Zeiteinstellungen – Sage Intelligent Time

In den Zeiteinstellungen können Benutzer ihre Benachrichtigungseinstellungen und die Stunden, zu denen sie arbeiten, festlegen. Wenn Sie über die Berechtigung für Stundennachweise für Personal verfügen, können Sie auch erweiterte Einstellungen konfigurieren.

Änderungen, die Sie vornehmen, werden automatisch gespeichert.

Abonnement

Ein Abonnement für mindestens eine der folgenden Sage Intacct-Anwendungen ist erforderlich:

  • Zeit und Ausgaben

  • Projektkostenrechnung (umfasst die Anwendung "Zeit")

  • Projektkostenrechnung und Rechnungslegung

  • Zuschussrechnung und Rechnungslegung

  • Sage Intacct Construction
Regionale Verfügbarkeit

  • Australien

  • Kanada
  • Südafrika
  • Vereinigtes Königreich

  • USA
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzerin

Mitarbeiter

Projektmanager
Berechtigungen

Zeit

  • Zeiteinstellungen: Anzeigen

Für den Tab "Erweiterte Einstellungen":

  • Stundennachweis für Personal: Auflisten, Anzeigen, Bearbeiten

Gehe zu Zeit >Einrichtung >Zeitoptionen > Zeiteinstellungen.

Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung können Sie die Stunden der Aktivitäten verwalten, die Sage Intelligent Time erfasst. Außerdem können Sie das Inkrement der Zeit, die Sie erfassen möchten, Ihre Einstellungen für die Wochenenderfassung und andere benutzerdefinierte Einstellungen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung festlegen.

Beschreibungen der Felder für die Zeiterfassung
Feld Beschreibung
Zeitzone

Ihre Zeitzone wird automatisch aus Ihren Browsereinstellungen übernommen.
Zeitinkrementschritt

Der Zeitinkrementschritt ist die Zeiteinheit, anhand derer Ihre Aktivität verfolgt werden soll. Ein kleinerer Zeitzuwachs erfasst ein detaillierteres Aktivitätsniveau. Ein größerer Zeitaufwand liefert eine allgemeinere Abrechnung Ihrer Aktivitäten. Sie können ein beliebiges Zeitintervall auswählen, mit dem Sie Ihre Aktivitäten im Laufe des Tages genauer verfolgen können.

Das am häufigsten verwendete Zeitinkrement beträgt 15 Minuten. Verwenden Sie im Allgemeinen ein Zeitinkrement, das für Sie und die Anforderungen Ihres Unternehmens sinnvoll ist.
Standard: Wochenende anzeigen

Verwenden Sie diese wechseln zu Wochenenden in Ihren Stundenerfassungsbögen ein- oder auszublenden.

Wenn Standard: Wochenende anzeigen ist EINsehen Sie Samstag und Sonntag in Ihren Stundenerfassungsbögen und können die Zeit an diesen Tagen erfassen.

Wenn Standard: Wochenende anzeigen ist AUS, Sie wird nicht Samstag und Sonntag in Ihren Stundenerfassungsbögen sehen und wird nicht die Zeit an diesen Tagen erfassen können.
Intacct-ID anzeigen

Verwenden Sie diese wechseln zu Intacct-IDs mit den Namen von Kunden, Projekte, Aufgaben und Artikeln anzuzeigen. Setzen Sie dies auf AUSwenn Sie die Intacct-IDs für diese Namen nicht sehen müssen.
Aktivitätskarte zuweisen als

  • Mit vorhandener Zeile zusammengeführt: Beim Zuweisen einer Aktivitätskarte wird die Karte standardmäßig einer vorhandenen Stundenerfassungsbogenzeile zugewiesen, falls vorhanden.

  • Eine neue Zeile: Beim Zuweisen einer Aktivitätskarte wird die Karte standardmäßig einer neuen Stundenerfassungsbogenzeile zugewiesen.
Aktivitäten sammeln aus

Verwenden Sie den Schieberegler, um die Stunden festzulegen, in denen Ihre Aktivitäten verfolgt werden.

Wenn Sie beispielsweise regelmäßig von 9 bis 17 Uhr arbeiten, ziehen Sie die linke Seite des Schiebereglers auf 9 Uhr und die rechte Seite des Schiebereglers auf 17 Uhr. SIT verfolgt keine Aktivitäten, die Sie außerhalb dieser Zeiten ausführen.

Aktivitäten, die Sie außerhalb der hier definierten Zeiten ausführen, werden von SIT nicht nachverfolgt. Sie können diese Aktivität jedoch manuell in SIT eingeben, wenn Sie sie in Ihren Stundenerfassungsbogen aufnehmen möchten.

Überstunden

Erstellen und weisen Sie Mitarbeitenden Überstundenregeln für die Lohn- und Projektabrechnung zu. Wenn ein Mitarbeitender in einer Schicht ein- und ausstempelt, erfasst Sage Intelligent Time seine Gesamtarbeitsstunden und berechnet alle anfallenden Überstunden.

Weitere Informationen finden Sie unter Überstunden.

Benachrichtigungen

Mit Benachrichtigungen können Sie verwalten, wie Sie Benachrichtigungen von SIT erhalten.

Feldbeschreibungen für Benachrichtigungen
Feld Beschreibung
Benachrichtigungen einschalten

Verwenden Sie diese wechseln zu Ihre Benachrichtigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Benachrichtigen Sie mich über: E-Mail- und Web-Benachrichtigung

Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, können Sie per E-Mail oder Web-Benachrichtigung benachrichtigt werden.

Web-Benachrichtigungen werden in der eingebetteten Version von Sage Intelligent Time nicht unterstützt

Benachrichtigen Sie mich, wenn: Stundenerfassungsbogen erfolgreich übermittelt

 Wählen Sie aus, ob Sie benachrichtigt werden möchten, wenn eine Stundenerfassungsbögen erfolgreich übermittelt wurden.

Erinnerungen an Stundenerfassungsbögen

Feldbeschreibungen für Stundenerfassungsbögenerinnerungen
Feld Beschreibung
Wenn ich keine Zeit eingegeben habe bis __ an den ausgewählten Tagen

SIT kann Ihnen Erinnerungen senden, wenn Sie Ihren Stundenerfassungsbogen an einem ausgewählten Tag bis zu einer bestimmten Uhrzeit nicht aktualisiert haben.

Drücken Sie den Schalter, um die Erinnerung zu aktivieren, und wählen Sie dann die Uhrzeit und die Tage aus.

Das Dropdown-Menü "Zeit" verwendet das 24-Stunden-Format. Zum Beispiel ist 04:00 Uhr 4 Uhr morgens; 13:30 Uhr ist 13:30 Uhr.
Wenn ich keinen Stundenerfassungsbogen eingereicht habe __ Tage nach Ende des Stundenerfassungszeitraums

SIT kann Ihnen Erinnerungen senden, wenn Sie bis zu einem bestimmten Tag nach dem Ende des Stundenerfassungszeitraums keinen Stundenerfassungsbogen eingereicht haben.

Drücken Sie den Schalter, um die Erinnerung zu aktivieren, und wählen Sie dann die Anzahl der Tage aus.
Wenn ich keinen Stundenerfassungsbogen erstellt habe __ Tage nach Beginn des Stundenerfassungszeitraums

SIT kann Ihnen Erinnerungen senden, wenn Sie bis zu einem bestimmten Tag nach dem Ende des Stundenerfassungszeitraums keinen neuen Stundenerfassungsbogen erstellt haben.

Drücken Sie den Schalter, um die Erinnerung zu aktivieren, und wählen Sie dann die Nummer der Tage aus.

Zeitquellen

Feldbeschreibungen für Zeitquellen
Feld Beschreibung
Wenn der Zeitassistent nicht richtig verknüpft ist Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn SIT ein Problem mit der Verbindung zum Zeitassistenten erkennt.
Wenn ein Kalenderkonto nicht richtig verbunden ist Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn SIT ein Problem mit der Verbindung zu einem Kalender erkennt.
Wenn ein E-Mail-Konto nicht richtig verbunden ist Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn SIT ein Problem mit der Verbindung zu einem E-Mail-Konto erkennt.

Zeiterfassung

Per Drag & Drop können Sie die Reihenfolge der Dimensionen für Stundenerfassungsbögen und Eintragsdetails ändern. Sie können eine Vorschau der Reihenfolge der Dimensionen anzeigen.

  • Standort

  • Abteilung

  • Aufgabe

  • Projekt

  • Zeittyp

  • Zuordnung

  • Kostentyp

  • Mitarbeiterposition

  • Arbeitsklasse

  • Arbeitsschicht

  • Gewerkschaft

  • Fakturierbar

  • Beschreibung

  • Anmerkungen

  • Lieferant

  • Klasse

Nachdem Sie die Reihenfolge der Dimensionen geändert haben, wählen Sie Speichern.

Zeiteinstellungen

Verwenden Sie die Zeiteinstellungen, um zu verwalten, wie Stundenerfassungsbögen Benutzern, Genehmigenden von Stundenerfassungsbögen und Konten für Stundenerfassungsbögen im Hauptbuch angezeigt werden.

Diese Felder sind schreibgeschützt. Ein Administrator kann diese Einstellungen auf der Seite "Zeit konfigurieren" aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zeit konfigurieren.

Einstellungen für Stundenerfassungsbögen, Regeln und Tabellenanzeige

Stundennachweiseinstellungen
Feld Beschreibung

Zeit verfolgen nach

Legt die Daten fest, die Sie bei der Zeiterfassung erfassen möchten. Zum Beispiel Projekt und Aufgabe ausgewählt sind. Alle Einzelposten in einem Stundenerfassungsbogen müssen mit dem Projekt und der Aufgabe codiert sein, auf die sie sich beziehen.

Wenn Sie die Projekte Anwendung abonnieren, können Sie durch Auswahl einer Option zur Zeiterfassung nach Projekt und Aufgabe Projekt Finanzberichte bei Bedarf ausführen und (in Kombination mit Arbeitskosten Buchung) Kosten als Maß für Projekt Fortschritt berechnen.

Stundennachweisdauer
Wählen Sie die Dauer der einzelnen Stundenerfassungsbögen aus. Diese bestimmt die Nummer der Stundenerfassungsbögen, die pro Monat eingereicht werden müssen.
  • 1.-15./16. bis Ende des Monats: Halbmonatliche Stundenerfassungsbögen (2 Dauern pro Monat). Die erste Dauer beträgt immer 15 Tage, die zweite Dauer ist variabel. Wenn der Monat beispielsweise Februar ist, ist die zweite Dauer vom 16. bis zum 28., es sei denn, es handelt sich um ein Schaltjahr. In diesem Fall ist die zweite Dauer vom 16. bis zum 29. Stundenerfassungsbögen müssen am letzten Tag jeder Dauer eingereicht werden.
  • Täglich: Stundenerfassungsbögen bestehen aus einem Tag und müssen täglich eingereicht werden.
  • Wöchentlich: Stundenerfassungsbögen umfassen 7 Tage und müssen jede Woche eingereicht werden.
  • Alle zwei Wochen: Stundenerfassungsbögen bestehen aus 14 Tagen und müssen alle zwei Wochen eingereicht werden.

Stundennachweiseinheiten

Wählen Sie den Abwärtspfeil und dann die Einheit oder Einheitenkombination aus: Minuten, Stunden und/oder Tage, die Sie für Stundenerfassungsbögen verwenden möchten. Nachdem Stundenerfassungsbögen für Ihr Unternehmen übermittelt wurden, können Sie diese Einstellung nicht mehr ändern.

Anzahl der Arbeitsstunden

Geben Sie die Dauer Ihres Arbeitstages ein (z. B. 8 Stunden). Nachdem Stundenerfassungsbögen für Ihr Unternehmen übermittelt wurden, können Sie diese Einstellung nicht mehr ändern.

Nur Benutzer mit Stundenerfassungsbogen für Mitarbeiter können einen Stundenerfassungsbogen einreichen (nur für Benutzer ohne Projekte)

Wählen Sie diese Option aus, um einen einfachen Prozess zur Überprüfung und Genehmigung von Stundenerfassungsbögen ohne ein Projekte-Abonnement zu aktivieren. Mitarbeitende, die "Meine Stundenerfassungsbögen" verwenden, müssen ihre Stundenerfassungsbögen als Entwurf speichern und dann einen Benutzer des Stundenerfassungsbogens für Personal beauftragen, zu den Stundenerfassungsbögen für Personal zu gehen, nach Stundenerfassungsbögenentwürfen zu suchen, diese zu überprüfen und zu übermitteln.

Um einen Genehmigungs-Workflow für Stundenerfassungsbögen festzulegen, müssen Sie "Zeit und Ausgaben" abonnieren.
Regeln für Stundenerfassungsbögen
Feld Beschreibung

Anmerkungen

Verlangen Sie, dass Mitarbeiter ihren Zeiteinträgen beschreibende Arbeitsnotizen beifügen. Notizen sind in den Rechnungen des Kunden enthalten und werden als Referenz in Ihrem eigenen Unternehmen verwendet.

Wählen Sie diese Option aus, um Notizen anzufordern:

  • Für alle Einzelpositionen: Notizen für alle Einträge in Stundenerfassungsbögen erforderlich machen, sowohl für fakturierbare als auch für nicht fakturierbare.
  • Nur für fakturierbare Artikel: Notizen nur für fakturierbare Stundenerfassungsbogeneinträge erforderlich machen. Für nicht fakturierbare Stundenerfassungsbogeneinträge sind keine Notizen erforderlich.

Beschreibung zuerst anzeigen

(Standard) Zeigen Sie die Beschreibung vor den Notizen im Fenster "Eintragsdetails" an (doppelklicken Sie auf der Seite "Meine Stundenerfassungsbögen" und "Stundennachweise für Personal" im Abschnitt "Zeiteinträge" auf eine Zelle, um auf dieses Fenster zuzugreifen).

Rechnungen enthalten keine Beschreibungen und dienen als Referenz in Ihrem Unternehmen.

Notizen zuerst anzeigen

Wählen Sie zur Erleichterung der Dateneingabe aus, dass das Eingabefeld "Notizen" vor dem Eingabefeld "Beschreibung" im Fenster "Eintragsdetails" angezeigt wird (doppelklicken Sie auf der Seite "Meine Stundenerfassungsbögen" und "Stundennachweise für Personal" im Abschnitt "Zeiteinträge" auf eine Zelle, um auf dieses Fenster zuzugreifen).

Notizen sind auf der Rechnung enthalten.

Notizen automatisch setzen auf Standardvorgabe von

Stundenerfassungsbogen automatisch vorausfüllen Anmerkungen auf eine der folgenden Optionen festlegen:

  • Beschreibung der Aufgabe: Füllen Sie automatisch alle Notizfelder für Stundenerfassungsbögen mit der Beschreibung für diese Aufgabe aus, die Ihnen helfen kann, Einzelposten in einer Rechnung zu identifizieren.
  • Aufgaben-PSP-Code: Füllen Sie alle Notizfelder für Stundenerfassungsbögen automatisch auf den Projektstrukturplan Code (PSP) für diese Aufgabe aus.
  • Keine Standardnotizen verwenden: (Standard) Lassen Sie alle Notizfelder für Stundenerfassungsbögen leer.
Alle Notizen zu Stundenerfassungsbögen sind enthalten in Verkaufsrechnungen im Notizen in Stundenerfassungsbögen -Feld.

Urlaubseinträge deaktivieren

Wählen Sie aus, ob Sie die für die Arbeit an Unternehmensfeiertagen eingereichte Zeit ablehnen möchten.
Nur Einträge zwischen dem Start- und Enddatum von: Projekt und Mitarbeiter

Wählen Sie diese Option aus, um alle Stundenerfassungsbögen abzulehnen, die für Daten außerhalb der zugehörigen Projektdaten oder außerhalb der Beschäftigungsdaten des Mitarbeiters eingegeben wurden.

  • Projekt: Lehnt jede Zeit ab, die vor oder nach dem offiziellen Beginn eines Projekts eingereicht wurde.
  • Mitarbeiter: Lehnt jede Zeit ab, die eingereicht wurde, bevor ein Mitarbeiter offiziell in Ihr Unternehmen eingetreten ist oder nachdem er das Unternehmen verlassen hat.

Nur Eingaben zulassen: Gleich oder nach dem Startdatum der Aufgabenressource und Vor oder gleich dem Enddatum der Aufgabenressourcen-Zuweisung
  • Gleich oder nach dem Startdatum der Aufgabenressource: Verhindert, dass ein Mitarbeiter Zeit für eine Aufgabe vor dem Startdatum der zugewiesenen Aufgabe eingibt. Wenn für die Aufgabenressource kein Startdatum vorhanden ist, ist eine Zeiteingabe zulässig.
  • Vor oder gleich dem Enddatum der Aufgabenressourcen-Zuweisung: Verhindert, dass ein Mitarbeiter nach dem Enddatum der zugewiesenen Aufgabe Zeit für eine Aufgabe in Rechnung stellt. Wenn für die Aufgabenressource kein Enddatum vorhanden ist, ist eine Zeiteingabe zulässig.
Duplikate aktivieren: Meine Stundenerfassungsbögen und Positionen in einem Stundenerfassungsbogen

Eingabe von duplizierten Stundenerfassungsbögen oder duplizieren von Positionen im selben Stundenerfassungsbogen zulassen. Standardmäßig werden duplizierte Stundenerfassungsbögen oder Positionen im selben Stundenerfassungsbogen nicht akzeptiert.

  • Meine Stundenerfassungsbögen: Wählen Sie diese Option, damit ein Mitarbeiter zwei oder mehr Stundenerfassungsbögen für denselben Zeitraum eingeben kann. Normalerweise können Mitarbeiter nur einen Stundenerfassungsbogen für einen Zeitraum eingeben. Wenn Ihr Stundenerfassungsbogen beispielsweise wöchentlich dauert, können Mitarbeiter nicht zwei Stundenerfassungsbögen für dieselbe Woche eingeben. In den meisten Fällen ist diese Option aktiviert, damit Mitarbeiter ihre eigenen Korrekturen im Stundenerfassungsbogen eingeben können.
  • Positionen in einem Stundenerfassungsbogen: Wählen Sie diese Option aus, damit ein Mitarbeiter zwei oder mehr duplizierte Positionen in denselben Stundenerfassungsbogen eingeben kann. Eine duplizierte Position ist jeder Eintrag im Stundenerfassungsbogen, der dasselbe Projekt, dieselbe Aufgabe, denselben Zeittyp und andere Details enthält. Wenn Mitarbeiter manchmal einen bestimmten Teil der Zeit mit einer anderen Beschreibung oder Anmerkung aufrufen, ist es nützlich, duplizierte Positionen zuzulassen.
Auch wenn Sie Mitarbeitern nicht erlauben, duplizieren Stundenerfassungsbögen einzugeben, können Sie dennoch duplizieren Stundenerfassungsbögen für Personal erstellen.

Wenn Stundennachweisdaten in einen geschlossenen Zeitraum fallen

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Automatisch im nächsten offenen Zeitraum erfassen

  • Vor der Erfassung im nächsten offenen Zeitraum warnen

  • Keine Eingabe zulassen

  • Eingabe von Stundennachweisdatumsangaben in einen geschlossenen Zeitraum nur für die statistische Erfassung zulassen

Stundenanzahl

Geben Sie die Mindestanforderung und Maximal Nummer der Stunden für Folgendes:

  • Zum Übermitteln des Stundenerfassungsbogens erforderlich

  • Erforderlich pro Wochentag

  • Erforderlich pro Wochenendtag

Benutzereinschränkungen

Wählen Sie einen Standard dafür aus, wer Zeiten und Ausgaben eingeben und Projektdaten einsehen darf.

Zeigt die folgenden Optionen an:

  • Beliebiger Benutzer

  • Nur Benutzer, die dem Projekt zugewiesen sind

  • Nur Benutzer, die dem Projekt und der Aufgabe zugewiesen sind

Nur validieren, wenn der Stundenerfassungsbogen oder die Ausgabe gespeichert ist

Wählen Sie diese Option aus, um nur zu validieren, wenn Stundennachweis oder Ausgaben gespeichert werden.
Anzeige der Stundennachweistabelle
Feld Beschreibung

Abteilungen und Standorte anzeigen

Wählen Sie diese Option aus, um Abteilungen und Standorte in Projekten für Einzelposten in Stundenerfassungsbögen anzuzeigen.

Zeittyp anzeigen

Wählen Sie diese Option aus, um Zeittypen in Einträgen im Stundenerfassungsbogen anzuzeigen.

Verwenden Sie die Arbeitsklasse-Klasse, die Arbeitsschicht, die Gewerkschaft verwenden und die Position des Mitarbeiters verwenden
Diese Option wird nur für Bauwesen-Abonnements angezeigt.

Wählen Sie aus, ob angezeigt und erforderlich sein soll Benutzerdefinierte Stundenerfassungsbogeneinträge in Stundenerfassungsbögen von Mitarbeitern und in Projektvertragsgebührentabellen.
Einreichung von Stundenerfassungsbögen
Feld Beschreibung

Wenn Stundennachweisdaten in einen geschlossenen Zeitraum fallen

Wenn ein Benutzer einen Stundenerfassungsbogen mit Daten einreicht, die während eines geschlossenen Zeitraums liegen:

  • Automatisch im nächsten offenen Zeitraum buchen: Die Daten des Stundenerfassungsbogens bleiben gleich und der Stundenerfassungsbogen wird automatisch im nächsten offenen Zeitraum verbucht.
  • Vor der Buchung im nächsten offenen Zeitraum warnen: Eine Warnmeldung wird angezeigt. Der Benutzer kann die Daten korrigieren oder den Stundenerfassungsbogen unverändert einreichen. Der Stundenerfassungsbogen wird im nächsten offenen Zeitraum verbucht.
  • Keine Eingabe zulassen: Es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Der Benutzer kann den Stundenerfassungsbogen erst einreichen, wenn er die Daten so ändert, dass sie in einen offenen Zeitraum fallen.
  • Eingabe von Datumsangaben in Stundenerfassungsbögen in geschlossenen Zeiträumen nur für die statistische Buchung (Stunden) zulassen: Nur für Unternehmen nicht Konfiguriert für die Buchung von Arbeitskosten. Ermöglichen Sie die Erfassung statistischer Stunden in geschlossenen Zeiträumen, um die Buchführungsgenauigkeit zu erhöhen.

Stundenanzahl: Erforderlich zum Einreichen des Stundenerfassungsbogens, erforderlich pro Wochentag und erforderlich pro Wochenendtag
Geben Sie die Mindest- und Maximum-Nummer der Stunden an, die für die Genehmigung pro Wochentag oder Wochenendtag erforderlich sind.
  • Erforderlich, um einen Stundenerfassungsbogen einzureichen: Die Gesamtstunden zum Einreichen des Stundenerfassungsbogens müssen den angegebenen Maximum und Minimum Anforderungen entsprechen.
    Sie können einen leeren Tag (d. h. ohne eingegebene Stunden) auch dann einreichen, wenn eine Minimum Nummer Stunden erforderlich ist.
  • Erforderlich pro Wochentag: Jeder Wochentag im Stundenerfassungsbogen muss die angegebene Nummer Stunden erfüllen.
  • Erforderlich pro Wochenendtag: Jeder Wochenendtag im Stundenerfassungsbogen muss die angegebenen Nummer Stunden erfüllen.
Stundenerfassungsbögen, die die angegebenen Anforderungen nicht erfüllen, werden abgelehnt. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass 60 Stunden die Maximum Nummer Stunden sind, die für Genehmigung erforderlich sind, werden Stundenerfassungsbögen mit mehr als 60 Stunden abgelehnt.

Wählen Sie einen Standard dafür aus, wer Zeiten und Ausgaben eingeben darf: Alle Benutzer, Nur Benutzer, die dem Projekt zugewiesen sind, Nur Benutzer, die der Aufgabe zugewiesen sind, und Nur validieren, wenn Zeit oder Ausgaben gespart werden

Wählen Sie aus, ob Benutzer an der Eingabe von Zeit oder Ausgaben gehindert werden sollen, wenn sie nicht dem zugehörigen Projekt oder der zugehörigen Aufgabe zugewiesen sind.

Standardmäßig werden die Dropdown-Menüs "Projekt" und "Aufgabe" in Stundenerfassungsbögen und Reports zu Ausgaben automatisch nach Benutzereinschränkungen gefiltert. Wenn Sie Nur Benutzer, die dem Projekt zugewiesen sinderstellen, werden im Dropdown-Menü "Projekt" nur die Projekte angezeigt, denen der Benutzer zugewiesen ist.

Sie haben eine große Nummer an Projekten und Aufgaben? Verbessern Sie die Leistung, indem Sie warten, bis der Stundenerfassungsbogen oder der Ausgaben-Report gespeichert wurde, um nach Benutzereinschränkungen zu suchen. Dies gilt auch dann, wenn die Benutzereinschränkungen auf "Beliebiger Benutzer" festgelegt sind. Wenn Sie Nur validieren, wenn der Stundenerfassungsbogen gespeichert wirderstellen, werden alle Projekte und Aufgaben als Auswahlmöglichkeiten angezeigt, wenn der Benutzer Zeiten oder Ausgaben eingibt. Wenn der Benutzer den Stundenerfassungsbogen oder den Ausgaben-Report speichert, werden seine Benutzereinschränkungen überprüft, um die Berechtigung zur Einreichung zu bestimmen.

Genehmigungseinstellungen für Stundennachweise

Einen Genehmigungsprozess für Einträge in Stundenerfassungsbögen einrichten.

Geben Sie mit Stundenerfassungsbögengenehmigungen an, wer eingereichte Stundenerfassungsbögen genehmigen oder ablehnen kann. Legen Sie bis zu 5 Genehmigungsebenen fest, die Genehmigungen durch Projekt-Manager, Abteilungs-Manager, Mitarbeiter-Manager, Administratoren und bestimmte Benutzer umfassen können.

Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen für Stundenerfassungsbögen einrichten.

Genehmigungseinstellungen für Stundennachweise
Feld Beschreibung

Genehmigung aktivieren

Aktiviert Genehmigungen für Stundenerfassungsbögen.

E-Mail-Benachrichtigung

Sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an Genehmigende von Stundenerfassungsbögen, wenn ein Stundenerfassungsbogen eingereicht wurde und zur Überprüfung bereit ist.

Genehmigung einschränken

Stellt sicher, dass Genehmigende nur die Einzelposten anzeigen können, zu deren Genehmigung sie berechtigt sind.

Wenn beispielsweise eine Genehmigung an einen Projektmanager weitergeleitet wird, sind nur die Einzelposten sichtbar, die sich auf die Projekte des Projektmanagers beziehen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert lassen, können Genehmigende im Stundenerfassungsbogen alle Einträge im Stundenerfassungsbogen anzeigen, einschließlich der Einträge, für die sie Teil des Workflows sind, und der Einträge, für die sie es nicht sind.

Spalten für fakturierbare Stunden in der Liste "Stundenerfassungsbögen genehmigen" ausblenden

Die Spalten "Fakturierbare und nicht fakturierbare Menge" in der Liste "Stundenerfassungsbögen genehmigen" enthalten die gesamten fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden des Stundenerfassungsbogens. Diese Summe enthält Stunden für Projekte, für die der Genehmigende möglicherweise nicht verantwortlich ist und die er daher bei einem Drilldown nicht sieht.

Um Verwechslungen zu vermeiden, blenden Sie diese Spalten auf der Seite "Stundenerfassungsbögen genehmigen" Liste aus.
Einstellung für Genehmigende
Feld Beschreibung

Uneingeschränkt

Uneingeschränkte Benutzer können jeden eingereichten Stundenerfassungsbogen ablehnen oder genehmigen.

Vermeiden Sie die Auswahl eines Benutzers außerhalb der normalen Genehmigungsebenen (1-5), da die Genehmigung eines uneingeschränkten Benutzers alle anderen Genehmigungsebenen überschreibt.

Die uneingeschränkte Genehmigung ist nur für Admin-Benutzer verfügbar.

Erste, zweite, dritte, vierte und fünfte

Sie können bis zu 5 Genehmigungsebenen einrichten. Beispielsweise können Stundenerfassungsbögen zuerst vom Vorgesetzten eines Mitarbeiters und dann vom Projektmanager genehmigt werden.

  • Genehmigung der Abteilung: Erfordert die Genehmigung durch den Abteilungsleiter des Mitarbeiters in der Abteilung.
  • Genehmigung durch den Projektmanager: Einzelposten bedürfen der Genehmigung durch den Manager des zugehörigen Projekts. In diesem Fall genehmigt der Projektmanager nur Einzelposten für seine Projekte.
  • Genehmigung durch Manager des Mitarbeiters: Erfordert die Genehmigung durch den Vorgesetzten des Mitarbeiters, der einer Hierarchie folgt, in der der Vorgesetzte des Mitarbeiters Stundenerfassungsbögen genehmigen kann.
  • Genehmigung durch externen Benutzer (Kunden): Einzelposten bedürfen der Genehmigung durch den im Feld "Externer Benutzer (Kunde)" im zugehörigen Projekt ausgewählten Benutzer. In diesem Fall genehmigen externe Benutzer nur Einzelposten für die zugehörigen Projekte.
  • Admin: Erfordert die Genehmigung durch einen Benutzer mit Administrator-Berechtigungen.
  • Spezifische Benutzer: Wählen Sie bestimmte Benutzer aus, die Einträge in Stundenerfassungsbögen genehmigen müssen.
Bevollmächtigte verwalten
Feld Beschreibung

Delegierung aktivieren

Aktiviert die Delegierung für Genehmigungen von Stundenerfassungsbögen.

Weitere Informationen finden Sie unter Bevollmächtigte für Genehmigungen von Stundenerfassungsbögen aktivieren und zuweisen.

Verwalten

Diese Schaltfläche wird angezeigt, nachdem Sie den Delegierung aktivieren Kontrollkästchen.

Weisen Sie Benutzer als Bevollmächtigte für Genehmigende zu.

Hauptbucherfassung von Stundenerfassungsbögen

Mit den Optionen in diesem Abschnitt können Sie Stunden und Arbeitskosten im Hauptbuch buchen, sodass Sie genaue Reports über die Projektleistung erstellen können.

Sie können zum Beispiel einen Report zur Mitarbeiterauslastung um die Effizienz von Mitarbeitern zu analysieren.

Damit Arbeitskosten gebucht werden können, stellen Sie sicher, dass dem Mitarbeiter-Datensatz eine Einkommensart und ein Gehalt oder ein Stundensatz zugeordnet ist. Lohnkosten-Buchung einrichten.
Periodenübergreifende Aufteilungen
Feld Beschreibung

Statistik und Arbeit

Geben Sie für die Buchung statistischer Stunden und tatsächlicher Arbeitskosten an, ob Stundenerfassungsbögen aufgeteilt werden sollen, die sich über mehrere Zeiträume erstrecken.

Beispiel: Ein Stundenerfassungsbogen beginnt am Montag, den 28. Juni und endet am Freitag, den 2. Juli.

  • Wenn Sie Keine Aufteilungist der gesamte Stundenerfassungsbogen der Woche dem Juli zugeordnet.
  • Wenn Sie Nach Kalenderzeitraum, werden die Stunden für den 28., 29. und 30. Juni im Juni-Journaleintrag gebucht. Die Stunden für den 1. und 2. Juli werden im Juli-Journaleintrag gebucht.
  • Wenn Sie Nach Buchhaltungsperiode (Diese Option ist nur für Unternehmen verfügbar, die nicht standardmäßige Abrechnungszeiträume verwenden), und wenn der Stundenerfassungsbogen Abrechnungszeiträume überschreitet, werden die Stunden entsprechend aufgeteilt.

Einkommensart auf Zeittyp- und Aufgabenebene aktivieren

Gibt Benutzern die Möglichkeit, die Einkommensart des Mitarbeiters nach Aufgabe oder nach einem eingegebenen Zeittyp zu überschreiben.
Journale
Feld Beschreibung

Statistisch

Geben Sie das statistische Journal an, in dem Einträge im Stundenerfassungsbogen gebucht werden sollen.

Sie können Projekte so konfigurieren, dass jede Entität Einträge im Stundenerfassungsbogen in ihrem eigenen statistischen Journal buchen kann.

Arbeitskosten

Geben Sie das Journal an, in dem Ihre Arbeitskosten (Stundenerfassungsbogeneinträge) gebucht werden sollen.

Häufigkeit der Hauptbuchzusammenfassung

Auswählen Zeitraum und MitarbeiterKann die Nummer der Journaleinträge erhöhen.
Konten
Feld Beschreibung

Fakturierbar statistisch und nicht fakturierbar statistisch
Wählen Sie die Konten aus, die für die Nachverfolgung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeit verwendet werden sollen.
Mit den genutzten und nicht genutzten Konten können Sie die Zeit in ganz bestimmten Einheiten erfassen, z. B. in der Zeit, die von einzelnen Berater*innen oder Mitarbeiter*innen eingegeben wurde.

Arbeitskostenausgleich
Abweichung

Wählen Sie die Arbeitskostenkonten aus, die zur Verfolgung von Lohnverbindlichkeiten und -abweichungen verwendet werden sollen.

Sicherheit

Mit Sicherheit können Sie Ihr Kennwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwalten.

Beschreibungen der Sicherheitsfelder
Feld Beschreibung
Kennwort

Ändern Sie hier Ihr Passwort für SIT.

So ändern Sie Ihr Kennwort:

  1. Auswählen Kennwort ändern.
  2. Geben Sie Ihre Aktuelles Kennwort.
  3. Geben Sie einen Neues Kennwort.
  4. Auswählen Änderungen merken.
Zwei-Faktor-Verifizierung

Wenn Ihr Unternehmen für die Verwendung von Sage Intelligent Time eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert, legen Sie hier den Sicherheitscode fest.

So richten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein:

  1. Schalten Sie das Symbol Zwei-Faktor-Verifizierung wechseln zu Ein.
  2. Auswählen Los geht's.
  3. Geben Sie Ihr aktuelles Kennwort für Sage Intelligent Time ein.
  4. Wählen Sie Ihre Ländercode aus der Dropdown-Liste hinzufügen können.
  5. Geben Sie Ihre 10-stellige Stelle ein Telefonnummer und wählen Sie Weiter.
    Ein Sicherheitscode wird per SMS an Ihr Mobiltelefon gesendet.
  6. Geben Sie den Sicherheitscode ein, den Sie per SMS erhalten haben, und wählen Sie Weiter.
  7. Für Ihr Konto wurde die Zwei-Faktor-Verifizierung aktiviert. Wählen Sie Fertig aus.

Wenn Sie Manager*in oder Administrator*in für Sage Intelligent Time sind, werden Ihnen Optionen zum Verwalten von SIT-Benutzern angezeigt. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Benutzer verwalten.

Erweiterte Einstellungen

Wenn Sie die Stundenerfassungsbögen für Personal Berechtigung haben, wird die Tab "Erweiterte Einstellungen" angezeigt.

Feldbeschreibungen für erweiterte Einstellungen
Feld Beschreibung

Daten aus Intacct synchronisieren

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Datensynchronisierung zwischen Sage Intacct und Sage Intelligent Time. Einige Daten werden mithilfe von Auslösern in Echtzeit synchronisiert. Andere Daten werden alle 15 Minuten nach einem Terminierung synchronisiert.

In diesem Abschnitt wird angezeigt, wie viel Zeit seit der letzten Synchronisierung für Daten vergangen ist, die alle 15 Minuten synchronisiert werden. Die Synchronisierung erfolgt automatisch. Sie können jedoch Synchronisierung starten , um sofort eine Synchronisierung zu starten.

Auswählen Erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Synchronisierung nicht erfolgreich ist , um Benachrichtigungen zu aktivieren. Wenn eine Synchronisierung nicht erfolgreich ist, erhalten alle Benutzer, die Zugriff auf die Seite "Erweiterte Einstellungen" haben, eine E-Mail mit einer Fehlermeldung zur Überprüfung. Wenn derselbe Fehler mehrmals am Tag auftritt, erhalten Sie nur eine E-Mail für diesen Fehler.

Stundenerfassungsbogenentwürfe mit dem Zeit-Repository synchronisieren

Entwürfe von Stundenerfassungsbögen werden nicht automatisch auf der Seite "Zeit-Repository" in Intacct angezeigt. Auswählen Synchronisierung starten , um alle Entwürfe von Stundenerfassungsbögen mit dem Time Repository zu synchronisieren.
Datenspeicherung für alle Mitarbeiter*innen

Sage Intelligent Time bewahrt Daten aus verbundenen Zeitquellen auf, um seine Funktionen zu verbessern und vorherzusagen, wie Aktivitäten zugewiesen werden. Die Verkürzung der Datenaufbewahrungsfrist für die Benutzer Ihres Unternehmens kann sich auf die Qualität dieser Vorhersagen sowie auf die Genauigkeit und Zeit auswirken, die Ihre Mitarbeiter zum Ausfüllen ihrer Stundenerfassungsbögen benötigen.

Auf der Seite "Zeitquellen" können Mitarbeitende wählen, ob sie ihre Daten für einen gleichen oder einen kürzeren Betrag als die hier festgelegten Höchstwerte aufbewahren möchten.

  • Kalenderdaten für Mitarbeiter aufbewahren für: Wählen Sie die Maximum Nummer Tage aus, an denen Mitarbeiter Kalenderdaten aufbewahren können.

  • E-Mail-Daten für Mitarbeiter aufbewahren für: Wählen Sie die Maximum Nummer Tage aus, an denen Mitarbeitende E-Mail-Daten aufbewahren können.

  • Zeitassistenten-Daten von Mitarbeitern aufbewahren für: Wählen Sie die Maximum Nummer Tage aus, an denen Mitarbeitende Zeitassistent Daten aufbewahren können.
Zwei-Faktor-Verifizierung für alle Mitarbeiter erforderlich machen

Die Zwei-Faktor-Verifizierung fügt Ihrem Konto eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, müssen Mitarbeitende jedes Mal, wenn sie sich bei einer Sage Intelligent Time-Anwendung anmelden, sowohl ihr Kennwort als auch einen Verifizierungscode eingeben, der per SMS an ihr Mobiltelefon gesendet wird.

Wenn Sie diese Einstellung zum ersten Mal aktivieren, werden die Mitarbeitenden bei ihrer nächsten Anmeldung aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten.

Geofences

Geofencing ist eine Mobiltelefon-Funktion, mit der Sie virtuelle Grenzen um Baustellen oder Kundenstandorte setzen können. So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, ob sich die Mitarbeitenden zum Zeitpunkt ihrer Schicht innerhalb der festgelegten Grenzen befinden.

Weitere Informationen finden Sie unter Geofencing.

App herunterladen

Mit der App "Sage Intelligent Time and Expense Mobiltelefon" können Sie von Ihrem Mobiltelefon Telefon aus Zeit in Stundenerfassungsbögen eingeben, Ausgaben Reports verwalten und Stundenerfassungsbögen genehmigen oder ablehnen sowie Reports Ausgaben. Gehe zu Die Mobiltelefon-App Sage Intelligent Time and Expense herunterladen für weitere Informationen.