Transaktionslisten – Einkauf

Diese Liste unterstützt die Oberfläche für erweiterte Listen. Weitere Informationen zur Verwendung erweiterter Listen.

Sie können alle Transaktionen in einer Liste oder in Listen nach Transaktionstyp anzeigen. Abhängig von Ihren Abonnements, Berechtigungen und Transaktionsdefinition Konfigurationen können Sie mehrere Aktionen aus einer Transaktions-Liste ausführen.

Abonnement	Einkauf
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzerin Mitarbeiter Projektmanager Warenlager
Berechtigungen	Einkaufstransaktionen: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen
Einschränkungen	Benutzer vom Typ "Mitarbeiter" haben je nach Berechtigung folgenden Zugriff auf Transaktionen: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen: Es können nur Transaktionen mit dem Angebotstyp erstellt, geändert und entfernen werden, z. B. Einkauf Bestellanforderungen. Auflisten und Anzeigen: Es können nur Transaktionen mit dem Angebotstyp Liste und angezeigt werden. Wenn der Einkauf mit dem Mitarbeiter Benutzer Zugriff auf Einkauf Dokumente beschränken aktiviert ist, können Benutzer vom Typ "Mitarbeiter" nur die von ihnen erstellten Transaktionen vom Angebotstyp sehen. Benutzer vom Typ "Projektmanager" können Transaktionen nur auflisten und anzeigen. Der Benutzer darf nicht von den Zugriffsrechten für die Benutzer- oder Benutzergruppe für die Transaktionsdefinition ausgeschlossen werden.

Eine Transaktions-Liste anzeigen

Sie können alle Einkauf Transaktionen in einem Liste oder eine Liste von Transaktionen nach Transaktion Typ anzeigen.

Wenn Sie ein Mitarbeiter-Benutzer sind und Ihr Unternehmen den Zugriff von Mitarbeiter-Benutzern auf Einkaufsdokumente beschränkt hat, werden nur die von Ihnen erstellten oder genehmigten Einkaufsanforderungen angezeigt.

Nach Transaktionstyp anzeigen:

Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.

Verbrauchsmaterialanforderungen finden Sie unter Einkauf > Alle > für den Verbrauchsmaterialbestand >Werkbank. Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen für Verbrauchsmaterialien bearbeiten.

Alle Transaktionen anzeigen:

Gehe zu Einkauf > Alle > Sonstige Transaktionen > Transaktionen anzeigen.

Eine Transaktion bearbeiten

Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie die meisten Details einer Transaktion mit dem Status "Entwurf", "Abgelehnt" oder "Ausstehend" bearbeiten.

In der folgenden Tabelle werden die Bedingungen beschrieben, unter denen Sie Eine Transaktion kann nicht bearbeitet werden und nennt mögliche Lösungen, mit denen Sie die Transaktion bearbeiten können:

Bedingung	Mögliche Lösung
Wenn die Transaktionsdefinition Richtlinie bearbeiten auf "Keine Bearbeitung" gesetzt ist.	Ändern Sie die Richtlinie bearbeiten auf der Seite Transaktionsdefinition.
Wenn Sie zuvor ein Dokument für die Transaktion und die Transaktionsdefinition gedruckt haben Richtlinie bearbeiten ist so eingestellt, dass die Bearbeitung einer Transaktion nach dem Drucken eines Dokuments untersagt ist.	Ändern Sie die Richtlinie bearbeiten auf der Seite Transaktionsdefinition.
Wenn die Transaktionsdefinition Bearbeitung des Lieferanten aktivieren auf "Nie" eingestellt ist	Dadurch können Benutzer den Lieferanten in Entwürfen und ausstehenden Transaktionen nicht ändern. Ändern Sie die Bearbeitung des Lieferanten aktivieren Einstellung auf der Transaktionsdefinition.
Wenn die Transaktion eine Genehmigung erfordert und sich im Genehmigungszyklus befindet (der Status der Transaktion lautet "Eingereicht" oder "Teilweise genehmigt").	Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Entfernen Sie die Transaktion und erstellen Sie eine neue, die die Änderungen enthält. Warten Sie, bis die Transaktion genehmigt oder abgelehnt wurde. Sie können auch die Genehmigungs-Historie überprüfen, um zu sehen, wer die Genehmigung erteilen muss, und diese Person bitten, die Transaktion abzulehnen, um den Genehmigungszyklus schneller zu beenden. So finden Sie die nächste genehmigende Person: Auswählen Bearbeiten oder Ansehen neben der Transaktion. Wählen Sie auf dem Tab "Historie" das Symbol Genehmigungs-Historie Verknüpfung. Wenn Sie Abgelehnte Transaktion bearbeiten und erneut einreichengelangen sie in den Genehmigungszyklus. Wenn Sie eine genehmigte Transaktion bearbeiten und erneut einreichen, geht sie nur dann in den Genehmigungszyklus über, wenn die Konfiguration der Genehmigung für den Einkauf auf der Seite "Einkauf konfigurieren" so eingestellt ist, dass ein neuer Genehmigungszyklus erforderlich ist, wenn eine genehmigte Transaktion geändert wird.
Wenn die Transaktion in eine andere Transaktion konvertiert wurde.	Löschen Sie die nachgelagerte Transaktion. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung bearbeiten möchten, die in eine Lieferantenrechnung konvertiert wurde, entfernen Sie die Lieferantenrechnung.
Wenn der Abrechnungszeitraum abgeschlossen ist.	Öffnen Sie den Abrechnungszeitraum.
Wenn die Transaktion innerhalb eines Unternehmens mit mehreren Entitäten gemeinsam genutzt wird.	Freigegebene Transaktionen können nur auf dem Top-Level bearbeitet werden. Wenn Sie die Transaktions-Liste auf der Entitätsebene anzeigen, werden möglicherweise freigegebene Transaktionen angezeigt. Diese Transaktionen werden jedoch von der Entität als "Ohne Eigentümer" aufgeführt und der Bearbeiten wird nicht angezeigt. Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, wechseln Sie zum Top-Level, um die Transaktion zu bearbeiten.
Wenn die Transaktion tatsächliche Zusatzkosten enthält, die mit einer Quell-Transaktion verknüpft wurden, die sich jetzt in einem abgeschlossenen Zeitraum befindet.	Öffnen Sie den Abrechnungszeitraum für die Quell-Transaktion.
Wenn Ihr Unternehmen die Steuer-Anwendung und die Transaktion wurde in eine Steuererklärung (Umsatzsteuererklärung oder Business Activity Statement) aufgenommen, die erstellt und unter Verwendung des Prozesses der Vorlage zur Steuererklärung bei einer Behörde eingereicht wurde.	Geben Sie eine korrigierende Transaktion ein.

Eine Transaktion löschen

Wenn Sie eine Transaktion irrtümlich erstellt haben, können Sie die Transaktion mit der Funktion "Löschen" in einer Transaktions-Liste entfernen. Wenn Sie eine Transaktion löschen, wird die Transaktion aus dem System entfernt und alle relevanten Daten im System auf den Status zurückgesetzt, in dem sie sich vor der Erstellung der Transaktion befanden (dazu gehören Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten usw.).

Nur für Empfänger- und Lieferantenrechnungen: Wenn Sie eine Empfänger- oder Lieferantenrechnung zu Prüfzwecken nicht entfernen möchten oder nicht entfernen können, finden Sie weitere Informationen unter Einen Einkaufsbeleg löschen oder umkehren oder Eine Einkaufs-Rechnung löschen oder umkehren.

In der folgenden Tabelle werden die Bedingungen beschrieben, unter denen Sie Eine Transaktion kann nicht entfernt werden und bietet mögliche Lösungen, mit denen Sie die Transaktion entfernen können:

Bedingung	Mögliche Lösung
Wenn die Transaktionsdefinition Richtlinie entfernen auf Kein entfernen.	Ändern Sie die Richtlinie entfernen auf der Seite Transaktionsdefinition.
Wenn Sie zuvor ein Dokument für die Transaktion und die Transaktionsdefinition gedruckt haben Richtlinie entfernen so eingestellt ist, dass das Löschen einer Transaktion nach dem Drucken eines Dokuments verboten ist.	Ändern Sie die Richtlinie entfernen auf der Seite Transaktionsdefinition.
Wenn die Transaktion in eine andere Transaktion konvertiert wurde.	Löschen Sie die nachgelagerte Transaktion. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung entfernen möchten, diese aber bereits in eine Lieferantenrechnung umgewandelt wurde, entfernen Sie die Lieferantenrechnung.
Wenn der Abrechnungszeitraum abgeschlossen ist.	Öffnen Sie den Abrechnungszeitraum.
Wenn die Transaktion innerhalb eines Unternehmens mit mehreren Entitäten gemeinsam genutzt wird.	Freigegebene Transaktionen können nur auf dem Top-Level entfernt werden. Wenn Sie die Transaktions-Liste auf der Entitätsebene anzeigen, werden möglicherweise freigegebene Transaktionen angezeigt. Diese Transaktionen werden jedoch als "Ohne Eigentümer" der Entität aufgeführt und die Option "Entfernen" wird nicht angezeigt. Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, wechseln Sie zum Top-Level, um die Transaktion zu entfernen.
Wenn die Transaktion tatsächliche Zusatzkosten enthält, die mit einer Quell-Transaktion verknüpft wurden, die sich jetzt in einem abgeschlossenen Zeitraum befindet.	Öffnen Sie den Abrechnungszeitraum für die Quell-Transaktion.
Wenn die Bestandskontrolle so konfiguriert ist, dass kein negativer Bestand zulässig ist, und das Löschen einer Transaktion dazu führen würde, dass die Menge für einen Artikel negativ wird.	Wenden Sie sich an Ihre System Administrator, um festzustellen, ob die Aktivierung negativ Bestands die richtige Option für Ihre Unternehmen ist.

So entfernen Sie eine oder mehrere Transaktionen:

Öffnen Sie die entsprechende Transaktions-Liste und suchen Sie die zu entfernenden Transaktionen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Transaktion.
Wählen Sie am Ende der Zeile Mehr Aktionen > Entfernen.

Je nach Benutzereinstellungen werden Sie möglicherweise von Intacct aufgefordert, das Entfernen zu bestätigen.

Öffnen Sie die entsprechende Transaktions-Liste und suchen Sie die zu entfernenden Transaktionen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Datensatz Löschen -Spalte neben jeder Transaktion.
Wählen Sie das Symbol Löschen klicken.

Je nach Benutzereinstellungen werden Sie möglicherweise von Intacct aufgefordert, das Entfernen zu bestätigen.

Anpassen einer Transaktions-Listenansicht

Sie können jede Transaktions-Liste anpassen, indem Sie eine eigene Ansicht erstellen. Sie können z. B. eine Ansicht erstellen, die die Änderungsdatum Spalte und die Transaktionssumme Spalte.

Wählen Sie oben im Transaktion Liste Ansicht verwalten und dann Neu.
Klicken Sie auf der Seite Neue Ansicht erstellen einen Namen für die Ansicht auf der Seite Bezeichnung -Feld.
Wählen Sie die Spalten aus, die Sie in die Ansicht aufnehmen möchten.
Wählen Sie Speichern.
Die neue Ansicht wird automatisch angezeigt.

Wählen Sie oben im Transaktion Liste Ansichten verwalten und dann Neue Ansicht erstellen.
Klicken Sie auf der Seite Neue Ansicht erstellen Seite die Spalten aus, die Sie anzeigen möchten.
Wählen Sie Speichern.
Geben Sie einen Namen für die Ansicht in die Leiste Bezeichnung und wählen Sie dann Speichern.
Wählen Sie oben im Transaktion Liste das Symbol Ansehen und wählen Sie Ihre Ansicht aus der Liste aus.

Erfahren Sie mehr zum Thema Anpassen von Ansichten.

Was kann ich sonst noch in einer Transaktions-Liste tun?

Abhängig von Ihren Abonnements, Berechtigungen und Konfigurationen der Transaktions-Dokument können Sie alle oder einige der folgenden Aktionen über eine Transaktions-Liste ausführen.

Spaltenbeschreibungen

Spalte	Beschreibung
Typ	Die Art der Transaktion für den Einkauf. Zum Beispiel eine Bestellung, eine Lieferantenrechnung usw.
Dokumentnummer	Die eindeutige Transaktions-Kennung.
Referenznummer	Ein Verweis auf eine andere Dokumentnummer oder einen anderen Referenztext, der der Transaktion zugeordnet ist.
Lieferantenname	Der Lieferant, der mit der Transaktion verknüpft ist.
Transaktionswährung	Die Währung, in der die Transaktion ausgedrückt wird. Diese Spalte gilt nur für Unternehmen mit mehreren Währungen.
Basiswährung	Die funktionale Währung für die Transaktion. Diese Spalte gilt nur für Unternehmen mit mehreren Entitäten und mehreren Währungen, für die mehrere Basiswährungen aktiviert sind, und wird nur auf dem Top-Level-Unternehmen angezeigt.
Datum	Das Transaktionsdatum.
Status	Der Workflow-Status der Transaktion. Mehr erfahren Informationen zum Status von Transaktionen. Transaktionen mit einem bestimmten Status suchen Listenansichten von Transaktionen bieten eine zentrale Anlaufstelle für die Ansicht und den Zugriff auf alle Transaktionen eines bestimmten Typs, z. B. Rechnungen. Aber was ist mit der Suche nach Transaktionen, die einen bestimmten Status haben, wie z. B. Entwurf, bezahlt, teilweise bezahlt und so weiter? Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, Transaktionen mit einem bestimmten Status zu finden: Filtern Sie spontan nach dem Transaktionsstatus: Geben Sie in der Transaktionslistenansicht den Status in die Spalte Status ein und wählen Sie dann Los. In der Liste werden nur die Transaktionen mit diesem Status angezeigt. Erstellen Sie eine permanente benutzerdefinierte Ansicht, die nach dem Transaktionsstatus filtert: Erstellen Sie die Ansicht und setzen Sie den Filter auf State = <state>, wobei <state> dem gesuchten Status entspricht, z. B. Entwurf, Gebucht, Bezahlt Umgekehrt usw. Diese benutzerdefinierte Ansicht steht in der Transaktionsliste immer zur Auswahl.