FAQ zur Automatisierung von Verbindlichkeiten

Intacct akzeptiert Dokumente in den folgenden Formaten:

• Format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC oder PNG
• Verschlüsselung: Unverschlüsselt
• Dateigröße: Bis zu einer Größe von 20 MB
• Dokumentlänge: Weniger als 200 Seiten

An der Genehmigungsfunktionalität ändert sich bei der AP-Automatisierung nichts. Transaktionen werden von der Funktion AP-Automatisierung als Entwurf erstellt, unabhängig davon, ob Sie Genehmigungen verwenden oder nicht. Wenn Sie Genehmigungen für Rechnungen für Verbindlichkeiten verwenden, wird die Rechnung von der verantwortlichen Person (z. B. Ihrem Kreditorenbuchhaltung-Sachbearbeiter) auf ihre Richtigkeit überprüft und dann auf die gleiche Weise zur Genehmigung eingereicht wie vor der Verwendung der AP-Automatisierung.

Die AP-Automatisierung unterstützt die Erkennung folgender Währungen:

• USD

• GBP

• CAD

• AUD

• EUR

• ZAR

Wenn das System die Transaktionswährung nicht erkennen kann, wird standardmäßig die Basiswährung für den Geschäftsbereich oder Standort verwendet, der beim Hochladen ausgewählt wurde.

Der automatisierte Rechnungseingang ist nur für Kunden in Produktionsumgebungen verfügbar. Er kann nicht in Sandbox-Umgebungen getestet werden.

Modelle für maschinelles Lernen sind so konzipiert, dass sie aus realen Daten lernen und sich verbessern, um Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Deshalb findet das Training ausschließlich in der Produktionsumgebung statt.

Bei Dokumenten, die in Sandbox-Umgebungen hochgeladen werden, handelt es sich häufig um Testdaten, simulierte Szenarien oder unvollständige Datensätze, die möglicherweise nicht die tatsächlichen Variationen und Komplexitäten realer Lieferantendokumente darstellen. Wenn das Modell mit diesen Daten trainieren würde, würde dies seine Genauigkeit und Zuverlässigkeit beeinträchtigen. Wenn Sie Sandbox-Daten in die Trainingspipeline aufnehmen, besteht die Gefahr von Rauschen oder Ungenauigkeiten, da wir nicht überprüfen können, ob Sandbox-Dokumente authentische oder aussagekräftige Daten darstellen.

Damit sich die Funktionalität des automatisierten Rechnungseingangs im Laufe der Zeit verbessert und wie gewünscht funktioniert, müssen Unternehmen die Produktionsumgebung verwenden.

Bei Rechnungsentwürfen, die Intacct für Sie erstellt, werden Smart Rules und Smart Events erst ausgeführt, wenn die Rechnung eingereicht oder erfasst wird.

Da Kreditkartentransaktionen im Cash-Management abgewickelt werden, können Kreditkartenabrechnungen nicht mit der Automatisierung von Verbindlichkeiten verarbeitet werden.

Erfahren Sie mehr über Kreditkartentransaktionen.

Die Anhänge werden mit anderen Intacct-Anhängen in den folgenden Ordnern gespeichert:

• STXUPLOADGROUP_EMAIL: per E-Mail gesendete Rechnungen

• STXUPLOADGROUP_apbill: von Ihnen hochgeladene Rechnungen

Um eine Liste aller Anhänge anzuzeigen, navigieren Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Speicher > Anhänge.

Wenn ein Lieferant Ihnen eine Rechnung mit Begleitdokumenten wie Belegen übermittelt, müssen Sie darauf achten, nur die Rechnung per E-Mail zu senden oder hochzuladen. Das ist wichtig, da die Automatisierung von Verbindlichkeiten für jede Datei, die Sie hochladen oder per E-Mail senden, einen Rechnungsentwurf erstellt, unabhängig davon, ob es sich um eine Rechnung oder um Dokumentation handelt.

Nachdem Intacct den Rechnungsentwurf erstellt hat, können Sie der Rechnung unterstützende Dateien als Anhänge hinzufügen.

Standardmäßig wird beim Hochladen eines Dokuments in die Liste "Rechnungen" immer eine Rechnung außerhalb des Einkaufs-Workflows erstellt.

Wenn in Ihrer Einkaufsanwendung automatisierte Transaktionen aktiviert sind, können Sie Lieferantendokumente in die Liste "Automatisierte Transaktionen" hochladen. Dadurch wird ein Entwurf einer Lieferantenrechnung erstellt, den Sage Intacct automatisch mit der Quellkauftransaktion abgleicht. Erfahren Sie mehr über den automatisierten Rechnungseingang bei Einkauf.

Die AP-Automatisierung unterstützt die Verarbeitung von Rechnungen in den Sprachen, die in den unterstützten Regionen verwendet werden.

Wenden Sie sich an die Kundenbetreuung oder Leitung für Vertriebskanäle, um die Preisbildung zu besprechen.

Wenden Sie sich an die Sage Intacct-Kundenbetreuung oder die Leitung für Vertriebskanäle, um mehr über die Aktivierung des automatisierten Rechnungseingangs zu erfahren.

Ihre eindeutige E-Mail-Adresse für die Automatisierung wird für Sie generiert, und zwar eine E-Mail-Adresse pro Geschäftsbereich. Dies ist ein Posteingang, in dem Dokumente nur in automatisierte Transaktionen konvertiert werden können. Sie haben keinen Zugriff auf die E-Mail-Postfächer.

Viele Kunden bevorzugen es, nur E-Mails weiterzuleiten, die sie aus einem Posteingang überprüft haben, über den sie die Kontrolle haben. Beispielsweise senden Lieferanten ihre Rechnungen an Ihre E-Mail-Adresse accountspayable@company.com, und Ihre Kreditorenbuchhaltung-Sachbearbeiter leiten geprüfte E-Mails zur Verarbeitung an den Automatisierungsposteingang weiter.

Jede Person kann eine Rechnung an eine von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse senden.

Für das Hochladen von Rechnungen, das Einreichen und Erfassen von Rechnungen sowie Rechnungsgenehmigungen verwendet die Automatisierung von Verbindlichkeiten vorhandene Berechtigungen.

Sie können den Kundendienst von Sage Intacct kontaktieren, um die Deaktivierung der Automatisierung von Verbindlichkeiten anzufordern.

Erfahren Sie, wie einzelne Felder in einem Rechnungsentwurf befüllt werden.

Sie können festlegen, ob Intacct Rechnungen erstellen soll, die jeden im Rechnungsdokument aufgeführten Einzelposten oder einen einzigen Einzelposten mit dem Gesamtbetrag enthalten.

So definieren Sie, wie Intacct Einzelposten erstellen soll:

• Hochgeladene Rechnungen: Treffen Sie Ihre Auswahl jedes Mal, wenn Sie einen Batch Rechnungen hochladen.

• Per E-Mail gesendete Rechnungen: Konfigurieren Sie die Einstellung für alle per E-Mail gesendeten Rechnungen.

  Unter Detailtiefe von per E-Mail gesendeten Rechnungen konfigurieren erfahren Sie, wie Sie die Einstellung ändern. Der Standardwert ist ein einzelner Einzelposten mit dem Gesamtbetrag.

KI-gesteuerte Hauptbuchkonto-Codierung sowie Standort-, Abteilungs- und Projektdimensionen sind für alle verfügbar. Für alle anderen Felder können Sie diese Informationen manuell zum Rechnungsentwurf hinzufügen, bevor Sie ihn erfassen.

Für Unternehmen, die die Steueranwendung verwenden, erfassen automatisierte Transaktionen Steuerinformationen auf Kopfzeilenebene, und zwar auf Basis des prognostizierten Standorts für die Transaktion.

Überprüfen Sie die Steuerlösung und geben Sie die Steuerangaben für jede Position ein, um die automatisierte Transaktion abzuschließen, bevor Sie sie buchen.

Weitere Informationen zum Prüfen und Buchen eingehender Rechnungen.

Nein, die Rechnung wird im Entwurfsmodus analysiert, verarbeitet und erstellt. Dadurch müssen Sie die Transaktion überprüfen, bevor Sie sie buchen.

KI/ML sagt keine Kontolabels voraus. Wenn Sie eine Rechnung vor der Buchung überprüfen, können Sie das Kontolabel für die einzelnen Einträge auswählen.

Versand- und Frachtkosten werden von der Automatisierung nicht erfasst, wenn es sich um eine Zwischensummenposition im Originaldokument handelt. Fügen Sie der automatisierten Transaktion eine Eingabeposition hinzu, um die mit der Transaktion verbundenen Versandkosten zu erfassen.

Weitere Informationen zum Prüfen und Buchen eingehender Rechnungen.

Es sollte die KI-Verarbeitung nicht beeinträchtigen, wenn das Dokument lesbar ist.

Das Fälligkeitsdatum entspricht standardmäßig den Lieferantenbedingungen.

Das System erstellt keinen neuen Lieferanten, wenn er nicht bereits vorhanden ist. Die Rechnung wird mit einer vermerkten Ausnahme erstellt, damit Sie den Lieferanten anlegen können, bevor Sie die Rechnung erfassen.

Die AP-Automatisierung füllt derzeit keine Zuweisungen aus. Sie können weiterhin Rechnungen mit Automatisierung hochladen und dann die Zuweisungen für jede Position hinzufügen.

Die KI lernt und verbessert sich kontinuierlich durch Korrekturen innerhalb Ihres Unternehmens.

Sie können bis zu 30 Rechnungen auf einmal hochladen. Um mehr hochzuladen, wählen Sie erneut Hochladen aus, ziehen Sie weitere Dateien per Drag-and-Drop in das Fenster und wählen Sie Rechnungen erstellen erstellen aus.

Intacct erstellt für jede hochgeladene Datei einen einzelnen Rechnungsentwurf. Wenn Sie mehrere Rechnungsdokumente haben, laden Sie die Dokumente in separaten Dateien hoch. Sie können mehrere Dateien in einem Durchgang hochladen.

Die Erstellung des Rechnungsentwurfs sollte relativ schnell erfolgen, hängt aber auch von der Größe und Komplexität des Anhangs ab.

Benutzer mit Beschränkungen für die Geschäftsbereiche können Rechnungen auf Geschäftsbereichsebene innerhalb der Geschäftsbereiche hochladen, auf die sie Zugriff haben.

Benutzer mit abteilungsbezogenen Beschränkungen und ohne Beschränkungen für die Geschäftsbereiche können Rechnungen auf oberster Ebene oder auf Geschäftsbereichsebene hochladen. Wenn die vorherige Rechnung des Lieferanten einen einer eingeschränkten Abteilung zugeordneten Einzelposten enthielt, ist das Abteilungsfeld für den entsprechenden Einzelposten im neuen Rechnungsentwurf leer.

Sie können die Liste Ihrer bereitgestellten E-Mail-Adressen unter "Verbindlichkeiten konfigurieren" anzeigen. Sie benötigen Admin-Berechtigungen, um diese Seite aufzurufen.

E-Mail-Adressen des automatisierten Rechnungseingangs im Rahmen der E-Rechnungsstellung haben das folgende Format.

Fügen Sie bei der Ermittlung Ihrer E-Mail-Adresse keine Leerzeichen oder Unterstriche ein, auch wenn diese in Ihrer Unternehmens-ID vorhanden sind.

Wenn Ihre bereitgestellten E-Mail-Adressen mit ai.sage.com enden, werden Regeln für die automatische Weiterleitung unterstützt.

Wenn Ihre E-Mail-Adressen mit sagemail.com enden, wird die automatische Weiterleitung nicht unterstützt. Sie können E-Mails manuell von Ihrem Verbindlichkeiten-Postfach an das Postfach für die AP-Automatisierung weiterleiten.

Ja, Sie können eine Reihe von Rechnungen im Anhang einer E-Mail weiterleiten. Intacct erstellt für jeden Anhang einen Rechnungsentwurf.

Beachten Sie die folgenden Einschränkungen beim Weiterleiten einer einzelnen E-Mail, die mehrere Rechnungsanhänge enthält.

• Jede Rechnung muss eine separate Datei sein.

• Die Dateinamen der einzelnen Rechnungen muss im Batch der Rechnungen eindeutig sein.

• Die E-Mail darf maximal 200 Anhänge enthalten.

• Die Größe der E-Mail-Nachricht und aller Anhänge zusammen muss weniger als 40 MB betragen.

Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält und einer oder mehrere fehlschlagen, ist es schwierig festzustellen, welche Anhänge keinen Rechnungsentwurf generieren konnten. Senden Sie in diesem Fall in Zukunft lieber einen Anhang pro E-Mail. Diese Vorgehensweise hilft bei der Fehlerbehebung bei fehlenden Transaktionen.

Die E-Mail-Adressen können nicht bearbeitet werden.

Wenn eine E-Mail abgelehnt wurde oder fehlgeschlagen ist, wird sie nicht gespeichert.

Wenn es sich um die erste Rechnung handelt, die Sie vom jeweiligen Lieferanten erhalten haben, verwendet Intacct den Standardstandort für den Geschäftsbereich. Normalerweise entspricht der erste Standort dem Namen des Geschäftsbereichs. Wenn Sie automatisierte Transaktionen korrigieren und buchen, lernt das System dazu und verbessert die Genauigkeit für zukünftige Transaktionen.

Intacct erstellt eine Rechnung für jeden vom Lieferanten gesendeten Anhang. Um doppelte Zahlungen zu vermeiden, löschen Sie aus Belegen erstellte Entwürfe. Behalten Sie den aus dem Rechnungsdokument erstellten Entwurf bei.

Wir empfehlen Ihnen, Rechnungsdokumente selbst an die bereitgestellte E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Auf diese Weise können Sie steuern, welche Dokumente als automatisierte Transaktionen generiert werden, und überflüssige Entwürfe für unterstützende Anhänge vermeiden.

Wenn das System ein Problem mit einer per E-Mail gesendeten Rechnung ermittelt, sendet es eine Fehlermeldung an den Absender. Beispiel: Wenn kein Anhang gefunden wurde oder das Format des Anhangs keinem zulässigen Dateityp entsprach, werden diese Informationen in der Antwort aufgeführt.

Wenn Ihnen Transaktionsentwürfe fehlen, aber keine Ablehnungs-E-Mail erhalten haben, in der Sie über einen Fehler informiert werden, können Sie einen Support-Fall erstellen.

Wenn Intacct ein Problem mit einer hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Rechnung erkennt, markiert es diese als Importausnahme. Die Spalte "Importausnahmen" in der Liste "Rechnungen" zeigt diese Ausnahmen an.

• Beheben: Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um die Rechnung zu vervollständigen. Wenn beispielsweise der Lieferantenabgleich durch Intacct keine zufriedenstellenden Ergebnisse liefert, müssen Sie den richtigen Lieferanten auswählen. Wenn ein Problem mit dem Rechnungsdokument die Datenextraktion verhindert, müssen Sie die Rechnungsdetails bearbeiten oder die Rechnung erneut einreichen.
• Duplizieren: Intacct hat festgestellt, dass sich dieser Rechnungsentwurf bereits im System befindet. Um eine doppelte Fakturierung zu vermeiden, werden Sie vom System auf das Duplikat aufmerksam gemacht.

Die Details zu den jeweiligen Ausnahmen werden angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über die Ausnahme in der Spalte "Importausnahmen" bewegen. Sie können die Rechnung auch öffnen oder bearbeiten, um Details anzuzeigen.

Bei Entwürfen, die als Duplikate gekennzeichnet sind, können Sie die ursprüngliche Rechnung aufrufen, wenn Sie das Duplikat öffnen oder bearbeiten, solange das Original nicht gelöscht wurde. Eingehende Rechnungen werden mit Rechnungen verglichen, die Sie zuvor mit der Automatisierung von Verbindlichkeiten eingereicht haben.

Nachdem Sie eine Rechnung bearbeitet und entweder als Entwurf gespeichert, übermittelt oder erfasst haben, entfernt Intacct die Kennzeichnung als Ausnahme.

Über die Liste "Rechnungen" können Sie Importausnahmen auf verschiedene Arten anzeigen:

• Filtern Sie die Spalte "Importausnahmen" anhand des Namens nach einer Ausnahme. Filtern Sie zum Beispiel nach "Beheben".

• Sortieren Sie die Spalte "Importausnahmen" in aufsteigender Reihenfolge, wodurch Ausnahmen oben aufgeführt werden.

• Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht.