Entwerfen, Buchen und Speichern

Wie Sie Informationen in Sage Intacct hinzufügen, hängt von der Art der einzugebenden Informationen ab. Sie können Informationen eingeben, die:

  • Sich auf Ihr Hauptbuch auswirken, z. B. Transaktionen.
  • Keine Auswirkungen auf das Hauptbuch, z. B. Lieferanten, Kunden und Artikel, sowie auf Konfigurationsinformationen, z. B. Transaktionsdefinitionen, haben.

Sie können Informationen speichern, als Entwurf speichern und in Intacct erfassen.

Entwurf:

Wenn Sie eine Transaktion erstellen oder teilweise erstellen und Entwurf auswählen, ist die Transaktion jetzt in Intacct eingegeben, hat aber noch keine Auswirkungen. Wenn beispielsweise ein Transaktionsentwurf in der Auftragserfassung oder im Einkauf erstellt wird, kann er erst dann in ein anderes Dokument im Verkauf oder Einkauf konvertiert werden, wenn er gebucht wurde. Ein weiteres Beispiel ist, dass die Entwürfe von Kundenaufträgen in der Auftragserfassung nicht in Verkaufsrechnungen umgewandelt werden können.

  1. Um eine Korrektur einzugeben, wechseln Sie zu Kreditorenbuchhaltung und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Korrekturen aus.
  2. Geben Sie Informationen zum Beschreiben der Korrektur ein.
  3. Wählen Sie den zu erstellenden Korrekturtyp aus der Dropdown-Liste Typ aus.
  4. Um eine digitale Version eines Begleitdokuments zu speichern, wählen Sie in der Dropdown-Liste neben Anhang einen Anhang aus.
  5. Geben Sie Informationen zu Einzelposten für jeden Einzelposten in dieser Anpassung ein.
  6. Wählen Sie Entwurf und neu > Entwurf aus. Intacct speichert den Eintrag, bucht ihn aber nicht. Um ihn als Entwurf zu speichern, aber weiterhin Korrekturen vorzunehmen, wählen Sie Entwurf und neu aus.

Sie speichern die Anpassung als Entwurf, ohne dass dies Auswirkungen hat. Das heißt, Sie speichern nur den bisherigen Fortschritt. Später können Sie oder ein anderer Benutzer die Transaktion erfassen.

Buchen

Nachdem Sie eine Transaktion in Kreditorenbuchhaltung, in Debitorenbuchhaltung und im Hauptbuch erstellt und Buchen ausgewählt haben, wird die Transaktion an das Hauptbuch gesendet, wenn alle Anforderungen erfüllt sind.

Einige Transaktionen in Einkauf, Auftragserfassung und Bestand basieren auf Transaktionsdefinitionen, die keine Auswirkungen auf das Hauptbuch haben. Wenn Sie in solchen Fällen Buchen auswählen, wirkt sich die Transaktion nicht auf das Hauptbuch aus. Wenn Sie z. B. eine Bestellanforderung oder einen Kostenvoranschlag erstellen, muss die Transaktion nicht an das Hauptbuch gesendet werden, da sie sich erst dann auf Verbindlichkeiten oder Forderungen auswirkt, wenn das Dokument später in eine Anbieterrechnung umgewandelt wird.

  1. Gehen Sie zu Auftragserfassung und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Auftragserfassung Kundenauftrag aus.
  2. Geben Sie die Informationen zum Kundenauftrag auf der Seite Auftragserfassung Kundenauftrag ein.
  3. Wenn Sie mit der Eingabe der Informationen fertig sind, wählen Sie Buchen aus, um sie zu speichern und zu buchen. An dieser Stelle können Sie die Daten auch als Entwurf speichern und später darauf zurückkommen.

Sie können die Verkäufe nun in den nächsten Schritt im Workflow verschieben.

Speichern

Wenn Sie bestimmte Datensatztypen erstellen, z. B. Kunden, Lieferanten und Artikel, die zum Erstellen von Transaktionen verwendet werden, werden die Datensätze durch Klicken auf Speichern zu Intacct hinzugefügt.

Wenn Sie einen Datensatz merken, erfassen Sie keine Transaktion. Sie erstellen einen Datensatztyp, der in Transaktionen verwendet wird. Beispielsweise speichern Sie Kunden, Lieferanten und Benutzer, da sie später zum Erstellen von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden verwendet werden.

Im Allgemeinen werden Elemente, die gespeichert werden können, nicht als Entwürfe gespeichert oder erfasst.

  1. Gehen sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Kunden und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Kunden aus.
  2. Geben Sie im Tab "Kunde" das Kundenunternehmen und die Kontaktdaten ein.
  3. Geben Sie unter "Zusätzliche Informationen" alle Buchhaltungsdetails für diesen Kunden ein, z. B. Muttergesellschaft, Hauptbuchgruppe oder Guthabenlimit.
  4. Wählen Sie den Tab "Kontaktliste" aus und geben Sie dann Kategorien und Kontakte ein, die diesem Kunden zugeordnet werden sollen, sowie die entsprechenden Kundenkontakte für die Abrechnung und den Versand.
  5. Richten Sie optional Kundenzahlungsmethoden ein.
  6. Wählen Sie Speichern aus, um den Kundendatensatz zu speichern.

Sie können diesen Kunden jetzt beim Erstellen von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und anderen Transaktionen auswählen.

Transaktion suchen

Um das Auffinden von Entwürfen von Journaleinträgen, gebuchten Journaleinträgen und anderen Transaktionen zu erleichtern, enthält die Liste "Transaktionen" für jedes Objekt eine Status-Spalte. Diese Spalte gibt an, ob der Eintrag als Entwurf gespeichert oder gebucht wurde.

  • Filtern Sie spontan nach Entwürfen oder gebuchten Transaktionen: Wählen Sie in der entsprechenden Transaktionslistenansicht in der Spalte Status entweder Entwurf oder Gebucht aus.
  • Erstellen Sie eine permanente benutzerdefinierte Ansicht zum Filtern nach Entwürfen oder gebuchten Transaktionen: Erstellen Sie eine Ansicht und setzen Sie den Filter auf Status = Entwurf oder Status = Gebucht. Die benutzerdefinierte Ansicht steht immer dann zur Verfügung, wenn Sie die Liste aufrufen.

Transaktionsentwurf entfernen

Transaktionen, die Sie als Entwürfe speichern, können gelöscht werden. Der Entwurf wird unabhängig davon, wo er erstellt wurde, z. B. Korrektur in Kreditorenbuchhaltung, Rechnung, Journaleintrag oder anderer Entwurf, auf dieselbe Weise entfernt.

  1. Suchen Sie die entsprechende Liste, z. B. unter Liste der Korrekturen in Kreditorenbuchhaltung, Journaleintrag > Transaktionen anzeigen, Einkauf > Lieferantenrechnungen usw.
  2. Wählen Sie die Transaktion aus und wählen Sie Entfernen.
  3. Klicken Sie auf OK, um zu bestätigen, dass Sie den Entwurf entfernen möchten.

Um eine Transaktion zu löschen, die bereits erfasst wurde, müssen Sie sie zuerst zurückbuchen.