Verlängerungsvorlagen – Verträge

Eine Verlängerungsvorlage definiert eine Reihe von Aktionen, die Intacct ausführt, wenn ein Vertrag sein Enddatum erreicht. Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, was eine Verlängerungsvorlage leisten kann:

• Festlegen, wann der Quellvertrag geschlossen und ein neuer Vertrag erstellt werden soll Der neue Vertrag hat eine untergeordnete Beziehung zum übergeordneten Quellvertrag.
• Senden Sie eine festgelegte Nummer von Tagen vor Ablauf eines Vertrags eine E-Mail an das Vertriebsteam, in der Sie darüber informiert werden, dass der Vertrag verlängert werden muss.
• Benachrichtigen Sie den Kunden per E-Mail darüber, dass sein Vertrag verlängert werden muss.

Wenn Sie die erweiterte CRM-Integration von Intacct abonniert haben, finden Sie weitere Informationen im Hilfecenter für die erweiterte CRM-Integration finden Sie Informationen darüber, wie Vertragsverlängerungen mit Salesforce funktionieren.

Informationen zu Vertragsverlängerungen

Wenn Sie angeben, dass ein Vertrag verlängert werden kann, weisen Sie einen Erneuerungsvorlage zum Vertrag hinzu. Die Verlängerungsvorlage verfügt über eine Standardverlängerungsdauer und einen Standard-Zeitraum, den Sie im Vertrag nach Bedarf ändern können. Sie wählen auch die Vertragspositionen aus, die in die Verlängerung einbezogen werden sollen (z. B. wird eine Support-Vertragsposition verlängert, während eine Vertragsposition mit einmaliger Einrichtungsgebühr wahrscheinlich nicht verlängert wird).

Am Auslösedatum der Verlängerung legt Intacct die Status des Original (Quell-)Vertrags auf "Verlängert" fest und erstellt Einen neuen untergeordneten Vertrag, die nur Vertragspositionen enthält, die zur Verlängerung ausgewählt wurden. Das Startdatum des neuen Vertrags ist das Enddatum des Quellvertrags plus 1 Tag. Sie können weiterhin Umsätze erfassen, Ausgaben erfassen oder Rechnungen für den Quellvertrag generieren.

Wenn die Verlängerungsvorlage Folgendes enthält Benachrichtigungenverwenden, sendet Intacct alle E-Mails an interne Mitarbeiter oder an den Kunden zu den entsprechenden Daten, die vor oder nach dem Auslösedatum der Verlängerung liegen können.

Erstellen Sie so viele Verlängerungsvorlagen wie Sie benötigen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, und verwenden Sie die Verlängerungsvorlagen dann vertragsübergreifend wieder.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Verlängerung.

2. Wählen Sie im Identifikationsdetails gehen Sie wie folgt vor:
   • Geben Sie eine kurze Kennung für die Verlängerungsvorlage in die Datei Verlängerungsvorlagen-ID -Feld.
   • Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung in die Leiste Beschreibung -Feld.
   • Übernehmen Sie die Standardeinstellung Status Aktiv, oder wenn Sie nicht möchten, dass die aktuelle Vorlage noch zur Verfügung steht, verwenden Sie das Status Dropdown-Liste zur Auswahl von "Inaktiv".
3. Wählen Sie im Verlängerungsoptionen gehen Sie wie folgt vor:
   • Geben Sie an, ob Sie Vertrag erstellen als ein In Bearbeitung oder Entwurf Vertrag.
   • Geben Sie die Nummer der Tage Vor oder nach dem Quellvertrag Verlängerung Datum, an dem Intacct die Verlängerung erstellt.
     Obwohl es eine Option zum Erstellen eines verlängerten Vertrags gibt, Nachher am Original Vertragsende empfiehlt Intacct dringend, die Standardeinstellung beizubehalten Vorher. Wenn Sie Nachherkönnen Sie bestimmte Vertrags-Kopfzeilen des verlängerten Vertrags nicht ändern, da dieser bereits gestartet wurde.
   • Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Standardbedingung (Tage, Monate oder Jahre) und geben Sie dann die Nummer der Zeiträume ein, die von der Verlängerung abgedeckt sind. Beispiel: 12 Monate.
   • Wählen Sie das Gewünschte aus Preisbildungsoption.
4. Wählen Sie im Kunden-E-Mail Abschnitt des Benachrichtigung angeben, ob Intacct im Rahmen des Verlängerungsprozesses eine E-Mail an den Kunden senden soll. Wenn ja, gehen Sie wie folgt vor:
   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
   • Geben Sie die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, den Intacct dem Kunden per E-Mail sendet.
5. Wählen Sie im Interne E-Mail Abschnitt des Benachrichtigung angeben, ob Intacct im Rahmen des Verlängerungsprozesses eine E-Mail an Mitarbeiter Ihres Unternehmens senden soll. Wenn ja, gehen Sie wie folgt vor:
   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
   • Geben Sie die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, den Intacct die interne E-Mail sendet.
6. Wählen Sie Speichern.

Verlängerungsvorlage bearbeiten

Änderungen an einer Verlängerungsvorlage gelten in Zukunft für neue Verträge, denen die Verlängerungsvorlage zugeordnet ist. Wenn Sie die Erneuerungsaktion, Tageoder Verlängerungsdatum Felder in einer Verlängerungsvorlage haben, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Änderungen mit bestehenden Verträgen zu synchronisieren. Durch die Synchronisierung wird das Auslösedatum für laufende Verträge, die mit der Vorlage verknüpft sind, aktualisiert. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Verlängerungsvorlagen.

Wenn Sie Preisoptionen oder E-Mail-Einstellungen für verwendete Verlängerungsvorlagen ändern möchten, empfiehlt es sich, neue Verlängerungsvorlagen mit den gewünschten Optionen zu erstellen. Ändern Sie dann die Verlängerungsvorlagenzuweisungen für die entsprechenden Verträge in Bearbeitung. Dies erleichtert die Überprüfung der Verlängerungsdaten über die Laufzeit eines Vertrags.

Verlängerungsvorlage anzeigen

Verlängerungsvorlage löschen

Sie können eine Verlängerungsvorlage Entfernen, wenn sie nicht von Verträgen verwendet wurde. Dadurch wird die Vorlage aus Intacct entfernt. Alternativ können Sie eine Vorlage deaktivieren (den Status auf "Inaktiv" ändern), wodurch sie nicht in Vorlagenauswahllisten angezeigt wird, die Vorlage jedoch für historische Zwecke beibehalten wird.

Feldbeschreibungen:

Feldbeschreibungen für Verlängerungsvorlage

Feld	Beschreibung
Verlängerungsvorlagen-ID	Eine kurze Kennung für die Verlängerungsvorlage. Diese ID wird in allen entsprechenden Auswahllisten in Intacct angezeigt.
Beschreibung	Eine aussagekräftige Beschreibung der Verlängerungsvorlage, die Benutzer*innen bei der Auswahl der richtigen Vorlage helfen kann. Beispiel: 12 Monate, Aufschlag von 5 Prozent.
Status	Auswählen Aktiv oder Inaktiv. Wenn Sie "Aktiv" auswählen, steht die Vorlage zur Verfügung. Wenn Sie "Inaktiv" auswählen, steht die Vorlage nicht zur Verfügung. Sie können den Status der Vorlage nach Bedarf ändern.

Verlängerungsoptionen

Feldbeschreibungen für Verlängerungsoptionen

Feld	Beschreibung
Verlängerung erstellen als	Folgende Optionen stehen zur Verfügung: In Arbeit: Die Buchungsbeträge, die dem verlängerten Vertrag zugeordnet sind, werden im Hauptbuch erfasst und der Vertrag gilt als wirksam. Entwurf: Der verlängerte Vertrag wird als vorläufige Version gespeichert. Ein Vertragsentwurf hat keine Auswirkungen auf das Hauptbuch. Wenn Sie dieses Feld bearbeiten, wird die Option ausgelöst, Ihre Änderungen mit bestehenden Verträgen zu synchronisieren. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Vorlagen.
Verlängerung	Dieses Feld ist nur relevant, wenn Ihr Unternehmen die erweiterte CRM-Integration von Intacct abonniert hat. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Chance in Salesforce erstellen: Gibt an, dass Intacct eine neue Geschäftschance in Salesforce erstellt. Der Verlängerungsprozess kopiert das Intacct-Vertragsobjekt in Salesforce in eine neue Verkaufschance. In diesem Szenario verwaltet der Benutzer die Positionen für die Verlängerung der Geschäftschance. Siehe die Hilfecenter für die erweiterte CRM-Integration finden Sie weitere Informationen zur Funktionsweise von Vertragsverlängerungen mit Salesforce. Vertrag in Intacct erstellen: Gibt an, dass Intacct gemäß dem Intacct-Vertragsverlängerungsprozess einen untergeordneten Vertrag in Intacct erstellt. Wenn Sie dieses Feld bearbeiten, wird die Option ausgelöst, Ihre Änderungen mit bestehenden Verträgen zu synchronisieren. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Vorlagen.
Wenn die Tage Verlängerungsdatum	Die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, an dem Intacct den verlängerten Vertrag erstellt. Es gibt zwar die Möglichkeit, einen verlängerten Vertrag zu erstellen, Nach Ablauf des Original-Vertrags empfiehlt Intacct jedoch dringend, die Standardeinstellung "Vorher" beizubehalten. Wenn Sie "Nach" auswählen, können Sie bestimmte Vertrags-Kopfzeilendetails des verlängerten Vertrags nicht mehr ändern, da er bereits gestartet wurde.
Standardbedingung	Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um den Standardverlängerungszeitraum (Tage, Monate oder Jahre) auszuwählen, und geben Sie dann die Nummer der Zeiträume ein, die von der Verlängerung abgedeckt werden. Beispiel: 12 Monate.
Preisgestaltung	Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Wie Original: Für den verlängerten Vertrag werden für jede Vertragsposition dieselben Pauschal-/Festbeträge verwendet wie im Original Vertrag. Fakturierungspreis-Liste verwenden: Intacct verwendet den pauschalen/festen Betrag aus der Preisliste für die erneuerten Vertragspositionen. Benutzerdefiniert: Erfordert, dass der Benutzer manuell einen bestimmten Preis in der Vertragsposition für die nächste Verlängerung oder eine Reihe von Verlängerungen festlegt. Erfahren Sie mehr zum Thema Festlegen benutzerdefinierter Verlängerungsbeträge.  Aufschlag oder Abschlag: Intacct gewährt einen Rabatt oder Aufschlag für alle verlängerten Vertragspositionen nach dem angegebenen Prozentsatz oder dem tatsächlichen Betrag. Wählen Sie eine der folgenden Optionen. Aufschlag in Prozent Prozentualer Abschlag Tatsächlicher Aufschlag Tatsächlicher Abschlag Geben Sie den Prozentsatz als ganze Nummer an (z. B. 5). Geben Sie für Beträge den Wert des Betrags an (z. B. 500,00). Benutzerdefinierte Verlängerungsbeträge In einer Vertragsposition angegeben sind, überschreiben alle Preisoptionen für Verlängerungsvorlagen. Die Preisoptionen in einer Verlängerungsvorlage wirken sich auf den Pauschal-/Festbetrag-Betrag auf einem Vertragsposition für "Nur Verlängerung" wenn die Verlängerung erfolgt.

Benachrichtigung: Kunden-E-Mail

Benachrichtigung: Feldbeschreibungen für Kunden-E-Mails

Feld	Beschreibung
An den Kunden senden	Geben Sie an, ob im Rahmen des Verlängerungsprozesses eine E-Mail an den Kunden gesendet werden soll.
Wenn die	Die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, die Intacct dem Kunden per E-Mail sendet. Das Datum der Vertragsverlängerung ist das frühere der folgenden Vorausfakturierung im Vorschuss Startdatum oder Startdatum der Verlängerungsvorlage.
E-Mail-Vorlage	Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die E-Mail-Vorlage auszuwählen, die Sie für die Benachrichtigungs-E-Mail an den Kunden verwenden möchten. Die E-Mail-Vorlage kann die entsprechenden Parameter für die Von/An-E-Mail-Adresse und benutzerdefinierten Text enthalten. Mehr erfahren Informationen zu E-Mail-Vorlagen.

Benachrichtigung: Interne E-Mail

Benachrichtigung: Feldbeschreibungen für interne E-Mails

Feld	Beschreibung
An interne Empfänger senden	Geben Sie an, ob Sie im Rahmen des Verlängerungsprozesses eine E-Mail an Ihr Vertriebsteam oder andere interne Prüfer senden möchten
Wenn die	Die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, die Intacct an die interne E-Mail sendet. Das Datum der Vertragsverlängerung ist das frühere der folgenden Vorausfakturierung im Vorschuss Startdatum oder Startdatum der Verlängerungsvorlage.
E-Mail-Vorlage	Wählen Sie in der Dropdown-Liste die E-Mail-Vorlage aus, die Sie für die interne Benachrichtigungs-E-Mail verwenden möchten. Die E-Mail-Vorlage kann die entsprechenden Parameter für die Von/An-E-Mail-Adresse und benutzerdefinierten Text enthalten.