Zeiteinstellungen – Sage Intelligent Time

In den Zeiteinstellungen können Benutzer ihre Benachrichtigungseinstellungen und die Arbeitszeiten festlegen. Wenn Sie über die Berechtigungen für Stundennachweise für Personal verfügen, können Sie auch erweiterte Einstellungen konfigurieren.

Änderungen, die Sie vornehmen, werden automatisch gespeichert.

Abonnement

Ein Abonnement für mindestens eine der folgenden Sage Intacct-Anwendungen ist erforderlich:

  • Zeit und Ausgaben

  • Projektkostenrechnung (umfasst die Anwendung "Zeit")

  • Projektkostenrechnung und Rechnungslegung

  • Zuschussrechnung und Rechnungslegung

  • Sage Intacct Construction
Regionale Verfügbarkeit

  • Australien

  • Kanada
  • Südafrika
  • Vereinigtes Königreich

  • USA
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzerin

Mitarbeiter

Projektmanager
Berechtigungen

Zeit

  • Zeiteinstellungen: Anzeigen

Für den Tab "Erweiterte Einstellungen":

  • Stundennachweis für Personal: Auflisten, Anzeigen, Bearbeiten

Gehe zu Zeit >Einrichtung >Zeitoptionen > Zeiteinstellungen.

Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung können Sie die Aktivitätsstunden verwalten, die Sage Intelligent Time erfasst. Außerdem können Sie das Inkrement der Zeit, die Sie erfassen möchten, Ihre Einstellungen für die Wochenenderfassung und andere benutzerdefinierte Einstellungen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung festlegen.

Beschreibungen der Zeiterfassungsfelder
Feld Beschreibung

Zeitzone

Ihre Zeitzone wird automatisch aus Ihren Browsereinstellungen übernommen.

Zeitinkrementschritt

 

Der Zeitinkrementschritt ist die Zeiteinheit, anhand derer Ihre Aktivität verfolgt werden soll. Ein kleineres Zeitintervall erfasst ein detaillierteres Aktivitätsniveau. Ein größerer Zeitaufwand liefert eine allgemeinere Abrechnung Ihrer Aktivitäten.

Sie können ein beliebiges Zeitintervall auswählen, mit dem Sie Ihre Aktivitäten im Laufe des Tages genauer verfolgen können.

Das am häufigsten verwendete Zeitinkrement beträgt 15 Minuten. Verwenden Sie im Allgemeinen ein Zeitinkrement, das für Sie und die Anforderungen Ihres Unternehmens sinnvoll ist.

Standard: Wochenende anzeigen

 

Verwenden Sie diese wechseln zu Wochenenden in Ihren Stundenerfassungsbögen ein- oder auszublenden.

Wenn Standard: Wochenende anzeigen ist EIN, werden Samstag und Sonntag in Ihren Stundenerfassungsbögen angezeigt, und Sie können die Zeit an diesen Tagen erfassen.

Wenn Standard: Wochenende anzeigen ist AUS, Samstag und Sonntag werden nicht in Ihren Stundenerfassungsbögen angezeigt und Sie können die Zeit an diesen Tagen nicht erfassen.

Intacct-ID anzeigen

 

Verwenden Sie diese Option wechseln zu Intacct-IDs mit den Namen von Kunden, Projekte, Aufgaben und Artikeln anzuzeigen.

Legen Sie dies fest auf AUSwenn Sie die Intacct-IDs für diese Namen nicht sehen müssen.

Aktivitätskarte zuweisen als

 

  • Mit vorhandener Zeile zusammengeführt: Beim Zuweisen einer Aktivitätskarte wird die Karte standardmäßig einer vorhandenen Stundenerfassungsbogenzeile zugewiesen, falls vorhanden.

  • Eine neue Zeile: Beim Zuweisen einer Aktivitätskarte wird die Karte standardmäßig einer neuen Stundenerfassungsbogenzeile zugewiesen.

Aktivitäten sammeln aus

 

Verwenden Sie den Schieberegler, um die Stunden festzulegen, in denen Ihre Aktivitäten verfolgt werden.

Wenn Sie beispielsweise regelmäßig von 9 bis 17 Uhr arbeiten, ziehen Sie die linke Seite des Schiebereglers auf 9 Uhr und die rechte Seite des Schiebereglers auf 17 Uhr. SIT verfolgt keine Aktivitäten nach, die Sie außerhalb dieser Zeiten ausführen.

SIT verfolgt keine Aktivitäten nach, die Sie außerhalb der hier definierten Zeiten ausführen. Sie können diese Aktivität jedoch manuell in SIT eingeben, wenn Sie sie in Ihren Stundenerfassungsbogen aufnehmen möchten.

Urlaubsrichtlinien

Richten Sie Urlaubsrichtlinien ein, um die Freizeit von Mitarbeitern zu verwalten. Diese Richtlinien tragen dazu bei, Konsistenz zu gewährleisten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Weitere Informationen finden Sie unter Urlaubsrichtlinien – Sage Intelligent Time.

Urlaubsgenehmigungen

Überprüfen Sie die Führungskräfte-Verknüpfung, um sicherzustellen, dass Urlaubsgenehmigungen ordnungsgemäß ablaufen.

Stellen Sie sicher, dass jedem Mitarbeiter eine Führungskraft zugewiesen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Manager eines Mitarbeiter für Genehmigung Routing bearbeiten.
Feldbeschreibungen für Urlaubsgenehmigungen
Feld Beschreibung

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter, der eine Urlaubs-Genehmigung benötigt.

Führungskraft

Der Manager des Mitarbeiters.

Genehmigender

Der Benutzer, der den Urlaub genehmigt oder ablehnt.

Status

Der Status der Urlaubs-Genehmigung.

Überstunden

Erstellen Sie Überstundenregeln für die Lohn- und Projektabrechnung und weisen Sie sie Mitarbeitenden zu. Wenn ein Mitarbeitender in einer Schicht ein- und ausstempelt, erfasst Sage Intelligent Time seine Gesamtarbeitsstunden und berechnet alle anfallenden Überstunden.

Weitere Informationen finden Sie unter Überstunden – Sage Intelligent Time.

Benachrichtigungen

Mit Benachrichtigungen können Sie verwalten, wie Sie Benachrichtigungen für SIT erhalten.

Feldbeschreibungen für Benachrichtigungen
Feld Beschreibung

Benachrichtigungen einschalten

Verwenden Sie diesen Schalter, um Ihre Benachrichtigungen zu wechseln zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Benachrichtigen Sie mich über: E-Mail- und Web-Benachrichtigung

Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, können Sie per E-Mail oder über das Internet benachrichtigt werden.

Web-Benachrichtigungen werden in der eingebetteten Version von Sage Intelligent Time nicht unterstützt.

Benachrichtigen Sie mich, wenn: Stundenerfassungsbogen erfolgreich übermittelt

Wählen Sie aus, ob Sie benachrichtigt werden möchten, wenn eine Stundenerfassungsbögen erfolgreich übermittelt wurden.

Erinnerungen an Stundenerfassungsbögen

Feldbeschreibungen für Erinnerungen an Stundenerfassungsbögen
Feld Beschreibung

Wenn ich an den ausgewählten Tagen bis __ keine Zeit eingegeben habe

SIT kann Ihnen Erinnerungen senden, wenn Sie Ihren Stundenerfassungsbogen an einem ausgewählten Tag bis zu einer bestimmten Uhrzeit nicht aktualisiert haben.

Drücken Sie den Schalter, um die Erinnerung zu aktivieren, und wählen Sie dann die Uhrzeit und die Tage aus.

In der Dropdown-Liste "Zeit" wird das 24-Stunden-Format verwendet. Zum Beispiel ist 04:00 Uhr morgens; 13:30 Uhr ist 13:30 Uhr.

Wenn ich __ Tage nach Ende des Stundenerfassungszeitraums keinen Stundenerfassungsbogen eingereicht habe

SIT kann Ihnen Erinnerungen senden, wenn Sie bis zu einem bestimmten Tag nach dem Ende des Stundenerfassungszeitraums keinen Stundenerfassungsbogen eingereicht haben.

Wählen Sie den Schalter aus, um die Erinnerung zu aktivieren, und wählen Sie dann die Anzahl der Tage aus.

Wenn ich __ Tage nach Beginn des Stundenerfassungszeitraums keinen Stundenerfassungsbogen erstellt habe

SIT kann Ihnen Erinnerungen senden, wenn Sie bis zu einem bestimmten Tag nach dem Ende des Stundenerfassungszeitraums keinen neuen Stundenerfassungsbogen erstellt haben.

Drücken Sie den Schalter, um die Erinnerung zu aktivieren, und wählen Sie dann die Nummer der Tage aus.

Zeitquellen

Feldbeschreibungen für Zeitquellen
Feld Beschreibung

Wenn der Zeitassistent nicht richtig verknüpft ist

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn SIT ein Problem mit der Verbindung zum Zeitassistenten erkennt.

Wenn eine Kalender Konto nicht richtig verbunden ist

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn SIT ein Problem mit der Verbindung zu einem Kalender erkennt.

Wenn ein E-Mail-Konto nicht richtig verbunden ist

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn SIT ein Problem mit der Verbindung zu einem E-Mail-Konto erkennt.

Zeiterfassung

Per Drag & Drop können Sie die Reihenfolge der Dimensionen für Stundenerfassungsbögen und Eingabedetails ändern. Sie können eine Vorschau der Reihenfolge der Dimensionen anzeigen.

Weitere Informationen finden Sie unter Feldbeschreibungen: Stundenerfassungsbögen bearbeiten – Sage Intelligent Time.

  • Standort

  • Abteilung

  • Aufgabe

  • Projekt

  • Zeittyp

  • Zuordnung

  • Kostentyp

  • Mitarbeiterposition

  • Arbeitsklasse

  • Arbeitsschicht

  • Gewerkschaft

  • Fakturierbar

  • Beschreibung

  • Anmerkungen

  • Lieferant

  • Klasse

Nachdem Sie die Reihenfolge der Dimensionen geändert haben, wählen Sie Speichern.

Zeiteinstellungen

Verwenden Sie die Zeiteinstellungen, um zu verwalten, wie Stundenerfassungsbögen Benutzern, den Genehmigenden von Stundenerfassungsbögen und Konten für Stundenerfassungsbögen im Hauptbuch angezeigt werden.

Diese Felder sind schreibgeschützt. Ein Admin kann diese Einstellungen auf der Seite "Zeit konfigurieren" aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zeit konfigurieren.

Einstellungen für Stundenerfassungsbögen, Regeln und Tabellenanzeige

Stundennachweiseinstellungen
Feld Beschreibung

Zeit verfolgen nach

Legt die Daten fest, die Sie bei der Zeiterfassung erfassen möchten.

Zum Beispiel Projekt und Aufgabe sind ausgewählt. Alle Einzelposten in einem Stundenerfassungsbogen müssen mit dem Projekt und der Aufgabe codiert sein, auf die er sich bezieht.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Kunde und Artikel

  • Projekt und Artikel

  • Projekt und Aufgabe

  • Kunde, Projekt und Aufgabe

Wenn Sie die Projekte Anwendung abonnieren, können Sie eine Option zur Zeiterfassung nach Projekt und Aufgabe auswählen. Dies ermöglicht es Ihnen, Projektfinanzberichte nach Bedarf auszuführen und in Kombination mit der Arbeitskosten-Buchung Kosten als Kennzahl oder als Projektfortschritt zu berechnen.

Stundennachweisdauer
Wählen Sie die Dauer jedes Stundenerfassungsbogens aus, die die Nummer der Stundenerfassungsbögen steuert, die pro Monat eingereicht werden müssen.
  • Täglich: Stundenerfassungsbögen bestehen aus einem Tag und müssen täglich eingereicht werden.
  • Wöchentlich: Stundenerfassungsbögen bestehen aus 7 Tagen und müssen jede Woche eingereicht werden.
  • Alle zwei Wochen: Stundenerfassungsbögen bestehen aus 14 Tagen und müssen alle zwei Wochen eingereicht werden.
  • Zweimal pro Monat: Halbmonatliche Stundenerfassungsbögen (2 Laufzeiten pro Monat). Die erste Dauer beträgt immer 15 Tage, die zweite Dauer ist variabel. Wenn der Monat beispielsweise Februar ist, ist die zweite Dauer vom 16. bis zum 28., es sei denn, es handelt sich um ein Schaltjahr. Wenn es sich um ein Schaltjahr handelt, ist die zweite Dauer vom 16. bis zum 29. Stundenerfassungsbögen müssen am letzten Tag jeder Dauer eingereicht werden.

Stundennachweiseinheiten

Wählen Sie die Einheit oder Einheitskombination aus: Minuten, Stunden oder Tage, die Sie für Stundenerfassungsbögen verwenden möchten.

Nachdem Stundenerfassungsbögen für Ihr Unternehmen übermittelt wurden, können Sie diese Einstellung nicht mehr ändern.

Anzahl der Arbeitsstunden

Geben Sie die Dauer Ihres Arbeitstages ein, z. B. 8 Stunden.

Nachdem Stundenerfassungsbögen für Ihr Unternehmen übermittelt wurden, können Sie diese Einstellung nicht mehr ändern.

Artikelabruf

Wählen Sie diese Option aus, um Artikel aus einer Kostenart abzurufen.

Nur Benutzer mit Stundenerfassungsbogen für Mitarbeiter können einen Stundenerfassungsbogen einreichen (nur für Benutzer ohne Projekte)

Wählen Sie diese Option aus, um einen einfachen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess für Stundenerfassungsbögen ohne ein Projekte-Abonnement zu aktivieren.

Mitarbeitende, die "Meine Stundenerfassungsbögen" verwenden, müssen ihre Stundenerfassungsbögen als Entwurf speichern. Bitten Sie dann einen Benutzer des Stundenerfassungsbogens für Personal, zu den Stundenerfassungsbögen für Personal zu gehen, nach Entwürfen von Stundenerfassungsbögen zu suchen, diese zu überprüfen und zu übermitteln.

Um einen Workflow zur Genehmigung von Stundenerfassungsbögen festzulegen, müssen Sie "Zeit und Ausgaben" abonnieren.
Regeln für Stundenerfassungsbögen
Feld Beschreibung

Anmerkungen

Verlangen Sie, dass Mitarbeiter ihren Zeiteinträgen beschreibende Arbeitsnotizen beifügen. Anmerkungen sind in Kundenrechnungen enthalten und werden als Referenz in Ihrem eigenen Unternehmen verwendet.

Wählen Sie diese Option, um Notizen anzufordern:

  • Für alle Einzelpositionen: Notizen für alle Einträge in Stundenerfassungsbögen erforderlich machen, sowohl für fakturierbare als auch für nicht fakturierbare.
  • Nur für fakturierbare Artikel: Notizen nur für fakturierbare Stundenerfassungsbogeneinträge erforderlich machen. Für nicht fakturierbare Stundenerfassungsbogeneinträge sind keine Notizen erforderlich.

Beschreibung zuerst anzeigen

Standardmäßig ausgewählt.

Zeigt die Beschreibung vor den Notizen im Fenster "Eintragsdetails" auf den Seiten "Meine Stundenerfassungsbögen" und "Stundennachweis für Personal" an. Im Abschnitt "Zeiteinträge" können Sie einen Eintrag auswählen, um auf dieses Fenster zuzugreifen.

Beschreibungen sind keine enthaltenen Rechnungen, sondern dienen als Referenz in Ihrem Unternehmen.

Notizen zuerst anzeigen

Dies ermöglicht eine einfachere Dateneingabe.

Wählen Sie aus, ob Notizen vor der Beschreibung im Fenster "Eintragsdetails" auf den Seiten "Meine Stundenerfassungsbögen" und "Stundennachweis für Personal" angezeigt werden sollen. Im Abschnitt "Zeiteinträge" können Sie einen Eintrag auswählen, um auf dieses Fenster zuzugreifen.

Notizen sind auf der Rechnung enthalten.

Notizen automatisch setzen auf Standardvorgabe von

Stundenerfassungsbogen automatisch vorab ausfüllen Anmerkungen auf eine der folgenden Optionen festlegen:

  • Aufgaben-Beschreibung: Füllen Sie automatisch alle Felder für Notizen im Stundenerfassungsbogen mit der Beschreibung für diese Aufgabe aus, die Ihnen bei der Identifizierung von Einzelposten in einer Rechnung helfen kann.
  • PSP-Code der Aufgabe: Füllen Sie alle Felder für Notizen im Stundenerfassungsbogen automatisch mit dem Code des Projektstrukturplans für diese Aufgabe aus.
  • Keine Standardnotizen verwenden: Standardmäßig ausgewählt. Lassen Sie alle Notizen zu Stundenerfassungsbögen leer.
Alle Notizen zu Stundenerfassungsbögen sind enthalten in Verkaufsrechnungen in der Notizen zu Stundenerfassungsbögen -Feld.

Urlaubseinträge deaktivieren

Wählen Sie aus, ob Sie die für die Arbeit an Unternehmensfeiertagen eingereichte Zeit ablehnen möchten.
Nur Einträge zwischen dem Start- und Enddatum zulassen von: Projekt und Mitarbeiter

Wählen Sie diese Option aus, um alle Stundenerfassungsbögen abzulehnen, die für Daten außerhalb der zugehörigen Projektdaten oder außerhalb der Beschäftigungsdaten des Mitarbeiters eingegeben wurden.

  • Projekt: Lehnt alle Anträge ab, die vor oder nach dem offiziellen Beginn eines Projekts eingereicht wurden.
  • Mitarbeiter: Lehnt alle Vorgänge ab, die eingereicht werden, bevor ein Mitarbeiter offiziell in Ihr Unternehmen eingetreten ist oder nachdem er das Unternehmen verlassen hat.

Nur Eingaben zulassen: Gleich oder nach dem Startdatum der Aufgabenressource und Vor oder gleich dem Enddatum der Aufgabenressourcen-Zuweisung
  • Gleich oder nach dem Startdatum der Aufgabenressource: Verhindert, dass ein Mitarbeiter Zeit für eine Aufgabe vor dem Startdatum der zugewiesenen Aufgabe eingibt. Wenn für die Aufgabenressource kein Startdatum vorhanden ist, ist die Zeiteingabe zulässig.
  • Vor oder gleich dem Enddatum der Aufgabenressourcen-Zuweisung: Verhindert, dass ein Mitarbeiter nach dem zugewiesenen Aufgaben-Enddatum Zeit für eine Aufgabe berechnet. Wenn für die Aufgabenressource kein Enddatum vorhanden ist, ist die Zeiteingabe zulässig.
Duplikate aktivieren: Meine Stundenerfassungsbögen und Positionen in einem Stundenerfassungsbogen

Eingabe von duplizierten Stundenerfassungsbögen oder duplizierten Positionen im selben Stundenerfassungsbogen zulassen. Standardmäßig werden duplizierte Stundenerfassungsbögen oder Positionen im selben Stundenerfassungsbogen nicht akzeptiert.

  • Meine Stundenerfassungsbögen: Wählen Sie diese Option aus, damit ein Mitarbeiter zwei oder mehr Stundenerfassungsbögen für denselben Zeitraum eingeben kann. Normalerweise können Mitarbeitende nur einen Stundenerfassungsbogen für einen Zeitraum eingeben.

    Wenn Ihr Stundenerfassungsbogen beispielsweise wöchentlich dauert, können Mitarbeiter nicht zwei Stundenerfassungsbögen für dieselbe Woche eingeben. In den meisten Fällen ist diese Option aktiviert, damit Mitarbeiter ihre eigenen Korrekturen im Stundenerfassungsbogen eingeben können.

  • Positionen in einem Stundenerfassungsbogen: Wählen Sie diese Option aus, damit ein Mitarbeiter zwei oder mehr duplizierte Positionen in denselben Stundenerfassungsbogen eingeben kann. Eine duplizierte Zeile ist jeder Eintrag im Stundenerfassungsbogen, der dasselbe Projekt, dieselbe Aufgabe, denselben Zeittyp und andere Details enthält. Wenn Mitarbeitende manchmal einen bestimmten Teil der Zeit mit einer anderen Beschreibung oder Notiz aufrufen, ist es nützlich, Zeilen zu duplizieren.

Auch wenn Sie Mitarbeitern nicht erlauben, Stundenerfassungsbögen zu duplizieren, können Sie dennoch duplizierte Stundenerfassungsbögen für Personal erstellen.

Wenn Stundennachweisdaten in einen geschlossenen Zeitraum fallen

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Automatisch im nächsten offenen Zeitraum erfassen

  • Vor der Erfassung im nächsten offenen Zeitraum warnen

  • Keine Eingabe zulassen

  • Eingabe von Stundennachweisdatumsangaben in einen geschlossenen Zeitraum nur für die statistische Erfassung zulassen

Stundenanzahl

Geben Sie die Mindestanforderung und Höchstwert Nummer Stunden für Folgendes:

  • Zum Übermitteln des Stundenerfassungsbogens erforderlich

  • Erforderlich pro Wochentag

  • Erforderlich pro Wochenendtag

Benutzereinschränkungen

Wählen Sie einen Standard dafür aus, wer Zeiten und Ausgaben eingeben und Projektdaten einsehen darf.

Zeigt die folgenden Optionen an:

  • Beliebiger Benutzer

  • Nur Benutzer, die dem Projekt zugewiesen sind

  • Nur Benutzer, die dem Projekt und der Aufgabe zugewiesen sind

Nur validieren, wenn der Stundenerfassungsbogen oder die Ausgabe gespeichert ist

Wählen Sie diese Option aus, um nur zu validieren, wenn ein Stundenerfassungsbogen oder eine Ausgaben gespeichert wird.
Anzeige der Stundennachweistabelle
Feld Beschreibung

Abteilungen und Standorte anzeigen

Wählen Sie diese Option aus, um Abteilungen und Standorte in Projekten für Einzelposten im Stundenerfassungsbogen anzuzeigen.

Zeittyp anzeigen

Wählen Sie diese Option aus, um Zeittypen in Stundenerfassungsbogeneinträgen anzuzeigen.

Arbeits Klasse verwenden, Arbeitsschicht verwenden, Gewerkschaft verwenden und Position Mitarbeiter verwenden
Diese Option wird nur für Bauwesen-Abonnements angezeigt.

Wählen Sie aus, ob angezeigt und erforderlich sein soll Benutzerdefinierte Stundenerfassungsbogeneinträge in Stundenerfassungsbögen von Mitarbeitern und in Tabellen für Projektverträge.
Einreichung von Stundenerfassungsbögen
Feld Beschreibung

Wenn Stundennachweisdaten in einen geschlossenen Zeitraum fallen

Wenn ein Benutzer einen Stundenerfassungsbogen mit Daten einreicht, die während eines abgeschlossenen Zeitraums liegen:

  • Automatisch im nächsten offenen Zeitraum buchen: Die Daten des Stundenerfassungsbogens bleiben gleich, und der Stundenerfassungsbogen wird automatisch im nächsten offenen Zeitraum verbucht.
  • Vor der Buchung im nächsten offenen Zeitraum warnen: Eine Warnmeldung wird angezeigt. Der Benutzer kann die Daten korrigieren oder den Stundenerfassungsbogen unverändert einreichen. Der Stundenerfassungsbogen wird im nächsten offenen Zeitraum verbucht.
  • Keine Eingabe zulassen: Es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Der Benutzer kann den Stundenerfassungsbogen erst einreichen, wenn er die Daten so ändert, dass sie während eines offenen Zeitraums liegen.
  • Eingabe von Datumsangaben in Stundenerfassungsbögen in geschlossenen Zeiträumen nur für die statistische Buchung (Stunden) zulassen: Nur für Unternehmen nicht Konfiguriert für die Buchung von Arbeitskosten. Ermöglichen Sie die Erfassung statistischer Stunden in geschlossenen Zeiträumen, um die Buchführungsgenauigkeit zu erhöhen.

Stundenanzahl: Erforderlich zum Einreichen des Stundenerfassungsbogens, erforderlich pro Wochentag und erforderlich pro Wochenendtag
Geben Sie die Mindest- und Maximum-Anzahl der für die Genehmigung erforderlichen Stunden pro Wochentag oder Wochenendtag an.
  • Erforderlich, um einen Stundenerfassungsbogen einzureichen: Die Gesamtstunden für die Übermittlung des Stundenerfassungsbogens müssen den angegebenen Maximum und Minimum Anforderungen entsprechen.
    Sie können einen leeren Tag (d. h. ohne eingegebene Stunden) auch dann einreichen, wenn eine Minimum Nummer Stunden erforderlich ist.
  • Erforderlich pro Wochentag: Jeder Wochentag im Stundenerfassungsbogen muss die angegebene Nummer Stunden erfüllen.
  • Erforderlich pro Wochenendtag: Jeder Wochenendtag im Stundenerfassungsbogen muss die Nummer Stunden erfüllen.
Stundenerfassungsbögen, die die angegebenen Anforderungen nicht erfüllen, werden abgelehnt. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass 60 Stunden die Maximum Nummer Stunden sind, die für Genehmigung erforderlich sind, werden Stundenerfassungsbögen, die 60 Stunden überschreiten, abgelehnt.

Wählen Sie einen Standard dafür aus, wer Zeiten und Ausgaben eingeben darf: Alle Benutzer, Nur Benutzer, die dem Projekt zugewiesen sind, Nur Benutzer, die der Aufgabe zugewiesen sind, und Nur validieren, wenn Zeit oder Ausgaben gespart werden

Wählen Sie aus, ob Benutzer an der Eingabe von Zeit oder Ausgaben gehindert werden sollen, wenn sie nicht dem zugehörigen Projekt oder der zugehörigen Aufgabe zugewiesen sind.

Standardmäßig werden die Dropdown-Menüs "Projekt" und "Aufgabe" in Stundenerfassungsbögen und Ausgaben-Reports automatisch nach Benutzereinschränkungen gefiltert. Wenn Sie Folgendes auswählen Nur Benutzer, die dem Projekt zugewiesen sinderstellen, werden im Dropdown-Menü "Projekt" nur die Projekte angezeigt, denen der Benutzer zugewiesen ist.

Sie haben eine große Nummer an Projekten und Aufgaben? Verbessern Sie die Leistung, indem Sie warten, bis der Stundenerfassungsbogen oder der Ausgaben-Report gespeichert wurde, um zu prüfen, ob Benutzereinschränkungen bestehen. Dies gilt auch dann, wenn die Benutzereinschränkungen auf "Beliebiger Benutzer" festgelegt sind. Wenn Sie Folgendes auswählen Nur validieren, wenn der Stundenerfassungsbogen gespeichert wirdauszuwählen, werden alle Projekte und Aufgaben als Auswahlmöglichkeiten angezeigt, wenn der Benutzer Zeit oder Ausgaben eingibt. Wenn der Benutzer den Stundenerfassungsbogen oder den Ausgaben-Report speichert, werden seine Benutzereinschränkungen überprüft, um die Berechtigung zur Einreichung zu bestimmen.

Genehmigungseinstellungen für Stundennachweise

Einen Genehmigungsprozess für Einträge in Stundenerfassungsbögen einrichten.

Geben Sie mit Genehmigungen von Stundenerfassungsbögen an, wer eingereichte Stundenerfassungsbögen genehmigen oder ablehnen kann. Sie können bis zu 5 Genehmigungsebenen einrichten, die Genehmigungen durch Projekt Manager, Abteilungs, Mitarbeiter, Administratoren und bestimmte Benutzer umfassen können.

Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen für Stundenerfassungsbögen einrichten.

Genehmigungseinstellungen für Stundennachweise
Feld Beschreibung

Genehmigung aktivieren

Aktiviert Genehmigungen für Stundenerfassungsbögen.

E-Mail-Benachrichtigung

Sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an Genehmigende von Stundenerfassungsbögen, wenn ein Stundenerfassungsbogen eingereicht wurde und zur Überprüfung bereit ist.

Genehmigung einschränken

Stellt sicher, dass Genehmigende nur die Einzelposten anzeigen können, zu deren Genehmigung sie berechtigt sind.

Wenn beispielsweise eine Genehmigung an einen Projektmanager weitergeleitet wird, sind nur die Einzelposten sichtbar, die sich auf die Projekte des Managers beziehen.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert lassen, können Genehmigende im Stundenerfassungsbogen alle Einträge im Stundenerfassungsbogen anzeigen, einschließlich der Einträge, für die sie Teil des Workflows sind, und der Einträge, für die sie nicht Teil des Workflows sind.

Spalten für fakturierbare Stunden in der Liste "Stundenerfassungsbögen genehmigen" ausblenden

Die Spalten "Fakturierbare und nicht fakturierbare Menge" in der Liste "Stundenerfassungsbögen genehmigen" enthalten die Gesamtzahl der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden des Stundenerfassungsbogens. Diese Summe enthält Stunden für Projekte, für die der Genehmigende möglicherweise nicht verantwortlich ist und die er daher beim Drilldown nicht sieht.

Um Verwechslungen zu vermeiden, blenden Sie diese Spalten in der Liste "Stundenerfassungsbögen genehmigen" aus.
Einstellung der Genehmigenden
Feld Beschreibung

Uneingeschränkt

Uneingeschränkte Benutzer können jeden eingereichten Stundenerfassungsbogen ablehnen oder genehmigen.

Vermeiden Sie es, einen Benutzer außerhalb der normalen Genehmigungsebenen (1-5) auszuwählen, da die Genehmigung eines uneingeschränkten Benutzers alle anderen Genehmigungsebenen überschreibt.

Die uneingeschränkte Genehmigung ist nur für Admin-Benutzer verfügbar.

Erste, zweite, dritte, vierte und fünfte

Sie können bis zu 5 Genehmigungsebenen festlegen. Beispielsweise können Stundenerfassungsbögen zuerst vom Vorgesetzten eines Mitarbeiters und dann vom Projektmanager genehmigt werden.

  • Genehmigung der Abteilung: Erfordert die Genehmigung durch den Abteilungsleiter des Mitarbeiters in der Abteilung.
  • Genehmigung durch den Projektmanager: Einzelposten bedürfen der Genehmigung durch den Manager des zugehörigen Projekts. In diesem Fall genehmigt der Projektmanager nur Einzelposten für seine Projekte.
  • Genehmigung durch Manager des Mitarbeiters: Erfordert die Genehmigung durch den Vorgesetzten des Mitarbeiters, der einer Hierarchie folgt, in der der Vorgesetzte des Mitarbeiters Stundenerfassungsbögen genehmigen kann.
  • Genehmigung durch externen Benutzer (Kunden): Einzelposten bedürfen der Genehmigung durch den im Feld "Externer Benutzer (Kunde)" ausgewählten Benutzer im zugehörigen Projekt. In diesem Fall genehmigen externe Benutzer nur Einzelposten für ihre zugehörigen Projekte.
  • Admin: Erfordert die Genehmigung durch einen Benutzer mit Administrator-Rechten.
  • Spezifische Benutzer: Wählen Sie bestimmte Benutzer aus, die Einträge in Stundenerfassungsbögen genehmigen müssen.
Bevollmächtigte verwalten
Feld Beschreibung

Delegierung aktivieren

Aktiviert die Delegierung für Genehmigungen von Stundenerfassungsbögen.

Weitere Informationen finden Sie unter Stellvertretende für Genehmigungen von Stundenerfassungsbögen aktivieren und zuweisen.

Verwalten

Diese Schaltfläche wird angezeigt, nachdem Sie den Delegierung aktivieren Kontrollkästchen.

Weisen Sie Benutzer als Stellvertretende für Genehmigende zu.

Hauptbucherfassung von Stundenerfassungsbögen

Mit den Optionen in diesem Abschnitt können Sie Stunden und Arbeitskosten im Hauptbuch buchen, damit Sie Projekt Leistung genau Report können.

Sie können zum Beispiel Folgendes erstellen Ein Report zur Mitarbeiterauslastung zur Analyse der Effizienz der Mitarbeiter.

Damit Arbeitskosten gebucht werden können, stellen Sie sicher, dass dem Mitarbeiter-Datensatz eine Einkommensart und ein Gehalt oder Stundensatz zugeordnet sind. Weitere Informationen finden Sie unter Lohnkosten-Buchung einrichten.
Periodenübergreifende Aufteilungen
Feld Beschreibung

Statistik und Arbeit

Geben Sie für die Buchung statistischer Stunden und tatsächlicher Arbeitskosten an, ob Stundenerfassungsbögen, die Zeiträume überschreiten, aufgeteilt werden sollen.

Beispiel: Ein Stundenerfassungsbogen beginnt am Montag, den 28. Juni und endet am Freitag, den 2. Juli.

  • Wenn Sie Folgendes auswählen Keine Aufteilungist der gesamte Stundenerfassungsbogen der Woche dem Juli zugeordnet.
  • Wenn Sie Folgendes auswählen Nach Kalenderzeitraum, werden die Stunden für den 28., 29. und 30. Juni im Juni-Journaleintrag gebucht. Die Stunden für den 1. und 2. Juli werden im Juli-Journaleintrag gebucht.
  • Wenn Sie Folgendes auswählen Nach Buchhaltungsperiodeist diese Option nur für Unternehmen verfügbar, die nicht standardmäßige Abrechnungszeiträume verwenden. Wenn der Stundenerfassungsbogen Abrechnungszeiträume überschreitet, werden die Stunden entsprechend aufgeteilt.

Einkommensart auf Zeittyp- und Aufgabenebene aktivieren

Ermöglicht Benutzern die Möglichkeit, die Einkommensart des Mitarbeiters nach Aufgabe oder nach einem eingegebenen Zeittyp zu überschreiben.
Journale
Feld Beschreibung

Statistisch

Geben Sie das statistische Journal an, um Einträge in Stundenerfassungsbögen zu buchen.

Sie können Projekte so konfigurieren, dass jede Entität Einträge im Stundenerfassungsbogen in ihrem eigenen statistischen Journal buchen kann.

Arbeitskosten

Geben Sie das Journal an, in dem Ihre Arbeitskosten (Stundenerfassungsbogeneinträge) gebucht werden sollen.

Häufigkeit der Hauptbuchzusammenfassung

Auswählen Zeitraum und MitarbeiterKann die Nummer Journal Einträge erhöhen.
Konten
Feld Beschreibung

Fakturierbar statistisch und nicht fakturierbar statistisch

Wählen Sie die Konten aus, die für die Verfolgung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeit verwendet werden sollen.

Mit den genutzten und nicht genutzten Konten können Sie die Zeit in ganz bestimmten Einheiten verfolgen, z. B. in bestimmten Einheiten, z. B. in der Zeit, die von einzelnen Berater*innen oder Mitarbeitenden eingegeben wurde.

Arbeitskostenausgleich und Abweichung

Wählen Sie die Arbeitskostenkonten aus, die zur Verfolgung von Lohnverbindlichkeiten und -abweichungen verwendet werden sollen.

Sicherheit

Mit Sicherheit können Sie Ihr Kennwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwalten.

Beschreibungen der Sicherheitsfelder
Feld Beschreibung

Kennwort

Ändern Sie hier Ihr Kennwort für Sage Intelligent Time.

So ändern Sie Ihr Kennwort:

  1. Auswählen Kennwort ändern.
  2. Geben Sie Ihre Aktuelles Kennwort.
  3. Geben Sie einen Neues Kennwort.
  4. Auswählen Änderungen speichern.

Zwei-Faktor-Verifizierung

Wenn Ihr Unternehmen für die Verwendung von Sage Intelligent Time eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert, legen Sie hier den Sicherheitscode fest.

So richten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein:

  1. Schalten Sie das Symbol Zwei-Faktor-Verifizierung wechseln zu Ein.
  2. Auswählen Los geht's.
  3. Geben Sie Ihr aktuelles Kennwort für Sage Intelligent Time ein.
  4. Wählen Sie Ihre Ländercode.
  5. Geben Sie Ihre 10-stellige Stelle ein Telefonnummer und wählen Sie Weiter.
    Ein Sicherheitscode wird per SMS an Ihr Handy gesendet.
  6. Geben Sie den Sicherheitscode ein, den Sie per SMS erhalten haben, und wählen Sie Weiter.
  7. Die Zwei-Faktor-Verifizierung wurde für Ihr Konto aktiviert. Wählen Sie Fertig aus.

Wenn Sie Manager*in oder Administrator*in für Sage Intelligent Time sind, gibt es Optionen zum Verwalten von SIT-Benutzern. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Benutzer verwalten.

Erweiterte Einstellungen

Der Tab "Erweiterte Einstellungen" wird angezeigt, wenn Sie über die Berechtigungen für Stundennachweise für Personal verfügen.

Feldbeschreibungen für erweiterte Einstellungen
Feld Beschreibung

Daten aus Intacct synchronisieren

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Datensynchronisierung zwischen Sage Intacct und Sage Intelligent Time. Einige Daten werden mithilfe von Auslösern in Echtzeit synchronisiert. Andere Daten werden alle 15 Minuten nach einem Terminierung synchronisiert.

In diesem Abschnitt wird angezeigt, wie viel Zeit seit der letzten Synchronisierung für Daten vergangen ist, die alle 15 Minuten synchronisiert werden. Die Synchronisierung erfolgt automatisch. Sie können jedoch Folgendes auswählen Synchronisierung starten , um sofort eine Synchronisierung zu starten.

Auswählen Erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Synchronisierung nicht erfolgreich ist , um Benachrichtigungen zu aktivieren. Wenn eine Synchronisierung nicht erfolgreich ist, erhalten alle Benutzer, die Zugriff auf die Seite "Erweiterte Einstellungen" haben, eine E-Mail mit einer Fehlermeldung zur Überprüfung. Wenn derselbe Fehler mehrmals am Tag auftritt, erhalten Sie nur eine E-Mail für diesen Fehler.

Stundenerfassungsbogenentwürfe mit dem Zeit-Repository synchronisieren

Entwürfe von Stundenerfassungsbögen werden nicht automatisch auf der Seite "Zeit-Repository" in Intacct angezeigt. Auswählen Synchronisierung starten So synchronisieren Sie alle Stundenerfassungsbogenentwürfe mit dem Zeit-Repository.

Datenspeicherung für alle Mitarbeiter*innen

Sage Intelligent Time bewahrt Daten aus verbundenen Zeitquellen auf, um seine Funktionen zu verbessern und vorherzusagen, wie Aktivitäten zugewiesen werden. Die Verkürzung der Datenaufbewahrungsfrist für die Benutzer Ihres Unternehmens kann sich auf die Qualität dieser Vorhersagen sowie auf die Genauigkeit und Zeit auswirken, die Ihre Mitarbeiter zum Ausfüllen ihrer Stundenerfassungsbögen benötigen.

Auf der Seite "Zeitquellen" können Mitarbeiter wählen, ob sie ihre Daten für einen gleichen oder einen kürzeren Betrag als die hier festgelegten Höchstwerte aufbewahren möchten.

  • Kalenderdaten für Mitarbeiter aufbewahren für: Wählen Sie die Maximum Nummer Tage aus, an denen Mitarbeiter Kalenderdaten aufbewahren können.

  • E-Mail-Daten für Mitarbeiter aufbewahren für: Wählen Sie die Maximum Nummer Tage aus, an denen Mitarbeiter E-Mail-Daten aufbewahren können.

  • Zeitassistenten-Daten für Mitarbeiter aufbewahren für: Wählen Sie die Maximum Nummer Tage aus, an denen Mitarbeiter Zeitassistent Daten aufbewahren können.

Zwei-Faktor-Verifizierung für alle Mitarbeiter erforderlich machen

Die Zwei-Faktor-Verifizierung fügt Ihrem Konto eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, müssen Mitarbeitende jedes Mal, wenn sie sich bei einer Sage Intelligent Time-Anwendung anmelden, sowohl ihr Kennwort als auch einen Verifizierungscode eingeben.

Ein Verifizierungscode wird per SMS an das Mobiltelefon gesendet.

Wenn Sie diese Einstellung zum ersten Mal aktivieren, werden die Mitarbeiter bei der nächsten Anmeldung aufgefordert, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten.

App herunterladen

Mit der Mobiltelefon-App Sage Intelligent Time and Expense können Sie von Ihrem Mobiltelefon aus Zeit in Stundenerfassungsbögen eingeben, Ausgaben-Reports verwalten und Stundenerfassungsbögen und Ausgaben-Reports genehmigen oder ablehnen. Gehe zu Laden Sie die Mobiltelefon-App Sage Intelligent Time and Expense herunter für weitere Informationen.

Arbeitsstandorte

Verwenden Sie Arbeitsorte, um virtuelle Grenzen um Baustellen oder Kundenstandorte zu setzen. So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, ob sich die Mitarbeitenden zum Zeitpunkt ihrer Schicht innerhalb der festgelegten Grenzen befinden.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsorte – Sage Intelligent Time.