Eine Transaktion zurückbuchen

Es kann vorkommen, dass Sie eine Transaktion zurückbuchen müssen, weil es sich um ein Duplikat handelt oder weil Sie eine Rechnung bezahlt haben, die Sie jetzt noch nicht bezahlen wollten. Was auch immer der Grund ist, Sie haben die Möglichkeit, viele Arten von Transaktionen rückgängig zu machen.

Das Zurückbuchen eines Journaleintrags unterscheidet sich ein wenig von der Zurückbuchung anderer Transaktionstypen. Siehe Einen Journaleintrag umkehren.

Nachdem Sie eine Transaktion zurückgebucht haben, können Sie die Zurückbuchung nicht mehr rückgängig machen. Sie können jedoch eine andere Transaktion erstellen, um das Original zu ersetzen.

  1. Wechseln Sie zur Listenseite der Transaktionen, die umgekehrt werden können, suchen Sie die Transaktion und wählen Sie am Ende der Transaktionszeile Umkehren aus.
  2. Geben Sie auf der Seite "Datum der Transaktionsumkehrung" Folgendes ein:
    • Notiz: Es wird empfohlen, den Grund für die Zurückbuchung einzugeben.
    • Umkehrungsdatum: Wählen Sie das Datum für die Zurückbuchung der Transaktion aus. Dieses Datum ist in der Regel das ursprüngliche Transaktionsdatum oder ein späteres Datum.
  3. Wählen Sie Einreichen aus. Das System kehrt in die Transaktionsliste zurück und zeigt zwei Einzelposten für diese Transaktion an. (Die Transaktion wird nicht ausgenullt, sodass es ein Prüfprotokoll gibt.)
    • Eine Einzelposition ist die ursprüngliche Transaktion, bei der der Link Umkehren jetzt mit Umgekehrt gekennzeichnet ist.
    • Der andere vom System hinzugefügte Einzelposten ist die Zurückbuchung dieser Transaktion, die einen Nettoeffekt von null für diese Transaktion ergibt. Diese Transaktion wird mit Umkehrung gekennzeichnet.

Wenn für eine Transaktion kein Link für die Zurückbuchung angezeigt wird, kann dies Gründe haben, z. B. weil Ihre Anwendung keine Rückbuchungen unterstützt, Ihre Benutzerberechtigungen keine Zurückbuchungen umfassen sind oder Sie versuchen, eine Transaktion zurückzubuchen, die nicht zurückgebucht werden kann. Überprüfen Sie Folgendes:

  • Benutzerberechtigungen: Verfügen Sie über die richtigen Benutzerberechtigungen? Überprüfen Sie Ihre Benutzerberechtigungen, um sicherzustellen, dass Sie diese Art von Transaktion zurückbuchen dürfen. Sie sind sich immer noch nicht sicher? Wenden Sie sich an Ihre Admins.
  • Die Transaktion wurde bereits umgekehrt: Versuchen Sie, eine Transaktion zurückzubuchen, die bereits zurückgebucht wurde? Sie können den Status der Transaktion schnell überprüfen, indem Sie sie anzeigen.
  • Transaktionstyp: Versuchen Sie, eine Transaktion zurückzubuchen, die nicht zurückgebucht werden kann? Im Folgenden finden Sie Transaktionen, die umgekehrt werden können. Wenn Sie Ihre Transaktionsart nicht in dieser Liste sehen, kann sie nicht umgekehrt werden.
    Transaktionen, die umgekehrt werden können
    AnwendungZurückbuchbare Transaktionsarten

    Verbindlichkeiten

    Forderungen

    Zahlungsverkehr

    Ausgaben

    Journaleintrag

    Journaleinträge

    Das Umkehren eines Journaleintrags unterscheidet sich ein wenig vom Umkehren einer der oben genannten Transaktionsarten.
  • Nebenbuchzeitraum ist geschlossen: Der Zeitraum muss für eine Zurückbuchung offen sein. Wenn der Zeitraum, in dem die Transaktion erstellt wurde, geschlossen ist, können Sie:
    • Den abgeschlossenen Zeitraum öffnen, um die Transaktion mit dem ursprünglichen Datum zurückzubuchen.
    • Die Transaktion in dem aktuellen offenen Zeitraum zurückbuchen.
  • Bezahlte Transaktion: Ist die Transaktion teilweise oder vollständig bezahlt? Die Transaktion muss teilweise oder vollständig bezahlt sein, es sei denn, Sie haben Ihre Anwendung für die Umkehrung unbezahlter Transaktionen wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Ausgaben oder Korrekturen konfiguriert.

    Zu Ihrer Information: Anweisungen zu folgenden Transaktionsstatus

    • Ausgewählt: Sie müssen den ausgewählten Status aufheben und dann die Transaktion umkehren.
    • Teilweise bezahlt oder Bezahlt: Sie müssen zuerst die Zahlung umkehren und dann die Transaktion umkehren.

Andere Möglichkeiten, eine Transaktion umzukehren

Sie können eine Transaktion über folgende Möglichkeiten zurückbuchen:

  • Scheckbelege: Annullieren Sie die Zahlung, und das System bucht die Rechnung automatisch zurück.
  • Einnahmenbelege: Buchen Sie den Zahlungseingang zurück.
  • Bankbelege: Buchen Sie den Zahlungseingang zurück oder annullieren Sie die Zahlung, um eine Rechnung automatisch zurückzubuchen.

Deshalb kann eine Umkehrung nicht rückgängig gemacht werden

Das Rückgängigmachen einer Zurückbuchung entspricht nicht den bewährten Verfahren für die Buchhaltung. Anstatt eine Zurückbuchung, die möglicherweise versehentlich durchgeführt wurde, rückgängig zu machen, geben Sie die ursprüngliche Transaktion erneut ein und korrigieren Sie alle Fehler.

Dadurch wird gewährleistet, dass die ursprüngliche Transaktion, die Zurückbuchung und die neue Transaktion ein gültiges Prüfprotokoll bereitstellen und konform sind.

Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) bezieht sich auf den allgemein anerkannten Rechnungslegungsstandard der USA. GAAP wurde von den Standardisierungsorganisationen Financial Accounting Standards Board (FASB), Governmental Accounting Standards Board (GASB) und Financial Accounting Foundation (FAF) festgelegt und gewährleistet eine einheitliche und konsistente Finanzberichterstattung für Regierungen, Unternehmen und gemeinnützige Organisationen.

Die GAAP-Konformität sorgt dafür, dass die Finanzberichterstattung transparent ist und klar definierte Regeln einhält.

Sage Intacct hält sich bei der Erstellung von Workflows, die zur GAAP-Konformität beitragen, an diese Standards.

In einigen Buchhaltungssoftwareprogrammen ist es beispielsweise möglich, Transaktionen in geschlossenen Zeiträumen zu bearbeiten. Sage Intacct erfordert, dass Bücher erneut geöffnet werden, um Änderungen vorzunehmen. Dadurch ermöglicht Sage Intacct die Einhaltung der GAAP, ein genaues Prüfprotokoll und ein vollständiges historisches Reporting.

Weitere Informationen zu den GAAP.