden können. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie zum ersten Mal automatisierte Rechnungen verarbeiten und die KI/ML Ihre Präferenzen noch nicht kennt. Wenn Sie eine Rechnung nach einem Feld erfassen, das die KI/ML basierend auf einer Prognose befüllt hat, werden diese Informationen an das KI/ML-System zurückgemeldet und zur Verbesserung zukünftiger Prognosen verwendet.

Um mehr darüber zu erfahren, wie sich die KI/ML im Laufe der Zeit verbessert, lesen Sie den Abschnitt Wie der automatisierte Rechnungseingang die KI einsetzt.

Umgang mit Importproblemen

In der Liste "Rechnungen" können Sie sehen, ob durch einen der automatisierten Rechnungsentwürfe Importausnahmen ausgelöst wurden. Standardansichten wie "Alle" und "Rechnungsentwürfe" enthalten Spalten mit für die Automatisierung von Verbindlichkeiten spezifischen Informationen.

  • Quelle: Zeigt den Dienst für den Empfang der Rechnung, entweder "Hochladen der Rechnung" oder "E-Mail".
  • Importausnahmen: Warnt Sie vor Problemen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Importausnahmen können sein:

  • Beheben: Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um die Rechnung zu vervollständigen. Wenn beispielsweise der Lieferantenabgleich durch Intacct keine zufriedenstellenden Ergebnisse liefert, müssen Sie den richtigen Lieferanten auswählen. Wenn ein Problem mit dem Rechnungsdokument die Datenextraktion verhindert, müssen Sie die Rechnungsdetails bearbeiten oder die Rechnung erneut einreichen.
  • Duplizieren: Intacct hat festgestellt, dass sich dieser Rechnungsentwurf bereits im System befindet. Um eine doppelte Fakturierung zu vermeiden, werden Sie vom System auf das Duplikat aufmerksam gemacht.

Die Details zu den jeweiligen Ausnahmen werden angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über die Ausnahme in der Spalte "Importausnahmen" bewegen. Sie können die Rechnung auch öffnen oder bearbeiten, um Details anzuzeigen.

Bei Entwürfen, die als Duplikate gekennzeichnet sind, können Sie die ursprüngliche Rechnung aufrufen, wenn Sie das Duplikat öffnen oder bearbeiten, solange das Original nicht gelöscht wurde. Eingehende Rechnungen werden mit Rechnungen verglichen, die Sie zuvor mit der Automatisierung von Verbindlichkeiten eingereicht haben.

Nachdem Sie eine Rechnung bearbeitet und entweder als Entwurf gespeichert, übermittelt oder erfasst haben, entfernt Intacct die Kennzeichnung als Ausnahme.