Bewährte Methoden für Datenschutz und Sicherheit

Zugehörige Informationen

Related topics

• Benutzerberechtigungen verstehen
• Unternehmenssicherheit
• Kennwortrichtlinie und Anforderungen
• Administratoren in Sage Intacct
• Den Report und den Bridge Letter von Sage Intacct SOC 1/SOC 2 herunterladen

Wir bei Sage Intacct verstehen die Bedürfnisse unserer Kunden in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit. Im Zuge der Weiterentwicklung der Datenschutzgesetze und erhöhter Sicherheitsanforderungen wächst auch Sage Intacct, um diesen gerecht zu werden.

Datenschutz

Die Datenschutzrichtlinien konzentrieren sich auf die Einschränkung des Zugriffs auf und die Speicherung von persönlichen Daten.

• SSN-Maskierung aktivieren

• Entsprechende Berechtigungen festlegen

• Begrenzen Sie die Speicherung persönlicher Daten

• Speichern Sie keine Anhänge mit vertraulichen Daten

SSN-Maskierung aktivieren

Schränken Sie ein, wer die SSN-Nummern von Mitarbeitern sieht, wenn sie einen Mitarbeiter-Datensatz anzeigen oder bearbeiten. Wählen Sie das Symbol Maskierung der Social Security Number des Mitarbeiters in Ihren Unternehmenseinstellungen.

Entsprechende Berechtigungen festlegen

Achten Sie darauf, beim Spenden wählerisch zu sein Berechtigungen auf Elemente, die vertrauliche persönliche Daten enthalten. Zu den bemerkenswerten Punkten gehören:

• Lieferanten

• nicht verfügbar

• Mitarbeiter

• Kontakte

• Kreditkarten

• Bankkonten

• Bank-Feeds

Begrenzen Sie die Speicherung persönlicher Daten

Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Speicherung persönlicher Daten in Sage Intacct. Wenn Sie persönliche Daten für geschäftliche oder finanzielle Zwecke speichern, verwenden Sie immer dafür vorgesehene Felder und Objekte, die für den Umgang mit sensiblen Informationen entwickelt wurden. Vermeiden Sie die Verwendung generischer benutzerdefinierter Felder oder Objekte, für die nicht die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind. Speichern Sie beispielsweise Kundeninformationen nur im Kundenobjekt. Vermeiden Sie außerdem das Duplizieren von Datensätzen.

Erfahren Sie mehr zum Thema persönliche Daten in Sage Intacct.

Speichern Sie keine Anhänge mit vertraulichen Daten

Schwärzen Sie vertrauliche persönliche Daten in Anhängen, bevor Sie sie in Sage Intacct speichern. Wenn Sie diese persönlichen Daten benötigen, verschlüsseln Sie Ihre PDF-Dateien mit einem Passwort, um sie zu schützen, oder verwenden Sie ein separates Dateiverwaltungssystem, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Erfahren Sie mehr zum Thema Bewährte Methoden für Anhänge.

Sicherheit

Sicherheitsrichtlinien konzentrieren sich darauf, was Benutzer in Ihrem Unternehmen tun können, die Sicherheit ihrer Konten sowie die Sicherheit Ihres Unternehmens und Ihrer Finanzunterlagen insgesamt.

• Festlegen von Kennwort und Anmeldeoptionen

• Rollenbasierte Berechtigungen verwenden

• Web Services-Benutzer und -Berechtigungen für API-Aufrufe verwenden

• Verwalten Ihrer Inhaltssicherheitsrichtlinie

• Konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Sicherheit, wenn Sie Sage Intacct erlauben, E-Mails in Ihrem Namen zu senden

• Kontakte in der Kreditorenbuchhaltung und der Debitorenbuchhaltung einschränken

• Kontakte in der Auftragserfassung und im Einkauf einschränken

Festlegen von Kennwort und Anmeldeoptionen

Standardmäßig werden alle Kennwörter sind komplex, d. h. sie enthalten mindestens eine Nummer, einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben und ein Sonderzeichen. Darüber hinaus werden Passwörter überprüft, um sicherzustellen, dass sie keine gängigen Ausdrücke wie "Passwort" enthalten.

In der folgenden Tabelle werden zusätzliche verfügbare Optionen für die Kennwortanmeldung beschrieben. Sie können diese auf der Seite Abschnitt "Anmeldeeinstellungen" auf dem Tab "Sicherheit" in den Unternehmensinformationen oder im Benutzerpräferenzen eines einzelnen Benutzers. Benutzerpräferenzen haben Vorrang vor den Unternehmenseinstellungen.

Rollenbasierte Berechtigungen verwenden

Mit Berechtigungen können Sie entscheiden, was ein Benutzer in Sage Intacct tun und sehen kann. Wir empfehlen dringend, sich die Zeit zu nehmen, um Berechtigungen verstehen damit Sie entscheiden können, welche Zugriffsebene für die einzelnen Benutzer in Bezug auf Sage Intacct und Ihre Unternehmensdaten richtig ist.

Obwohl Sage Intacct beides unterstützt Benutzer- und rollenbasierte Berechtigungenempfehlen wir die Verwendung Rollenbasierte Berechtigungen. Bei Rolle-basierten Berechtigungen empfiehlt es sich, bestimmte Benutzer Rollen zu identifizieren, dieser Rolle Berechtigungen zuzuweisen und dann den Benutzern Rollen zuzuweisen. Wenn Sie einem Benutzer mehrere Rollen zuweisen, erben diese alle Berechtigungen jeder zugewiesenen Rolle.

Berechtigungen gelten auch für Integrationen, die auf API-Zugriff angewiesen sind. Die bewährte Methode besteht darin, spezifische Rollen für alle von Ihnen verwendeten Integrationen zu erstellen, z. B. bill.com, und ihm nur die Berechtigungen zu erteilen, die er zum Arbeiten benötigt.

Stellen Sie sicher, dass jede Rolle nur über die erforderlichen Berechtigungen zum Ausführen von Aufgaben verfügt.

Web Services-Benutzer und -Berechtigungen für API-Aufrufe verwenden

Sage Intacct bietet eine robuste API (API), mit der andere Anwendungen, z. B. bill.com, programmgesteuert mit Sage Intacct interagieren können. Diese Flexibilität ist mit Risiken verbunden, daher sollten Sie diese Sicherheitsrichtlinien befolgen.

• Erstellen Sie einen Web Services-Benutzer für jeden Benutzer, der nur API-Anforderungen stellt

  Web Services-Benutzer sind Benutzerkonten, die nur API-Aufrufe an Ihr Sage Intacct-Unternehmen tätigen können. Diese Benutzertypen können sich nicht über einen Webbrowser bei Sage Intacct anmelden.

• Web Services-Berechtigungen verwalten

  Verwendung Web Services-Berechtigungen um zu steuern, welche Integrationen und Benutzer API-Anfragen an Ihr Sage Intacct-Unternehmen stellen dürfen. Autorisieren Sie nur identifizierte und genehmigte Absender-IDs und stellen Sie sicher, dass Sie die Liste auf dem neuesten Stand halten.

Verwalten Ihrer Inhaltssicherheitsrichtlinie

A Inhaltssicherheitsrichtlinie ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, die hilft, bestimmte Arten von Anwendungsangriffen zu erkennen und abzuwehren, einschließlich Cross-Site-Scripting (XSS) und Dateninjektion.

In Sage Intacct können Administratoren bestimmte Seiten innerhalb ihres Unternehmens so ändern, dass sie Inhalte von Drittanbietern enthalten. Um diese Flexibilität im Hinblick auf die Sicherheit zu ermöglichen, ändern und wenden Administratoren eine Inhaltssicherheitsrichtlinie auf ihr Unternehmen an, um das Risiko von Anwendungsangriffen im Zusammenhang mit der Verwendung von Inhalten Dritter zu mindern.

Konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Sicherheit, wenn Sie Sage Intacct erlauben, E-Mails in Ihrem Namen zu senden

Sie können Sage Intacct so konfigurieren, dass Rechnungen, Kontoauszüge und andere per E-Mail gesendete Informationen scheinbar von Ihrem Unternehmen und nicht von Sage Intacct gesendet werden.

Wenn Sie Sage Intacct auf diese Weise konfigurieren, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Sender Policy Framework (SPF) konfigurieren und Ihren E-Mail-Absenderschlüssel (auch bekannt als DKIM) zu den TXT-Einträgen Ihrer Domain hinzufügen. Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Ihre E-Mails von Ihren Kunden oder anderen Empfängern als Spam behandelt werden.

Erfahren Sie, wie Sie Domaineinstellungen für den erweiterten E-Mail-Zustellservice konfigurieren.

Kontakte in der Kreditorenbuchhaltung und der Debitorenbuchhaltung einschränken

In Kreditorenbuchhaltung oder Debitorenbuchhaltungauszuwählen, wählen Sie das Symbol Auf Kontakte beschränken, die mit dem ausgewählten Lieferanten in Verbindung stehen oder Auf Kontakte beschränken, die mit dem ausgewählten Kunden in Verbindung stehen Option bzw. . Diese Optionen verhindern die Verwendung von Kontakten, die nicht mit dem Kunden- oder Lieferanten-Datensatz verknüpft sind.

Kontakte in der Auftragserfassung und im Einkauf einschränken

Wenn Sie Auftragserfassung oder Einkaufauszuwählen, wählen Sie das Symbol Auf Kontakte beschränken, die mit dem Kunden in Verbindung stehen oder Auf Kontakte beschränken, die mit dem Lieferanten in Verbindung stehen Option bzw. . Diese Optionen verhindern die Verwendung von Kontakten, die nicht mit dem Kunden- oder Lieferanten-Datensatz verknüpft sind.

Reports und Tools

Mit den folgenden Reports und Tools können Sie den Datenschutz und die Sicherheit in Ihrem Sage Intacct-Unternehmen überwachen. Wir empfehlen, die Reports vierteljährlich zu überprüfen.

• Benutzerzugriffs-Report

• Reports zu Berechtigungen

• Objektprüfprotokoll

• Andere benutzerdefinierte Reports

• Smart Events

Benutzerzugriffs-Report

Die Benutzerzugriffs-Report Listet alle Benutzer auf, die versucht haben, auf Ihr Unternehmen zuzugreifen, einschließlich der derzeit angemeldeten.

Reports zu Berechtigungen

Es gibt Mehrere Reports zu Berechtigungen können Sie zum Analysieren von Benutzer-Berechtigungen verwenden. Mit diesen Reports können Sie Berechtigungen im gesamten Unternehmen für bestimmte Benutzer anzeigen oder nachverfolgen, wie sich die Berechtigungen für Benutzer geändert haben.

Objektprüfprotokoll

Alles in Sage Intacct kann sich auf Ihre Jahresabschlüsse auswirken. Daher müssen sowohl interne als auch externe Stakeholder wissen, wie sich die Dinge geändert haben und wer diese Änderungen vorgenommen hat. Die Prüfprotokoll Führt eine Datensatz darüber, wer wann Änderungen an einem bestimmten Datensatz vorgenommen hat.

Andere benutzerdefinierte Reports

Sie können jederzeit zusätzliche benutzerdefinierte Reports erstellen, die basierend auf Ihrer Verwendung von Sage Intacct historische Informationen enthalten. Einige zusätzliche Berichte, die Sie erstellen können, sind:

• Historie der Rechnungs-Genehmigung

• Bestellgenehmigungsverlauf

• Genehmigungshistorie des Stundennachweises

• Aktivitätenprotokoll für benutzerdefinierte Objekte

• Kaufen und bestellen Historie

• Kostenänderungshistorie

• Kostenhistorie

• Direktsendungshistorie

• Hauptbuch-Transaktionshistorie

• Zusatzkostenhistorie

• Partnersynchronisierungsprotokoll

• Änderungshistorie für Umsatzrealisierung

Smart Events

Sie können Smart Events um Ihnen zu helfen, sowohl legitime als auch verdächtige Aktivitäten in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Sie können beispielsweise ein Smart Event erstellen, um benachrichtigt zu werden, wenn ein neuer Lieferant erstellt wird oder wenn eine Transaktion über einem bestimmten Betrag gebucht wird. Sie können auch ein Smart Event erstellen, das Sie benachrichtigt, wenn einem Benutzer Admin-Berechtigungen erteilt werden oder ein neuer Web Services-Benutzer erstellt wird.