Bewährte Methoden für Anhänge

Unabhängig von der Art des Anhangs ist es immer eine bewährte Methode, Ihre Anhänge so zu organisieren, dass sie später bei Bedarf leicht gefunden und entfernt werden können. Um Ihre Anhänge einfach zu verfolgen, empfehlen wir die folgenden Best Practices:

  • Richten Sie Ihre Struktur für Anhangsordner so ein, dass sie einfach zu verwenden und zu durchsuchen ist. Sie können z. B. einen Ordner "Rechnungen" und einen Ordner "Rechnungen" mit eigenen Unterordnern mit einer Hierarchie haben, die für Ihre Organisation sinnvoll ist. Dadurch können Sie Anhänge leichter finden, wenn sie später aktualisiert oder gelöscht werden müssen.
  • Verwenden Sie eine Namens-Konvention für Ihre Anhänge, die den Namen der entsprechenden Person oder des entsprechenden Unternehmens beinhaltet. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung eines Lieferanten anhängen, können Sie sie Utilities_Aug2020-Western_Energy. Auf diese Weise gehen sie nicht in einem Ordner voller anderer Rechnungen verloren und können später bei Bedarf leicht gefunden und aktualisiert oder gelöscht werden.
  • Begrenzen Sie die Betrag der Datensätze, in denen ein Anhang gespeichert wird. Wenn Sie beispielsweise über einen Anhang von einem Lieferanten verfügen, sollten Sie diesen Anhang am besten nur im Lieferanten-Datensatz speichern. Sie können zwar Anhänge aus der Datei "Entfernen" Liste der Anhängemüssen sie sein aus den Datensätzen entfernt, an die sie angehängt sind zuerst. Darüber hinaus ist es aus Sicherheitsgründen immer eine bewährte Methode, den Speicherort von Anhängen einzuschränken.

Behandeln Sie vertrauliche Daten in Anhängen

Da der Datenschutz zu einem zunehmenden Anliegen wird und neue Vorschriften in Kraft treten, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der California Consumer Privacy Act (CCPA) oder die Australian Privacy Principles (APPs), ist es wichtig, die Arten von Informationen zu berücksichtigen, die in Anhängen in Sage Intacct gespeichert werden.

Sage Intacct ist in erster Linie eine Cloud-Buchhaltungslösung, die dafür sorgt, dass Ihre Finanzen sicher und aktuell bleiben. Obwohl die Dateiverwaltung nicht die beabsichtigte Verwendung von Sage Intacct ist, können Sie dem System Anhänge hinzufügen, um Ihre Finanzunterlagen zu unterstützen. Sie können beispielsweise alles an einen Datensatz im System anhängen, z. B. einen einfachen Beleg oder sogar die Sozialversicherungsinformationen einer Person. Um die Flexibilität und Leistung von Sage Intacct zu unterstützen, sind Anhänge jedoch nicht kennwortgeschützt oder werden aufgrund ihres Inhalts unterschiedlich behandelt. Daher wird nicht empfohlen, Anhänge im System zu speichern, die vertrauliche Daten enthalten, wie z. B.:

Empfehlungen

Um mögliche Sicherheitsrisiken zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, sensible Daten in Anhängen zu unkenntlich zu machen, bevor Sie solche Dokumente in Sage Intacct speichern. Auf diese Weise können Sie weiterhin Dokumente zu Ihren Finanzunterlagen anhängen, ohne die unnötige Speicherung sensibler Daten zu riskieren.

Für Anhänge, die Sie speichern möchten und die vertrauliche Daten enthalten, empfehlen wir, entweder eine PDF-Datei mit einem Kennwort zu verschlüsseln oder ein separates Dateiverwaltungssystem in Betracht zu ziehen, das auf die Sicherheitsanforderungen zugeschnitten ist, die mit dem Speichern solcher Dateien verbunden sind.