Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mail einrichten

Möchten Sie Ihre Mitarbeiter*innen informieren, wenn ihnen Ausgaben erstattet wurden? Sie können automatisch Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails an ausgewählte Mitarbeiter senden, sobald Zahlungen bestätigt wurden.

Zahlungsbenachrichtigungen sind besonders nützlich für Mitarbeiter, denen Ausgaben über ACH erstattet werden, aber Benachrichtigungen können automatisch an jeden Mitarbeiter gesendet werden, unabhängig davon, wie er bezahlt wird.

Automated Clearing House (ACH)) ist eine Zahlungsmethode, die ein Dateiformat generiert, das von Banken für den Austausch von Geldern zwischen Konten verwendet wird.

Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten

Es gibt einen schnellen, einmaligen Einrichtungsprozess für automatische Zahlungsbenachrichtigungen, bei dem Sie:

• Entscheiden Sie, wessen Kontakt Informationen (aus Ihrem Unternehmen) in Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails verwendet werden sollen.
• Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die Zahlung Benachrichtigungen erhalten sollen.

Bestimmen Sie die E-Mails ab Kontakt

Auf der Seite "Ausgaben konfigurieren" können Sie auswählen, welcher Kontakt aus Ihrem Unternehmen in E-Mails an Mitarbeitende verwendet werden soll. Bei diesem Kontakt kann es sich entweder um einen bestimmten Benutzer oder um die Kontakt des Benutzers handeln, der die zu erstattenden Ausgaben auswählt. Beachten Sie, dass Sie den Kontakt jederzeit überschreiben können, wenn Sie die zu erstattenden Ausgaben auswählen.

Die Kontaktdaten dieses Benutzers werden für zwei Zwecke verwendet:

• Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails werden "von" der E-Mail-Adresse dieses Kontakts gesendet.
• Der Name und die E-Mail-Adresse dieses Kontakts werden in den E-Mail-Text aufgenommen, falls der Mitarbeiter Fragen hat.

Standard Kontakt für Zahlung Benachrichtigungs-E-Mail auswählen

1. Gehen Sie zu Ausgaben > Einrichtung > Konfiguration.
2. Scrollen Sie nach unten zum Zahlungen und suchen Sie den Abschnitt Kontakt für Benachrichtigung Optionen.
   • Wenn Sie möchten, dass die Person, die die Ausgaben-Erstattung verarbeitet, als Kontakt verwendet wird, wählen Sie Person, die Ausgaben für die Erstattung auswählt.
   • Wenn Sie immer die Kontaktinformationen einer bestimmten Person verwenden möchten, wählen Sie Der folgende Kontakt und wählen Sie dann den Benutzer aus.
   Es empfiehlt sich, den "Drucken als"-Namen und die E-Mail-Adresse der Kontakte zu überprüfen, die Sie für die Benachrichtigung über die Zahlung verwenden. Wenn Sie immer dieselbe Person wie der Kontakt verwenden, können Sie den Datensatz dieses Benutzers anzeigen, indem Sie den Benutzer aus dem Dropdown-Menü auswählen und dann das Ansichtssymbol auswählen.

Zu benachrichtigende Mitarbeiter auswählen

Entscheiden Sie, welche Mitarbeiter über Zahlungen benachrichtigt werden sollen, und überprüfen Sie, ob eine E-Mail-Adresse im Datensatz hinterlegt ist. Indem Sie Benachrichtigungen für einen Mitarbeiter aktivieren, geben Sie an, dass der Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt werden soll, wenn eine Zahlung an ihn bestätigt wird.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.
2. Suchen Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und wählen Sie Bearbeiten aus.
3. Gehen Sie zu Informationen zur Kostenerstattung Tab des Datensatzes des Mitarbeiters und wählen Sie die folgende Option aus Automatische Zahlungsbenachrichtigung senden.

4. Klicken Sie auf der Seite Kontakte Tab Überprüfen Sie für den Mitarbeiter den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.

   Die Zahlung-Benachrichtigungs-E-Mail verwendet automatisch den Namen und die E-Mail-Adresse auf der Datensatz "Hauptkontakt" des Mitarbeiter.

   Um den Datensatz des primären Kontakts des Mitarbeiters anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Linie für den primären Kontakt und wählen Sie das Symbol "Anzeigen" aus.

Zahlungen mit Benachrichtigungen verarbeiten

Ausgabenrückerstattungen funktionieren auf die gleiche Weise, unabhängig davon, ob Sie Mitarbeitende so eingerichtet haben, dass sie über Zahlungen benachrichtigt werden. Immer wenn Sie Zahlungen bestätigen, prüfen wir, ob einer der Mitarbeitenden Zahlung Benachrichtigungen aktiviert hat. Diese Mitarbeitenden erhalten automatisch Zahlungsbenachrichtigungen über die Zahlung. Weitere Informationen finden Sie unter Zu erstattende Ausgaben auswählen.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Rückerstattungen > Zu erstattende Ausgaben auswählen.

2. Scrollen Sie zu Zahlungsbenachrichtigungen Abschnitt.

3. Bestätigen Sie den Benutzer in Kontakt, der für E-Mails zur Benachrichtigung über Zahlungen verwendet werden soll.

   Sie können einen anderen Benutzer auswählen.

4. Wählen Sie die Ausgaben-Reports aus, die Sie erstatten möchten.

5. Wählen Sie Speichern.

   Nachdem die Zahlungen bestätigt wurden, werden automatisch Benachrichtigungen an die Mitarbeiter gesendet. Bei ACH-Zahlungen und Schecks werden Benachrichtigungen nicht sofort gesendet. Sie müssen die Zahlungsdatei generieren oder die Schecks drucken und dann die Zahlungen bestätigen.

Benachrichtigungen über Zahlungen nachträglich senden

Auch wenn Sie die Rückerstattung an Mitarbeitende bereits abgeschlossen haben, können Sie über die Seite "Zahlungskopien drucken" zurückgehen und Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails senden.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mehr > Drucken von Zahlungskopien.

2. Suchen Sie Filter Abschnitt: Wählen Sie einen Zahlungsmethode.

3. Wählen Sie Anzeigen aus.

4. Suchen Sie die Zahlung und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus.

5. Vergewissern Sie sich im Feld "E-Mail-Adresse", dass mindestens eine E-Mail-Adressen-Liste vorhanden ist.

   • Wenn der Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hat, ist diese für Sie vorausgefüllt.

   • Wenn Sie möchten, dass E-Mail-Benachrichtigungen an zusätzliche Adressen gesendet werden, trennen Sie jede E-Mail-Adresse durch ein Komma oder Semikolon. Zum Beispiel

     tsmith@xyzcompany.com; bbarnabus@xyzcompany.com

6. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)