Buchführungsmethoden ändern

In Sage Intacct können Sie Ihre Buchführungsmethode auswählen – Kassen- und Periodenrechnung oder beide. Wenn Sie sich für beides – Kassen- und Periodenrechnung – entscheiden, zeichnet Intacct Transaktionen "hinter den Kulissen" in separaten Journalen auf, sodass Sie später Reports auf der Grundlage beider Aspekte erstellen können. Sie können z. B. einen Bilanzreport basierend auf der Periodenrechnung und dann denselben Report auf Grundlage der Kassenbuchhaltung ausführen.

Warum sollten Buchführungsmethoden geändert werden?

Es kann eine Reihe von Gründen geben, die Buchführungsmethoden zu ändern. Beispiel:

• Eine Organisation, die ein erhebliches Wachstum verzeichnet hat (oder erwartet), möchte von einer Buchhaltung auf Kassenrechnungsbasis zu einer Buchhaltung auf Kassenrechnungs- und Periodenrechnungsbasis wechseln.
• Eine Organisation, die mit der rein auf Periodenrechnung basierenden Buchführung zufrieden ist, möchte die tieferen Einblicke erhalten, die die Buchführung auf Grundlage von sowohl Kassenbuchhaltung als auch Periodenrechnung bieten kann.
• Eine Organisation, die in der Regel Reports nach der einen oder der anderen Methode ausführt, hat andere Unternehmen übernommen und möchte beide Buchführungsmethoden integrieren.

Erläuterung der Buchführungsmethoden

Ihr Intacct-Administrator kann Ihre Buchführungsmethode als Teil von Einrichtung Hauptbuch auswählen.

Buchführungsmethoden

Buchführungsmethode	Beschreibung
Rückstellung	Alle Transaktionen werden in Reports aufgenommen, unabhängig davon, ob ein Barmittelzufluss oder -abfluss Teil der Transaktion war. Beispielsweise werden Rechnungen in Reports auf Grundlage von Periodenabgrenzung auch dann angezeigt, wenn sie nicht bezahlt wurden. Bei allen Journalen und Reports handelt es sich um Periodenrechnung. Eine gute Wahl, wenn Sie Reports auf Grundlage von Periodenabgrenzung erstellen müssen.
Barmittel	Transaktionen werden nur dann in Reports angezeigt, wenn Auswirkungen auf die Barmittel auftreten (ein- oder ausgehend). Beispielsweise werden Rechnungen in Reports zur Kassenbuchhaltung nur dann berücksichtigt, wenn sie bezahlt wurden. Bei allen Journalen und Reports handelt es sich um Kassenbuchhaltung. Eine gute Wahl, wenn Sie immer Reports auf der Grundlage der Kassenbuchhaltung erstellen. Kassenbuchhaltung ist nur für neue Intacct-Unternehmen verfügbar.
Rückstellungen und Barmittel	So können Sie Reports flexibel entweder nach der Buchführungs- oder der Reportingmethode generieren und dann für jeden Report einzeln entscheiden, welche Methode verwendet werden soll. Zu Reportingzwecken kann das Unternehmen: Die Buchführungsmethode auf Abgrenzung und Kassenbuchhaltung setzen. Abgrenzung als Standard für das Reporting auswählen. Dies spart Zeit, da die meisten Reports auf der Grundlage von Periodenrechnung ausgeführt werden. Überschreiben Sie die Standardeinstellung, indem Sie Kassenbuchhaltung auf dem Tab "Filter" auswählen, wenn Sie Reports auf der Grundlage der Kassenbuchhaltung erstellen müssen.

Bevor Sie Methoden ändern

Sie können Ihre Buchführungsmethode von der Kassenbuchhaltungs- oder Periodenrechnungsmethode auf die Periodenrechnungs- und Kassenbuchhaltungsmethode für mehrere Bücher umstellen. Der Wechsel von Perioden- und Kassenrechnung zu "Nur Kassenrechnung" oder "Nur Periodenrechnung" wird nicht unterstützt.

Diese Änderung erfordert mehr als nur das Ändern der Auswahl auf der Seite "Hauptbuchkonfiguration". Beispiel:

• Führen Sie eine Analyse Ihrer Journalkonfiguration durch, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung auf die Änderung vorbereitet ist, da Intacct Journalaktualisierungen vornimmt, die nicht rückgängig gemacht werden können.
• Die Änderung der Buchführungsmethoden gilt nicht rückwirkend, weshalb Sie zusätzlich zur Konfiguration auch Ihre Erwartungen an die Funktionsweise des Reportings nach der Änderung anpassen müssen.

• Wenn Sie zukünftige Transaktionen haben, die vor der Änderung der Buchführungsmethoden eingegeben wurden, werden diese Transaktionen nicht rückwirkend aktualisiert.

  Um eine ordnungsgemäße Buchhaltung für zukünftige Transaktionen sicherzustellen, die vor der Änderung eingegeben wurden, sollten Sie 1 der folgenden Schritte ausführen:

  • Entfernen Sie die zukünftige Transaktion, bevor Sie die Buchführungsmethode ändern, und erstellen Sie sie danach neu.

  • Erfassen Sie Korrekturbuchungen für die zukünftigen Transaktionen, um die aktualisierte Buchführungsmethode widerzuspiegeln.

• Die Transaktionsverarbeitung sollte während der Änderung ausgesetzt werden.
• Auch wenn Intacct einige vorhandene Journale anpasst, müssen Sie andere Journale manuell hinzufügen. Welche Journale genau erstellt werden sollten, hängt von der Methode ab, von der Sie wechseln. Beispiel: Sie wechseln von der Abgrenzungsmethode zu einer Kassen- und Periodenrechnungsmethode mit mehreren Büchern. Sie müssen Journale hinzufügen, die mit der Kassenrechnungsmethode für die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung sowie für andere betroffene Bereiche wie Auftragserfassung, Mitarbeiterausgaben usw. verknüpft sind.
• In einigen Anwendungen, wie z. B. Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung, sind weitere Konfigurationsschritte erforderlich, um eine Verbindung zu den erstellten Journalen herzustellen. Wenn Sie die Einrichtung korrekt durchführen, wird ein genaues Reporting gewährleistet.
• Stellen Sie sicher, dass in Ihren Bankkonten keine Journale ausgewählt sind, da diese ebenfalls aktualisiert werden.

• Beachten Sie beim Importieren historischer Journaleinträge für Altdaten, dass die Daten jetzt für jede Buchführungsmethode in Bezug auf Anfangssalden separat erfasst werden. Daher müssen importierte Daten die Buchführungsmethode bezeichnen, die durch die Auswahl des richtigen Journals (verknüpft mit Kassen- oder Periodenrechnung) beeinflusst wird. So wird sichergestellt, dass der gesamte Verlauf in beiden Reportingbüchern korrekt erfasst wird. Wenn Sie von Periodenrechnung zur Kassen- und Periodenrechnung wechseln, importieren Sie die Anfangssalden der Kassenbuchhaltung, weil die Anfangssalden der Periodenrechnung bereits vorhanden sind.

• Das Bankregister-Reporting erfordert besondere Aufmerksamkeit: Wenn Sie den Wechsel vornehmen, ruft das Bankregister die in beiden Reportingbüchern erfassten Aktivitäten ab, wodurch die Zahlen dupliziert werden. In diesem Fall sind 3 Journaleinträge erforderlich, um das Bankregister zu korrigieren. Beachten Sie auch, dass diese Änderung nur am Ende eines abgestimmten Zeitraums angewendet werden sollte.

• Integrationen, die Journaleinträge buchen, sind ebenfalls betroffen. Überlegen Sie, welche Integrationen Sie haben und wie sie in Zukunft konfiguriert werden.

Transaktionseintrag

In den meisten Fällen ist die Eingabe von Transaktionen unabhängig von der Buchführungsmethode gleich. Beispielsweise müssen Benutzer, die eine Rechnung eingeben, nicht wissen, ob es sich bei der Transaktion um Periodenrechnung, Kassenbuchhaltung oder beides handelt. Intacct kümmert sich "hinter den Kulissen" um die Erfassung in Rückstellungs- und Kassenbuchhaltungsjournalen.

Wenn Sie einen Journaleintrag direkt in das Hauptbuch eingeben, müssen Sie jedoch die Buchführungsmethoden berücksichtigen, die betroffen sein sollten, und das entsprechende Journal entsprechend auswählen.

Buchführungsmethode ändern

Um die Möglichkeit zu schaffen, Reports zu beiden Buchführungsmethoden zu erstellen, sind die folgenden Schritte erforderlich:

• Funktion aktivieren

• Umstellungszeitraum angeben

• Journale auf Grundlage der Kassenbuchhaltung oder Abgrenzung erstellen

• Journale in den entsprechenden Bereichen der Anwendungskonfiguration auswählen

Zu den Anwendungen, auf die sich diese Funktion auswirkt, gehören: Hauptbuch, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Ausgaben. Diese Änderung kann sich auch auf Integrationen auswirken. Bewerten Sie sie separat, je nachdem, wie die Integration für den Datenfluss konzipiert ist.

Auf die Änderung vorbereiten

1. Es empfiehlt sich, die Bücher ab dem Stichtag zu schließen und so zu arbeiten, als würden Sie ab diesem Datum zu einem neuen System wechseln.
2. Überprüfen Sie, welche Anwendungen Ihr Unternehmen abonniert hat, indem Sie zu Unternehmen > Abonnements gehen. Wählen Sie für jede Anwendung Konfigurieren.

3. Bitten Sie andere Benutzer, die Verarbeitung von Transaktionen zu stoppen.

4. Stellen Sie sicher, dass keinem Bankkonto (Girokonten, Kreditkartenkonten und Sparkonten) Journale zugewiesen sind.
5. Ändern Sie bei Bedarf alle anderen Anwendungen und integrationsbezogenen Einrichtungsbereiche.

Die Änderung vornehmen

1. Aktivieren Sie Perioden- und Kassenbuchhaltung auf der Seite Hauptbuch konfigurieren.
   • Nach der Aktivierung der Kassen- und Periodenrechnung beginnt Intacct sofort mit der Erfassung doppelter Einträge.
   • Wählen Sie Ihre Standardkontomethode für das Reporting aus.
   • Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Journale und bestätigen Sie, dass keine aktuellen Journale in Kassen- und Periodenrechnung umgewandelt wurden. Alle Journale sollten weiterhin die ursprüngliche Reportingmethode verwenden.
2. Erstellen Sie einen neuen Satz von Journalen für Periodenrechnung, Kassenrechnung oder Kassen- und Periodenrechnung. Verwenden Sie beispielsweise die ID und Beschreibungen:
   • APJA – Kreditorenjournal – Periodenrechnung
   • APJC – Kreditorenjournal – Kassenrechnung
   • ARJA – Debitorenjournal – Periodenrechnung
   • ARJC – Debitorenjournal – Kassenrechnung
   • CD – Journal für Barauszahlungen – Kassen- und Periodenrechnung
   • CR – Zahlungseingangsjournal – Kassen- und Periodenrechnung
   • EEJA – Mitarbeiterausgabenjournal – Periodenrechnung
   • EEJC – Mitarbeiterausgabenjournal – Kassenrechnung
   • EED – Journal für Mitarbeiterausgabenauszahlungen – Kassen- und Periodenrechnung
   • GJC – Hauptjournal – Kassenrechnung
   • GJCA – Hauptjournal – Kassen- und Periodenrechnung
   • Ändern Sie den Namen des Hauptbuchs von "Hauptjournal" in "Hauptjournal – Periodenrechnung"
   • IC – Unternehmensübergreifendes Journal – Kassen- und Periodenrechnung
3. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Unternehmen mit mehreren Entitäten handelt, aktualisieren Sie "Verwaltung mehrerer Entitäten", um die neuen entitätsübergreifenden Journale anzugeben.
4. Gehen Sie zu den Konfigurationseinstellungen der jeweiligen Anwendung und weisen Sie ihr die neu erstellten Journale zu. Sie sollten in der Lage sein, anhand des Namens zu erkennen, welches Journal zugewiesen werden sollte.
Weisen Sie die vorherigen Journale nicht erneut zu. Durch die Zuweisung der vorherigen Journale können versehentlich Transaktionen vermischt werden, die mit unterschiedlichen Methoden erfasst wurden, was sich negativ auf das Reporting auswirkt.
5. Erstellen Sie einen Anfangssaldo-Journaleintrag, um einen Anfangssaldo im neuen Buch zu haben. Wenn das Unternehmen zuvor nur Periodenrechnung genutzt hat, erstellen Sie einen Anfangssaldo für ein Journal, der sich nur auf Kassenbücher auswirkt, um das zukünftige Reporting sicherzustellen.
   Wenn Sie die Buchführungsmethode von "Kassenrechnung" in "Kassen- und Periodenrechnung" ändern, erstellt Intacct Journale mit mehreren Büchern (z. B. Journale für Kassen- und Periodenrechnungsbücher). Intacct verfügt jedoch nur über Transaktionen für Kassenbuchjournale, sodass die Reportingmethode standardmäßig auf Kassenrechnung festgelegt ist.
6. Kehren Sie zur Seite "Hauptbuch konfigurieren" zurück und aktualisieren Sie die Seite. Ändern Sie dann das Standardreportingbuch.

Auf der Seite "Journalinformationen" gibt es eine neue Option, mit der Sie Dieses Journal in den Report aufnehmen für Periodenrechnung, Kassenrechnung oder beides auswählen können.

Erstellen Sie während des Übergangs in einem Journal, das über eine Reportingmethode verfügt, die konträr zu Ihrer vorherigen Reportingmethode ist, einen Journaleintrag, um Ihre Bücher zu korrigieren. Mit anderen Worten: Wenn Sie vor der Änderung mit der Periodenrechnung gearbeitet haben, müssen Sie einen Journaleintrag erstellen, um Kreditoren, Debitoren, Ausgaben und Einnahmen in einem Journal auf Grundlage der Kassenbuchhaltung zu eliminieren.

Korrekturen nach Änderung der Buchführungsmethode behandeln

Manchmal werden Sie nach dem Wechsel zu einer neuen Buchführungsmethode feststellen, dass Sie eine Korrektur an einem Nebenbuch-Journaleintrag vornehmen müssen, der vor der Änderung erstellt wurde.

Nachdem die Buchführungsmethode geändert wurde, erstellen Sie eine Berichtigungsbuchung. "Annullieren" und "Reklassifizieren" werden für vorherige Einträge nicht mehr unterstützt.

Weitere Informationen zu Korrekturbuchungen.

Reports einrichten

Wenn Sie Reports erstellen, haben Sie die Möglichkeit, die Buchführungsmethode zu überschreiben, die Sie als Standard für Reports in Ihrer Hauptbucheinrichtung ausgewählt haben.

Im Abschnitt Filter für Finanzberichte und andere Hauptbuchreports verwenden Sie die Option Reportingbuch, um eine der folgenden Optionen auszuwählen:

• Rückstellung
• Barmittel
• Ein Konsolidierungsbuch, bei dem es sich um Periodenrechnung oder Kassenbuchhaltung handelt (nur für globale Konsolidierungsunternehmen)

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wo Sie die Option Reportingbuch für jeden Reporttyp finden.

Reporttyp	Schritte
Finanzberichte	Wählen Sie auf dem Tab Filter des Finanzberichts das zu verwendende Reportingbuch (Perioden- oder Kassenrechnung).
Weitere Hauptbuch-Reports	Wählen Sie im Abschnitt Filter des Reports das Reportingbuch.