Verlängerungsvorlagen – Verträge

Eine Verlängerungsvorlage definiert eine Reihe von Aktionen, die Intacct ausführt, wenn ein Vertrag sein Enddatum erreicht. Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, was eine Verlängerungsvorlage tun kann:

• Festlegen, wann der Quellvertrag geschlossen und ein neuer Vertrag erstellt werden soll Der neue Vertrag weist eine untergeordnete Beziehung zum übergeordneten Quellvertrag auf.
• Senden Sie Nummer Tage vor Vertragsende eine E-Mail an das Vertriebsteam, in der Sie darüber informiert werden, dass der Vertrag verlängert werden muss.
• Senden Sie eine E-Mail an den Kunden und benachrichtigen Sie ihn, dass sein Vertrag zur Verlängerung ansteht.

Wenn Sie die erweiterte CRM-Integration von Intacct abonniert haben, finden Sie weitere Informationen auf der Hilfecenter für die erweiterte CRM-Integration finden Sie Informationen darüber, wie Vertragsverlängerungen mit Salesforce funktionieren.

Informationen zu Vertragsverlängerungen

Wenn Sie angeben, dass ein Vertrag verlängert werden soll, weisen Sie einen Erneuerungsvorlage zum Vertrag hinzufügen. Die Verlängerungsvorlage hat eine Standardverlängerungslänge und einen Standard-Verlängerungszeitraum, den Sie im Vertrag nach Bedarf ändern können. Sie wählen auch die Vertragspositionen aus, die in die Verlängerung einbezogen werden sollen (z. B. wird eine Supportvertragsposition verlängert, während eine Vertragsposition mit einmaliger Einrichtungsgebühr wahrscheinlich nicht verlängert wird).

Am Verlängerungsauslösedatum setzt Intacct den Status des Original-(Quell-)Vertrags auf "Verlängert" und erstellt Einen neuen untergeordneten Vertrag, die nur Vertragspositionen enthält, die zur Verlängerung ausgewählt wurden. Das Startdatum des neuen Vertrags ist das Enddatum des Quellvertrags plus 1 Tag. Sie können weiterhin Umsätze oder Ausgaben realisieren oder Rechnungen für den Quellvertrag generieren.

Wenn die Verlängerungsvorlage Folgendes enthält Benachrichtigungensendet Intacct alle E-Mails an interne Mitarbeiter oder an den Kunden zu den entsprechenden Daten, die vor oder nach dem Auslösedatum der Verlängerung liegen können.

Erstellen Sie so viele Verlängerungsvorlagen wie Sie benötigen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, und verwenden Sie die Verlängerungsvorlagen dann vertragsübergreifend wieder.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Verlängerung.

2. Wählen Sie im Abschnitt Identifikationsdetails gehen Sie wie folgt vor:
   • Geben Sie eine kurze Kennung für die Verlängerungsvorlage in den Datensatz Verlängerungsvorlagen-ID -Feld.
   • Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung in das Feld Beschreibung -Feld.
   • Standardeinstellung übernehmen Status Auswahl von "Aktiv" oder wenn Sie nicht möchten, dass die aktuelle Vorlage noch zur Verfügung steht, verwenden Sie das Symbol Status Dropdown-Liste zur Auswahl von "Inaktiv".
3. Wählen Sie im Abschnitt Verlängerungsoptionen gehen Sie wie folgt vor:
   • Geben Sie an, ob Vertrag erstellen als ein In Bearbeitung oder Entwurf Vertrag.
   • Geben Sie die Nummer von Tage Vor oder nach dem Quellvertrag Verlängerung Datum, an dem Intacct die Verlängerung erstellt.
     Es gibt jedoch die Möglichkeit, einen verlängerten Vertrag zu erstellen, Nachher Original Vertrag endet, empfiehlt Intacct dringend, die Standardeinstellung beizubehalten Vorher. Wenn Sie Folgendes auswählen Nachherkönnen Sie bestimmte Vertrags-Kopfzeilen des verlängerten Vertrags nicht ändern, da er bereits gestartet wurde.
   • Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Standardlaufzeit (Tage, Monate oder Jahre) und geben Sie dann die Nummer der Zeiträume ein, die von der Verlängerung abgedeckt sind. Beispiel: 12 Monate.
   • Wählen Sie das gewünschte Preisbildungsoption.
4. Wählen Sie im Abschnitt Kunden-E-Mail Abschnitt des Abschnitts Benachrichtigung Geben Sie an, ob Intacct im Rahmen des Verlängerungsprozesses eine E-Mail an den Kunden senden soll. Wenn ja, gehen Sie wie folgt vor:
   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
   • Geben Sie die Nummer von Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, das Intacct dem Kunden per E-Mail sendet.
5. Wählen Sie im Abschnitt Interne E-Mail Abschnitt des Abschnitts Benachrichtigung Geben Sie an, ob Intacct im Rahmen des Verlängerungsprozesses eine E-Mail an Mitarbeitende Ihres Unternehmens senden soll. Wenn ja, gehen Sie wie folgt vor:
   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
   • Geben Sie die Nummer von Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, den Intacct die interne E-Mail sendet.
6. Wählen Sie Speichern.

Verlängerungsvorlage bearbeiten

Änderungen an einer Verlängerungsvorlage gelten in Zukunft für neue Verträge, denen die Verlängerungsvorlage zugeordnet ist. Wenn Sie die Verlängerungsaktion, Tageoder Verlängerungsdatum Felder in einer Verlängerungsvorlage können Sie Ihre Änderungen auch mit bestehenden Verträgen synchronisieren. Durch die Synchronisierung wird das Auslösedatum für laufende Verträge, die mit der Vorlage verknüpft sind, aktualisiert. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Verlängerungsvorlagen.

Wenn Sie Preisoptionen oder E-Mail-Einstellungen für verwendete Verlängerungsvorlagen ändern möchten, empfiehlt es sich, neue Verlängerungsvorlagen mit den gewünschten Optionen zu erstellen. Ändern Sie dann die Verlängerungsvorlagenzuweisungen für die entsprechenden Verträge in Bearbeitung. Dies erleichtert die Überprüfung von Verlängerungsdaten über die Laufzeit eines Vertrags.

Verlängerungsvorlage anzeigen

Verlängerungsvorlage entfernen

Sie können eine Verlängerungsvorlage entfernen, wenn sie nicht von Verträgen verwendet wurde. Dadurch wird die Vorlage aus Intacct entfernt. Alternativ können Sie eine Vorlage deaktivieren (den Status in "Inaktiv" ändern), wodurch sie nicht in Vorlagenauswahllisten angezeigt wird, die Vorlage jedoch für historische Zwecke beibehalten wird.

Feldbeschreibungen:

Feldbeschreibungen für Verlängerungsvorlage

Feld	Beschreibung
Verlängerungsvorlagen-ID	Eine kurze Kennung für die Verlängerungsvorlage. Diese ID wird in allen entsprechenden Auswahllisten in Intacct angezeigt.
Beschreibung	Eine aussagekräftige Beschreibung der Verlängerungsvorlage, die Benutzern bei der Auswahl der richtigen Vorlage helfen kann. Beispiel: 12 Monate, Aufschlag von 5 Prozent.
Status	Auswählen Aktiv oder Inaktiv. Wenn Sie "Aktiv" auswählen, steht die Vorlage zur Verfügung. Wenn Sie "Inaktiv" auswählen, steht die Vorlage nicht zur Verfügung. Sie können den Status der Vorlage nach Bedarf ändern.

Verlängerungsoptionen

Feldbeschreibungen für Verlängerungsoptionen

Feld	Beschreibung
Verlängerung erstellen als	Folgende Optionen stehen zur Verfügung: In Arbeit: Die Buchungsbeträge, die dem verlängerten Vertrag zugeordnet sind, werden im Hauptbuch erfasst und der Vertrag gilt als wirksam. Entwurf: Der verlängerte Vertrag wird als vorläufige Version gespeichert. Ein Vertragsentwurf hat keine Auswirkungen auf das Hauptbuch. Wenn Sie dieses Feld bearbeiten, wird die Option ausgelöst, Ihre Änderungen mit bestehenden Verträgen zu synchronisieren. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Vorlagen.
Verlängerung	Dieses Feld ist nur relevant, wenn Ihr Unternehmen die erweiterte CRM-Integration von Intacct abonniert hat. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Chance in Salesforce erstellen: Gibt an, dass Intacct eine neue Geschäftschance in Salesforce erstellt. Der Verlängerungsprozess kopiert das Intacct-Vertragsobjekt in Salesforce in eine neue Geschäftschance. In diesem Szenario verwaltet der Benutzer die Positionen für die Verlängerung der Geschäftschance. Siehe die Hilfecenter für die erweiterte CRM-Integration finden Sie weitere Informationen zur Funktionsweise von Vertragsverlängerungen mit Salesforce. Vertrag in Intacct erstellen: Gibt an, dass Intacct gemäß dem Intacct-Vertragsverlängerungsprozess einen untergeordneten Vertrag in Intacct erstellt. Wenn Sie dieses Feld bearbeiten, wird die Option ausgelöst, Ihre Änderungen mit bestehenden Verträgen zu synchronisieren. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Vorlagen.
Wenn die Tage Verlängerungsdatum	Die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, an dem Intacct den verlängerten Vertrag erstellt. Es gibt zwar die Möglichkeit, einen verlängerten Vertrag zu erstellen, aber nach Ablauf des Original Vertrags empfiehlt Intacct dringend, die Standardeinstellung "Vorher" beizubehalten. Wenn Sie "Nach" auswählen, können Sie bestimmte Vertrags-Kopfzeilen des verlängerten Vertrags nicht mehr ändern, da dieser bereits gestartet wurde.
Standardbedingung	Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um den Standardverlängerungszeitraum (Tage, Monate oder Jahre) auszuwählen, und geben Sie dann die Nummer der Zeiträume ein, die von der Verlängerung abgedeckt werden. Beispiel: 12 Monate.
Preisgestaltung	Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Wie Original: Für den verlängerten Vertrag werden für jede Vertragsposition dieselben Pauschal-/Festbeträge verwendet wie im Original-Vertrag. Fakturierungspreis-Liste verwenden: Intacct verwendet den pauschalen/festen Betrag aus der Fakturierungs-Preisliste für die erneuerten Vertragspositionen. Benutzerdefiniert: Erfordert, dass der Benutzer manuell einen bestimmten Preis in der Vertragsposition für die nächste Verlängerung oder Serie von Verlängerungen festlegt. Erfahren Sie mehr zum Thema Benutzerdefinierte Verlängerungsbeträge angeben.  Aufschlag oder Abschlag: Intacct gewährt einen Rabatt oder einen Aufschlag für alle verlängerten Vertragspositionen um den angegebenen Prozentsatz oder den tatsächlichen Betrag. Wählen Sie eine der folgenden Optionen. Aufschlag in Prozent Abschlag in Prozent Tatsächlicher Aufschlag Tatsächlicher Abschlag Geben Sie den Prozentsatz als ganze Nummer an (z. B. 5). Geben Sie für Beträge den Wert des Betrags an (z. B. 500,00). Benutzerdefinierte Verlängerungsbeträge in einer Vertragsposition angegeben sind, überschreiben alle Preisoptionen für die Verlängerungsvorlage. Preisoptionen in einer Verlängerungsvorlage wirken sich auf die Pauschal-/Festpreis-Betrag für eine Vertragsposition nur Verlängerung wenn die Verlängerung erfolgt.

Benachrichtigung: Kunden-E-Mail

Benachrichtigung: Feldbeschreibungen für Kunden-E-Mails

Feld	Beschreibung
An den Kunden senden	Geben Sie an, ob im Rahmen des Verlängerungsprozesses eine E-Mail an den Kunden gesendet werden soll.
Wenn die	Die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, an dem Intacct die Kunde E-Mail sendet. Das Vertragsverlängerungsdatum ist das frühere des Vorausfakturierung im Vorschuss Startdatum oder Startdatum der Verlängerungsvorlage.
E-Mail-Vorlage	Wählen Sie in der Dropdown-Liste die E-Mail-Vorlage aus, die Sie für die Benachrichtigungs-E-Mail an den Kunden verwenden möchten. Die E-Mail-Vorlage kann die entsprechenden Parameter für die Von/An-E-Mail-Adresse und benutzerdefinierten Text enthalten. Mehr erfahren Informationen zu E-Mail-Vorlagen.

Benachrichtigung: Interne E-Mail

Benachrichtigung: Feldbeschreibungen für interne E-Mails

Feld	Beschreibung
An interne Empfänger senden	Geben Sie an, ob im Rahmen des Verlängerungsprozesses eine E-Mail an Ihr Vertriebsteam oder andere interne Prüfer gesendet werden soll
Wenn die	Die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des Quellvertrags, die Intacct an die interne E-Mail sendet. Das Vertragsverlängerungsdatum ist das frühere des Vorausfakturierung im Vorschuss Startdatum oder Startdatum der Verlängerungsvorlage.
E-Mail-Vorlage	Wählen Sie in der Dropdown-Liste die E-Mail-Vorlage aus, die Sie für die interne Benachrichtigungs-E-Mail verwenden möchten. Die E-Mail-Vorlage kann die entsprechenden Parameter für die Von/An-E-Mail-Adresse und benutzerdefinierten Text enthalten.