Exemplare für Ausgabenerstattungszahlungen drucken

Drucken Sie Kopien der bereits bestätigten Ausgabenerstattungen aus. Sie können auch nicht übertragbare Kopien von gedruckten Original-Erstattungsschecks drucken.

Auf der Seite "Zahlungskopien drucken" können Sie außerdem E-Mails an Mitarbeitende senden, um sie über von Ihnen ausgestellte Ausgabenerstattungen zu informieren. Sie können Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten für Mitarbeiter oder verwenden Sie die Seite "Zahlungskopien drucken", um Benachrichtigungen für bereits ausgestellte Zahlungen senden.

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  • Schecks drucken: Ausführen

Drucken von Zahlungskopien

Das Drucken von Zahlungskopien ist ein zweiteiliges Verfahren, ähnlich wie das Ausführen eines Reports. Zuerst legen Sie Filter für Intacct fest, um die gewünschte Zahlungsgruppe zu finden. Dann wählen Sie Elemente für den Druck aus.

  1. Öffnen Sie die Zahlungskopien drucken Seite aus einer der folgenden Anwendungen:
    • Kreditorenbuchhaltung
    • Ausgaben
    • Zahlungsverkehr
  2. Um alle Zahlungen nach Scheck sortiert zu sehen, klicken Sie im Zahlungskopien drucken Seite, wählen Sie Ansehen.
  3. Um die Liste der zu druckenden Zahlungskopien einzugrenzen, wählen Sie Anpassen um zum Zahlungskopien drucken Seite "Filter". Führen Sie die folgenden Schritte unter Anpassen und Drucken von Zahlungskopien aus.
Kopien des Schecks enthalten die gleichen Informationen wie der Original-Scheck. Wenn sich Informationen geändert haben, seit der Scheck ursprünglich bezahlt wurde (z. B. wenn sich der Name oder die Adresse des Kontakts geändert hat), spiegeln die Kopien diese Änderungen nicht wider.

Anpassen und Drucken von Zahlungskopien

Bevor Sie Kopien Ihrer Schecks drucken, können Sie den Zeitraum und den Bereich der einzubeziehenden Schecks auswählen und eine Sortierreihenfolge für die gedruckten Schecks angeben. Sie können beispielsweise eine Zahlungskopie für einen bestimmten Mitarbeiter drucken, der im letzten Quartal bezahlt wurde. Effektiv eingesetzt, können Filter genau die gewünschten Elemente anzeigen, sodass Sie schnell auswählen und drucken können, ohne durch lange Listen von Zahlungen scrollen zu müssen.

  1. Wählen Sie den Zahlung Zeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum ein, das der Drucklauf abdecken soll. Wenn Sie keinen Zahlung Zeitraum angeben, verwendet das System den Zeitraum seit Beginn des aktuellen Monats.
    • Sie können entweder den Zahlungszeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.
  2. Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.
    • Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen aufnehmen oder ausschließen, z. B. Banken, Mitarbeiter und Schecknummern. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.
  3. Sortieren Sie die Schecks.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Scheck, der gedruckt werden soll.
    Sie können alle Kontrollkästchen in einer Spalte aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das diagonale Pfeilsymbol oben in der Spalte auswählen.
  5. Um der Zahlungskopie einen detaillierten Scheck- oder Mitarbeiter-Kontrollabschnitt hinzuzufügen, wählen Sie Detaillierten Scheckabschnitt drucken oder Detaillierten Mitarbeiter-Stub drucken.
  6. Wählen Sie Kopie drucken aus.
    Intacct zeigt eine PDF-Version Ihrer Zahlungskopien an, die als "Nicht übertragbar" gekennzeichnet ist.

    7. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Druckereinstellungen so eingestellt sind, dass Schecks in ihrer tatsächlichen Größe (ohne Skalierung) gedruckt werden und die Ausrichtung auf Hochformat eingestellt ist.

Feld Beschreibung

Zum Drucken auswählen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für jeden Scheck, für den Sie eine Kopie drucken möchten. Das System erstellt eine PDF-Datei, die eine Kopie jedes ausgewählten Schecks enthält.

Detaillierten Scheckabschnitt drucken

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für jeden Scheck, für den Sie dem Scheckabschnitt Transaktionsdetails hinzufügen möchten.

Detaillierten Mitarbeiter-Stub drucken

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für jede Rechnung, für die Sie dem Mitarbeiter-Kontrollabschnitt Transaktionen hinzufügen möchten.

Zeitraum festlegen

Sie können eine der vordefinierten Zahlungszeiträume verwenden, die Sie auf der Zahlungszeitraum und Ab Datum oder erstellen Sie Ihre eigene Zahlungsperiode mit der Start-Datum und End-Datum Boxen.

  • Im Abschnitt "Zeitraum":

    ENTWEDER

    • Wählen Sie das Symbol Zahlungszeitraum nach unten und wählen Sie dann den gewünschten Zeitraum aus.
    • Geben Sie ein Ab-Datum ein (das Datum, welches das System als Basis für den ausgewählten Zeitraum verwenden wird. Lassen Sie das Feld für das heutige Datum leer).
    ODER

    Geben Sie eine bestimmte Startdatum und/oder eine bestimmte Enddatum. (Wenn Sie möchten, können Sie diese Daten auch angeben, indem Sie das Symbol neben den einzelnen Datumsfeldern auswählen, um ein Kalenderfenster zu öffnen, und dann das gewünschte Datum auswählen.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Zeitraum" dieser Seite beschrieben:

Wenn Sie alle Felder für den Zeitraum ausfüllen (d. h. wenn Sie das Feld Zahlungszeitraum und Ab Datum Kästchen zusätzlich zu den Start-Datum und End-Datum Boxen), verwendet das System beim Druckauftrag nur das angegebene Start- und Enddatum. Der angegebene Zahlungszeitraum und das Ab-Datum werden ignoriert.
Feld "Zeitraum" Anmerkungen Einschränkungen

Zahlungszeitraum

Diese Zeiträume beziehen sich auf das Ab-Datum.

Alle Zeiträume beginnen am ersten Tag des Zeitraums, z. B. am ersten Tag des von Ihnen ausgewählten Monats, Quartals oder Jahres.

Funktioniert nur mit Ab-Datum. Gilt nicht, wenn Sie ein Startdatum oder ein Enddatum auswählen.

Ab Datum

Lassen Sie dieses Feld leer, um das heutige Datum zu verwenden.

Funktioniert nur mit Zahlungszeitraum. Gilt nicht, wenn Sie ein Startdatum oder ein Enddatum auswählen.

Start-Datum, End-Datum

Lassen Sie die Start-Datum leer, um alle Informationen vom frühesten Datum Ihrer Sage Intacct-Daten bis einschließlich des Enddatums einzuschließen. Lassen Sie das Enddatum leer, um alle Daten vom Startdatum bis heute einzuschließen.

Das erforderliche Format ist MM/TT/JJJJ.

Druckfilter festlegen

Verwenden Sie Filter, um die Ergebnisse Ihres Druckauftrags einzugrenzen. Mithilfe von Filtern können Sie genau die Daten isolieren und zusammenstellen, die Sie benötigen. Sie können eine beliebige Kombination von Filtern festlegen.

  1. Um die Zahlungsarten auszuwählen, die in Ihren Druckauftrag aufgenommen werden sollen, wählen Sie das Zahlungsmethode und wählen Sie dann die einzuschließende Zahlung aus (Scheck, Kreditkarte, Datensatzübertragung oder Barmittel).
  2. Um ein bestimmtes Girokonto auszuwählen, wählen Sie das Symbol Girokonto und wählen Sie dann das Konto aus, das Sie einschließen möchten.
    3. Administratoren können auf der Seite "Zahlungsverkehr konfigurieren" eine Standardbank Konto voreinstellen (Unternehmen > Admin > Abonnements > Zahlungsverkehr > Konfigurieren). Für Unternehmen mit mehreren Entität können Sie eine Standardbank Konto auf Entität-für-Entität-Basis festlegen.
  3. Um Ergebnisse für bestimmte Lieferanten anzuzeigen, verwenden Sie die Von Lieferant und An Anbieter Dropdown-Menüs.

    4. Alle Feldpaare mit Von und Bis funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse auf einen so breiten oder kleinen Bereich zu beschränken, wie es für Sie am besten ist. Dieser kann alles im System umfassen oder auch nur ein einzelnes Objekt.

    So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus:

    1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das gewünschte Objekt aus.
    2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis dasselbe Objekt aus.

    So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus:

    1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das Objekt aus, das am Anfang des Bereichs stehen soll.
    2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bis das gewünschte Objekt aus, das am Ende des Bereichs stehen soll.

    So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus:

    Lassen Sie beide Felder leer.

    Wenn Sie eine große Anzahl von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Felder Von und Bis, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen.

    Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte.

    1. Um den Report nach Entität zu filtern, geben Sie den Namen der Entität in das Feld Entität oder wählen Sie den Abwärtspfeil und dann die gewünschte Entität aus der angezeigten Liste aus.
      2. Sie müssen eine Entität eingeben oder auswählen, wenn Sie diesen Report auf dem Top-Level ausführen möchten. Das System verwendet die von Ihnen angegebene Entität, um die entsprechende Währung zu ermitteln.

    2. Wählen Sie das Symbol Schecks auf Entitätsebene anzeigen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Schecks anzuzeigen, die sowohl vom Top-Level-Unternehmen als auch von der ausgewählten Entität bezahlt wurden.

  5. Um Ergebnisse für einen bestimmten Scheck oder einen bestimmten Scheckbereich anzuzeigen, verwenden Sie das Von Scheck und An Scheck Dropdown-Menüs.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Artikel im Abschnitt "Filter" dieser Seite beschrieben:

Feld "Filter" Anmerkungen

Zahlungsmethode

Nur Zahlungen einbeziehen, die mit der ausgewählten Zahlungsmethode getätigt wurden

Schecks pro Seite

Wird angezeigt, wenn Sie das Drucken von Zahlungskopien für Schecks ausgewählt haben. Wenn Sie einen Scheck pro Seite drucken, werden der Mitarbeiter-Kontrollabschnitt und der Scheck-Kontrollabschnitt eingeschlossen. Auswahl dieser Option, dass drei Schecks auf einer Seite gedruckt und Lieferant und Scheck ausgeschlossen werden Stubs.

Dies ist ein gemerktes Feld.

Girokonto, Kreditkartenkonto, Bankkonto

Es werden nur Zahlungen berücksichtigt, die vom ausgewählten Konto stammen.

Von Lieferant, An Lieferant

Es werden nur Daten für bestimmte Lieferanten berücksichtigt. Standardmäßig sind diese Felder leer, was bedeutet, dass der Report alle Lieferanten enthält.

Von Scheck#, Bis Scheck# oder Kartentyp

Es werden nur die angegebenen Schecks bzw. der angegebene Scheckbereich oder die Gebühren des angegebenen Kreditkartentyps berücksichtigt.

Geschäftsbereich

Nur Zahlungen der ausgewählten Entität einbeziehen

Schecks auf Entitätsebene anzeigen

Beziehen Sie Zahlungen aller Geschäftsbereiche ein, einschließlich des Top-Level-Unternehmens

Zahlungen sortieren

Verwenden Sie die Optionen für Scheckbereich und -sortierung, um die Sortierreihenfolge und die Nummer der Datensätze zu steuern, die pro Seite aufgenommen werden sollen. Standardmäßig sortiert Intacct Zahlungen nach Datum. Sie können nach einem oder mehreren Elementen in den Feldern "Sortieren nach" sortieren.

  1. Wählen Sie im Feld Sortieren nach den Namen des Elements und dann den Pfeil nach rechts, um es dem Feld auf der rechten Seite hinzuzufügen. Um ein Element zu entfernen, wählen Sie das Element im rechten Feld und dann den Pfeil nach links, um es wieder in das Feld auf der linken Seite zu verschieben.

    Intacct sortiert Schecks nach der Reihenfolge der Elemente im Feld Sortieren nach auf der rechten Seite.

  2. Um ein Element innerhalb der Sortierreihenfolge zu verschieben, wählen Sie es aus und wählen Sie dann die Pfeile Nach oben und Nach unten, um das Element in der Liste nach oben oder unten zu verschieben.
  3. Um die Anzahl der auf einer Seite angezeigten Schecks zu ändern, wählen Sie für Max. Zeilen die Option 50, 100 oder 200 aus.
  4. Wenn Sie die Filter wie gewünscht festgelegt haben, wählen Sie Anzeigen. Um zur Seite "Filter und Formatierung" zurückzukehren, wählen Sie Anpassen.