Dokumente hochladen, um automatisierte Transaktionen zu erstellen

Laden Sie Einkaufsdokumente einzeln oder in Batches direkt aus der Liste "Automatisierte Transaktionen in der Kreditorenbuchhaltung oder im Einkauf" hoch.

Ansehen des Videos: So automatisieren Sie Transaktionen mit dem automatisierten Rechnungseingang im Einkauf (7:19)

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Einkauf

Kreditorenbuchhaltung

Automatisierung von Verbindlichkeiten

Sage Cloud Services

Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen

Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer, Plattform-, Projektmanager- oder Warenlager-Benutzer

Berechtigungen

Kreditorenbuchhaltung oder Einkauf

  • Automatische Transaktionen: Auflisten

Einkauf

  • Einkaufstransaktionen: Auflisten, Hinzufügen
Konfiguration

Transaktionen mit aktiviertem Dokument-Abgleich automatisieren.

Zugeordnete Transaktionsdefinitionen Für das Top-Level und alle Entitäten, in denen Dokumente per E-Mail gesendet oder hochgeladen werden.

  1. Gehen Sie in der Entität, in der das Dokument abgeglichen werden soll, zu Einkauf > Alle > Automatisierte Transaktionen.

    Die Liste "Automatisierte Transaktionen" ist auch im Menü "Verbindlichkeiten" verfügbar. Wenn Sie keine automatisierten Transaktionen im Menü sehen, überprüfen Sie Ihre Benutzer- oder Rolle-Berechtigungen.

    Sie können Dokumente auf Top-Level oder auf Entitätsebene hochladen.
  2. Wählen Sie Hochladen aus.
  3. Wählen Sie den Standort-ID die Sie als Standard für die von Ihnen hochgeladenen Dokumente verwenden können.

    Sage Intacct verwendet die Standort-ID nur, wenn keine übereinstimmende Einkaufs-Transaktion für das hochgeladene Dokument gefunden werden kann.

  4. Laden Sie Dateien hoch, indem Sie sie per Drag-and-Drop in das Pop-up-Fenster ziehen, oder wählen Sie Dateien durchsuchen um die Dateien zu suchen und hinzuzufügen.

    Sie können Zeit sparen, indem Sie bis zu 30 unverschlüsselte Dateien auf einmal hochladen.

    Intacct akzeptiert Dokumente in den folgenden Formaten:

    • Format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC oder PNG
    • Verschlüsselung: Unverschlüsselt
    • Dateigröße: Bis zu einer Größe von 20 MB
    • Dokumentlänge: Weniger als 200 Seiten

    Die PDF-Unterstützung schließt die folgenden Dateitypen aus:

    • Nicht standardmäßige PDFs, z. B. PDFs, die JavaScript oder eingebettete Dateien enthalten
    • PDF-Version 1.4 oder früher
    Kennwortgeschützte Dateien können von Intacct nicht verarbeitet werden.
  5. Auswählen Hochladen wenn Sie mit dem Hinzufügen von Dateien fertig sind.
  6. Auswählen Aktualisieren in der Liste "Automatisierte Transaktionen", um den Status der hochgeladenen Dokumente anzuzeigen.
    • Analyse läuft: Intacct verarbeitet das hochgeladene Dokument. Sie können das Dokument anzeigen, aber der Entwurf der Transaktion wurde noch nicht erstellt.
    • Entwurf: Der Entwurf der Transaktion wird erstellt und der Abgleich der Transaktion ist abgeschlossen. Sie können die Transaktion anzeigen und bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, reichen Sie die Transaktion ein oder buchen Sie sie.
    Der Status "Analyse läuft" wird für hochgeladene Dokumente angezeigt, während sie verarbeitet werden. Per E-Mail gesendete Dokumente werden zunächst in der Liste "Automatisierte Transaktionen angezeigt, wenn der Entwurf erstellt wurde.

    Intacct erstellt für jeden Datei-Upload einen Transaktion-Entwurf und verwendet die Ziel-Transaktionsdefinition, die Sie dieser Entität zugeordnet haben. Die hochgeladene Datei ist als Anhang enthalten.

    Um den Status von Dokumenten zu überprüfen, die zuvor noch analysiert wurden, wählen Sie Aktualisieren Schon wieder.

    Wenn sich ein Dokument mehr als 2 Stunden im Status "Analyse läuft" befindet, erfahren Sie, wie Sie Verarbeitung Abbrechen.

Nächster Schritt: Bearbeiten und buchen automatisierter Transaktionen.