Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mail einrichten

Möchten Sie Ihre Mitarbeiter*innen darüber informieren, wenn ihnen Ausgaben erstattet wurden? Sie können automatisch Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails an ausgewählte Mitarbeitende senden, sobald Zahlungen bestätigt wurden.

Zahlungsbenachrichtigungen sind besonders nützlich für Mitarbeiter, denen Ausgaben über ACH erstattet werden, aber Benachrichtigungen können automatisch an jeden Mitarbeiter gesendet werden, unabhängig von der Art der Bezahlung.

Automated Clearing House (ACH)) ist eine Zahlungsmethode, die ein Dateiformat generiert, das von Banken für den Austausch von Geldern zwischen Konten verwendet wird.

Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten

Es gibt einen schnellen, einmaligen Einrichtungsprozess für automatische Zahlungsbenachrichtigungen, bei dem Sie:

• Entscheiden Sie, wessen Kontakt Informationen (aus Ihrem Unternehmen) in Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails verwendet werden sollen.
• Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die Zahlung Benachrichtigungen erhalten sollen.

Bestimmen Sie die E-Mail-Adresse ab Kontakt

Auf der Seite "Ausgaben konfigurieren" können Sie auswählen, welcher Kontakt aus Ihrem Unternehmen in E-Mails verwendet werden soll, die an Mitarbeitende gesendet werden. Bei diesem Kontakt kann es sich entweder um einen bestimmten Benutzer oder um die Kontakt des Benutzers handeln, der die zu erstattenden Ausgaben auswählt. Beachten Sie, dass Sie den Kontakt jederzeit überschreiben können, wenn Sie die zu erstattenden Ausgaben auswählen.

Die Kontaktdaten dieses Benutzers werden für zwei Zwecke verwendet:

• Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails werden "von" der E-Mail-Adresse dieses Kontakts gesendet.
• Der Name und die E-Mail-Adresse dieses Kontakts werden in den E-Mail-Text aufgenommen, falls der Mitarbeiter Fragen hat.

Standard Kontakt für Zahlung-Benachrichtigungs-E-Mail auswählen

1. Gehen Sie zu Ausgaben > Einrichtung > Konfiguration.
2. Scrollen Sie nach unten zum Zahlungen und suchen Sie den Abschnitt Kontakt für Benachrichtigung Optionen.
   • Wenn Sie möchten, dass die Person, die die Ausgaben-Erstattung bearbeitet, für Kontaktinformationen verwendet wird, wählen Sie Person, die Ausgaben für die Erstattung auswählt.
   • Wenn Sie immer die Kontaktinformationen einer bestimmten Person verwenden möchten, wählen Sie Der folgende Kontakt und wählen Sie dann den Benutzer aus.
   Es empfiehlt sich, den "Drucken als"-Namen und die E-Mail-Adresse der Kontakte zu überprüfen, die Sie für Zahlung Benachrichtigung verwenden. Wenn Sie immer dieselbe Person wie der Kontakt verwenden, können Sie den Datensatz dieses Benutzers anzeigen, indem Sie den Benutzer aus dem Dropdown-Menü und dann das Ansichtssymbol auswählen.

Zu benachrichtigende Mitarbeiter auswählen

Entscheiden Sie, welche Mitarbeiter über Zahlungen benachrichtigt werden sollen, und überprüfen Sie, ob eine E-Mail-Adresse im Datensatz hinterlegt ist. Indem Sie Benachrichtigungen für einen Mitarbeiter aktivieren, geben Sie an, dass der Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt werden soll, wenn eine Zahlung an ihn bestätigt wird.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.
2. Suchen Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und wählen Sie Bearbeiten aus.
3. Gehen Sie zum Informationen zur Kostenerstattung Tab des Datensatzes des Mitarbeiters aus und wählen Sie die Option zum Automatische Zahlungsbenachrichtigung senden.

4. Klicken Sie auf der Seite Kontakte Tab für den Mitarbeiter den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters überprüfen.

   Die Zahlung-Benachrichtigungs-E-Mail verwendet automatisch den Namen und die E-Mail-Adresse auf der Datensatz "Hauptkontakt" der Mitarbeiter.

   Um den Datensatz des primären Kontakts des Mitarbeiters anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Linie für den primären Kontakt und wählen Sie das Ansichtssymbol aus.

Zahlungen mit Benachrichtigungen verarbeiten

Ausgabenerstattungen funktionieren auf die gleiche Weise, unabhängig davon, ob Sie Mitarbeitende so eingerichtet haben, dass sie über Zahlungen benachrichtigt werden. Wenn Sie Zahlungen bestätigen, prüfen wir, ob einer der Mitarbeiter Zahlung Benachrichtigungen aktiviert hat. Diese Mitarbeitenden erhalten automatisch Zahlung Benachrichtigungen. Weitere Informationen finden Sie unter Zu-erstattbare Ausgaben auswählen.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Erstattungen > Zu-erstattbare Ausgaben auswählen.

2. Scrollen Sie zum Zahlungsbenachrichtigungen -Abschnitt.

3. Bestätigen Sie die Eingabe des Benutzers Kontakt für E-Mails zur Benachrichtigung über Zahlungen.

   Sie können einen anderen Benutzer auswählen.

4. Wählen Sie die Ausgaben-Reports aus, die Sie erstatten möchten.

5. Wählen Sie Speichern.

   Nachdem die Zahlungen bestätigt wurden, werden automatisch Benachrichtigungen an die Mitarbeiter gesendet. Bei ACH-Zahlungen und Schecks werden Benachrichtigungen nicht sofort gesendet. Sie müssen die Zahlungsdatei generieren oder die Schecks drucken und dann die Zahlungen bestätigen.

Benachrichtigungen über Zahlungen nachträglich senden

Auch wenn Sie die Rückerstattung an Mitarbeiter bereits abgeschlossen haben, können Sie über die Seite "Zahlungskopien drucken" Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails senden.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mehr > Drucken von Zahlungskopien.

2. Suchen Sie Filter Abschnitt: Wählen Sie einen Zahlungsmethode.

3. Wählen Sie Anzeigen aus.

4. Suchen Sie die Zahlung und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus.

5. Vergewissern Sie sich im Feld "E-Mail-Adresse", dass mindestens eine Liste mit E-Mail-Adressen vorhanden ist.

   • Wenn der Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hat, ist diese für Sie vorausgefüllt.

   • Wenn Sie möchten, dass E-Mail-Benachrichtigungen an zusätzliche Adressen gesendet werden, trennen Sie jede E-Mail-Adresse durch ein Komma oder Semikolon. Zum Beispiel

     tsmith@xyzcompany.com; bbarnabus@xyzcompany.com

6. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)