Automatisierter Rechnungseingang im Einkauf – Fehlerbehebung

Der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf ist allgemein verfügbar. Wenden Sie sich an Ihre Konto oder Ihren Channel Executive, um den automatisierten Rechnungseingang in Ihr Unternehmen einzuführen, falls dies noch nicht der Fall ist.

Nachdem Ihr Unternehmen im Backend aktiviert wurde, lesen Sie Automatisierten Rechnungseingang im Einkauf einrichtenum zu erfahren, wie Sie Ihre Einrichtung konfigurieren.

Wenn Sie ein Lieferant-Dokument hochladen, es in der Liste Analyse läuft sehen und dann verschwindet. Das bedeutet, dass der Lieferant so eingestellt ist, dass immer Kreditorenrechnungen aus automatisierten Transaktionen erstellt werden.

Lösung: Sie finden die Transaktion in der Liste "Rechnungen". Wenn Sie nicht mehr möchten, dass Transaktionen von diesem Lieferanten als Kreditorenrechnungen erstellt werden, Erfahren Sie, wie Sie die Einstellung entfernen können.

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht und schließen Sie die Spalte "Anomalie" ein.

Wenn KI/ML eine falsche Prognose macht, können Sie Transaktionsdefinition ändern.

Wenn Sie Ändern inDie Transaktion, die in der Liste angezeigt werden, sind diejenigen, die Ihrer Entität in der Einkaufs-Konfiguration zugeordnet sind.

Dies kann passieren, wenn die Lieferantenrechnung eine Quell-Transaktion abgleicht, die mit Einschränkungen einer Ziel-Transaktionsdefinition zugeordnet ist.

Typischerweise bedeutet dies, dass die Transaktionsdefinition mit einigen Einschränkungen auf dem Top-Level erstellt wurde und Ihre Konfiguration diese Zuordnung auf Entitätsebene nicht überschreibt.

Angenommen, Sie erstellen eine Ziel-Transaktionsdefinition, die für die Entität der westlichen Region eingeschränkt ist. Wenn Sie die Zuordnung der Transaktionsdefinition in der Einkauf-Konfiguration einrichten und Sie keine spezifische Zuordnung für die Entität der westlichen Region angeben, erbt die Entität die Zuordnungs-Konfiguration vom Top-Level.

Wenn Sie später ein Lieferant-Dokument hochladen, das mit der Zuordnung des Quell-Dokuments für das Top-Level übereinstimmt, kann Sage Intacct die Lieferantenrechnung nicht mit der Ziel-Transaktion erstellen, die Sie der Quelle zugeordnet haben. Stattdessen verwendet Intacct die automatische Transaktionsdefinition PO-SYS.

Erfahren Sie, wie Sie die Transaktionsdefinition aktualisieren in dieser Situation.

Um die Transaktionsdefinition zu ändern, muss Folgendes zutreffen.

• Die Transaktion muss sich im Entwurfsstatus befinden.
• Die Transaktion muss als automatisierter Entwurf und nicht als manueller Entwurf erstellt werden.
• Sie müssen sich im Bearbeitungsmodus befinden.

Wenn Sie beim Ändern der Transaktionsdefinition eine Fehlermeldung erhalten, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die Transaktion weiterhin mit einer Quell-Transaktion verknüpft ist, z. B. einer Bestellung oder einem Empfänger. Wenn eine Quell-Transaktion vorhanden ist, sind bestimmte Felder gesperrt und können nicht geändert werden. Entfernen Sie zuerst die Quell-Transaktion und versuchen Sie es dann erneut.

SYS-PO Automation ist eine Platzhalter-Transaktionsdefinition, die von Sage Intacct verwendet wird.

Bei Transaktionen mit dem Entwurfsstatus zeigt die SYS-PO-Automatisierung an, dass Sie die Transaktionsdefinition und die Quellübereinstimmung aktualisieren müssen, bevor Sie die Transaktion bearbeiten und erfassen. Erfahren Sie, wie Sie die Transaktionsdefinition ändern.

Bei Transaktionen mit dem Status "Analyse läuft" wird der Platzhalter nur während der Transaktions-Analyse angezeigt und kann ignoriert werden. Sage Intacct aktualisiert den Transaktionstyp, sobald die Analyse abgeschlossen und der Entwurf erstellt wurde.

Die Zusammenfassung aller Einzelposten in einer einzigen zusammengefassten Summe im Einkauf kann sich auf das Bestandsreporting auswirken. Wenn Sie diese Funktion verwenden, empfehlen wir zur Optimierung der KI-Genauigkeit und des Bestandsreportings, nur Änderungen an den prognostizierten Positionen vorzunehmen, anstatt Zeilen zu entfernen und hinzuzufügen.

Nach der Erstellung eines neuen Lieferanten aktualisiert Sage Intacct das Modell für maschinelles Lernen innerhalb von 24 Stunden mit diesen Informationen.

Wenn Sie hochladen oder per E-Mail senden Bestelldokument für den Lieferanten vor der täglichen Aktualisierung kann Intacct den Lieferanten möglicherweise nicht zuordnen. Wenn Sie jedoch an den folgenden Tagen neue Transaktionen einreichen, ist es viel wahrscheinlicher, dass Intacct eine genaue Zuordnung vornimmt.

Wenn Ihre Transaktion mit einer Transaktionsdefinition erstellt wurde, bei der "Bearbeitung des Lieferanten zulassen auf "Nie" gesetzt ist, können Sie den von KI/ML vorgenommenen Lieferantenabgleich nicht korrigieren.

Wenn Sie eine Transaktion buchen, nachdem Sie Korrekturen vorgenommen haben, lernt die KI/ML in der Regel aus Ihren Änderungen und verwendet diese Informationen, um in Zukunft bessere Prognosen zu treffen. Wenn Ihre Konfiguration es jedoch nicht zulässt, den Lieferanten zu ändern, verfügt KI/ML über keine aktualisierten Informationen, die für Prognosen des Lieferanten-Abgleichs verwendet werden können.

Lösung: Ihre Optionen sind wie folgt.

• Löschen Sie den Entwurf und erstellen Sie die Transaktion manuell, ohne Automatisierung.
• Wenn Sie nicht festlegen müssen, dass Bearbeitung des Lieferanten auf "Nie" gesetzt wird, ändern Sie die Einstellung in "Immer" oder "Ausgenommen" für konvertiertes Dokument.
  
  Entfernen Sie die Transaktionsdefinition aus der Konfiguration, bevor Sie die Einstellungen ändern können. Sie können die Zuordnung wiederherstellen, nachdem Sie Ihre Änderungen gespeichert haben.

Die Genauigkeit des Lieferantenabgleichs wird von zwei Faktoren beeinflusst:

• Wie lange Sie diese schon verwenden Automatische Transaktion abgleichen
• Qualität Ihrer Lieferantendaten

Zeit ist ein Faktor, da Intacct maschinelles Lernen verwendet, um die wahrscheinlichste Übereinstimmung des Lieferanten-Datensatzes mit den von Ihnen eingereichten Lieferanten-Rechnungen zu ermitteln. Um Prognosen zu treffen, beobachtet maschinelles Lernen Ihre Transaktionsmuster im Laufe der Zeit und verwendet diese Informationen zum Erstellen eines Modells.

Das bedeutet, dass Intacct zu Beginn noch nicht weiß, welche Prognosen am besten zutreffen. Im Laufe der Verwendung des Automatische Transaktion abgleichenverbessern sich die Prognosen. Angesichts der vielen beeinflussenden Faktoren, z. B. Qualität der Scans und Lieferanten mit ähnlichen Namen, wird beim Lieferantenabgleich wahrscheinlich keine 100-prozentige Genauigkeit erreicht. Im Laufe der Zeit sollten Sie jedoch eine deutliche Verbesserung feststellen.

Die Qualität Ihrer Lieferantendaten ist wichtig, denn wenn es mehrere Lieferantendatensätze mit demselben Lieferantennamen und derselben Adresse gibt, weiß Intacct nicht, welcher Lieferantendatensatz zugeordnet werden soll. Auch dies verbessert sich im Laufe der Zeit, wenn maschinelles Lernen ermittelt, welchen Datensatz Sie verwenden möchten.

Wenn der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf aktiviert ist, werden Smart Rules und Smart Events erst nach der Einreichung oder Erfassung von Transaktionsentwürfen ausgeführt.

Dies gilt für jeden Entwurf, den Sie in den Anwendungen "Einkauf", "Verkauf" oder "Bestand" erstellen, auch wenn der Entwurf eine Transaktionsdefinition verwendet, die nicht für den automatisierten Transaktions-Abgleich zugeordnet ist.

Der Abschnitt "Zwischensummen" wird nicht angezeigt, wenn die IDs für den Lieferanten und alle Artikel nicht steuerpflichtig sind.

Wenn sich ein hochgeladenes Dokument mehr als 2 Stunden im Status "Analyse läuft" befindet, zeigt Sage Intacct einen Abbrechen Link neben der Lieferantenrechnung auf der Automatische Transaktionen Liste.

Sie können Intacct erlauben, die Analyse der Datei fortzusetzen. Sie können aber auch Abbrechen auswählen und folgende Schritte ausführen:

• Stoppen Sie die Analyse des Dokuments.
• Erstellen Sie einen leeren Transaktionsentwurf mit dem Dokument im Anhang.

Sobald Sie die Verarbeitung abbrechen, können Sie die Transaktionsdetails direkt eingeben und das angehängte Dokument als Referenz verwenden.

Lieferantenrechnungen, die aus Dokumenten erstellt wurden, die per E-Mail gesendet und nicht hochgeladen werden, sind keinem Benutzer zugeordnet. Infolgedessen werden sie im Prüfprotokoll als vom System erstellt angezeigt.

Die Hochladen und Aktualisieren Schaltflächen werden auf der Seite "Automatisierte Transaktionen" angezeigt, wenn Sie Transaktionen für den Einkauf haben: Hinzufügen" verfügen.

Wenn Sie ein Benutzer sind, dessen Berechtigungen auf bestimmte Standorte beschränkt sind, können Sie Dokumente nur auf Entitätsebene hochladen.

Je nach der Konfiguration, die Sie bei der Einrichtung ausgewählt haben, füllt Sage Intacct den Entwurf der Lieferantenrechnung entweder mithilfe von KI/ML-Prognosen oder mit Einzelpositionen aus der Quell-Einkaufs-Transaktion aus.

Wenn Sie den Abgleich auf Positionsebene aktiviert haben, vergleicht KI/ML die Lieferantenrechnung mit der Quell-Transaktion und prognostiziert Positionsabgleiche. Positionen, die nach KI/ML-Einschätzung nahezu übereinstimmen, werden in der Spalte "Ausnahme" markiert, damit Sie die Menge und den Preis des Artikels mit dem Dokument des Lieferanten vergleichen können.

Wenn Sie den Abgleich auf Positionsebene nicht aktiviert haben, wird der Entwurf der Lieferantenrechnung mit Einzelpositionen aus der Quelleinkauf-Transaktion ausgefüllt. Wenn der Lieferant Ihnen unterschiedliche Mengen oder Preise in Rechnung gestellt hat oder zusätzliche Artikel hinzugefügt hat, müssen Sie Korrekturen an den Einträgen vornehmen, bevor Sie buchen.

Dies kann unter folgenden Umständen passieren:

• Der Abgleich auf Positionsebene ist aktiviert.
• KI/ML erkennt eine Nummer der Bestellung im Lieferanten-Dokument, die mit einer Quell-Transaktion abgeglichen werden kann.
• KI/ML kann die Einzelposten im Lieferanten-Dokument nicht sicher mit der Quell-Transaktion abgleichen.

In diesem Fall lässt KI/ML die Einzelposten leer, anstatt Ihnen fragwürdige Daten als Übereinstimmung zu liefern.

Um die Einzelposten zu identifizieren, die Sie hinzufügen müssen, beziehen Sie sich auf das Lieferanten-Dokument, das an der Lieferantenrechnung angehängt ist.

Wenn eine Lieferantenrechnung mit einer Quell-Transaktion abgeglichen wurde, Sie die Lieferantenrechnung jedoch nicht erfasst haben, bleibt der Status der Quell-Transaktion "In Bearbeitung".

Sie können nur eine Einkaufs-Transaktion konvertieren, die ausstehend oder teilweise konvertiert ist, was bedeutet, dass keine andere Lieferantenrechnung mit dieser Quell-Transaktion abgeglichen wird, bis Sie die abgeglichene Lieferantenrechnung gebucht haben.

Um dies zu beheben, überprüfen und buchen Sie die abgeglichene Lieferantenrechnung, bevor Sie weitere Lieferantendokumente hochladen, die auf dieselbe Quelleinkaufs-Transaktion verweisen.

Wenn Sie die Lieferantenrechnungen bereits hochgeladen haben, buchen Sie die abgeglichene Lieferantenrechnung und wählen Sie dann manuell eine "Konvertiert von"-Transaktion für die zweite Lieferantenrechnung aus.

Wenn Sie Abgleichtoleranzen in den Einkaufs-Konfigurationen einrichten, können Sie die Zusammenfassung der Ausnahmen weiterhin anzeigen. Ohne aktivierte Übereinstimmungstoleranzen geht das System davon aus, dass Sie Änderungen vorgenommen haben, um die Abweichungen zu beheben, sodass die Zusammenfassung der Ausnahmen gelöscht wird und Einzelposten nicht mehr zur Überprüfung markiert werden.

Erfahren Sie mehr über Übereinstimmungstoleranzen.

Intacct liest Anhänge aus der Kopfzeile der E-Mail-Nachricht aus, nicht aus dem Text. Bei im älteren Rich-Text-Format gesendeten E-Mail-Nachrichten werden Anhänge nicht dem Nachrichtenkopf hinzugefügt, sondern dem Nachrichtentext als Symbole. Diese Anhänge können von Intacct nicht gelesen werden.

Lösung: Nehmen Sie in Ihrer E-Mail-Anwendung eine der folgenden Änderungen vor:

• Ändern Sie Ihr Standard-Nachrichtenformat in HTML.
• Ändern Sie das Format der individuellen Nachricht bei der Weiterleitung in HTML Eine Lieferantenrechnung.

Wenn Sie einen Geschäftsbereich löschen, wird das bereitgestellte Postfach deaktiviert. Wenn Sie einen neuen Geschäftsbereich erstellen, stellt Intacct eine neue E-Mail-Adresse mit einer eindeutigen Adresse bereit. Zu diesem Zweck hängt Intacct _2 an die Geschäftsbereichs-ID an.

Angenommen, Ihre Unternehmens-ID lautet "examplecorp" und Ihre Geschäftsbereichs-ID "E100". Intacct stellt für diesen Geschäftsbereich ein Postfach mit der Adresse examplecorpe100@sagemail.com bereit.

Wenn Sie den NA-Geschäftsbereich löschen, entfernt Intacct examplecorpe100@sagemail.com. Wenn Sie einen neuen Geschäftsbereich erstellen und ihm dieselbe Geschäftsbereichs-ID von NA geben, stellt Intacct ein neues Postfach mit der Adresse examplecorpe100_2@sagemail.com bereit.

Wenn Sie diesen Vorgang wiederholen, den Geschäftsbereich löschen und einen neuen mit derselben Geschäftsbereichs-ID erstellen, stellt Intacct ein neues Postfach bereit und erhöht die Zahl wie folgt: examplecorpe100_3@sagemail.com.

Wenn Sie einen Geschäftsbereich deaktivieren, löscht Intacct das zugehörige Postfach nicht. Wenn Sie oder ein Lieferant Lieferanten-Rechnungen an das Postfach weiterleiten, erstellt das System Transaktionsentwürfe. Sie können jedoch keine Maßnahmen ergreifen, solange die Entität inaktiv ist.

Benachrichtigen Sie vor der Deaktivierung einer Entität alle Lieferanten, die regelmäßig Lieferanten Rechnungen an das Postfach weiterleiten, darüber, dass die E-Mail-Adresse nicht mehr überwacht wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Geschäftsbereich deaktivieren oder löschen.

Importausnahmen weisen Sie auf Probleme hin, die bei der Verarbeitung des per E-Mail gesendeten oder hochgeladenen Dokuments festgestellt wurden. Das könnte zum Beispiel eine duplizierte Lieferantenrechnung oder eine unlesbare Datei sein.

In Fällen, in denen Intacct einige oder alle Informationen zur Lieferantenrechnung nicht erfassen kann, können Sie die Details selbst eintragen und den Anhang als Referenz verwenden. Wenn der Anhang nicht lesbar ist, reichen Sie eine neue Datei ein oder bitten Sie den Lieferanten, die Lieferantenrechnung erneut zu senden.

Wenn Sie einen Entwurf mit einer Importausnahme bearbeiten oder öffnen, wird eine detailliertere Ausnahmemeldung angezeigt. Die Importausnahme wird gelöscht, sobald Sie die Transaktion speichern, erfassen oder einreichen.

Mögliche Importausnahmen sind:

Um festzustellen, ob es sich bei einem hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Dokument um ein Duplikat handelt, vergleicht Sage Intacct die von Ihnen eingereichte Datei mit zuvor hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Dateien für den gleichen Geschäftsbereich. Nachfolgend sind mögliche Szenarios aufgeführt, in denen eine duplizierte Lieferantenrechnung möglicherweise nicht als dupliziert erkannt wird:

• Das Datei-Bild ist nicht identisch mit der zuvor eingereichten Lieferantenrechnung.

  Wenn Eine Lieferantenrechnung wurde versehentlich zweimal gescannt und die Scans unterscheiden sich, das System das duplizierte möglicherweise nicht.

• Die Duplikate wurden an unterschiedliche Entitäten und nicht an die Top-Level übermittelt.

  Wenn Sie die Lieferantenrechnung in zwei verschiedene Geschäftsbereiche hochgeladen oder per E-Mail an die Adressen von zwei verschiedenen Geschäftsbereichen gesendet haben, vergleicht das System die Lieferantenrechnungen nicht.

• Die Duplikate wurden gleichzeitig eingereicht.

  Wenn Sie einen Batch von Lieferanten-Rechnungen einreichen, der Duplikate enthält, werden die Duplikate möglicherweise gleichzeitig verarbeitet. Wenn die Lieferanten gleichzeitig analysiert werden, steht Sage Intacct kein fertiger Entwurf zur Verfügung, den es für den Vergleich heranziehen kann. Um diese Situation zu vermeiden, überprüfen Sie Ihre Anhangs-Liste auf duplizierte Dateinamen, bevor Sie einen Batch von Lieferanten-Rechnungen einreichen.