Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mail einrichten

Zugehörige Informationen

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Möchten Sie Mitarbeiter darüber informieren, wenn ihnen Ausgaben erstattet wurden? Sie können automatisch Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails an ausgewählte Mitarbeiter senden, sobald Zahlungen bestätigt wurden.

Zahlungsbenachrichtigungen sind besonders nützlich für Mitarbeiter, denen Ausgaben über ACH erstattet werden. Benachrichtigungen können jedoch automatisch an jeden Mitarbeiter gesendet werden, unabhängig von der Zahlungsmethode.

Automated Clearing House (ACH)) ist eine Zahlungsmethode, die ein Dateiformat generiert, das von Banken für den Austausch von Geldern zwischen Konten verwendet wird.

Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten

Es gibt einen schnellen, einmaligen Einrichtungsprozess für automatische Zahlungsbenachrichtigungen, bei dem Sie:

• Entscheiden Sie, wessen Kontakt (aus Ihrem Unternehmen) in E-Mails mit Benachrichtigungs-E-Mails zur Zahlung verwendet werden sollen.
• Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Benachrichtigungen über die Zahlung erhalten sollen.

Bestimmen Sie die E-Mail ab Kontakt

Auf der Seite "Ausgaben konfigurieren" können Sie auswählen, welcher Kontakt aus Ihrem Unternehmen in E-Mails an Mitarbeiter verwendet werden soll. Bei diesem Kontakt kann es sich entweder um einen bestimmten Benutzer oder um die Kontakt des Benutzers handeln, der die zu erstattenden Ausgaben auswählt. Beachten Sie, dass Sie den Kontakt jederzeit überschreiben können, wenn Sie die zu erstattenden Ausgaben auswählen.

Die Kontaktdaten dieses Benutzers werden für zwei Zwecke verwendet:

• Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails werden "von" der E-Mail-Adresse dieses Kontakts gesendet.
• Der Name und die E-Mail-Adresse dieses Kontakts werden in den E-Mail-Text aufgenommen, falls der Mitarbeiter Fragen hat.

Standard-Kontakt für die E-Mail zur Benachrichtigung über die Zahlung auswählen

1. Gehen Sie zu Ausgaben > Einrichtung > Konfiguration.
2. Scrollen Sie nach unten zum Zahlungen und suchen Sie den Abschnitt Kontakt für Benachrichtigung Optionen.
   • Wenn Sie möchten, dass die Person, die die Ausgaben-Erstattung verarbeitet, für die Kontaktinformationen verwendet wird, wählen Sie Person, die Ausgaben für die Erstattung auswählt.
   • Wenn Sie immer die Kontakt einer bestimmten Person verwenden möchten, wählen Sie Der folgende Kontakt Wählen Sie dann den Benutzer aus.
   Es empfiehlt sich, den "Drucken als"-Namen und die E-Mail-Adresse von Kontakten zu überprüfen, die Sie für die Benachrichtigung über die Zahlung verwenden. Wenn Sie immer dieselbe Person wie der Kontakt verwenden, können Sie den Datensatz dieses Benutzers anzeigen, indem Sie den Benutzer aus dem Dropdown-Menü und dann das Ansichtssymbol auswählen.

Zu benachrichtigende Mitarbeiter auswählen

Entscheiden Sie, welche Mitarbeiter über Zahlungen benachrichtigt werden sollen, und überprüfen Sie, ob sie eine E-Mail-Adresse Datensatz haben. Indem Sie Benachrichtigungen für einen Mitarbeiter aktivieren, geben Sie an, dass der Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt werden soll, wenn eine Zahlung an ihn bestätigt wird.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mitarbeiter.
2. Suchen Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und wählen Sie Bearbeiten aus.
3. Gehen Sie zum Informationen zur Kostenerstattung Tab des Datensatzes des Mitarbeiters und wählen Sie die Option zum Automatische Zahlungsbenachrichtigung senden.

4. Auf der Seite Kontakte Tab Überprüfen Sie für den Mitarbeiter den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.

   Die E-Mail zur Zahlungsbenachrichtigung verwendet automatisch den Namen und die E-Mail-Adresse im primären Kontakt-Datensatz des Mitarbeiters.

   Um den Datensatz des primären Kontakts des Mitarbeiters anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Linie für den primären Kontakt und wählen Sie das Symbol "Anzeigen" aus.

Zahlungen mit Benachrichtigungen verarbeiten

Ausgabenerstattungen funktionieren gleich, unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiter so eingerichtet haben, dass sie über Zahlungen benachrichtigt werden. Immer wenn Sie Zahlungen bestätigen, prüfen wir, ob einer der Mitarbeitenden Zahlung Benachrichtigungen aktiviert hat. Diese Mitarbeitenden erhalten automatisch Benachrichtigungen über die Zahlung. Weitere Informationen finden Sie unter Zu-erstattbare Ausgaben auswählen.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Erstattungen > Zu-erstattbare Ausgaben auswählen.

2. Scrollen Sie zum Zahlungsbenachrichtigungen Abschnitt.

3. Bestätigen Sie den Benutzer in Kontakt für E-Mails zur Zahlungsbenachrichtigung.

   Sie können einen anderen Benutzer auswählen.

4. Wählen Sie die Ausgaben-Reports aus, die Sie erstatten möchten.

5. Wählen Sie Speichern.

   Nachdem die Zahlungen bestätigt wurden, werden automatisch Benachrichtigungen an die Mitarbeiter gesendet. Bei ACH-Zahlungen und Schecks werden Benachrichtigungen nicht sofort gesendet. Sie müssen die Zahlungsdatei generieren oder die Schecks drucken und dann die Zahlungen bestätigen.

Senden Sie Zahlungsbenachrichtigungen nachträglich

Auch wenn Sie die Rückerstattung an Mitarbeiter bereits abgeschlossen haben, können Sie von der Seite "Zahlungskopien drucken" aus Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails senden.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Mehr > Zahlungskopien drucken.

2. Suchen Sie Filter Abschnitt Wählen Sie einen Zahlungsmethode.

3. Wählen Sie Anzeigen aus.

4. Suchen Sie die Zahlung und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus.

5. Vergewissern Sie sich, dass im Feld "E-Mail-Adresse" mindestens eine E-Mail-Adressen-Liste vorhanden ist.

   • Wenn der Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hat, ist diese für Sie vorausgefüllt.

   • Wenn Sie möchten, dass E-Mail-Benachrichtigungen an zusätzliche Adressen gesendet werden, trennen Sie jede E-Mail-Adresse durch ein Komma oder Semikolon. Zum Beispiel

     tsmith@xyzcompany.com; bbarnabus@xyzcompany.com

6. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)