Dokumente hochladen, um automatisierte Transaktionen zu erstellen

Laden Sie Einkaufsdokumente einzeln oder in Batches direkt aus der Liste "Automatisierte Transaktionen" in der Kreditorenbuchhaltung oder im Einkauf hoch.

Ansehen: Transaktionen mit dem automatisierten Rechnungseingang im Einkauf automatisieren (7:19)

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Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer, Plattform-, Projektmanager- oder Warenlager-Benutzer
Berechtigungen

Kreditorenbuchhaltung oder Einkauf

  • Automatische Transaktionen: Auflisten

Einkauf

  • Einkaufstransaktionen: Auflisten, Hinzufügen
Konfiguration

Transaktionen mit aktiviertem Dokumentenabgleich automatisieren.

Zugeordnete Transaktionsdefinitionen für das Top-Level und alle Entitäten, an die Dokumente per E-Mail gesendet oder hochgeladen werden.
  1. Wechseln Sie in der Entität, in der das Dokument abgeglichen werden soll, zu Einkauf > Alle > Automatisierte Transaktionen.

    Die Liste "Automatisierte Transaktionen" ist auch im Menü "Kreditorenbuchhaltung" verfügbar. Wenn Sie "Automatisierte Transaktionen" nicht im Menü sehen, überprüfen Sie Ihre Benutzer- oder Rollenberechtigungen.

    Sie können Dokumente auf Top-Level oder auf der Entitätsebene hochladen.
  2. Wählen Sie Hochladen aus.
  3. Wählen Sie das Symbol Standort-ID die als Standard für die Dokumente verwendet werden, die Sie hochladen.

    Sage Intacct verwendet die Standort-ID nur, wenn für das hochgeladene Dokument keine übereinstimmende Einkaufs-Transaktion gefunden werden kann.

  4. Laden Sie Dateien hoch, indem Sie sie per Drag-and-Drop in das Pop-up-Fenster ziehen, oder wählen Sie Dateien durchsuchen um die Dateien zu suchen und hinzuzufügen.

    Sie können Zeit sparen, indem Sie bis zu 30 unverschlüsselte Dateien auf einmal hochladen.

    Intacct akzeptiert Dokumente in den folgenden Formaten:

    • Format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC oder PNG
    • Verschlüsselung: Unverschlüsselt
    • Dateigröße: Bis zu einer Größe von 20 MB
    • Dokumentlänge: Weniger als 200 Seiten

    Die PDF-Unterstützung schließt die folgenden Dateitypen aus:

    • Nicht standardmäßige PDFs, z. B. PDFs, die JavaScript oder eingebettete Dateien enthalten
    • PDF-Version 1.4 oder früher
    Kennwortgeschützte Dateien können von Intacct nicht verarbeitet werden.
  5. Auswählen Hochladen wenn Sie mit dem Hinzufügen von Dateien fertig sind.
  6. Auswählen Aktualisieren in der Liste "Automatisierte Transaktionen", um den Status der hochgeladenen Dokumente anzuzeigen.
    • Analyse läuft: Intacct verarbeitet das hochgeladene Dokument. Sie können das Dokument anzeigen, aber der Entwurf der Transaktion wurde noch nicht erstellt.
    • Entwurf: Der Entwurf der Transaktion wird erstellt und der Transaktion ist abgeschlossen. Sie können die Transaktion anzeigen und bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, reichen Sie die Transaktion ein oder buchen Sie sie.
    Der Status "Analyse läuft" wird für hochgeladene Dokumente angezeigt, während sie verarbeitet werden. Per E-Mail gesendete Dokumente werden erstmals in der Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt, wenn der Entwurf erstellt wurde.

    Intacct erstellt für jeden Datei-Upload einen Transaktion-Entwurf mit der Ziel-Transaktionsdefinition, die Sie dieser Entität zugeordnet haben. Die hochgeladene Datei ist als Anhang beigefügt.

    Um den Status von Dokumenten zu überprüfen, die zuvor noch analysiert wurden, wählen Sie Aktualisieren schon wieder.

    Wenn sich ein Dokument mehr als 2 Stunden lang im Status "Analyse läuft" befindet, erfahren Sie hier, wie Sie Verarbeitung abbrechen.

Nächster Schritt: Automatisierte Transaktionen bearbeiten und buchen.