Einkaufsbeleg entfernen oder umkehren

Gelegentlich müssen Sie die Auswirkungen eines Einkaufsbelegs ändern oder umkehren. Beispiel: Sie hatten eine Bestellung für 1.000 Widgets. Sie haben die Widgets erhalten und die Bestellung in einen Beleg konvertiert. Als Sie die Box geöffnet haben, haben Sie jedoch nur 750 Widgets gefunden. Sie möchten den Beleg ändern, um die entsprechende Menge widerzuspiegeln.

Informationen zum Löschen oder Zurückbuchen der Auswirkungen eines Einkaufsbelegs

Nachdem eine Bestellung in einen Beleg umgewandelt wurde und bevor der Beleg in eine Lieferantenrechnung umgewandelt wurde, stellen Sie möglicherweise fest, dass einige der Waren nicht eingegangen sind. Um den Wareneingang zu korrigieren, damit er die richtige Menge der erhaltenen Waren widerspiegelt, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Beleg löschen: Entfernt den Beleg aus dem System, sodass Sie die Bestellung erneut in einen Beleg konvertieren und die tatsächlich erhaltene Menge angeben können
• Bearbeiten Sie die Einnahme, um ihre Auswirkungen umzukehren: Belässt den Beleg im System mit der tatsächlich erhaltenen Menge, sodass Sie Änderungen nachverfolgen und ein Prüfprotokoll führen können

Zum Entfernen oder Bearbeiten der Einnahme muss sich die Einnahme in einem offenen Abrechnungszeitraum befinden.

Anforderungen an die Transaktionsdefinition, die Entfernen oder umkehren soll

Unabhängig davon, ob Sie einen Beleg entfernen oder seine Auswirkungen umkehren, um einen Beleg so zu ändern, dass er die tatsächliche Menge der erhaltenen Waren widerspiegelt, wird der Transaktions-Definitionen denn die Bestellung und der Beleg müssen bestimmte Attribute aufweisen.

Erforderliche Transaktionsdefinitionsattribute für durchgeführte Aktionen

Maßnahme	Benötigte Attribute für die Transaktionsdefinition
Beleg löschen	Transaktionsdefinition für Käuferauftrag: Keine Eingangs-Transaktionsdefinition: Richtlinie entfernen = Löschen oder Vor dem Drucken
Beleg bearbeiten, um Effekte umzukehren	Transaktionsdefinition für Käuferauftrag: Verarbeitung der Teilkonvertierung = Lassen Sie die Transaktion geöffnet oder Original schließen und Nachlieferung erstellen Eingangs-Transaktionsdefinition: Richtlinie bearbeiten = Bearbeiten oder Vor dem Drucken

Und wenn Sie die fehlende Menge an Waren vielleicht nie erhalten, können Sie Workflow für den Abschluss von Einkäufen erstellen. Mit diesem Workflow können Sie alle teilweise konvertierten oder rückständigen Einkaufs schließen, die offen bleiben, nachdem der Beleg gelöscht oder zur Umkehrung bearbeitet wurde.

Beleg löschen

Wenn Sie eine Bestellung in einen Beleg umgewandelt haben und dann feststellen, dass Sie nicht die vollständige Menge der Bestellung erhalten haben, können Sie den Beleg Entfernen und die Bestellung unter Angabe der richtigen Menge erneut in einen Beleg konvertieren. Durch das Löschen eines Belegs werden alle relevanten Daten im System auf den Status zurückgesetzt, in dem sie sich vor der Erstellung des Belegs befanden (dazu gehören Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Bestandseffekte usw., je nachdem, wie die Transaktionsdefinition für den Beleg konfiguriert ist).

Wenn Sie den Beleg löschen, wird er aus dem System entfernt und hinterlässt kein Prüfprotokoll.

1. Öffnen Sie die entsprechende Einnahmen-Liste und suchen Sie die Quittung, die Sie Entfernen müssen.
2. Wählen Sie das Symbol Löschen Kontrollkästchen neben der Einnahme und aktivieren Sie dann das Löschen klicken. Abhängig von Ihren Benutzereinstellungen müssen Sie das Entfernen möglicherweise bestätigen, indem Sie OK.

   Durch das Löschen des Belegs wird die Bestellung wieder geöffnet und alle relevanten Daten im System werden auf den Status zurückgesetzt, in dem sie sich vor der Erstellung des Belegs befanden (dazu gehören Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Bestandseffekte usw., je nachdem, wie die Buchung für die Transaktionsdefinition für den Zugang konfiguriert ist).

   Weitere Informationen zu den Bedingungen, unter denen Sie einen Beleg nicht Entfernen können, und zu den möglichen Lösungen finden Sie unter Entfernen einer Einkaufs-Transaktion.)
3. Konvertieren Sie die erneut geöffnete Bestellung erneut teilweise in einen Beleg und geben Sie die tatsächlich erhaltene Menge ein.
4. Wenn der Verarbeitung der Teilkonvertierung Attribut in der Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Lassen Sie die Transaktion geöffnet oder Original schließen und Nachlieferung erstellenkönnen Sie die teilweise offen gebliebene Bestellung verwalten:
   • Wenn Sie die ursprünglich fehlende Menge erhalten,
     1. Suchen Sie in der entsprechenden Bestellung Liste die Bestellung (oder die Rückauftrag Bestellung wenn die Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion schließen und Lieferrückstand erstellen).
     2. Konvertieren Sie die Bestellung in einen Beleg und geben Sie die ursprünglich fehlende Menge ein. Sie erhalten am Ende zwei Belege, die die Menge der Original-Bestellung addieren.
   • Optional: Wenn Sie nie die ursprünglich fehlende Menge erhalten
     1. Suchen Sie in der entsprechenden Bestellung Liste die Bestellung (oder die Rückauftrag Bestellung wenn die Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion schließen und Lieferrückstand erstellen).
     2. Konvertieren Sie die Bestellung in eine Abschluss-Bestellung. Erfahren Sie mehr über Einrichten und Verwenden eines Workflows für den Abschluss von Bestellungen.
        
5. Konvertieren Sie den Beleg in eine Lieferantenrechnung, wenn der Lieferant Ihnen eine Rechnung stellt. Denken Sie daran: Wenn Sie die Menge erhalten haben, die Sie ursprünglich nicht erhalten haben, stehen Ihnen zwei Belege zur Verfügung, die Sie in Lieferantenrechnungen konvertieren können.

Auswirkungen eines Belegs umkehren

Wenn Sie eine Bestellung in einen Beleg konvertiert haben und dann feststellen, dass Sie nicht die volle Menge der Bestellung erhalten haben, können Sie den Beleg bearbeiten, um die Auswirkungen für die fehlende Menge umzukehren.

1. Öffnen Sie die entsprechende Einnahmen-Liste, suchen Sie die Einnahme und wählen Sie Bearbeiten.
   Details zu den Bedingungen, unter denen Sie einen Beleg nicht bearbeiten können, und zu den möglichen Lösungen finden Sie unter Eine Einkaufs-Transaktion bearbeiten.
2. Ändern Sie die Anzahl auf die tatsächliche Menge festgelegt, die Sie erhalten haben, und wählen Sie Erfassen. Sage Intacct führt in Abhängigkeit von den folgenden Aktionen aus Verarbeitung der Teilkonvertierung in der Transaktionsdefinition für die Bestellung festlegen.

   Aktionen, die für Optionen zur Verarbeitung der Teilkonvertierung ergriffen wurden

   Option zur Verarbeitung der Teilkonvertierung	Ergriffene Maßnahmen
   Transaktion geöffnet lassen	Ändert die Menge im Eingang und setzt alle relevanten Daten im System für die nicht eingegangene Menge zurück (Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Bestandseffekte usw., je nachdem, wie die Transaktionsdefinition für den Zugang konfiguriert ist) Öffnet die Bestellung erneut, um die nicht erhaltene Menge zurückzuschieben, indem die Umgerechnete Menge und setzt den Status der Bestellung auf Teilweise konvertiert
   Original schließen und Lieferrückstand erstellen	Ändert die Menge im Eingang und setzt alle relevanten Daten im System für die nicht eingegangene Menge zurück (Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Bestandseffekte usw., je nachdem, wie die Transaktionsdefinition für den Zugang konfiguriert ist) Belässt die originale Bestellung im Status Konvertiert Erstellt eine nachbestellte Bestellung, um die nicht erhaltene Menge zurückzuschieben, und setzt den Status der rückständigen Bestellung auf Ausstehend

3. Verwalten Sie die jetzt geöffnete Bestellung, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen:
   • Wenn Sie die ursprünglich fehlende Menge erhalten,
     1. Suchen Sie in der entsprechenden Bestellung Liste die Bestellung (oder die Rückauftrag Bestellung wenn die Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion schließen und Lieferrückstand erstellen).
     2. Konvertieren Sie die Bestellung in einen Beleg und geben Sie die Menge ein, die ursprünglich im Beleg fehlte. Sie erhalten am Ende zwei Belege, die die Menge der Original-Bestellung addieren.
   • Optional: Wenn Sie nie die ursprünglich fehlende Menge erhalten
     1. Suchen Sie in der entsprechenden Bestellung Liste die Bestellung (oder die Rückauftrag Bestellung wenn die Transaktionsdefinition für die Bestellung auf Transaktion schließen und Lieferrückstand erstellen).
     2. Konvertieren Sie die Bestellung in eine Abschluss-Bestellung. Erfahren Sie mehr über Einrichten und Verwenden eines Workflows für den Abschluss von Bestellungen.
        
4. Konvertieren Sie den Beleg in eine Lieferantenrechnung, wenn der Lieferant Ihnen eine Rechnung stellt. Denken Sie daran: Wenn Sie die Menge erhalten haben, die Sie ursprünglich nicht erhalten haben, stehen Ihnen zwei Belege zur Verfügung, die Sie in Lieferantenrechnungen konvertieren können.