Exemplare für Ausgabenerstattungszahlungen drucken

Drucken Sie Kopien der bereits bestätigten Ausgabenerstattungen. Sie können auch nicht übertragbare Kopien von gedruckten Original-Erstattungss-Schecks drucken.

Auf der Seite "Zahlungskopien drucken" können Sie außerdem E-Mails an Mitarbeitende senden, um sie über von Ihnen ausgestellte Ausgabenerstattungen zu informieren. Sie können Automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Zahlungen einrichten für Mitarbeiter oder verwenden Sie die Seite "Zahlungskopien drucken" für folgende Aktionen Benachrichtigungen für Zahlungen senden, die Sie bereits ausgestellt haben.

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  • Schecks drucken: Ausführen

Drucken von Zahlungskopien

Das Drucken von Zahlungskopien ist ein zweiteiliges Verfahren, ähnlich wie das Ausführen eines Reports. Zuerst legen Sie Filter für Intacct fest, um die gewünschte Zahlungsgruppe zu finden. Dann wählen Sie Artikel für den Druck aus.

  1. Öffnen Sie die Zahlungskopien drucken Seite aus einer der folgenden Anwendungen aus:
    • Kreditorenbuchhaltung
    • Ausgaben
    • Zahlungsverkehr
  2. Um alle Zahlungen nach Scheck sortiert anzuzeigen, klicken Sie im Zahlungskopien drucken Seite, wählen Sie Ansehen.
  3. Um die Liste der zu druckenden Zahlungskopien weiter einzugrenzen, wählen Sie Anpassen um zum Zahlungskopien drucken Seite "Filter". Führen Sie die folgenden Schritte unter Anpassen und Drucken von Zahlungskopien aus.
Kopien des Schecks enthalten die gleichen Informationen wie der Original-Scheck. Wenn sich Informationen seit der ursprünglichen Zahlung des Schecks geändert haben (z. B. wenn sich der Name oder die Adresse des Kontakts geändert hat), werden diese Änderungen in den Kopien nicht widergespiegelt.

Anpassen und Drucken von Zahlungskopien

Bevor Sie Kopien Ihrer Schecks drucken, können Sie den Zeitraum und den Bereich der einzubeziehenden Schecks auswählen sowie eine Sortierreihenfolge für die gedruckten Schecks angeben. Sie können beispielsweise eine Zahlungskopie für einen bestimmten Mitarbeiter drucken, der im letzten Quartal bezahlt wurde. Effektiv eingesetzt können Filter genau die gewünschten Elemente anzeigen, sodass Sie sie schnell auswählen und drucken können, ohne durch lange Zahlungslisten scrollen zu müssen.

  1. Wählen Sie den Zahlungszeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum ein, das der Drucklauf abdecken soll. Wenn Sie keinen Zahlung Zeitraum angeben, verwendet das System den Zeitraum seit Beginn des aktuellen Monats.
    • Sie können entweder den Zahlungszeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.
  2. Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.
    • Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen aufnehmen oder ausschließen, z. B. Banken, Mitarbeiter und Schecknummern. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.
  3. Sortieren Sie die Schecks.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Scheck, der gedruckt werden soll.
    Sie können alle Kontrollkästchen in einer Spalte aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das diagonale Pfeilsymbol oben in der Spalte auswählen.
  5. Um der Zahlungskopie einen detaillierten Scheck- oder Mitarbeiter-Kontrollabschnitt hinzuzufügen, wählen Sie Detaillierten Scheckabschnitt drucken oder Detaillierten Mitarbeiter-Stub drucken.
  6. Wählen Sie Kopie drucken aus.
    Intacct zeigt eine PDF-Version Ihrer Zahlungskopien an, die als "Nicht übertragbar" gekennzeichnet ist.

    7. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Druckereinstellungen so eingestellt sind, dass Schecks in ihrer tatsächlichen Größe (ohne Skalierung) gedruckt werden und die Ausrichtung auf Hochformat eingestellt ist.

Feld Beschreibung

Zum Drucken der Kopie auswählen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für jeden Scheck, für den Sie eine Kopie drucken möchten. Das System erstellt eine PDF-Datei, die eine Kopie jedes ausgewählten Schecks enthält.

Detaillierten Scheckabschnitt drucken

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für jeden Scheck, für den Sie dem Scheckabschnitt Transaktionsdetails hinzufügen möchten.

Detaillierten Mitarbeiter-Stub drucken

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für jeden Scheck, für den Sie dem Mitarbeiter-Kontrollabschnitt Transaktionsdetails hinzufügen möchten.

Zeitraum festlegen

Sie können eine der vordefinierten Zahlungszeiträume verwenden, die Sie auf der Zahlungszeitraum und Ab Datum oder erstellen Sie einen eigenen Zahlungszeitraum mit der Start-Datum und End-Datum Boxen.

  • Im Abschnitt "Zeitraum":

    ENTWEDER

    • Wählen Sie das Symbol Zahlungszeitraum Pfeil nach unten und wählen Sie dann den gewünschten Zeitraum aus.
    • Geben Sie ein Ab-Datum ein (das Datum, welches das System als Basis für den ausgewählten Zeitraum verwenden wird. Lassen Sie das Feld für das heutige Datum leer).
    ODER

    Geben Sie eine bestimmte Startdatum und/oder eine bestimmte Enddatum. (Wenn Sie möchten, können Sie diese Daten auch angeben, indem Sie das Symbol neben den einzelnen Datumsfeldern auswählen, um ein Kalenderfenster zu öffnen, und dann das gewünschte Datum auswählen.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Zeitraum" dieser Seite beschrieben:

Wenn Sie alle Zeitraumfelder ausfüllen (d. h. wenn Sie das Feld Zahlungszeitraum und Ab Datum Kästchen zusätzlich zu den Start-Datum und End-Datum Kästchen), verwendet das System für Ihren Druckauftrag nur das angegebene Start- und Enddatum. Der angegebene Zahlungszeitraum und das Ab-Datum werden ignoriert.
Feld "Zeitraum" Anmerkungen Einschränkungen

Zahlungszeitraum

Diese Zeiträume beziehen sich auf das Ab-Datum.

Alle Zeiträume beginnen am ersten Tag des Zeitraums, z. B. am ersten Tag des von Ihnen ausgewählten Monats, Quartals oder Jahres.

Funktioniert nur mit Ab-Datum. Gilt nicht, wenn Sie ein Startdatum oder ein Enddatum auswählen.

Ab Datum

Lassen Sie dieses Feld leer, um das heutige Datum zu verwenden.

Funktioniert nur mit Zahlungszeitraum. Gilt nicht, wenn Sie ein Startdatum oder ein Enddatum auswählen.

Start-Datum, End-Datum

Lassen Sie die Start-Datum leer, um alle Informationen vom frühesten Datum Ihrer Sage Intacct-Daten bis einschließlich des Enddatums einzuschließen. Lassen Sie das Enddatum leer, um alle Daten vom Startdatum bis heute einzuschließen.

Das erforderliche Format ist MM/TT/JJJJ.

Druckfilter festlegen

Verwenden Sie Filter, um die Ergebnisse Ihres Druckauftrags einzugrenzen. Mithilfe von Filtern können Sie genau die Daten isolieren und zusammenstellen, die Sie benötigen. Sie können eine beliebige Kombination von Filtern festlegen.

  1. Um die Zahlungsarten auszuwählen, die in Ihren Druckauftrag aufgenommen werden sollen, wählen Sie das Zahlungsmethode und wählen Sie dann die einzuschließende Zahlung aus (Scheck, Kreditkarte, Datensatzübertragung oder Barmittel).
  2. Um ein bestimmtes Girokonto auszuwählen, wählen Sie das Girokonto und wählen Sie dann das Konto aus, das Sie einschließen möchten.
    3. Administratoren können auf der Seite "Zahlungsverkehr konfigurieren" eine Standardbank Konto voreinstellen (Unternehmen > Admin >Abonnements > Zahlungsverkehr > Konfigurieren). Für Unternehmen mit mehreren Entität können Sie eine Standardbank Konto auf Entität-für-Entität-Basis festlegen.
  3. Um Ergebnisse für bestimmte Lieferanten anzuzeigen, verwenden Sie den Von Lieferant und An Anbieter Dropdown-Menüs.

    4. Alle Ab und An Feldpaare funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse in einem so breiten oder feinen Bereich zu erhalten, wie Sie es benötigen, von allem im System bis hin zu einem einzelnen spezifischen Objekt.

    So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus:

    1. Über die Schaltfläche Ab in der Dropdown-Liste das gewünschte Objekt aus.
    2. Über die Schaltfläche An in der Dropdown-Liste dasselbe Objekt aus.

    So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus:

    1. Über die Schaltfläche Ab Wählen Sie Liste das Objekt aus, das Sie am Anfang des Bereichs haben möchten.
    2. Über die Schaltfläche An Dropdown-Liste das gewünschte Objekt am Ende des Bereichs aus.

    So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus:

    Lassen Sie beide Felder leer.

    Wenn Sie eine große Nummer von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Option Ab und An Felder, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen.

    Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte.

    1. Um den Report nach Entität zu filtern, geben Sie den Namen der Entität in die Entität oder wählen Sie den Pfeil nach unten und dann die gewünschte Entität aus der angezeigten Liste aus.
      2. Sie müssen eine Entität eingeben oder auswählen, wenn Sie diesen Report auf der Top-Level ausführen möchten. Das System verwendet die von Ihnen angegebene Entität, um die entsprechende Währung zu ermitteln.

    2. Wählen Sie das Symbol Schecks auf Entitätsebene anzeigen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Schecks anzuzeigen, die vom Top-Level-Unternehmen sowie von der ausgewählten Entität bezahlt wurden.

  5. Um Ergebnisse für einen bestimmten Scheck oder einen bestimmten Scheckbereich anzuzeigen, verwenden Sie das Symbol Von Scheck und An Scheck Dropdown-Menüs.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Artikel im Abschnitt "Filter" dieser Seite beschrieben:

Feld "Filter" Anmerkungen

Zahlungsmethode

Nur Zahlungen einbeziehen, die mit der ausgewählten Zahlungsmethode getätigt wurden

Schecks pro Seite

Wird angezeigt, wenn Sie das Drucken von Zahlungskopien für Schecks ausgewählt haben. Wenn Sie einen Scheck pro Seite drucken, werden der Mitarbeiter-Kontrollabschnitt und der Scheck-Kontrollabschnitt eingeschlossen. Wenn Sie auswählen, dass drei Schecks auf einer Seite gedruckt werden und Lieferant und Scheck ausgeschlossen werden Stubs.

Dies ist ein gemerktes Feld.

Girokonto, Kreditkartenkonto, Bankkonto

Beziehen Sie nur Zahlungen ein, die vom ausgewählten Konto geschrieben wurden.

Von Lieferant, An Lieferant

Es werden nur Daten für bestimmte Lieferanten berücksichtigt. Standardmäßig sind diese Felder leer, was bedeutet, dass der Report alle Lieferanten enthält.

Von Scheck#, Bis Scheck# oder Kartentyp

Es werden nur die angegebenen Schecks bzw. der angegebene Scheckbereich oder die Gebühren des angegebenen Kreditkartentyps berücksichtigt.

Geschäftsbereich

Nur Zahlungen der ausgewählten Entität einschließen

Schecks auf Entitätsebene anzeigen

Zahlungen von allen Entitäten einbeziehen, einschließlich des Top-Level-Unternehmens

Zahlungen sortieren

Mithilfe der Filter in den Optionen für Scheckbereich/Sortierung können Sie die Sortierreihenfolge und die Anzahl der Datensätze steuern, die pro Seite angezeigt werden sollen. Standardmäßig sortiert Intacct Zahlungen nach Datum. Sie können nach einem oder mehreren Elementen in den Feldern "Sortieren nach" sortieren.

  1. Wählen Sie im Feld Sortieren nach den Namen des Elements und dann den Pfeil nach rechts, um es dem Feld auf der rechten Seite hinzuzufügen. Um ein Element zu entfernen, wählen Sie das Element im rechten Feld und dann den Pfeil nach links, um es wieder in das Feld auf der linken Seite zu verschieben.

    Intacct sortiert Schecks nach der Reihenfolge der Elemente im Feld Sortieren nach auf der rechten Seite.

  2. Um ein Element innerhalb der Sortierreihenfolge zu verschieben, wählen Sie es aus und wählen Sie dann die Pfeile Nach oben und Nach unten, um das Element in der Liste nach oben oder unten zu verschieben.
  3. Um die Anzahl der auf einer Seite angezeigten Schecks zu ändern, wählen Sie für Max. Zeilen die Option 50, 100 oder 200 aus.
  4. Wenn Sie die Filter wie gewünscht festgelegt haben, wählen Sie Anzeigen. Um zur Seite "Filter und Formatierung" zurückzukehren, wählen Sie Anpassen.