Ausgabenmanagement abonnieren und konfigurieren

Das Ausgabenmanagement bietet eine einfache Möglichkeit, Ausgaben auf der Grundlage eines bestimmten Budgets zu steuern.

Wenn Sie das Ausgabenmanagement konfigurieren, definieren Sie vor allem:

• das spezifische Budget, das verwendet werden soll
• die Dimensionen, anhand derer die Validierung durchgeführt werden soll
• Ihren Reportingzeitraum und die Dauer der Budgetvalidierung
• die Anwendungen (Einkauf, Verbindlichkeiten, Hauptbuch), in denen Sie Transaktionen validieren möchten
• die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn eine Transaktion eine Budgetüberschreitung verursacht

Bevor Sie das Ausgabenmanagement konfigurieren, lesen Sie die Artikel Übersicht über das Ausgabenmanagement und Validierung des Ausgabenmanagements, um weitere Informationen zum Ausgabenmanagement und seiner Funktionsweise zu erhalten.

Was sonst noch zu beachten ist

Bevor Sie das Ausgabenmanagement konfigurieren und verwenden können, müssen Sie über ein Budget verfügen, anhand dessen das Ausgabenmanagement die Ausgaben nachverfolgt und Ausgabenlimits anwendet.

• Sie verwenden Bücher mit Periodenrechnung oder Perioden- und Kassenrechnung. Bücher nur mit Kassenrechnung werden nicht unterstützt.

• Budget: Sie können zwar mehrere Budgets erstellen, aber nur ein Budget wird mit dem Ausgabenmanagement verwendet. Erwägen Sie, ein Schwellenwert-Budget zur ausschließlichen Verwendung mit dem Ausgabenmanagement zu erstellen. Diese Art von Budget kann 90 % – oder einen anderen Prozentsatz – Ihres gesamten tatsächlichen Budgets ausmachen. Daher sendet das Ausgabenmanagement Warnungen, wenn Sie diesen Schwellenwert erreicht haben, und bereitet Sie so besser auf Anpassungen vor, die für Ihr tatsächliches Budget erforderlich sind.

  Richten Sie das Ausgabenmanagement an Ihrem Budget aus. Wenn das Budget beispielsweise auf vierteljährlich festgelegt ist und das Ausgabenmanagement auf monatliche Validierung eingestellt ist, findet das Ausgabenmanagement nicht für jeden Monat ein Budget. In diesem Fall werden Ihre Transaktionen nicht korrekt validiert. Wenn das Budget monatlich ist, sieht das Ausgabenmanagement das Budget und validiert es entsprechend.
• Dimensionen: Zur Validierung anhand eines Budgets, das Dimensionen enthält, werden die ausgewählten Dimensionen für Transaktionen in den ausgewählten Anwendungen ausgewertet. Das bedeutet, dass alle von Ihnen ausgewählten Dimensionen in allen ausgewählten Anwendungsbereichen aktiviert sein müssen, bevor sie vom Ausgabenmanagement in die Berechnungen einbezogen werden.

• Zur Validierung von vorgemerkten Ausgaben, entweder durch Direkteingabe oder aus offenen Einkaufstransaktionen im Ausgabenmanagement, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Buch zur Nachverfolgung zugesagter Ausgaben konfigurieren.

  Typischerweise werden die benutzerdefinierten Bücher für das Ausgabenmanagement verwendet, um vorgemerkte Ausgaben zu verfolgen, wenn sie freigegeben werden, und um Bestellungen zu öffnen, wenn sie in Lieferantenrechnungen umgewandelt werden. Benutzerdefinierte Bücher werden in "Hauptbuch konfigurieren" aktiviert. Überlegen Sie bei Unternehmen mit mehr als einem Geschäftsbereich, welche Geschäftsbereiche Sie in die Ausgabenmanagement-Validierung einbeziehen möchten und welche Geschäftsbereiche ausgeschlossen werden sollen.

Ausgabenmanagement abonnieren

Ausgabenmanagement ist eine zusätzliche Anwendung, die sich zur Validierung von Ausgaben in Ihrem Unternehmen in andere Anwendungen integrieren lässt.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements.
2. Scrollen Sie nach unten zum Abonnementartikel Ausgabenmanagement.
3. Wählen Sie den Schieberegler Ausgabenmanagement und dann Abonnieren.

Ausgabenmanagement konfigurieren

Das Ausgabenmanagement lässt sich zur Validierung von Ausgaben in Ihrem Unternehmen in "Einkauf", "Verbindlichkeiten" oder das Hauptbuch integrieren.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements, und wählen Sie dann Konfigurieren neben Ausgabenmanagement.

   Gehen Sie alternativ zu Budgets > Tab "Alle" > Ausgabenmanagement.

   Wenn diese Option ausgegraut ist, haben Sie wahrscheinlich keine Berechtigungen zum Konfigurieren des Ausgabenmanagements.
2. Geben Sie die Budget-Informationen ein.

   Budgetinformationen

   Budgetname (erforderlich)	Wählen Sie das Budget aus, anhand dessen das Ausgabenmanagement validiert wird. Budgets müssen Beträge für die Konto- und Dimensionskombinationen enthalten, die validiert werden sollen. Die Budgetbeträge müssen den Zeitraum abdecken, den Sie zur Durchsetzung von Ausgabenkontrollen auswählen. Konsolidierte Budgets können nicht mit dem Ausgabenmanagement verwendet werden. Dies liegt daran, dass konsolidierte Budgets für alle Geschäftsbereiche in einer einzigen Währung vorliegen und das Ausgabenmanagement die Validierung anhand der Basiswährung jedes Geschäftsbereichs durchführt. Stattdessen können Sie ein einzelnes Budget für alle Geschäftsbereiche erstellen, damit es anhand der Basiswährung jedes Geschäftsbereichs entsprechend validiert wird. Dieses Budget muss nicht mit dem Budget übereinstimmen, das Sie im Reporting verwenden. Stattdessen können Sie ein Schwellenwertbudget verwenden, das auf einem Prozentsatz Ihres üblichen Unternehmensbudgets basiert, um Warnungen zu erhalten, bevor Sie Ihre tatsächliche Budgetüberschreitung erreichen.
   Budgetzeitraum starten (erforderlich)	Wählen Sie ein Startdatum aus, um dem Ausgabenmanagement mitzuteilen, wann genau mit der Ausgabenvalidierung begonnen werden soll. Verwenden Sie das Startdatum eines Zeitraums, der für die Budgetierung eingerichtet ist. Dadurch wird sichergestellt, dass sich Zeiträume nicht überschneiden und nicht in Konflikt zueinander geraten können.
   Wenn ein Budget keine Übereinstimmung hat, das Budget als null behandeln	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Validierung in Transaktionen zu erzwingen, die mit keiner Konto-Dimensionskombination für den überprüften Budgetzeitraum übereinstimmen. Wenn diese Option aktiviert ist und ein Budget keine Übereinstimmung aufweist, validiert das Ausgabenmanagement die Transaktion so, als hätte sie ein Budget von 0,00 USD. Wenn beispielsweise für diesen Zeitraum kein budgetierter Betrag für die in der Transaktion enthaltene Kombination aus Standort und Abteilung vorhanden ist, behandelt das Ausgabenmanagement diese Kombination so, als hätte sie ein Budget von 0,00 USD, und löst nach ihrer Übermittlung die Stopp- oder Warnbenachrichtigung aus. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, werden Transaktionen ohne übereinstimmende Konto-Dimensionskombinationen ohne Validierung übermittelt oder erfasst.

3. Geben Sie die Benachrichtigungsinformationen ein.

   Benachrichtigungsinformationen

   Benachrichtigungen über Budgetüberschreitung	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen über Budgetüberschreitungen erhalten möchten, die während eines festgelegten Zeitintervalls auftreten. E-Mail-Benachrichtigungen werden nur für Transaktionen gesendet, die zu einer Budgetüberschreitung führen. Beispielsweise ist die Anwendung "Einkauf" so konfiguriert, dass sie stoppt, wenn das angegebene Budget überschritten wird, aber "Verbindlichkeiten" ist so konfiguriert, dass eine Warnung ausgegeben wird. Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen zu Budgetüberschreitungen nur im Zusammenhang mit Ihren Rechnungen, da Intacct alle im Einkauf erfassten Transaktionen verhindert, die das Budget überschreiten.
   Budgetadministrator	Geben Sie die gültige E-Mail-Adresse der Person ein, die Benachrichtigungen zu Budgetüberschreitungen erhalten soll. Es kann nur eine E-Mail-Adresse eingegeben werden. Die Person, die Benachrichtigungen zu Budgetüberschreitungen erhält, sollte eine Person sein, die Budgetentscheidungen treffen und/oder das Budget in Sage Intacct nach Bedarf anpassen kann.
   Benachrichtigungsvoreinstellung	Wählen Sie aus, wie oft Sie Benachrichtigungen zu Budgetüberschreitungen erhalten möchten. Zur Auswahl stehen: Tage Wochen Monate Stellen Sie sicher, dass Sie eine Benachrichtigungseinstellung auswählen, die leicht zu lesen ist und den Empfänger nicht überfordert. Wenn Sie beispielsweise zunächst monatliche Benachrichtigungen mit zu vielen Tabellenzeilen erhalten, wechseln Sie zu einer häufigeren Option, z. B. wöchentlich oder täglich.

4. Geben Sie die Validierungsinformationen ein.

   Dimensionen

   Abschnitt "Dimensionen" für Validierungsinformationen

   Dimensionen

   Wählen Sie die Dimensionen aus, die bei der Validierung der Ausgaben berücksichtigt werden sollen. Die Dimensionsvalidierung ist optional. Wenn Sie Dimensionen auswählen, wird die Validierung des Ausgabenmanagements für alle Dimensionen in Transaktionen erzwungen, die in den ausgewählten Anwendungen eingegeben wurden. Das Ausgabenmanagement verwendet die Dimensionen, die Sie im Tab Einkaufskonfiguration, Verbindlichkeiten und den Hauptbuchkonfigurations-Seiten definieren. Stellen Sie sicher, dass die hier ausgewählten Dimensionen in jeder von Ihnen ausgewählten Anwendung aktiviert sind.

   Validierung in ausgewählten Entitäten überspringen

   In Unternehmen mit mehr als einem Geschäftsbereich können Sie bestimmte Geschäftsbereiche von der Ausgabenmanagement-Validierung ausschließen. Wählen Sie diese Geschäftsbereiche hier aus.

   Dauer

   Abschnitt "Dauer der Validierungsinformationen"

   Standarddauer

   Zusätzlich zum Startdatum müssen Sie das Zeitintervall definieren, anhand dessen das Ausgabenmanagement das Budget validiert. Wählen Sie den Zeitraum aus, der der Erstellung Ihres Budgets entspricht, um die Ausgaben zu validieren: Beachten Sie bei Unternehmen mit mehr als einem Geschäftsbereich, die ein Geschäftsjahr verwenden, dass das Geschäftsjahr für jeden Geschäftsbereich separat definiert werden kann. Aktueller Monat: Validieren Sie die Ausgaben für den Monat nur auf der Grundlage des Budgets für diesen Monat. Aktuelles Jahr: Validieren Sie die Ausgaben auf der Grundlage des Gesamtbudgets für das Jahr. Aktuelles Jahr bis zum aktuellen Monat: Validieren Sie die Ausgaben auf der Grundlage des Budgets seit Jahresbeginn bis zum Ende des aktuellen Monats (einschließlich). Aktuelles Geschäftsjahr: Für Unternehmen, die nicht das Kalenderjahr, sondern ein Geschäftsjahr verwenden, kann das Ausgabenmanagement die Budgetsumme des Geschäftsjahres validieren. Geschäftsjahr bis zum aktuellen Monat: Für Unternehmen, die nicht das Kalenderjahr, sondern ein Geschäftsjahr verwenden, kann das Ausgabenmanagement das Budget des Geschäftsjahres vom Anfang des Jahres bis zum Ende des aktuellen Monats validieren.

   Start- und Enddatum des Projekts verwenden

   Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie ausgewählt haben, dass die Dimension Projekt in Ihre validierten Dimensionen aufgenommen werden soll. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die im Projekt definierten Anfangs- und Enddaten für das Projekt in Bezug auf die übermittelte Transaktion zur Validierung des Budgets verwendet. Wenn für das Projekt kein Start- und Enddatum verfügbar ist, wird stattdessen die Standarddauer verwendet. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird auch verhindert, dass Transaktionen erfasst werden, wenn die Transaktionen nicht mit den definierten Anfangs- und Enddaten übereinstimmen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Projektkosten während der Gültigkeitsdaten des Projekts eingegeben werden, nicht davor oder danach.

   Anwendungen

   Abschnitt "Anwendungen" für Validierungsinformationen

   Einkauf validieren Verbindlichkeiten validieren Hauptbuch validieren	Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen neben einer Anwendungsoption, um die Validierung in dieser Anwendung und ihren Transaktionen zu aktivieren. Eine weitere Einrichtung, wie im Abschnitt "Einkauf" beschrieben, ist erforderlich, wenn Sie den Einkauf validieren.
   Bei Budgetüberschreitung	Wählen Sie das Validierungsverhalten für Budgetüberschreitungen aus: Stoppen: Verhindert, dass Transaktionen übermittelt oder gebucht werden, wenn sie das Budget überschreiten. So fahren Sie mit diesen Transaktionen fort: Passen Sie den Betrag der Transaktion so an, dass er innerhalb der Budgetparameter liegt. Versetzen Sie die Transaktion in den Entwurfsmodus, bis Ihr Budgetadministrator das Budget anpassen kann. Andernfalls können diese Transaktionen nicht gebucht werden. Warnen: Warnt Benutzer, wenn sie eine Transaktion übermitteln oder erfassen möchten, die das Budget überschreitet. Benutzer können die Transaktion in den Entwurfmodus versetzen und dann mit dem Budgetadministrator darüber sprechen, wie mit der Budgetüberschreitung umgegangen werden soll. Oder sie können die Transaktion trotzdem einreichen oder erfassen. Die Transaktion wird dann bei Budgetüberschreitung in die Benachrichtigungs-E-Mails aufgenommen, die an den Budgetadministrator gesendet werden, wenn Sie diese Option konfiguriert haben. Wenn die Importe von Hauptbuch-Journaleinträgen aufgrund von Warnungen bei Budgetüberschreitung fehlschlagen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Warnungen ignorieren im Importfenster, bevor Sie Transaktionen importieren. Diese Kontrolloptionen sind für jede ausgewählte Anwendung unabhängig und bieten Flexibilität je nach Art der Transaktionen.
   Kontogruppe	Wählen Sie eine bestimmte Kontogruppe aus, die alle in Ihrem Budget enthaltenen Konten umfasst, die Sie in Ihren Hauptbuchtransaktionen validieren möchten. Sie können beispielsweise eine Kontogruppe für Ihre Ausgaben oder Kapitalanschaffungen erstellen und diese hier auswählen. Weitere Informationen zu Eine Kontogruppe hinzufügen.

5. Geben Sie die Informationen für Vorgemerkte Ausgaben ein.
6. Geben Sie die Einkaufsinformationen ein.
7. Geben Sie die Informationen zur Artikel-Hauptbuchgruppe ein.
8. Wählen Sie Speichern.