Transaktionszuweisung auf eine Rechnung oder einen Journaleintrag anwenden

Wenn Transaktionszuweisungen aktiviert und Transaktionszuweisungsdefinitionen erstellt wurden, können Sie eine Zuweisung anwenden, um einen Betrag automatisch auf mehrere Dimensionen zu verteilen. Beispiel: Sie können eine Stromrechnung mehreren Abteilungen zuweisen.

Transaktionszuweisungen können auf die folgenden Arten von Transaktionen angewendet werden

• Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen
• Debitorenbuchhaltung: Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen
• Hauptbuch: Journaleinträge und wiederkehrende Journaleinträge
• Einkauf: Transaktionen mit den entsprechenden Transaktionsdefinitionen

Wenn die Option zur Auswahl einer Zuweisung für eine Positionsnummer nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihre*n Intacct-Administrator*in darum, die Funktion zu aktivieren.

Ganze Transaktionen

Wenn Sie eine Transaktionszuweisungsdefinition auf eine ganze Transaktion anwenden, wird die Zuweisungsverteilung von allen Einzelposteneinträgen übernommen. Beispielsweise enthält eine Kabelrechnung Gebühren für Internet- und Telefondienste. Wenn Sie diese für separate Hauptbuchkonten codieren müssen, aber dieselbe dimensionale Zuweisung angewendet wird, können Sie die Eingabe beschleunigen, indem Sie die Zuweisung als Standard anwenden.

So wenden Sie eine Transaktionszuweisung auf alle Transaktionspositionen an:

1. Wählen Sie im Abschnitt "Einträge" der Transaktionsseite die Option Standardwerte anzeigen.
2. Wählen Sie die Transaktionszuweisungsdefinition aus dem Dropdown-Menü Zuweisung aus.
3. Wählen Sie Standardwerte anwenden. Die Transaktionszuweisung wird auf alle Transaktionseinträge angewendet.

Individuelle Einzelpositionen

Sie können Transaktionszuweisungsdefinitionen auch zeilenweise anwenden.

So wenden Sie eine Transaktionszuweisung auf einen Einzelposten an:

1. Wählen Sie die Einzelposition in der Transaktion aus.
2. Wählen Sie die Transaktionszuweisungsdefinition aus dem Dropdown-Menü Zuweisung aus.
3. Nachdem ein Geldbetrag für die Position eingegeben wurde, klicken Sie auf Details anzeigen, um die Aufteilung der Zuweisung zu überprüfen.

Dimensionsauswahl

Wenn Ihre Transaktionszuweisungsdefinition eine Dimensionsauswahl enthält, werden die definierten Dimensionswerte auf die Transaktion angewendet. Verwenden Sie Individuell anpassen, um diese Einstellungen auf Transaktionsebene zu ändern. Weitere Informationen zur individuellen Anpassung finden Sie unter Transaktionszuweisungsverteilung überschreiben.

Dimensionen, die nicht in Ihrer Transaktionszuweisungsdefinition definiert sind, sind jedoch für die Eingabe auf Transaktionsebene offen.

Die resultierende Transaktion enthält die zugewiesenen Dimensionswerte zusammen mit den eingegebenen Werten.

Transaktionszuweisungsverteilung überschreiben

Sie können die Verteilung einer Transaktionszuweisungsdefinition für einen bestimmten Einzelposten bei Bedarf bearbeiten.

Wenn Sie die zugewiesenen Dimensionen oder Werte ändern, wird die Transaktionszuweisung auf "Individuell angepasst" zurückgesetzt. Die eindeutigen zugeordneten Werte werden zu Prüfprotokollzwecken zusammen mit der Einzelposition gespeichert.

So überschreiben Sie eine Transaktionszuweisung:

1. Klicken Sie in die Einzelposition, um sie zu überschreiben.
2. Wählen Sie unter Details anzeigen die Option Zuweisung anpassen.
3. Nehmen Sie auf der Seite "Benutzerdefinierte Zuweisung – Aufteilung der Zuweisung" Ihre Änderungen vor und wählen Sie Ja.

Beispielsweise haben Sie eine Zuweisung, die in der Regel verwendet wird, um Kosten basierend auf der Quadratmeterzahl auf Abteilungen zu verteilen. Doch jetzt gibt es einen Kostenpunkt, bei dem eine Abteilung ausgeschlossen werden soll.

Sie können die ursprüngliche Zuweisung weiterhin als Ausgangspunkt für den Eintrag verwenden, können aber dann die zugewiesenen Positionen bearbeiten, um die einmalige Änderung widerzuspiegeln.

Einschränkungen beim Anwenden von Transaktionszuweisungen

Obwohl jede von Ihnen erstellte Transaktionszuweisung überall dort verfügbar ist, wo Zuweisungen zur Verwendung verfügbar sind, verhindert Intacct, dass Sie Transaktionszuweisungen anwenden, die gegen bestimmte Transaktionsregeln verstoßen:

• Die Dimension, die von der Transaktionszuweisung verwendet wird, muss für die entsprechende Anwendung aktiviert sein.
  Beispielsweise muss die Dimension "Projekt" in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung aktiviert sein, um eine Rechnung projektübergreifend zuweisen zu können.
• Die Transaktionszuweisung muss mit den Transaktionserfassungsregeln für den Anwendungsbereich kompatibel sein.
  Beispielsweise können Sie eine Rechnung nicht mehr als einem Kunden zuweisen.
• Bei der Zuweisung des Transaktionszuweisungswerts gibt es einen maximal zulässigen Wert von insgesamt acht Zeichen. Dazu gehören die Zeichen vor und nach dem Dezimalzeichen. Die Anzahl der Zeichen nach dem Dezimalzeichen ist relativ zur Anzahl der Zeichen davor. Wenn z. B. der Zuweisungswert vor dem Dezimalzeichen auf 15 festgelegt ist, können Sie Dezimalstellen angeben.
• Wenn Sie die Umsatzrealisierung verwenden, können Sie keine Einzelposten zuweisen, für die Sie Umsatzerlöse zurückstellen.

Zusätzliche Einschränkungen für Organisationen mit mehr als einem Geschäftsbereich:

• Sie können Transaktionszuweisungen nur dann geschäftsbereichsübergreifend verwenden, wenn sie dieselbe Basiswährung haben.
• Sie können Transaktionszuweisungen nur dann verwenden, um eine Rechnung zwischen Geschäftsbereichen zuzuweisen, wenn die Geschäftsbereiche, die eine zugewiesene Freigabe erhalten, Zugriff auf den zugehörigen Kunden oder Lieferanten haben.
  Beispielsweise können Sie den Standorten Chicago und New York keine Rechnung zuweisen, wenn der Lieferant nur auf den Standort New York beschränkt ist.