Vorgemerkte Ausgaben einschließen

Organisationen verfügen oft über budgetierte Mittel, die für einen bestimmten Zweck gebunden, aber noch nicht ausgegeben wurden. Zum Beispiel legen gemeinnützige Organisationen Geld für Spendenaktionen beiseite, und kommerzielle Organisationen planen oft Messen, die Jahre entfernt sein können. Sie können diese geplanten Ausgaben in Ihre Budgetberechnungen für das Ausgabenmanagement einbeziehen.

Gründe für die Berücksichtigung zugesagter Ausgaben

Das Ausgabenmanagement kann vorgemerkte Ausgaben in die Berechnung des verfügbaren Budgets einbeziehen, sodass Sie sich besser an den Budgetplan halten können. Die vorgemerkten Ausgabenbeträge werden in benutzerdefinierten Büchern erfasst, die Sie erstellen, um diese zugesagten Mittel nachzuverfolgen und freizugeben.

Wenn Sie vorgemerkte Ausgaben einschließen und die benutzerdefinierten Bücher angeben, mit denen sie verfolgt werden, werden diese Ausgaben immer dann berücksichtigt, wenn das Ausgabenmanagement eine Transaktion auf das verfügbare Budget prüft.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Lieferanten einen Vertrag über 25.000 USD für einen Konferenzort abgeschlossen haben, erfassen Sie diese erwarteten Ausgaben in einem benutzerdefinierten Buch. Dieser Eintrag kann wie folgt vorgenommen werden:

  • Direkt als Journaleintrag in das benutzerdefinierte Buch
  • Wenn Sie "Einkauf" verwenden, können Sie die Transaktion aus dem zugehörigen Kaufbeleg mit einigen Konfigurationen automatisch erfassen.

Wenn Sie die Rechnung erhalten haben und bereit sind, geben Sie die Reserve frei und wandeln die Transaktion in eine tatsächliche Ausgabe um.

Die Transparenz dieser Budgetreserven stellt sicher, dass sie in die Gleichung einbezogen werden, wenn das Ausgabenmanagement die Budgetverfügbarkeit ermittelt, was zur besseren Übersicht führt und die Wahrscheinlichkeit übermäßiger Ausgaben verringert.

Vorgemerkte Ausgaben einrichten

Bevor Sie vorgemerkte Ausgaben in Ihre Ausgabenmanagement-Berechnungen einbeziehen können, müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Verpflichtungen nachverfolgen möchten.

  1. Erstellen oder überprüfen Sie das benutzerdefinierte Buch, in dem Sie Ihre Verpflichtungen verfolgen möchten. Benutzerdefinierte Bücher sind eine gängige Methode, um andere Arten von Einträgen zu verfolgen, z. B. die Bindung von Budgetreserven.
  2. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Verpflichtungen verfolgen möchten:
    • Journaleinträge für Hauptbuch: Sie können ein benutzerdefiniertes Journal erstellen, in dem Sie Journaleinträge buchen können, die im angegebenen benutzerdefinierten Buch erfasst werden. Dadurch wird in Ihrem Budget eine Reserve für diese Transaktion geschaffen, ohne dass sich dies auf Ihre Bücher auswirkt. Wenn Sie die Transaktion in Ihren Büchern tatsächlich buchen müssen, buchen Sie die benutzerdefinierte Transaktion zurück und erstellen sie in Ihren Büchern neu, um die Transaktion freizugeben.

    • Definitionen von Einkaufstransaktionen: Sie können Ihre Einkaufstransaktionsdefinitionen konfigurieren, um die Nachverfolgung von Zusagen zu automatisieren.

      Weitere Informationen finden Sie unter Definitionen von Einkaufstransaktionen einrichten, um vorgemerkte Ausgaben für das Ausgabenmanagement nachzuverfolgen.

    Wenn Sie vorgemerkte Ausgaben im Einkauf erfassen, richten Sie eine separate Transaktionsdefinition ein, um die vorgemerkte Ausgabe in den benutzerdefinierten Büchern umzukehren. Wenn Sie den vorgemerkten Betrag auf der Grundlage der Rechnung zurückzahlen, müssen Sie möglicherweise eine zusätzliche Transaktion erstellen, wenn sich die Rechnung von der Einkaufstransaktion unterscheidet.

Benutzerdefinierte Bücher festlegen

Nachdem Sie Ihre vorgemerkten Ausgaben eingerichtet haben, gehen Sie zu Seite Ausgabenmanagement konfigurieren. Nehmen Sie ein oder mehrere benutzerdefinierte Bücher, die diese zugesagten Beträge verfolgen, in Ihre Budgetberechnung bei der Validierung der Transaktion im Ausgabenmanagement auf.

Das Ausgabenmanagement hat keinen Einfluss auf die Art und Weise, wie Sie Ihre vorgemerkten Ausgaben verfolgen. Es bezieht diese Verpflichtungen lediglich in seine Budgetberechnungen ein, wenn es prüft, ob eine Transaktion innerhalb des Budgets liegt.
  1. Gehen Sie zu Budgets > Alle > Ausgabenmanagement und wählen Sie Konfigurieren.
  2. Wenn Sie es noch nicht getan haben, konfigurieren Sie die Grundlagen für das Ausgabenmanagement.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorgemerkte Ausgaben einschließen.
  4. Schließen Sie im Feld Benutzerdefinierte Bücher ein oder mehrere benutzerdefinierte Bücher ein, die Sie zum Nachverfolgen vorgemerkter Ausgaben verwenden.
  5. Wählen Sie Speichern.