Einen Einkaufsbeleg löschen oder umkehren

Gelegentlich müssen Sie möglicherweise die Auswirkungen eines Einkaufsbelegs ändern oder umkehren. Beispiel: Sie hatten eine Bestellung für 1.000 Widgets. Sie haben die Widgets erhalten und die Bestellung in einen Beleg konvertiert. Als Sie die Box geöffnet haben, haben Sie jedoch nur 750 Widgets gefunden. Sie möchten den Beleg ändern, um die entsprechende Menge widerzuspiegeln.

Informationen zum Löschen oder Zurückbuchen der Auswirkungen eines Einkaufsbelegs

Nachdem eine Bestellung in einen Beleg umgewandelt wurde und bevor der Beleg in eine Lieferantenrechnung umgewandelt wurde, stellen Sie möglicherweise fest, dass einige der Waren nicht eingegangen sind. Um den Beleg zu korrigieren, damit er die richtige Menge der erhaltenen Waren widerspiegelt, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Beleg entfernen: Entfernt den Beleg aus dem System, sodass Sie die Bestellung erneut in einen Beleg konvertieren und die tatsächlich erhaltene Menge angeben können
• Bearbeiten Sie die Einnahme, um ihre Auswirkungen umzukehren: Lässt die Einnahme im System mit der tatsächlich eingegangenen Menge erhalten, sodass Sie Änderungen nachverfolgen und ein Prüfprotokoll führen können

Um die Einnahme zu entfernen oder zu bearbeiten, muss sich die Einnahme in einem offenen Abrechnungszeitraum befinden.

Anforderungen an die Transaktionsdefinition, die entfernt oder umgekehrt werden sollen

Unabhängig davon, ob Sie einen Beleg entfernen oder seine Auswirkungen umkehren, um einen Beleg so zu ändern, dass er die tatsächliche Menge der erhaltenen Waren widerspiegelt, wird der Transaktions-Definitionen denn die Bestellung und der Beleg müssen bestimmte Attribute aufweisen.

Erforderliche Transaktionsdefinitionsattribute für durchgeführte Aktionen

Maßnahme	Benötigte Attribute für die Transaktionsdefinition
Beleg löschen	Transaktionsdefinition für Käuferauftrag: Keine Transaktionsdefinition für Eingänge: Richtlinie entfernen = Löschen oder Vor dem Drucken
Beleg bearbeiten, um Effekte umzukehren	Transaktionsdefinition für Käuferauftrag: Verarbeitung der Teilkonvertierung = Transaktion offen lassen oder Original schließen und Nachlieferung erstellen Transaktionsdefinition für Eingänge: Richtlinie bearbeiten = Bearbeiten oder Vor dem Drucken

Und wenn Sie die fehlende Menge an Waren vielleicht nie erhalten, können Sie Workflow für den Abschluss von Einkäufen erstellen. Mit diesem Workflow können Sie alle teilweise konvertierten oder nachbestellten Einkaufs schließen, die offen bleiben, nachdem der Beleg gelöscht oder bearbeitet wurde, um umgekehrt zu werden.

Beleg löschen

Wenn Sie eine Bestellung in einen Beleg konvertiert haben und dann feststellen, dass Sie nicht die vollständige Menge der Bestellung erhalten haben, können Sie den Beleg entfernen und die Bestellung unter Angabe der richtigen Menge erneut in einen Beleg konvertieren. Wenn Sie einen Beleg löschen, werden alle relevanten Daten im System auf den Status zurückgesetzt, in dem sie sich vor der Erstellung des Belegs befanden (dazu gehören Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Bestandseffekte usw., je nachdem, wie die Transaktionsdefinition für den Beleg konfiguriert ist).

Wenn Sie die Quittung löschen, wird sie aus dem System entfernt und hinterlässt kein Prüfprotokoll.

1. Öffnen Sie das entsprechende Einnahmen-Liste und suchen Sie die zu entfernende Einnahme.
2. Wählen Sie das Symbol Löschen neben der Einnahme und wählen Sie dann das Löschen klicken. Abhängig von Ihren Benutzer Einstellungen müssen Sie die entfernen möglicherweise bestätigen, indem Sie OK.

   Durch das Löschen des Belegs wird die Bestellung erneut geöffnet und alle relevanten Daten im System auf den Status zurückgesetzt, in dem sie sich vor der Erstellung des Belegs befanden (dazu gehören Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Bestandseffekte usw., je nachdem, wie die Buchung für die Transaktionsdefinition für den Zugang konfiguriert ist).

   Details zu den Bedingungen, unter denen Sie einen Beleg nicht entfernen können, und den möglichen Lösungen finden Sie unter Eine Einkaufs-Transaktion entfernen.)
3. Konvertieren Sie die erneut geöffnete Bestellung teilweise erneut in einen Beleg und geben Sie die tatsächlich erhaltene Menge ein.
4. Wenn der Verarbeitung der Teilkonvertierung Attributs in der Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion offen lassen oder Original schließen und Nachlieferung erstellenkönnen Sie die teilweise offen gelassene Bestellung verwalten:
   • Wenn Sie die ursprünglich fehlende Menge erhalten
     1. Suchen Sie in der entsprechenden Bestellung-Liste die Bestellung (oder die Bestellung für die Rückbestellung, wenn die Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion schließen und Lieferrückstand erstellen).
     2. Konvertieren Sie die Bestellung in einen Beleg und geben Sie die ursprünglich fehlende Menge ein. Am Ende erhalten Sie zwei Belege, die die Menge der Original-Bestellung summieren.
   • Optional: Wenn Sie die ursprünglich fehlende Menge nie erhalten
     1. Suchen Sie in der entsprechenden Bestellung-Liste die Bestellung (oder die Bestellung für die Rückbestellung, wenn die Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion schließen und Lieferrückstand erstellen).
     2. Konvertieren Sie die Bestellung in eine Abschluss-Bestellung. Erfahren Sie mehr über Einrichten und Verwenden eines Workflows für den Abschluss von Bestellungen.
        
5. Konvertieren Sie den Beleg in eine Lieferantenrechnung, wenn der Lieferant Ihnen eine Rechnung stellt. Denken Sie daran: Wenn Sie die Menge erhalten haben, die Sie ursprünglich nicht erhalten haben, haben Sie zwei Belege, die Sie in Lieferantenrechnungen konvertieren können.

Auswirkungen eines Belegs umkehren

Wenn Sie eine Bestellung in einen Beleg konvertiert haben und dann feststellen, dass Sie nicht die gesamte Menge der Bestellung erhalten haben, können Sie den Beleg bearbeiten, um die Auswirkungen für die fehlende Menge umzukehren.

1. Öffnen Sie das entsprechende Einnahmen-Liste, suchen Sie die Einnahme und wählen Sie Bearbeiten.
   Details zu den Bedingungen, unter denen Sie einen Beleg nicht bearbeiten können, und zu den möglichen Lösungen finden Sie unter Eine Einkaufs-Transaktion bearbeiten.
2. Ändern Sie die Menge auf die tatsächliche Menge festgelegt, die Sie erhalten haben, und wählen Sie Erfassen. Sage Intacct führt die folgenden Aktionen aus, abhängig von den Verarbeitung der Teilkonvertierung in der Transaktionsdefinition für die Bestellung festlegen.

   Aktionen für Optionen zur Verarbeitung der Teilkonvertierung

   Option zur Verarbeitung der Teilkonvertierung	Ergriffene Maßnahmen
   Transaktion geöffnet lassen	Ändert die Menge im Zugang und Rollback aller relevanten Daten im System für die nicht eingegangene Menge (Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Bestandseffekte usw., je nachdem, wie die Transaktionsdefinition für den Zugang konfiguriert ist) Öffnet die Bestellung erneut, um die nicht erhaltene Menge zurückzuschieben, indem der Umgerechnete Menge und setzt den Status der Bestellung auf Teilweise konvertiert
   Original schließen und Lieferrückstand erstellen	Ändert die Menge im Zugang und Rollback aller relevanten Daten im System für die nicht eingegangene Menge (Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Bestandseffekte usw., je nachdem, wie die Transaktionsdefinition für den Zugang konfiguriert ist) Belässt die Original-Bestellung im Status Konvertiert Erstellt eine Rückstands-Bestellung, um die nicht empfangene Menge zurückzudrängen, und setzt die Rücklieferung Bestellung Status auf Ausstehend

3. Verwalten Sie die jetzt geöffnete Bestellung, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen:
   • Wenn Sie die ursprünglich fehlende Menge erhalten
     1. Suchen Sie in der entsprechenden Bestellung-Liste die Bestellung (oder die Bestellung für die Rückbestellung, wenn die Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion schließen und Lieferrückstand erstellen).
     2. Konvertieren Sie die Bestellung in einen Beleg und geben Sie die Menge ein, die ursprünglich im Beleg fehlte. Am Ende erhalten Sie zwei Belege, die die Menge der Original-Bestellung summieren.
   • Optional: Wenn Sie die ursprünglich fehlende Menge nie erhalten
     1. Suchen Sie in der entsprechenden Bestellung-Liste die Bestellung (oder die Bestellung für die Rückbestellung, wenn die Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion schließen und Lieferrückstand erstellen).
     2. Konvertieren Sie die Bestellung in eine Abschluss-Bestellung. Erfahren Sie mehr über Einrichten und Verwenden eines Workflows für den Abschluss von Bestellungen.
        
4. Konvertieren Sie den Beleg in eine Lieferantenrechnung, wenn der Lieferant Ihnen eine Rechnung stellt. Denken Sie daran: Wenn Sie die Menge erhalten haben, die Sie ursprünglich nicht erhalten haben, haben Sie zwei Belege, die Sie in Lieferantenrechnungen konvertieren können.