Zeitsparende Rechnungseingabe

Optimieren Sie die Rechnungseingabe, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Passen Sie die Einrichtung an Ihre Arbeitsweise an.

  • Erstellen Sie ähnliche Rechnungen desselben Lieferanten mit den Optionen "Automatisch ausfüllen" und "Duplizieren".

Entwürfe mit AP-Automatisierung automatisch erstellen

Überspringen Sie die Dateneingabe, indem Sie Sage Intacct Rechnungsentwürfe aus Rechnungsdokumenten erstellen lassen, die Sie per E-Mail weiterleiten oder direkt hochladen. Nach dem Erstellen der Rechnungsentwürfe müssen Sie sie nur noch überprüfen, bei Bedarf die Kodierungsdetails aktualisieren und die Entwürfe dann erfassen oder einreichen.

Wenden Sie sich an die Sage Intacct-Kundenbetreuung oder die Leitung für Vertriebskanäle, um mehr über die Aktivierung des automatisierten Rechnungseingangs zu erfahren.

Konfiguration und Präferenzen anpassen

Geben Sie über die Schaltflächen Einreichen & neu oder Erfassen & neu regelmäßig einen Batch von Rechnungen von einem einzelnen Lieferanten auf einmal ein? Dann können Sie Intacct so konfigurieren, dass der Lieferantenname automatisch in die nächste Rechnung kopiert wird.

Wählen Sie in "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" unter Bildschirmeinstellungen die Option "Bei der Eingabe mehrerer Rechnungen oder Korrekturen die Lieferanteninformationen automatisch in die nächste Transaktion übernehmen" aus.

Sie benötigen Admin-Berechtigungen, um diese Änderung vorzunehmen. Die Einstellung muss auf dem Top-Level festgelegt werden und wirkt sich auf alle Benutzer in allen Entitäten aus. Weitere Informationen zu Bildschirmeinstellungen finden Sie unter "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren".

Haben Sie die Möglichkeit aktiviert, das HB-Erfassungsdatum bei der Eingabe einer Rechnung zu überschreiben? Dann können Sie auch das HB-Erfassungsdatum so konfigurieren, dass es automatisch mit dem Transaktionsdatum übernommen wird.

Wählen Sie in "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" unter Bildschirmeinstellungen die Option "HB-Buchungsdatum automatisch mit dem Transaktionsdatum übernehmen" aus.

Sie benötigen Admin-Berechtigungen, um diese Änderung vorzunehmen. Die Einstellung muss auf dem Top-Level festgelegt werden und wirkt sich auf alle Benutzer in allen Entitäten aus. Weitere Informationen zu Bildschirmeinstellungen finden Sie unter "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren".

Sie können das Einzelposten-Layout für das Rechnungseingabeformular wie folgt bearbeiten:

  • Ändern Sie die Reihenfolge der Felder entsprechend der von Ihnen verwendeten Reihenfolge.
  • Fügen Sie die Dimensionen und benutzerdefinierten Felder hinzu, die Sie häufig eingeben.
  • Verschieben Sie Felder, die Sie nicht verwenden, sodass sie nur sichtbar sind, wenn Sie Details anzeigen auswählen.
Sie benötigen Admin-Berechtigungen, um das Layout zu bearbeiten. Ihre Änderungen wirken sich auf alle Benutzer in der Entität aus, in der Sie die Änderungen vornehmen. Weitere Informationen zum Anpassen des Layouts.

Legen Sie die Benutzereinstellungen so fest, dass Rechnungsanhänge neben den Rechnungsdetails angezeigt werden. Optional können Sie festlegen, dass Anhänge standardmäßig geöffnet werden, wenn Sie eine Rechnung aufrufen.

Diese Änderung wirkt sich nur auf Ihre Benutzererfahrung aus. Erfahren Sie, wie Sie die Einstellungen für die geteilte Ansicht personalisieren können.

Mit Details aus der letzten Rechnung ausfüllen

Abonnement Kreditorenbuchhaltung
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen Rechnungen: Auflisten, Anzeigen und Hinzufügen

  1. Wählen Sie unter Kreditorenbuchhaltung > Alle die Option "Hinzufügen (Kreis)" neben Rechnungen aus.

  2. Geben Sie ein Datum ein.
  3. Wählen Sie einen Lieferanten aus.
  4. Wählen Sie Aus letzter Rechnung auffüllen aus, damit die Rechnungsinformationen standardmäßig aus der zuletzt für den jeweiligen Lieferanten erstellten Rechnung übernommen werden.
  5. Geben Sie eine einmalige Rechnungsnummer ein.
  6. Wenn die ursprüngliche Rechnung Anhänge enthielt, aktualisieren Sie die Option Anhang.

    Entfernen Sie Anhänge, die nicht auf die neue Rechnung zutreffen, und laden Sie bei Bedarf neue Anhänge hoch.

  7. Bearbeiten Sie die verbleibenden Rechnungsdetails nach Bedarf.
  8. Wählen Sie Entwurf, Einreichen oder Erfassen aus, um die Transaktion zu speichern.

Vorhandene Rechnung duplizieren

Abonnement Kreditorenbuchhaltung
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen Rechnungen: Anzeigen, Hinzufügen und Bearbeiten

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

  2. Rufen Sie die Rechnung auf, die Sie kopieren möchten.
  3. Wählen Sie die Rechnungsnummer aus, um die Rechnungsdetails anzuzeigen.
  4. Wählen Sie Duplizieren.

    Eine Kopie der Rechnung wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.

  5. Geben Sie eine einmalige Rechnungsnummer ein.
  6. Wenn die ursprüngliche Rechnung Anhänge enthielt, aktualisieren Sie die Option Anhang.

    Entfernen Sie Anhänge, die nicht auf die neue Rechnung zutreffen, und laden Sie bei Bedarf neue Anhänge hoch.

  7. Bearbeiten Sie die verbleibenden Rechnungsdetails nach Bedarf.
  8. Wählen Sie Entwurf, Einreichen oder Erfassen aus, um die Transaktion zu speichern.

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

  2. Wählen Sie neben der Rechnung, die Sie duplizieren möchten, Anzeigen aus.
  3. Wählen Sie Duplizieren.

    Eine Kopie der Rechnung wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.

  4. Geben Sie eine einmalige Rechnungsnummer ein.
  5. Wenn die ursprüngliche Rechnung Anhänge enthielt, aktualisieren Sie die Option Anhang.

    Entfernen Sie Anhänge, die nicht auf die neue Rechnung zutreffen, und laden Sie bei Bedarf neue Anhänge hoch.

  6. Bearbeiten Sie die verbleibenden Rechnungsdetails nach Bedarf.
  7. Wählen Sie Entwurf, Einreichen oder Erfassen aus, um die Transaktion zu speichern.