Rechnung erstellen

Erfahren Sie, wie Sie in Sage Intacct Rechnungen erstellen. Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie sie durch den normalen Workflow der Kreditorenbuchhaltung führen. Die Rechnung erfordert möglicherweise eine Genehmigung. Danach können Sie sie auf der Seite "Rechnungen bezahlen" zur Zahlung auswählen und eine Zahlungsanforderung erstellen.

Wenn Sie viele Rechnungen eingeben müssen, können Sie stattdessen Rechnungen importieren, um Zeit zu sparen.

Kopfzeileninformationen eingeben

1. Wählen Sie unter Kreditorenbuchhaltung > Alle die Option "Hinzufügen (Kreis)" neben Rechnungen aus.

2. Wählen Sie Hinzufügen aus.

3. Geben Sie ein Datum ein.

   Das HB-Erfassungsdatum wird standardmäßig aus dem Feld "Datum" übernommen, Sie können es jedoch überschreiben.

4. Wählen Sie einen Lieferanten aus.

   Die Felder Zahlung an und Rückgabe an werden standardmäßig mit den im Lieferantendatensatz ausgewählten Kontakten befüllt. Sie können diese Werte überschreiben.

5. Optional können Sie Aus letzter Rechnung übernehmen auswählen, um die Rechnungsdetails aus der zuletzt für den jeweiligen Lieferanten erstellten Rechnung zu kopieren.

   Wenn Sie regelmäßig ähnliche Rechnungen von einem Lieferanten erhalten, können Sie mit dieser Option bei der Dateneingabe Zeit sparen. Intacct kopiert Beschreibung, Laufzeit, Anhang, Währungsinformationen und Einzelposteneinträge aus der vorherigen Rechnung. Sie können die Informationen dann nach Bedarf bearbeiten.

6. Geben Sie eine Rechnungsnummer ein.

   Dies ist die vom Lieferanten zugewiesene Nummer auf der Rechnung. Diese Nummer gilt nur für die jeweilige Rechnung und wird häufig verwendet, um Rechnungsdetails nachzuschlagen.

7. Geben Sie eine Referenznummer ein.

   Hierbei handelt es sich um eine Nummer, z. B. eine Bestell- oder Kontonummer, die bei Suchvorgängen oder Reports zu dieser Rechnung hilfreich sein kann. Diese Nummer wird im Report "Hauptbuchdetails" angezeigt und auf dem Scheck- und Lieferanten-Kontrollabschnitt abgebildet.

8. Geben Sie eine Beschreibung ein.

9. Geben Sie eine Laufzeit ein.

   Intacct berechnet das Fälligkeitsdatum für Sie, wenn Sie eine Laufzeit für die jeweilige Rechnung ausgewählt haben oder wenn die Laufzeit entweder aus dem Lieferantendatensatz oder der vorherigen Rechnung übernommen wurde.

10. Geben Sie optional einen Empfohlenen Zahlungstermin ein.

    Wenn Sie im Lieferantendatensatz ein Standard-Rechnungszahlungsdatum festlegen, berechnet Intacct den empfohlenen Zahlungstermin für alle neuen Rechnungen für den jeweiligen Lieferanten. Sie können das errechnete Datum überschreiben oder, wenn Sie für den Lieferanten kein Standard-Rechnungszahlungsdatum eingerichtet haben, ein Datum während der Rechnungseingabe eingeben.

    Unter "Rechnungen bezahlen" können Sie mithilfe erweiterter Filter nach dem empfohlenen Zahlungsdatum filtern.
    Wie wird ein empfohlenes Zahlungsdatum berechnet?

    Unter Lieferanteninformationen können Sie auf dem Tab "Zahlungsinformationen" festlegen, wie Intacct dieses Datum berechnen soll, indem Sie das Standard-Rechnungszahlungsdatum einrichten. Der Standardwert kann auf dem Rabattdatum, dem Rechnungsdatum oder dem Fälligkeitsdatum basieren, einschließlich einer Verschiebung.

    Wenn Sie eine Rechnung für den Lieferanten eingeben, füllt Intacct das empfohlene Zahlungsdatum mit den Parametern aus, die Sie für die Einstellung "Standard-Rechnungszahlungsdatum" im Lieferantendatensatz festgelegt haben. Diese Parameter definieren, ob das Datum basierend auf dem Rechnungsdatum, dem Fälligkeitsdatum oder der Rabattlaufzeit berechnet werden soll, und können eine Anzahl von Tagen angeben, die für eine Verschiebung verwendet werden sollen.

    Angenommen, die Lieferantenbedingungen sind auf 2/10 Netto 30 festgelegt und Sie legen das Standard-Rechnungszahlungsdatum auf das Rabattdatum fest. Wenn Sie eine neue Rechnung eingeben, legt Intacct das empfohlene Zahlungsdatum anhand der Laufzeit auf 10 Tage vor dem Fälligkeitsdatum fest. Ein anderes Beispiel: Wenn die Lieferantenbedingungen auf 45 Tage netto festgelegt sind und Sie sicherstellen möchten, dass Sie die Rechnung 3 Tage vor Fälligkeit bezahlen, können Sie das Standard-Rechnungszahlungsdatum auf das Fälligkeitsdatum – 3 Tage festlegen.

11. Fügen Sie einen Anhang hinzu.

    Wenn Sie Aus letzter Rechnung übernehmen verwendet haben, um die Rechnungsdetails zu kopieren, muss der alte Anhang durch die neueste Rechnung ersetzt werden.
    Benötigen Sie Hilfe?

    Um eine digitale Version eines Begleitdokuments dauerhaft und sicher zu speichern, wählen Sie in der Dropdown-Liste neben Anhang einen Anhang aus. Oder wählen Sie Hinzufügen und laden Sie Ihren Anhang hoch. Ein Anhang umfasst ein oder mehrere Begleitdokumente wie Tabellen, gescannte Bilder oder Textverarbeitungsdokumente. . Weitere Informationen darüber, wer Anhänge hinzufügen kann.

    Sie können Ihre Dateien auch per Drag & Drop verschieben, um einen Anhang hinzuzufügen. Informationen zum Anhängen eines Dokuments an mehrere Journaleinträge finden Sie unter Bulkverarbeitung.

12. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum ein.

    Wenn Sie für die jeweilige Rechnung eine Laufzeit ausgewählt haben oder wenn die Laufzeit entweder aus dem Lieferantendatensatz oder der vorherigen Rechnung übernommen wurde, berechnet Intacct das Fälligkeitsdatum für Sie.

13. Wählen Sie die Zahlungspriorität für die jeweilige Rechnung aus.

    Die Standardeinstellung ist "Normal". Wenn Sie im Lieferantendatensatz eine Zahlungspriorität festlegen, übernimmt Intacct diesen Wert.

    Auf der Seite "Rechnungen bezahlen" können Sie Rechnungen nach solchen mit hoher Priorität sortieren.

14. Um zu verhindern, dass die Rechnung zur Zahlung ausgewählt wird, wählen Sie Zahlung dieser Rechnung zurückstellen aus.

    Geben Sie die Rechnung zur Zahlung frei, wenn Sie bereit sind, eine Zahlungsanforderung zu erstellen.

15. Wenn Sie zur Eingabe einer Zusammenfassung aufgefordert werden, treffen Sie eine Auswahl aus der Dropdown-Liste.

    Das Feld "Zusammenfassung" wird angezeigt, wenn Ihr Unternehmen die Zusammenfassungshäufigkeit für diesen Transaktionstyp als benutzerdefiniert konfiguriert hat. Für alle anderen Zusammenfassungshäufigkeiten, z. B. täglich oder monatlich, erstellt Intacct automatisch die Zusammenfassung für Sie und fügt die neue Transaktion der Zusammenfassung hinzu.

    Was ist eine Zusammenfassung?

    Zusammenfassungen sind Sammlungen desselben Transaktionstyps, die zur Verarbeitung gruppiert werden. Der Vorteil der Verwendung einer Zusammenfassung besteht darin, dass die Transaktionsgruppe als eine Zeile im Hauptbuch erfasst wird. Von dieser einen Zeile aus können Sie bei Bedarf einen Drilldown zu jeder der einzelnen Transaktionen durchführen.

    Sie können festlegen, dass Sage Intacct Zusammenfassungen automatisch mit einer bestimmten Häufigkeit erstellt, veröffentlicht und schließt, die Sie durch Auswahl eines Zeitintervalls angeben. Sie können Zusammenfassungen auch selbst erstellen, veröffentlichen und schließen.

    Wenn Sie zum ersten Mal eine Zusammenfassung erstellen, ist sie geöffnet, und Sie können Transaktionen eingeben. Nachdem Sie eine Zusammenfassung geschlossen haben, können Sie keine Transaktionen mehr darin erfassen, wodurch verhindert wird, dass Transaktionen im falschen Zeitraum erfasst werden. Um Transaktionen zu einer geschlossenen Zusammenfassung hinzuzufügen oder diese daraus zu entfernen, öffnen Sie sie erneut.

    Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Zusammenfassungen der Kreditorenbuchhaltung.

16. (Unternehmen mit mehreren Währungen) Geben Sie Informationen zu Währung und Wechselkurs im Abschnitt "Währung" ein.
    1. Wählen Sie die zu verwendende Transaktionswährung aus.

       Wenn dies nicht die Basiswährung Ihres Unternehmens ist, fahren Sie mit den nächsten beiden Schritten fort.

       Haben Sie einen Lieferanten, der Transaktionen mit einer anderen Währung durchführt? Legen Sie die Standardwährung im Lieferantendatensatz so fest, dass sie der von Ihnen gewählten Währung entspricht. Wenn Sie dann eine Rechnung, einen Vorschuss oder eine Anpassung für den Lieferanten erstellen, legt Intacct die Transaktionswährung automatisch so fest, dass sie mit der Standardwährungseinstellung übereinstimmt.

    2. Wählen Sie eine Wechselkursart aus, z. B. Intacct-Tageskurs oder Veröffentlichter WSJ-Kurs.

       Wenn Sie den Wechselkurs für die jeweilige Transaktion kennen oder mit dem Lieferanten einen Vertrag zu einem festgelegten Wechselkurs abgeschlossen haben, geben Sie ihn in das Feld Wechselkurs ein.

    3. Geben Sie ein Datum für das Wechselkursdatum ein oder wählen Sie eins aus.

       Der Standardwert ist das aktuelle Datum, Sie können den Standardwert jedoch überschreiben. Sie können stattdessen beispielsweise das Datum angeben, an dem die Transaktion erstellt wurde, oder das Datum, an dem Sie die Transaktion bezahlen möchten.

       Wenn Sie das Datumsfeld überschreiben, wird das Wechselkursdatum automatisch aktualisiert.

Einzelposten eingeben

Im Abschnitt "Einträge" können Sie jeder Einzelposition direkt Werte hinzufügen oder Standardwerte anzeigen wählen, um Standardwerte für das automatische Ausfüllen der einzelnen Einzelpositionen zu definieren.

Wenn Sie einen Wert als Standard für jede vorhandene und neue Einzelposition einrichten möchten, wählen Sie das Dropdown-Menü neben dem entsprechenden Feld und wählen Sie einen Wert aus.

Sie können alle Standardwerte für jede Einzelposition überschreiben.

Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Standardeinzelposten.

1. Wählen Sie ein Konto für den Empfang der Ausgaben aus.

   Wenn Ihr Unternehmen für die Verwendung von Kontolabels eingerichtet ist, wählen Sie stattdessen ein Kontolabel aus.

   Legen Sie ein Standardkonto für den jeweiligen Lieferanten fest, indem Sie das Feld "Standard-Ausgabenkonto" auf dem Tab "Weitere Informationen" des Lieferantendatensatzes bearbeiten.
2. Wenn für den Lieferanten die 1099-Nachverfolgung eingerichtet und die Überschreibung der 1099-Kennzeichnung aktiviert ist, können Sie individuelle Einzelposten für die 1099-Behandlung markieren.

3. Geben Sie den Betrag des Einzelpostens ein, auch wenn dieser null ist.

   Geben Sie für Unternehmen mit mehreren Währungen den Transaktionsbetrag ein, d. h. den Betrag in der Transaktionswährung. Dadurch wird der Basisbetrag des Einzelpostens in der Basiswährung Ihres Unternehmens gemäß dem in der Kopfzeile angegebenen Wechselkurs berechnet.

   Wenn Sie einen negativen Einzelposten als Inline-Guthaben eingeben:

4. (Unternehmen, für die Zuordnungen aktiviert sind) Wählen Sie eine Transaktionsvorlage für die Zuordnung des Einzelpostens aus, um den Rechnungsbetrag auf die angegebenen Dimensionen zu verteilen.

   Durch diese Auswahl wird die Zuordnungsvorlage im Abschnitt der Standardvorgaben für "Einträge" überschrieben. Standarddimensionen, die Sie für die jeweiligen Einzelposten ausgewählt haben, werden nicht in die Tabelle für Transaktionszuordnungen übernommen. Wählen Sie über der Tabelle Zuordnung anpassen aus, um Werte festzulegen. Sie können Standardwerte anzeigen auswählen und einen Standardwert für alle Einzelposten in Ihre Zuordnungstabelle eingeben. Erfahren Sie mehr über die Zuordnung von Rechnungen und Journaleinträgen.

   Transaktionszuordnungen verwenden

   1. Erstellen Sie eine Transaktionszuordnung, falls noch keine vorhanden ist. Diese neue Transaktionszuordnung wird in Ihrer Zuordnungsliste angezeigt. Sie können sie auswählen, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung oder einen Journaleintrag zuordnen. Intacct wendet automatisch die Verteilung an, die Sie beim Erstellen dieser Transaktionszuordnung angegeben haben.
      Weitere Informationen siehe Transaktionszuweisungsdefinitionen bearbeiten oder anzeigen.
   2. Wählen Sie den Einzelposten sowie die zu verwendende Transaktionszuordnung aus.
      Nach Auswahl einer Transaktionszuordnung entfernt Intacct alle für den Einzelposten ausgewählten Dimensionswerte. Stattdessen werden die Dimensionswerte direkt aus der Transaktionszuordnung übernommen.
   3. Um die Dimensionen für den Einzelposten zu ändern, wählen Sie auf dem Tab Details anzeigen die Option Zuordnung anpassen aus.

   Auch wenn einem Einzelposten eine Transaktionszuordnung mit einer vorgegebenen Verteilung von Beträgen zugewiesen ist, können Sie diese Beträge überschreiben. Sie können auch Aspekte der Zuordnung auf Einzelpostenebene der entsprechenden Transaktionsseite (Rechnungen oder Journaleinträge) überschreiben.

   Weitere Informationen zum Überschreiben von Zuordnungen finden Sie unter Transaktionszuweisung auf eine Rechnung oder einen Journaleintrag anwenden.

   Transaktionszuordnung überschreiben

   Sie können eine Transaktionszuordnung entweder auf einzelne Positionen einer Transaktion oder auf die gesamte Transaktion anwenden. Wenn Sie sie auf die gesamte Transaktion anwenden, wird die Verteilung der Zuordnung von allen Einzelposteneinträgen übernommen. Sie können diese Zuordnung jedoch für individuelle Positionen überschreiben.

   Wenn Sie die zugeordneten Dimensionen/Werte ändern, wird die Zuordnung als "Benutzerdefiniert" zurückgesetzt, da sie jetzt eine bestimmte Zuordnungsverteilung enthält, die nur für den jeweiligen Einzelposten gilt. Die eindeutigen zugeordneten Werte werden zu Prüfprotokollzwecken zusammen mit dem Einzelposten gespeichert.

   So überschreiben Sie eine Transaktionszuordnung:

   Klicken Sie auf die Einzelposition, die Sie überschreiben möchten, und wechseln Sie zum Tab Details anzeigen. Der Detailbereich "Aufteilung der Zuteilung" wird angezeigt.

   Beispiel: Sie verfügen über eine Standardtransaktionszuordnung, bei der die Kosten zu gleichen Teilen auf die Abteilungen am Standort in San Francisco verteilt sind. Sie können die Verteilung auf Abteilungen nach Bedarf überschreiben und beispielsweise 1.000 USD der Abteilung Operations, 100 USD der Abteilung Support und 440 USD der Abteilung Services zuordnen.

   Wenn Sie die Beträge so ändern, dass der Gesamtbetrag von dem auf der Transaktionsseite angegebenen Betrag abweicht, aktualisiert Intacct den Gesamtbetrag, sobald Sie die Änderungen speichern und zur Transaktionsseite zurückkehren.

5. Wählen Sie ein alternatives Kreditorenkonto aus, um das Standard-Kreditorenkonto im Hauptbuch zu überschreiben.

   Intacct übernimmt das Kreditoren-Überschreibungskonto, das Sie hier auswählen, in jeden Einzelposten in dieser Transaktion.

   Wenn Sie das Kreditoren-Hauptbuchkonto nur für eine Einzelposition überschreiben möchten, wählen Sie in der Einzelposition den Tab Details anzeigen aus und ändern Sie es dort.

6. Geben Sie eine Notiz ein, die auf dem Scheck-Kontrollabschnitt angezeigt werden soll.

   Diese Notiz wird nicht auf der Vorderseite des Schecks angezeigt. Hier erfahren Sie mehr über das Drucken zusätzlicher Informationen auf Schecks und Scheck-Kontrollabschnitten.

7. Wählen Sie die Abteilung oder den Standort für den Einzelposten aus.

   Wenn Sie zusätzliche Dimensionen wie Kunde, Mitarbeitende oder Artikel verwenden und ihnen die Ausgaben zuordnen, wählen Sie in der entsprechenden Dropdown-Liste "Dimension" den gewünschten Wert aus.

   Das Einbeziehen einer Warenlagerdimension in eine Transaktion wirkt sich nicht auf die Bestandswerte aus. Es dient nur zu Nachverfolgungs- und Reportingzwecken.

   Wenn der gewünschte Standort nicht angezeigt wird:

   Beim Erstellen von Rechnungen auf dem Top-Level können Sie aus allen aktiven Standorten auswählen, es sei denn, Ihr Benutzerkonto ist auf bestimmte Entitäten beschränkt.

   Wenn Sie eine Rechnung auf Entitätsebene erstellen, können Sie nur aus aktiven Standorten innerhalb der jeweiligen Entität wählen.

8. Um zusätzliche Dimensionen festzulegen, die in der Zeile nicht sichtbar sind, wählen Sie den Tab Details anzeigen (oder Strg + Pfeil nach unten) aus, um sie anzuzeigen.

   Dieser Tab wird in der Mitte der Zeile angezeigt und erscheint, wenn Sie ein beliebiges Feld im Eintrag auswählen.

   Wenn Sie häufig eine Dimension festlegen müssen, die standardmäßig nicht in der Zeile angezeigt wird, können Sie Eingabefelder verschieben, um sie einzuschließen. Beispiel: Wenn Sie häufig eine Artikel-ID für jeden Einzelposten eingeben müssen, können Sie die Dimension auf die Zeilenebene verschieben.
9. Wenn Ihr Unternehmen die Funktion "Freigabe zur Zahlung" verwendet und Sie einen Einzelposten zur Zahlung freigeben und autorisieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Freigabe zur Zahlung am Ende der Zeile.

   Mit "Freigabe zur Zahlung" können Sie die Einzelposten in einer Rechnung steuern, die zur Zahlung verfügbar sind. Standardmäßig ist "Freigabe zur Zahlung" für eine neue Position nicht ausgewählt. Das bedeutet, dass der Einzelposten zur Zahlung autorisiert (freigegeben) werden muss, bevor er bezahlt werden kann. Um einen Einzelposten während der Rechnungseingabe freizugeben, benötigen Sie die Berechtigung "Rechnungen: freigeben".

   Weitere Informationen zum Freigeben von Einzelposten zur Zahlung.

10. Buchen Sie die Rechnung.

    Wenn Sie Rechnungsgenehmigungen verwenden, wählen Sie stattdessen Einreichen aus.

    Wenn Sie noch nicht zur Erfassung der Rechnung bereit sind, wählen Sie Entwurf aus, um die Rechnung als Entwurf zu speichern.

Nächste Schritte

Ihre nächsten Schritte hängen davon ab, ob Ihr Unternehmen Rechnungsgenehmigungen verwendet.