Prozentsatz der Fertigstellung für Verträge mit Projekten abrechnen

In diesem Thema wird beschrieben, wie Sage Intacct den Prozentsatz der Fertigstellung für Vertragspositionen bestimmt, die Projekten zugeordnet sind, und wie Sie die Fakturierung des Prozentsatzes der Fertigstellung einrichten.

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Vertrag: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen, Erfassen

Rechnungen generieren: Als Vorschau anzeigen, Generieren
Konfiguration
  • Zeit erfassen nach = Projekt und Aufgabe ODER Kunde, Projekt und Aufgabe auf der Seite "Projekte konfigurieren"
  • Die Dimension "Vertrag" ist auf der Seite "Projekte konfigurieren" aktiviert
Abhängigkeiten
  • Das Projekt Abrechnungsart Muss = Feste Gebühr
  • Das Projekt und ggf. die zugehörige Aufgabe müssen mit der Vertragsposition verknüpft sein

Informationen zum Prozentsatz der Fertigstellung abrechnen

Sie können Projekte mit fester Gebühr im Zusammenhang mit Verträgen basierend auf dem Prozentsatz der Fertigstellung in Rechnung nehmen. Sie können den Prozentsatz der Fertigstellung dem Projekt als Ganzes oder bestimmten Aufgaben zuordnen, die mit dem Projekt verbunden sind. In beiden Szenarien kann der Prozentsatz der Fertigstellung automatisch vom System basierend auf einem Verhältnis der Zeitdauer berechnet oder von einem Benutzer bestimmt werden.

Mit dem Vorlagentyp "Fertigstellungsgrad zu Prozent" können Sie Folgendes in die Rechnung stellen:

  • während das Projekt fortschreitet, mit dem Prozentsatz der Fertigstellung, der für den angegebenen Zeitraum vorhanden ist
  • Wenn bestimmte Schwellenwerte für den Fertigstellungsprozentsatz erreicht sind
  • Wenn das Projekt abgeschlossen oder abgenommen ist

Zeitbasierter Prozentsatz der Fertigstellung

Intacct kann den Prozentsatz der Fertigstellung einer Projekt oder Aufgabe anhand eines Verhältnisses berechnen, das durch die Nummer der genehmigten Stunden für einen bestimmten Zeitraum dividiert durch die Gesamtzahl Nummer der Quellstunden bestimmt wird. Bei Projekten können die Quellstunden die gesamten geplanten oder geschätzten Stunden aus allen Projektaufgaben oder der Wert sein, der als budgetierte Stunden für das Projekt eingegeben wurde. Bei Aufgaben können die Quellstunden der Wert sein, der entweder für die geplante oder die geschätzte Stundenzahl für diese Aufgabe eingegeben wurde.

Intacct berechnet den Prozentsatz der Fertigstellung, wenn ein Benutzer die Vorschau im Rechnungen generieren Seite. Er erfasst alle genehmigten Stunden aus Stundenerfassungsbögen, die am oder vor dem ausgewählten Ab-Datum datiert sind, bestimmt den Prozentsatz für die Fertigstellung und multipliziert den Prozentsatz mit dem gesamten pauschalen/festen Betrag der Vertragsposition.Anschließend wird der Betrag angezeigt, der ggf. in Rechnung gestellt werden kann.

Beispiel

Angenommen, Sie haben eine Vertragsposition für ein dreimonatiges Projekt, das am 1. Januar beginnt. Sie möchten Rechnung auf Basis der geplanten Dauer des gesamten Projekt durchführen. Sie vereinbaren einen pauschalen/festen Betrag von 10.000,00 und planen, dass das Projekt 50,00 Stunden dauert.

Bis zum 31. Januar haben die Mitarbeiter Stundenerfassungsbögen von insgesamt 18 Stunden eingereicht, die alle genehmigt wurden. Anschließend führen Sie die Vorschau ab dem 31. Januar aus. Intacct präsentiert 3.600,00 zur Rechnungsstellung im Januar.

(18 / 50 = 36%) * 10.000,00 = 3.600,00

Bis zum 28. Februar reichten die Mitarbeiter Stundenerfassungsbögen mit insgesamt 22 Stunden ein, aber nur 20 Stunden wurden genehmigt.Wenn Sie die Vorschau ab dem 28. Februar ausführen, zeigt Intacct 4.000,00 zur Rechnung verfügbar.

( (18 + 20 / 50 = 76%) * 10.000,00 = 7.600 ) - 3.600 = 4.000,00

Benutzerdefinierter Prozentsatz der Fertigstellung

Sie können eine Vertragsposition basierend auf einem Benutzer festgelegten Prozentsatz der Fertigstellung für eine Projekt oder Aufgabe Rechnung. Ein Benutzer, in der Regel der Projektmanager, gibt einfach den gewünschten Prozentsatz in die Tabelle "Beobachteter Fertigstellungsgrad in Prozent" für das entsprechende Projekt oder die entsprechende Aufgabe ein.

Im Laufe des Projekts oder der Aufgabe fügt der Benutzer jeden anwendbaren Wert für den beobachteten Prozent des Fertigstellungsgrads entsprechend hinzu. Wenn ein Benutzer die Vorschau auf der Seite "Rechnungen generieren" zu einem ausgewählten Datum ausführt, multipliziert Intacct die nicht fakturierten Prozentsätze mit dem gesamten Pauschal-/Festbetrag/Betrag der Vertragsposition, subtrahiert alle zuvor fakturierten Beträge und zeigt dann den Betrag an, der ggf. fakturiert werden kann.

Beispiel

Angenommen, Sie haben eine Vertragsposition für ein dreimonatiges Projekt, das am 1. Januar beginnt. Sie vereinbaren einen pauschalen/festen Betrag von 10.000,00. Sie möchten auf Projekt Ebene Rechnung.

Am 31. Januar bewerten Sie den Fortschritt des Projekts und glauben, dass das Projekt zu 30 % abgeschlossen ist. Sie geben 30 in die Tabelle "Beobachtete Prozent abgeschlossen" für die Projekt ein. Anschließend führen Sie die Vorschau unter "Rechnungen generieren" ab dem 31. Januar aus. Intacct präsentiert 3.000,00 zur Rechnung im Januar.

30 % * 10.000,00 = 3.000,00

Am 28. Februar bewerten Sie den Fortschritt des Projekts und glauben, dass das Projekt zu 65 % abgeschlossen ist. Sie geben 65 in die Tabelle "Beobachteter Prozent Fertigstellung" für das Projekt ein. Anschließend führen Sie ab dem 28. Februar die Vorschau unter "Rechnungen generieren" aus. Intacct präsentiert im Februar 3.500,00 zur Rechnung.

(65 % * 10.000,00 = 6.500) - 3.000 = 3.500,00

Abrechnungsschwellenwerte

Bei zeitbasierten oder benutzerdefinierten Abrechnungsquellen können Sie Schwellenwerte in Abrechnungsvorlagen festlegen, sodass das Projekt nur dann abgerechnet wird, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht werden. Wenn Intacct den anwendbaren Prozentsatz der Fertigstellung ermittelt, vergleicht es ihn mit dem anwendbaren Schwellenwert. Wenn der Prozentsatz gleich oder größer als ein Schwellenwert ist, zeigt Intacct einen Betrag für die Fakturierung an. Wenn der Prozentsatz unter dem anwendbaren Schwellenwert liegt, zeigt Intacct keinen Betrag für die Fakturierung an.

Beispiel

Angenommen, Sie haben ein Design-Unternehmen und stellen die Rechnung in der Regel in mehreren Phasen im Laufe eines Projekts. Die Rechnung erfolgt jedoch nicht in exaktem Verhältnis zum Prozentsatz der Fertigstellung des Projekts, da viele Änderungen in letzter Minute in der Regel am Ende eines Projekts eingehen. Sie möchten wie folgt Rechnung stellen:

  • Wenn das Projekt zu 35 % abgeschlossen ist, 30 % des pauschalen/festen Betrags in Rechnung stellen
  • Wenn das Projekt zu 65 % abgeschlossen ist, weitere 30 % des pauschalen/festen Betrags in Rechnung stellen
  • Wenn das Projekt zu 100 % abgeschlossen ist, stellen Sie die verbleibenden 40 % des pauschalen/festen Betrags in Rechnung.

Sie haben eine Vertragsposition für ein dreimonatiges Projekt, das am 10. Januar beginnt. Sie vereinbaren eine pauschale/feste Betrag von 10.000,00 und möchten auf der Projekt Ebene Rechnung.

Sie führen die Vorschau ab dem 31. Januar aus. Intacct findet einen Prozentsatz des Fertigstellungswerts von 30 %. Intacct stellt für das Projekt keinen Betrag in Rechnung, da 30 kleiner als der erste Schwellenwert von 35 ist.

Die Vorschau wird ab dem 28. Februar ausgeführt. Intacct findet einen Prozentsatz des Fertigstellungswerts von 60 %. Intacct stellt 3.500,00 zur Rechnung, da 60 größer als 35, aber kleiner als der nächste Schwellenwert von 65 ist. Sie stellen im Februar 3.500,00 in Rechnung.

35 % * 10.000,00 = 3.500,00

Sie führen die Vorschau ab dem 31. März aus. Intacct findet einen Prozentsatz des Fertigstellungswerts von 100 %, da Sie das Projekt früher als erwartet abgeschlossen haben. Intacct stellt die verbleibenden 6.500,00 zur Rechnung.

(30 % + 40 % = 70 %) * 10.000,00 = 6.500,00

Einrichten und Ausführen von Fakturierungen in Prozentsatz der Fertigstellung

Um den Prozentsatz der Fertigstellung abrechnen zu können, muss ein Vertrag einem Projekt zugeordnet sein.

Beachten Sie die folgenden Regeln, wenn Sie entscheiden, wie Sie Ihre Projekte mit Verträgen verknüpfen möchten:

  • Der mit dem Projekt verknüpfte Kunde muss mit dem Vertrag verknüpften Kunden identisch sein
  • Ein Projekt kann nur einem Vertrag zugeordnet werden. Das Projekt kann einer oder mehreren Vertragspositionen eines bestimmten Vertrags zugeordnet werden.
    Da ein Projekt nur einem Vertrag zugeordnet werden kann, wird der untergeordnete Vertrag in einer Verlängerung nicht mit dem Projekt verknüpft, das mit dem übergeordneten Vertrag verknüpft wurde. Siehe in diesem Fall unter Erweitern der Projekt-Vertrags-Verknüpfung bei Vertragsverlängerung.
  • Ein Vertrag kann mehr als einem Projekt zugeordnet sein.
  • Nur für mehrere Entitäten: Das Projekt, der Standort oder die Entität darf nicht leer sein und ist auf den Standort oder die Entität beschränkt, der bzw. die dem Vertrag zugeordnet ist. Das Projekt, der Standort oder die Entität kann ein untergeordnetes Element des Vertrags, des Standorts oder der Entität sein.
  • Für hierarchische Projekte (bei denen untergeordnete Projektrechnungen mit übergeordneten Projekten übereinstimmen): Ordnen Sie das übergeordnete Projekt dem Vertrag zu. Im Feld "Vertrag" für das übergeordnete Projekt und alle untergeordneten Projekte, die mit dem übergeordneten Projekt eine Rechnung stellen, wird der zugehörige Vertrag angezeigt.

So richten Sie die Fakturierung für den Prozentsatz der Fertigstellung ein und führen sie aus:

  1. Erstellen Sie einen oder mehrere Prozent Fertigstellungsgrad Fakturierungsvorlagen.
  2. Erstellen Sie eine Festpreis-Projekt und zugehörige Aufgabe, je nachdem. Die Projekt Abrechnungsart muss "Feste Gebühr" oder "Feste Gebühr und Ausgaben" lauten.
  3. Erstellen Sie eine Vertrag.
  4. Erstellen Sie im Vertrag eine Vertragsposition mit Fakturierungsmethode = "Festpreis", geben Sie die feste Gebühr des Projekts oder der Aufgabe im Pauschalbetrag/Fester Betrag einen Fertigstellungsgrad von Prozent auswählen Fakturierung Vorlageund ordnen Sie die Vertragsposition einem Projekt und Aufgabe, je nach Typ der Fakturierungsvorlage. Füllen Sie die anderen Vertragspositionsfelder nach Bedarf aus.

    Fakturierungszeitpläne, die auf Vorlagen für den Fertigstellungsgrad in Prozent basieren, zeigen nach dem Erstellen der Vertragsposition keine geplanten Beträge an, da diese vom Vorhandensein der entsprechenden Quelldaten und der Ausführung der Vorschau auf der Seite "Rechnungen generieren" zu einem gültigen Datum abhängen.

    Die Vorschau validiert die verfügbaren Prozentsätze anhand des Erfassungsdatums der Hauptbuch-Buchung der Vertragsposition.

  5. Führen Sie je nach Quellmetrik für den Prozentsatz der Fakturierungsvorlage einen der folgenden Schritte aus:
    • Wenn die Fakturierungsvorlage auf Stunden basiert, erstellen Sie Stundenerfassungsbögen für den entsprechenden Zeitraum und ordnen Sie jeden Stundenerfassungsbogen ggf. dem Projekt und der Aufgabe zu.
    • Wenn die Fakturierungsvorlage auf dem beobachteten Prozent der Fertigstellung basiert, aktualisieren Sie die Informationen des Projekts oder der Aufgabe Beobachteter abgeschlossener Prozent Tabelle zum jeweiligen Datum.
  6. Wenn es Zeit für die Rechnung ist, gehen Sie zum Rechnungen generieren Seite und Ausführung Vorschau zum gewünschten Datum.
    • Wenn die Fakturierungsvorlage auf Stunden basiert: Das System sammelt alle genehmigten Stunden aus Stundenerfassungsbögen mit Datum am oder vor dem ausgewählten Ab-Datum, bestimmt den FertigstellungsProzentsatz, multipliziert den Prozentsatz mit dem gesamten Pauschal-/Festbetrag/Betrag der Vertragsposition und zeigt dann den Betrag an, der gegebenenfalls in Rechnung gestellt werden kann.
    • Wenn die Fakturierungsvorlage auf dem beobachteten Fertigstellungsgrad in Prozent basiert: Das System multipliziert den Prozentsatz aus der Tabelle "Beobachteter Prozent des Fertigstellungsgrads" des Projekts oder der Aufgabe, die den neuesten Stand am oder vor dem Vorschau-Datum enthält, mit dem gesamten pauschalen/festen Betrag der Vertragsposition, subtrahiert alle zuvor fakturierten Beträge und zeigt dann den verfügbaren Betrag für die Fakturierung an, falls vorhanden.

Prozentsatz der Fertigstellung und Rechnung im Vorschuss

Die Funktion "Rechnung im Vorschuss" erstellt automatisch Fakturierungszeitpläne, die vor dem Start einer Vertragsposition beginnen. Sie können zwar Prozent vollständigen Abrechnungsvorlagen mit Rechnung in Vorschuss kombinieren, aber es funktioniert etwas anders, da es keine herkömmliche Abrechnungs Terminierung mit Prozentsatz des Abschlusses gibt.

In diesem Szenario legen Sie das Rechnung-Datum und das Hauptbuch-Buchung-Datum für die Rechnung auf das entsprechende Vorschuss-Datum fest, wenn Sie die Vorschau unter "Rechnungen generieren" ausführen. Das Datum für "Vorschau-Ab" muss jedoch am oder nach dem Startdatum der Vertragsposition und am oder nach dem Gültigkeitsdatum der entsprechenden Datenquelle liegen.

Beispiel

Angenommen, Sie haben ein Projekt mit einer festen Gebühr von 10.000,00, die nach dem Prozentsatz der Aufgabe abgerechnet wird. Die Projektvertragsposition beginnt am 1. März und Sie möchten 20 % der gesamten Festgebühr am 1. Februar in Rechnung stellen. Für den Vertrag und die Vertragsposition ist die Vorschuss auf 1 Monat festgelegt, und die Fakturierungsvorlage für den Prozent der Fertigstellung basiert auf dem beobachteten Prozent der Aufgabenfertigstellung.

Bearbeiten Sie in der entsprechenden Aufgabe die Tabelle "Beobachteter Fertigstellungsgrad in Prozent", um anzugeben, dass 20 % mit Wirkung zum 1. Februar abgeschlossen sind. Legen Sie auf der Seite "Rechnungen generieren" das Rechnungsdatum und das HB-Buchung Datum auf den 1. Februar fest, setzen Sie das "Ab-Datum" auf den 1. März und führen Sie die Vorschau aus. Intacct stellt die Rechnung über 2.000,00.

Wenn Sie das Gültigkeitsdatum für den beobachteten Fertigstellungsgrad in Prozent der Aufgabe auf den 15. März statt auf den 1. Februar festlegen, können Sie weiterhin den 1. Februar als Datum für die Rechnung und die HB-Buchung verwenden, aber Sie würden den 15. März als Ab-Datum verwenden, wenn Sie die Vorschau ausführen.

So stellen Sie eine 100%ige Rechnung mit zeitbasiertem Prozentsatz der Fertigstellung ab

Wenn eine Vertragsposition eine Fakturierungsvorlage für einen Prozent Fertigstellungsgrad basierend auf Stunden verwendet, wird eine 100%ige Fakturierung erreicht, wenn die genehmigten Gesamtstunden den gesamten Quellstunden entsprechen. Es kann jedoch Szenarien geben, in denen die genehmigten Gesamtstunden nie den gesamten Quellstunden entsprechen, Sie aber dennoch 100 % des Projekts in Rechnung stellen möchten. Aktualisieren Sie in diesem Szenario die Tabelle "Beobachteter Prozent des Fertigstellungsgrads" für das Projekt oder die Aufgabe, um anzugeben, dass das Projekt oder die Aufgabe zum entsprechenden Datum zu 100 % abgeschlossen ist. Dadurch wird der verbleibende pauschale/feste Betrag in Rechnung gestellt, wenn Sie die Vorschau unter "Rechnungen generieren" zum entsprechenden Datum ausführen.

Anpassungen des Prozentsatzes der Fertigstellung abrechnen

Wenn Daten nach der Vorschau einer Rechnung mit einem Fertigstellungsgrad von Prozent geändert werden, die zu einem geringeren Betrag führen würde als der zuvor fakturierte Betrag, subtrahiert das System die entsprechende Differenz in einer späteren Rechnungsvorschau.

Angenommen, Sie haben im Januar eine Rechnung auf der Grundlage von 10 Stunden der festen Gebühr eines Projekts erstellt. Im Februar wird ein Januar-Stundenerfassungsbogen bearbeitet, um die Nummer der zuvor gezählten Stunden von 10 auf 8 zu reduzieren. Wenn im Februar keine Stunden gezählt wurden, ist für Februar keine Abrechnung geplant, wenn Sie die Vorschau ausführen. Wenn im Februar 3 oder mehr Stunden gezählt wurden, subtrahiert das System 2 Stunden von der genehmigten Gesamtanzahl und führt dann die Berechnung des Fertigstellungsgrads in Prozent durch.

Prozentsatz der Fertigstellung stornieren Abrechnungszeitpläne

Wenn Sie eine Vertragsposition abbrechen müssen, bevor sie 100 % abgeschlossen ist, können Sie auswählen, ob nicht fakturierte Beträge in Prozent der Fertigstellung generiert werden sollen, und diese bei Stornierung im Fakturierungszeitplan Terminierung Terminierung. Wenn nicht abgerechnete Prozent der Fakturierung vorliegen, die vor dem Stornodatum datiert wurde, generiert Intacct automatisch den entsprechenden FakturierungsBetrag und plant die Rechnung am Stornodatum minus eins. Dies erspart Ihnen einen Schritt, da Sie die Vorschau unter "Rechnungen generieren" nicht ausführen müssen, bevor Sie eine Vertragsposition für den Projekt-Fertigstellungsgrad in Prozent stornieren. Wenn Sie diese Option nicht auswählen und vor der Stornierung der Vertragsposition keine Vorschau ausführen, beendet Intacct den Rest des Fakturierungszeitplans bei der Terminierung.

Sie können die Stornierung einer Vertragsposition mit einer Fakturierungsvorlage für einen Prozent Fertigstellungsgrad zwar rückgängig machen, die Stornierung kann jedoch nicht rückgängig gemacht werden, wenn sie auch einer Umsatzvorlage für den Fertigstellungsgrad in Prozent oder der Menge zugeordnet ist.

Erfahren Sie mehr zum Thema Stornierung von Zeitplänen mit Fertigstellungsgrad in Prozent.