Report zur Kundenabstimmung

Der Report zur Kundenabstimmung zeigt für einen ausgewählten Zeitraum, wie viel jeder Kunde schuldet und wie Zahlungen und Gutschriften in Rechnungen verrechnet werden.

Jeder abgeglichenen Transaktion im Report wird eine Alpha-Abgleichsequenz zugewiesen. Mit dieser Sequenz können Sie die Beziehung zwischen Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften abstimmen. Durch Untersuchen der Abgleichsequenz können Sie Fragen wie die folgenden beantworten:

• Welche Gutschriften und Zahlungen wurden auf eine bestimmte Rechnung angewendet?
• Wo wurde eine bestimmte Gutschrift angewendet?
• Welche Transaktionen wurden nicht oder nur teilweise abgeglichen?

Sie können den Report filtern, um Transaktionen anzuzeigen, die nicht abgeglichen, teilweise abgeglichen oder vollständig abgeglichen wurden. Sie können den Report auch nach einer bestimmten Übereinstimmungssequenz filtern.

Wer benötigt diesen Report in der Regel?

• Buchhalter*innen, Controller*innen und alle, die sehen müssen, wer wem Geld schuldet.
• Buchhalter*innen und Controller*innen, die sehen müssen, wie Zahlungen und Gutschriften in bestimmten Rechnungen verrechnet werden.

Informationen zu Begriffen, die sich an Ihrem Standort unterscheiden können, finden Sie unter Terminologie über Standorte hinweg.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie den Report zur Kundenabstimmung ausführen können, müssen Sie die Abgleichsequenz einrichten und den Report aktivieren.

Nachdem Sie den Report aktiviert haben, wendet Intacct Abgleichsequenzen auf Transaktionen in der Debitorenbuchhaltung an, die Sie in Zukunft neu erstellen.

Report ausführen

Einen Report generieren

• Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Reports > Kundenabstimmung.

Monatlichen Report anzeigen

1. Generieren Sie den Report.

2. Wählen Sie auf der Seite mit den Reporteinstellungen die Option Anzeigen.

   In Ihrem Browser wird ein Report mit den Ergebnissen für den Standardreportingzeitraum angezeigt.

3. Um den Report einzugrenzen, wählen Sie optional Individuell anpassen aus.

Anpassen und ausführen

Vor dem Ausführen des Reports können Sie den Zeitraum und die Typen der einzuschließenden Elemente auswählen und angeben, wie der Report angezeigt werden soll.

1. Wählen Sie den Reportingzeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum für den Report ein. Wenn Sie keinen Reportingzeitraum angeben, erzeugt das System einen Report für den aktuellen Monat bis zum heutigen Datum.

   Sie können entweder den Reportingzeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.

2. Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.

   Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen in den Report aufnehmen oder ausschließen, z. B. Lieferant und Standort. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse in Ihrem Report zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.

3. Formatieren Sie den Report.

   Die Formatoptionen variieren von Report zu Report. Im Allgemeinen können Sie das Layout des Reports festlegen und/oder bestimmen, wie die im Report enthaltenen Daten gruppiert und angezeigt werden sollen.

4. Geben Sie einen Titel-, Untertitel- und Fußzeilentext für den Report ein.

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um den Report anzuzeigen, zu verarbeiten, zu merken, zu exportieren, anzupassen oder dem Dashboard hinzuzufügen:

   • Anzeigen: Den Report direkt in Ihrem Browser ansehen.
   • Drucken: Zeigen Sie den Report jetzt im druckbaren PDF-Format an.
   • Verarbeiten und speichern: Den Report generieren und für den späteren Zugriff speichern. Reports können entweder in der Liste "Meine archivierten Reports" gespeichert oder an einen Cloud-Speicherstandort wie Dropbox übermittelt werden. Weitere Informationen zum Thema Verarbeiten und Speichern von Reports.
   • Zum Dashboard hinzufügen: Fügen Sie den Report zu Ihrem Dashboard hinzu.

   • Merken: Merken (d. h. speichern) Sie den Report, damit Sie später darauf zurückgreifen oder ihn ändern und erneut ausführen können.

     Sie können die wiederkehrende Ausführung von gemerkten Reports planen. Intacct kann die Reports automatisch per E-Mail versenden oder an einen Cloud-Speicherort weiterleiten.

   • Exportieren: Exportieren Sie den Report in eine separate Datei, die Sie dann verteilen oder auf Ihrem lokalen Laufwerk speichern können. Die Dateiformate, in die Sie die Reportdaten exportieren können, variieren je nach Bericht.
   • Anpassen: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, kehren Sie zur Hauptseite des Reports zurück und grenzen Sie den Report weiter ein.
   • E-Mail: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, senden Sie ihn per E-Mail an andere.

   Einige Optionen sind nur verfügbar, wenn Sie über das Reportzentrum auf den Report zugreifen.

Zeitraum

Sie können einen der zahlreichen vordefinierten Reportingzeiträume verwenden, die Sie in den Feldern Reportingzeitraum und Ab-Datum finden. Sie können mithilfe der Felder Startdatum und Enddatum auch einen eigenen Reportingzeitraum erstellen.

Reportfilter

Sie können die Liste nach dem Kundennamen filtern oder den Kundenbereich leer lassen, um alle Kunden einzuschließen. Sie können auch auswählen, ob Konten mit Nullsalden unterdrückt oder angezeigt werden sollen.

Festlegen von Filtern zum Eingrenzen Ihrer Reportergebnisse:

1. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Kunden oder einen bestimmten Kundenbereich angezeigt werden, verwenden Sie die Dropdown-Listen Von Kunde und Bis Kunde.

   So verwenden Sie die Felder Von und Bis

   Alle Feldpaare Von und Bis funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse auf einen so breiten oder kleinen Bereich zu beschränken, wie es für Sie am besten ist. Dieser kann alles im System umfassen oder auch nur ein einzelnes Objekt.

   So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus:

   1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das gewünschte Objekt aus.
   2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis dasselbe Objekt aus.

   So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus:

   1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das Objekt aus, das am Anfang des Bereichs stehen soll.
   2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis das Objekt aus, das am Ende des Bereichs stehen soll.

   So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus:

   Lassen Sie beide Felder leer.

   Wenn Sie eine große Anzahl von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Felder Von und Bis, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen.

   Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte.

2. Um die im Report angezeigten Übereinstimmungstypen einzuschränken, wählen Sie unter "Anzuzeigende Übereinstimmungen" Auswählen, dann die gewünschten Übereinstimmungstypen und zum Schluss Fertig aus.

   Der Report enthält standardmäßig nicht abgeglichene, teilweise abgeglichene und vollständig abgeglichene Transaktionen.

3. Wählen Sie das Kontrollkästchen Alle Kunden einschließen, um Transaktionen von Kunden mit Nullsalden einzubeziehen.
4. Wählen Sie Nullsaldo-Kunden mit Aktivität einschließen, um Konten mit Nullsaldo nur dann einzubeziehen, wenn diese Kunden während des ausgewählten Zeitraums aktiv waren.

Filter für mehrere Entitäten und mehrere Währungen

Unternehmen mit mehreren Entitäten und mehreren Währungen geben in ihren Filtern den Typ der Währung, den Standort und die Abteilung an.

Transaktionswährung

Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Währungen sind, können Sie Transaktionen anhand einer bestimmten Währung filtern. (Dieses Feld ist nur in einer Umgebung mit mehreren Währungen sichtbar.)  Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Transaktionswährung die Währung aus, die im Report angezeigt werden soll.  Wenn Sie keine Währung auswählen, enthält der Report Transaktionen in Ihrer Basiswährung.

Standort

Die folgenden Filteroptionen werden nur angezeigt, wenn Sie in einer Umgebung mit mehreren Währungen und Entitäten arbeiten.

• Um den Report nach geografischem Standort zu filtern, geben Sie den Namen der Region, des Landes, des Status oder des Gebiets oder der Stadt in das Feld Lage oder wählen Sie den Pfeil nach unten und dann den gewünschten Standort aus der angezeigten Liste aus.

  Der Standort ist erforderlich, um diesen Report auf Top-Level auszuführen, wenn Sie mehrere Basiswährungen haben. Der von Ihnen angegebene Standort bestimmt die entsprechende Währung.

• Um die Auswahl im Feld "Standort" außer Kraft zu setzen, verwenden Sie das Feld Anzeigen für.

  Die Inhalte des Reports hängen von Ihrer Position im Unternehmen ab.

  • Alle Standorte: Beziehen Sie Daten für alle Standorte ein, unabhängig von der Entität, die Sie gerade verwenden.
  • Dieser Standort: Zeigen Sie nur die Daten des ausgewählten Standorts bzw. der ausgewählten Entität/Gruppe an, aber nicht die Daten ihrer untergeordneten Elemente.
  • Untergeordnete Standorte: Zeigen Sie nur die Daten der untergeordneten Elemente des ausgewählten Standorts oder der ausgewählten Entität an.

Transaktionen mit mehreren Einzelpositionen von verschiedenen Standorten

Wenn Sie eine Transaktion mit mehreren Einzelpositionen von verschiedenen Standorten erstellen, wird der Report nicht auf Positionsebene gefiltert.

Beispiel: Wenn Sie dasselbe Setup verwenden und eine einzelne Transaktion haben, die Folgendes umfasst:

Position	Standort	Betrag
1	Kalifornien	1.000,00 EUR
2	New York	1.500,00 EUR

Unabhängig von Ihrer Auswahl für die Option "Anzeigen für" zeigt der Report 2.500,00 EUR an. Dies entspricht der Gesamtsumme, nicht einzelnen Positionen.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Filter" dieser Reporteinstellungsseite beschrieben:

Feld	Beschreibung
"Von Kunde", "Bis Kunde"	Ermöglicht es Ihnen, nur Daten für einen bestimmten Kunden oder Kundenbereich abzurufen. Standardmäßig sind diese Felder leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Kunden liefert.
Transaktionswährung	Filtert nach Transaktionen, die diese Währung verwenden. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, was bedeutet, dass der Report Transaktionen in allen Währungen enthält. Der Report selbst verwendet aber die Basiswährung.
Standort	Beschränkt die Ergebnisse des Reports auf einen bestimmten Standort oder eine bestimmte Standortgruppe. Für Unternehmen mit mehreren Währungen und mehreren Entitäten.
Einzelreport	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jede Entität, jeder Standort oder jede Entität und jeder Standort jeweils einen eigenen Report erhalten soll. Aufgrund ihrer potenziellen Größe können Reports mit Abteilungen und Standorten auf einzelnen Seiten nur offline ausgeführt werden. Wenn Sie also die Option Einzelreport auswählen, können Sie nur Verarbeiten und speichern auswählen. Wenn Sie einzelne Reports auswählen, sind alle einzelnen Reports in einem einzigen Report oder einer Excel-Arbeitsmappe enthalten.
Abfrage bei Ausführung	Wird verwendet, wenn Sie sich einen Report merken und zu den gemerkten Reports wechseln. Wenn Sie den Report ausführen, werden keine Filter angezeigt. Mit einer Eingabeaufforderung treffen Benutzer*innen die Auswahl, bevor sie den Report ausführen oder akzeptieren, was zuvor im gemerkten Report gespeichert wurde.
Abgleichsequenz	Um einen Report für eine einzelne Abgleichsequenz zurückzugeben, geben Sie hier die Sequenz ein. Bei der Sequenz wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, je nachdem, ob die Transaktion abgeglichen, nicht abgeglichen oder teilweise abgeglichen ist.
Anzuzeigende Übereinstimmungen	Standardmäßig werden alle Übereinstimmungstypen im Report angezeigt. Alternativ können Sie auswählen, welche Art von Transaktionsübereinstimmung Sie anzeigen möchten: Nicht abgeglichen: Rechnungen, für die Sie keine Zahlung geleistet haben. Teilweise abgeglichen: Teilweise bezahlte Rechnungen, bei denen ein Saldo verbleibt. Vollständig abgeglichen: Vollständig bezahlte Rechnungen.
Alle Kunden einschließen	Schließt Kunden mit Nullsalden ein. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, enthält der Report nur die Kunden, die einen Saldo aufweisen.
Nullsaldo-Kunden mit Aktivität einschließen	Umfasst alle Kunden außer Kunden mit Nullsaldo, es sei denn, der Kunde mit Nullsaldo war während des Zeitraums aktiv.
Anzeigen für	Wählen Sie diese Option aus, um verschiedene Ansichten der Daten anzuzeigen, je nach ausgewähltem Standort oder Entität: Alle Standorte: Diese Option zeigt die Daten an, die auf den Standort oder die Entität und die jeweiligen untergeordneten Elemente gebucht wurden. Dieser Standort: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf den von Ihnen ausgewählten Standort oder die ausgewählte Entität gebucht wurden. Die Daten, die auf einen untergeordneten Standort gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Untergeordnete Standorte: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf die untergeordneten Standorte des von Ihnen ausgewählten Standorts oder der Entität gebucht werden. Daten, die auf den übergeordneten Standort oder die übergeordnete Entität gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Beispiel: Angenommen, Ihr Standort befindet sich in den USA > Kalifornien > San Francisco. Alle Standorte würde Transaktionen für die USA, Kalifornien und San Francisco anzeigen. Dieser Standort würde Transaktionen für die USA anzeigen. Untergeordnete Standorte würde nur Transaktionen für Kalifornien und San Francisco anzeigen.

Formatieren

In diesem Abschnitt können Sie die Sortierreihenfolge angeben und das Seitenlayout des Reports ändern.

Titel und Fußzeile

Titel, Untertitel und Fußzeilen betreffen nur die Druckversionen dieses Reports. Exportieren Sie die Daten im Excel- oder CSV-Format oder wählen Sie Drucken, wenn Sie eine PDF-Version wünschen.

Inhalt dieses Reports

Der Standardreport besteht aus den folgenden Spalten:

Spaltenüberschrift des Reports	Beschreibung
Ab-Datum	Der von Ihnen ausgewählte Reportingzeitraum.
Erstellt am	Der Zeitpunkt der Ausführung des Reports.
Kunde	Kunden-ID und -Name
Datum	Das Datum des Dokuments.
Dokument	Die Dokument-ID, z. B. eine Rechnungsnummer oder die Schecknummer für eine Zahlung.
Notiz	Die Notiz, die dem Dokument zugeordnet ist.
Transaktionstyp	Der Transaktionstyp, wie z. B.: Rechnung Zahlungen Vorschuss Anpassung Zurückbuchung Wenn Sie einen Vorschuss oder eine Korrektur auf eine Rechnung anwenden, zeigt der Transaktionstyp die Dokumentnummer der Gutschrift an, wie sie auf die Rechnungsnummer angewendet wurde. Beispiel: Sie haben eine Debitorenkorrektur mit der Dokumentnummer C10, die Sie auf die Rechnung 1500 anwenden. Der Transaktionstyp für Einträge im Zusammenhang mit der Anwendung der Gutschrift lautet: C10 angewendet auf 1500. Wenn Sie die Transaktion umgekehrt haben, wird dem Transaktionstyp für alle Einträge, die sich auf die Umkehrung beziehen, "Umgekehrt" vorangestellt.
Transaktionswährung	Die für die Transaktion verwendete Währung.
Transaktionsbetrag	Der Betrag der Transaktion in der Transaktionswährung.
Abgleichsequenz	Die automatisch generierte Sequenz, die auf diese Transaktion angewendet wurde, als sie erstellt oder bezahlt wurde. Grundlegendes zu Abgleichsequenzen Abgleichsequenzen verwenden immer Alpha-Zeichen anstelle von Zahlen. Die Abgleichsequenz für eine Transaktion wird in Kleinbuchstaben angezeigt, bis sie vollständig mit anderen Transaktionen abgestimmt wurde. Nach der Abstimmung wird sie in Großbuchstaben angezeigt. Beispiel: Eine Rechnung mit der Abgleichsequenz abb ist entweder teilweise bezahlt oder vollständig unbezahlt. Wenn Sie den Eingang der vollständigen Zahlung für die Rechnung erfassen, ändert sich die Abgleichsequenz in ABB.
Gebühren	Die Sollbeträge, die auf dem Kundenkonto für den ausgewählten Zeitraum in der Basiswährung gebucht wurden.
Zahlungen	Die Habenbeträge, die auf dem Kundenkonto für den ausgewählten Zeitraum in der Basiswährung gebucht wurden.
Saldo	Der Gesamtbetrag des Saldos, den der Kunde für den ausgewählten Zeitraum schuldet, in der Basiswährung.
Gesamt	Summen für die Spalten "Gebühren", "Zahlungen" und "Saldo" in der Basiswährung.

Sie können einen beliebigen Link auswählen, um weitere Details anzuzeigen.