Automatisierter Rechnungseingang im Einkauf – Fehlerbehebung

Der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf ist allgemein verfügbar. Wenden Sie sich an Ihre Konto Manager*in oder Ihren Channel Executive, um den automatisierten Rechnungseingang zu Ihrem Unternehmen hinzuzufügen, falls dies noch nicht geschehen ist.

Nachdem Ihr Unternehmen im Backend aktiviert wurde, lesen Sie Automatisierten Rechnungseingang im Einkauf einrichtenum zu erfahren, wie Sie Ihre Einrichtung konfigurieren.

Wenn Sie ein Lieferanten-Dokument hochladen, es im Status "Analyse läuft" in der Liste sehen und es dann verschwindet, bedeutet dies, dass der Lieferant so eingestellt ist, dass Kreditorenrechnungen immer aus automatisierten Transaktionen erstellt werden.

Lösung: Sie finden die Transaktion in der Liste "Rechnungen". Wenn Sie nicht mehr möchten, dass Transaktionen von diesem Lieferant als Kreditorenrechnungen erstellt werden, Erfahren Sie, wie Sie die Einstellung entfernen.

Wenn KI/ML eine falsche Vorhersage trifft, können Sie Ändern Sie die Transaktionsdefinition.

Wenn Sie Ändern inerstellen, sind die Transaktionsdefinitionen, die in der Liste angezeigt werden, diejenigen, die Ihrer Entität in der Konfiguration des Einkaufs zugeordnet sind.

Dies kann passieren, wenn die Lieferantenrechnung mit einer Quell Transaktion übereinstimmt, die einem Ziel Transaktionsdefinition mit Einschränkungen zugeordnet ist.

Typischerweise bedeutet dies, dass die Transaktionsdefinition mit einigen Einschränkungen auf dem Top-Level erstellt wurde und Ihre Konfiguration diese Zuordnung auf Entitätsebene nicht überschreibt.

Angenommen, Sie erstellen eine Ziel Transaktionsdefinition, die für die Entität der Region "Westen" eingeschränkt ist. Wenn Sie die Transaktionsdefinition Zuordnung in der Einkauf Konfiguration einrichten und keine spezifische Zuordnung für die Entität der Region "Westen" bereitstellen, erbt die Entität die Zuordnungs Konfiguration von der Top-Level.

Wenn Sie später ein Lieferanten-Dokument hochladen, das mit der Quell-Dokument-Zuordnung für die Top-Level übereinstimmt, kann Sage Intacct die Lieferantenrechnung nicht mit der Ziel-Transaktion erstellen, die Sie der Quelle zugeordnet haben. Stattdessen verwendet Intacct die Standard-Transaktionsdefinition für PO-SYS Auto.

Erfahren Sie, wie Sie die Transaktionsdefinition aktualisieren in dieser Situation.

Um die Transaktionsdefinition zu ändern, muss Folgendes zutreffen.

• Die Transaktion muss sich in einem Entwurf Status befinden.
• Die Transaktion muss als automatisierter Entwurf und nicht als manueller Entwurf erstellt werden.
• Sie müssen sich im Bearbeitungsmodus befinden.

SYS-PO Automation ist eine Platzhalter-Transaktionsdefinition, die von Sage Intacct verwendet wird.

Bei Transaktionen mit dem Status "Entwurf" weist die SYS-PO-Automatisierung darauf hin, dass Sie die Transaktionsdefinition und die Quellübereinstimmung aktualisieren müssen, bevor Sie die Transaktion bearbeiten und buchen. Erfahren Sie, wie Sie die Transaktionsdefinition ändern.

Bei Transaktionen mit dem Status "Analyse läuft" wird der Platzhalter nur während der Transaktionsanalyse angezeigt und kann ignoriert werden. Sage Intacct aktualisiert den Transaktionstyp, sobald die Analyse abgeschlossen und der Entwurf erstellt wurde.

Je nachdem, welche Konfiguration Sie bei der Einrichtung ausgewählt haben, füllt Sage Intacct den Entwurf Lieferantenrechnung entweder mit KI/ML-Prognosen oder Einzelpositionen aus dem Quelleinkaufs-Transaktion aus.

Wenn Sie am Early Adopter-Programm für den Abgleich auf Positionsebene teilgenommen haben, vergleicht KI/ML den Lieferantenrechnung mit dem Quell Transaktion und prognostiziert Übereinstimmungen. Positionen, die nach KI/ML-Einschätzung nahezu übereinstimmen, werden in der Spalte "Ausnahme" markiert, damit Sie die Menge und den Preis des Artikels mit dem Dokument des Lieferanten vergleichen können.

Wenn Sie den Abgleich auf Positionsebene nicht aktiviert haben, wird der Entwurf Lieferantenrechnung mit Einzelpositionen aus der Quelleinkaufs Transaktion befüllt. Wenn der Lieferant Ihnen andere Mengen oder Preise in Rechnung gestellt hat oder wenn er zusätzliche Artikel hinzugefügt hat, müssen Sie Korrekturen an den Einträgen vornehmen, bevor Sie buchen.

Dies kann unter folgenden Umständen passieren:

• KI/ML erkennt eine Bestellung Nummer im Lieferant Dokument, die einer Quell Transaktion zugeordnet werden kann.
• KI/ML kann die Einzelpositionen im Lieferanten-Dokument nicht sicher mit der Quell-Transaktion abgleichen.

Anstatt Ihnen in diesem Fall fragwürdige Daten als Übereinstimmung zu liefern, lässt KI/ML die Einzelpositionen leer.

Informationen zur Identifizierung der Einzelpositionen, die Sie hinzufügen müssen, finden Sie im Lieferanten-Dokument, das der Lieferantenrechnung beigefügt ist.

Das Ausblenden aller Einzelposten in einer einzigen zusammengefassten Summe im Einkauf kann sich auf das Bestandsreporting auswirken. Wenn Sie diese Funktion verwenden, empfehlen wir zur Optimierung der KI-Genauigkeit und des Bestandsreportings, nur Änderungen an den prognostizierten Positionen vorzunehmen, anstatt Zeilen zu entfernen und hinzuzufügen.

Nach der Erstellung eines neuen Lieferanten aktualisiert Sage Intacct das Modell für maschinelles Lernen innerhalb von 24 Stunden mit diesen Informationen.

Wenn Sie hochladen oder eine E-Mail senden Bestelldokument für den Lieferanten vor der täglichen Aktualisierung angezeigt wird, kann Intacct den Lieferanten möglicherweise nicht zuordnen. Wenn Sie jedoch an den folgenden Tagen neue Transaktionen einreichen, ist es viel wahrscheinlicher, dass Intacct eine genaue Zuordnung vornimmt.

Wenn Ihre Transaktion mit einer Transaktionsdefinition erstellt wurde, bei der die Option "Bearbeitung des Lieferanten zulassen" auf "Nie" gesetzt ist, können Sie den von KI/ML vorgenommenen Lieferantenabgleich nicht korrigieren.

Wenn Sie eine Transaktion buchen, nachdem Sie Korrekturen vorgenommen haben, lernt die KI/ML in der Regel aus Ihren Änderungen und verwendet diese Informationen, um in Zukunft bessere Prognosen zu treffen. Wenn Ihre Konfiguration es jedoch nicht zulässt, den Lieferanten zu ändern, verfügt KI/ML über keine aktualisierten Informationen, die für die Vorhersagen des Lieferantenabgleichs verwendet werden können.

Lösung: Ihre Optionen lauten wie folgt.

• Löschen Sie den Entwurf und erstellen Sie die Transaktion manuell, ohne Automatisierung zu verwenden.
• Wenn Sie festlegen, dass "Bearbeitung des Lieferanten zulassen" nicht auf "Nie" gesetzt werden soll, ändern Sie die Einstellung auf "Immer" oder "Außer konvertiertes Dokument".
  
  Entfernen Sie die Transaktionsdefinition aus der Konfiguration, bevor Sie die Einstellungen ändern können. Sie können die Zuordnung wiederherstellen, nachdem Sie Ihre Änderungen gespeichert haben.

Die Genauigkeit des Lieferantenabgleichs wird von zwei Faktoren beeinflusst:

• Wie lange Sie schon verwenden Automatisierter Transaktionsabgleich
• Qualität Ihrer Lieferantendaten

Zeit ist ein Faktor, da Intacct maschinelles Lernen verwendet, um die wahrscheinlichste Übereinstimmung der Lieferant Datensatz für die von Ihnen eingereichten Lieferant Rechnungen zu ermitteln. Um Prognosen zu treffen, beobachtet maschinelles Lernen Ihre Transaktionsmuster im Laufe der Zeit und verwendet diese Informationen zum Erstellen eines Modells.

Das bedeutet, dass Intacct zu Beginn noch nicht weiß, welche Prognosen am besten zutreffen. Wenn Sie den Automatisierter Transaktionsabgleichwerden sich die Vorhersagen verbessern. Angesichts der vielen beeinflussenden Faktoren, z. B. Qualität der Scans und Lieferanten mit ähnlichen Namen, wird beim Lieferantenabgleich wahrscheinlich keine 100-prozentige Genauigkeit erreicht. Im Laufe der Zeit sollten Sie jedoch eine deutliche Verbesserung feststellen.

Die Qualität Ihrer Lieferantendaten ist wichtig, denn wenn es mehrere Lieferantendatensätze mit demselben Lieferantennamen und derselben Adresse gibt, weiß Intacct nicht, welcher Lieferantendatensatz zugeordnet werden soll. Auch dies verbessert sich im Laufe der Zeit, wenn maschinelles Lernen ermittelt, welchen Datensatz Sie verwenden möchten.

Wenn der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf aktiviert ist, werden Smart Rules und Smart Events erst dann für Transaktionsentwürfe ausgeführt, wenn Sie sie einreichen oder buchen.

Dies gilt für jeden Entwurf, den Sie in den Anwendungen "Einkauf", "Auftragserfassung" oder "Bestand" erstellen, auch wenn der Entwurf eine Transaktionsdefinition verwendet, die nicht für den automatisierten Transaktion Abgleich zugeordnet ist.

Der Abschnitt "Zwischensummen" wird nicht angezeigt, wenn der Lieferant und alle Artikel-IDs nicht steuerpflichtig sind.

Wenn ein hochgeladenes Dokument länger als 2 Stunden im Status "Analyse läuft" verbleibt, zeigt Sage Intacct eine Abbrechen Link neben der Lieferantenrechnung auf der Automatische Transaktionen Liste.

Sie können Intacct erlauben, die Analyse der Datei fortzusetzen. Sie können aber auch Abbrechen auswählen und folgende Schritte ausführen:

• Stoppen Sie die Analyse des Dokuments.
• Erstellen Sie einen leeren Transaktionsentwurf mit dem Dokument im Anhang.

Sobald Sie die Verarbeitung abbrechen, können Sie die Transaktionsdetails direkt eingeben und das angehängte Dokument als Referenz verwenden.

Wenn eine Lieferantenrechnung mit einer Quell Transaktion abgeglichen wurde, Sie die Lieferantenrechnung aber nicht gebucht haben, bleibt die Quelle Transaktion Status "In Bearbeitung".

Sie können nur eine Einkaufs Transaktion konvertieren, die ausstehend oder teilweise konvertiert ist, was bedeutet, dass keine anderen Lieferantenrechnung mit dieser Quell Transaktion abgeglichen werden, bis Sie die abgeglichene Lieferantenrechnung buchen.

Um dieses Problem zu beheben, überprüfen und buchen Sie die abgeglichenen Lieferantenrechnung, bevor Sie weitere Lieferant Dokumente hochladen, die auf dieselbe Quelleinkaufs Transaktion verweisen.

Wenn Sie die Lieferantenrechnungen bereits hochgeladen haben, buchen Sie die abgeglichene Lieferantenrechnung und wählen Sie dann manuell eine konvertierte Transaktion für die zweite Lieferantenrechnung aus.

Lieferantenrechnungen, die aus Dokumenten erstellt wurden, die per E-Mail gesendet und nicht hochgeladen werden, sind keinem Benutzer zugeordnet. Infolgedessen werden sie im Prüfprotokoll so angezeigt, als wären sie vom System erstellt worden.

Die Hochladen und Aktualisieren Die Schaltflächen werden auf der Seite "Automatisierte Transaktionen" angezeigt, wenn Sie Einkaufstransaktionen wie folgt ausführen: Hinzufügen" verfügen.

Wenn Sie ein Benutzer sind, der auf bestimmte Standorte beschränkt ist, können Sie Dokumente nur auf Entitätsebene hochladen.

Intacct liest Anhänge aus der Kopfzeile der E-Mail-Nachricht aus, nicht aus dem Text. Bei im älteren Rich-Text-Format gesendeten E-Mail-Nachrichten werden Anhänge nicht dem Nachrichtenkopf hinzugefügt, sondern dem Nachrichtentext als Symbole. Diese Anhänge können von Intacct nicht gelesen werden.

Lösung: Nehmen Sie in Ihrer E-Mail-Anwendung eine der folgenden Änderungen vor:

• Ändern Sie Ihr Standard-Nachrichtenformat in HTML.
• Ändern Sie das Format der individuellen Nachricht beim Weiterleiten in HTML Eine Lieferantenrechnung.

Wenn Sie einen Geschäftsbereich löschen, wird das bereitgestellte Postfach deaktiviert. Wenn Sie einen neuen Geschäftsbereich erstellen, stellt Intacct eine neue E-Mail-Adresse mit einer eindeutigen Adresse bereit. Zu diesem Zweck hängt Intacct _2 an die Geschäftsbereichs-ID an.

Angenommen, Ihre Unternehmens-ID lautet "examplecorp" und Ihre Geschäftsbereichs-ID "E100". Intacct stellt für diesen Geschäftsbereich ein Postfach mit der Adresse examplecorpe100@sagemail.com bereit.

Wenn Sie den NA-Geschäftsbereich löschen, entfernt Intacct examplecorpe100@sagemail.com. Wenn Sie einen neuen Geschäftsbereich erstellen und ihm dieselbe Geschäftsbereichs-ID von NA geben, stellt Intacct ein neues Postfach mit der Adresse examplecorpe100_2@sagemail.com bereit.

Wenn Sie diesen Vorgang wiederholen, den Geschäftsbereich löschen und einen neuen mit derselben Geschäftsbereichs-ID erstellen, stellt Intacct ein neues Postfach bereit und erhöht die Zahl wie folgt: examplecorpe100_3@sagemail.com.

Wenn Sie einen Geschäftsbereich deaktivieren, löscht Intacct das zugehörige Postfach nicht. Wenn Sie oder ein Lieferant Lieferantenrechnungen an das Postfach weiterleiten, erstellt das System Transaktionsentwürfe. Sie können jedoch keine Maßnahmen ergreifen, solange die Entität inaktiv ist.

Benachrichtigen Sie vor der Deaktivierung einer Entität alle Lieferanten, die regelmäßig Lieferantenrechnungen an das Postfach weiterleiten, darüber, dass die E-Mail-Adresse nicht mehr überwacht wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Geschäftsbereich deaktivieren oder löschen.

Importausnahmen weisen Sie auf Probleme hin, die bei der Verarbeitung des per E-Mail gesendeten oder hochgeladenen Dokuments festgestellt wurden. Das könnte zum Beispiel eine duplizierte Lieferantenrechnung oder eine unlesbare Datei sein.

In Fällen, in denen Intacct einige oder alle Informationen zur Lieferantenrechnung nicht erfassen kann, können Sie die Details selbst eingeben und den Anhang als Referenz verwenden. Wenn der Anhang nicht lesbar ist, reichen Sie eine neue Datei ein oder bitten Sie den Lieferanten, die Lieferantenrechnung erneut zu senden.

Wenn Sie einen Entwurf mit einer Importausnahme bearbeiten oder öffnen, wird eine detailliertere Ausnahmemeldung angezeigt. Die Importausnahme wird gelöscht, sobald Sie die Transaktion speichern, erfassen oder einreichen.

Mögliche Importausnahmen sind:

Um festzustellen, ob es sich bei einem hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Dokument um ein Duplikat handelt, vergleicht Sage Intacct die von Ihnen eingereichte Datei mit zuvor hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Dateien für den gleichen Geschäftsbereich. Im Folgenden sind mögliche Szenarios aufgeführt, in denen eine duplizierte Lieferantenrechnung möglicherweise nicht als Duplikat erkannt wird:

• Das Datei-Bild ist nicht identisch mit der zuvor eingereichten Lieferantenrechnung.

  Wenn Eine Lieferantenrechnung versehentlich zweimal gescannt wurde und die Scans sich unterscheiden, erkennt das System die duplizieren möglicherweise nicht.

• Die Duplikate wurden an unterschiedliche Entitäten und nicht an die Top-Level übermittelt.

  Wenn Sie die Lieferantenrechnung in zwei verschiedene Geschäftsbereiche hochgeladen oder per E-Mail an die Adressen von zwei verschiedenen Geschäftsbereichen gesendet haben, vergleicht das System die Lieferantenrechnungen nicht.

• Die Duplikate wurden gleichzeitig eingereicht.

  Wenn Sie einen Batch von Lieferantenrechnungen einreichen, der Duplikate enthält, werden die Duplikate möglicherweise gleichzeitig verarbeitet. Wenn die Lieferantenrechnungen gleichzeitig analysiert werden, steht Sage Intacct kein fertiger Entwurf zur Verfügung, den es für den Vergleich heranziehen kann. Um diese Situation zu vermeiden, überprüfen Sie Ihre Anhangsliste auf duplizierte Dateinamen, bevor Sie einen Batch von Lieferantenrechnungen weiterleiten.

Wenn Sie eine Transaktionsdefinition bearbeiten, die Sie derzeit für den automatisierten Rechnungseingang im Einkauf verwenden, müssen Sie die erforderlichen Einstellungen beibehalten. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Transaktion Definitionen für den automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf ändern.

Bevor Sie eine Transaktionsdefinition Entfernen können, die Sie derzeit für den automatisierten Transaktion Abgleich verwenden, müssen Sie sie aus dem Konfiguration entfernen. Nachdem Sie sie entfernt haben, können eingehende Lieferantenrechnungen nicht mehr mit vorhandenen Quelltransaktionen abgeglichen werden, die die entfernte Transaktion verwenden.

Sie können den Wert "Kann erstellt werden aus" nicht ändern, solange es sich um eine Transaktionsdefinition, die für die Automatisierung von Verbindlichkeiten mit Einkauf verwendet wird. Um dieses Feld zu ändern, müssen Sie die Transaktionsdefinition aus der Zuordnungstabelle entfernen und Ihre Konfiguration speichern.