Status des Stundenerfassungsbogens verfolgen

Wenn Sie Mitarbeiter oder Projekte verwalten oder einfach nur den Status Ihrer eigenen Stundenerfassungsbögen wissen möchten, bietet Ihnen die Anfrageseite für den Stundenerfassungsbogen den Einblick, den Sie benötigen. Sie können die Ansicht so filtern, dass nur die Stundenerfassungsbögen zwischen bestimmten Daten angezeigt werden (begrenzt auf 31 Tage vor dem bis (einschließlich)-Datum. Standardmäßig umfasst das bis (einschließlich)-Feld das aktuelle Datum.

Visuelle Symbole zeigen die Daten an, an denen Stundenerfassungsbögen von Mitarbeitern fehlen, eingegeben, zur Genehmigung eingereicht und genehmigt wurden.

Sie können filtern, um nur die Mitarbeiter anzuzeigen, an denen Sie interessiert sind, nach Details filtern, um weitere Informationen zu erhalten, und sogar E-Mail-Erinnerungen senden.

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Stundenerfassungsbögen suchen

Verwenden Sie Filter, um Stundenerfassungsbögen anhand verschiedener Kriterien zu finden. Zu den wichtigsten Filtern gehören die folgenden:

• Sie können die Ansicht so filtern, dass nur die Stundenerfassungsbögen zwischen bestimmten Daten angezeigt werden (begrenzt auf 31 Tage vor dem bis (einschließlich)-Datum. Standardmäßig umfasst das bis (einschließlich)-Feld das aktuelle Datum. Um Stundenerfassungsbögen für einen bestimmten Zeitraum zu finden, begrenzen Sie den Zeitraum mit dem Stundenerfassungsbögen anzeigen von als Startdatum.
• Manager: Voreingestellt auf Ihren eigenen Namen, aber Sie können filtern, um alle Manager anzuzeigen, die Ihnen unterstellt sind. Wenn Sie über die Berechtigung zum Anzeigen aller verfügen, können Sie das Feld "Manager" leer lassen, um nach allen Mitarbeitern zu filtern.
• Status: Filtern Sie optional nach dem Status des Stundenerfassungsbogens, z. B. um Mitarbeitende mit mindestens einem fehlenden Stundenerfassungsbogen anzuzeigen.
• Projekt oder Projektgruppe: Wenn Sie (oder der ausgewählte Manager) ein Projektmanager sind, können Sie Stundenerfassungsbögen finden, die für ein Projekt oder eine Gruppe verwandter Projekte eingegeben wurden.
• Dimension: Filtern Sie nach Dimension oder Dimensionsgruppe, um Stundenerfassungsbögen zu finden. Sie können beispielsweise Mitarbeiter finden, die in einer bestimmten Gruppe von Abteilungen oder an einem bestimmten Standort arbeiten.
• Hierarchie einschließen: Standardmäßig werden Stundenerfassungsbögen nur für direkt unterstellte Personen angezeigt. Um alle Mitarbeiter, die sich unter Ihnen (oder dem ausgewählten Manager) befinden, in der Organisationshierarchie einzuschließen, wählen Sie Hierarchie einschließen.

So überprüfen Sie Stundenerfassungsbögen in der Liste

In der Tabelle "Status des Stundenerfassungsbogens" werden Zeilen für alle Mitarbeiter, die die Filterkriterien erfüllen, sortiert nach Manager*in angezeigt. Für jeden Mitarbeiter gibt es eine separate Zeile, die den Status des Stundenerfassungsbogens des Mitarbeiters für einen Zeitraum von 4 Wochen anzeigt.

E-Mail an Mitarbeiter und Manager senden

Wenn Sie eine E-Mail an Mitarbeitende senden, können Sie sich selbst oder deren Vorgesetzte kopieren. Sie können auch eine andere Mitarbeiter Blindkopie erstellen, z. B. deren Abteilung Manager*in.

So senden Sie Mitarbeitern eine E-Mail:

1. Geben Sie an, welchen Mitarbeitern Sie eine E-Mail senden möchten.
   • Um bestimmten Mitarbeitenden eine E-Mail zu senden, aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben ihren Namen im Status des Stundenerfassungsbogens Tabelle.
   • Sie können auch eine E-Mail an Mitarbeiter senden, deren Stundenerfassungsbögen fehlen oder zu einem bestimmten Datum nicht eingereicht wurden. Sie können beispielsweise allen Mitarbeitern, die keinen oder mehrere Stundenerfassungsbögen für Daten vor dem Ende des Vormonats eingereicht haben, eine E-Mail senden.
2. Geben Sie die Betreff und Nachricht der E-Mail. Das Feld "Betreff" enthält eine Standardnachricht, die Sie anpassen können, indem Sie sie im Feld auswählen und eine neue Nachricht eingeben.
   Diese Seite speichert den letzten E-Mail-Betreff und die letzte Nachricht, die Sie eingegeben haben, und ist die Standardeinstellung für die nächste E-Mail.
3. Wählen Sie aus, ob eine Kopie der E-Mail an Sie selbst oder an den Manager der einzelnen Mitarbeiter gesendet werden soll. Manager werden nur in E-Mails kopiert, die an ihre eigenen Mitarbeiter gesendet werden.
4. Auswählen E-Mail senden.

Status des Stundenerfassungsbogens

Hier sind ein paar Dinge, die Sie mit der Statustabelle für den Stundenerfassungsbogen tun können:

• Verwenden Sie die visuellen Symbole, um anzuzeigen, für welche Datumsangaben Stundenerfassungsbögen fehlen, die eingegeben (aber nicht eingereicht), zur Genehmigung eingereicht (aber nicht genehmigt) oder genehmigt wurden.
  • Wenn ein Stundenerfassungsbogen als Zur Genehmigung übermittelt, wurden ein oder mehrere Einträge im Stundenerfassungsbogen zu diesem Datum nicht genehmigt oder abgelehnt.
  • Wenn ein Stundenerfassungsbogen als Genehmigt, das bedeutet, dass alle Einträge im Stundenerfassungsbogen für das Datum eingereicht und genehmigt wurden.
• Zeigen Sie Einträge an, die als bezahlte Freizeit (PTO), Urlaub oder andere Freizeit markiert sind.
• Wählen Sie für einen bestimmten Mitarbeiter das Symbol für ein bestimmtes Datum aus, um weitere Details anzuzeigen. Wurden beispielsweise einige Einträge abgelehnt oder warten die Einträge auf die Genehmigung?
  • Wenn ein Stundenerfassungsbogen eingegeben wurde, können Sie die Stunden, das Projekt, die Aufgabe und den spezifischen Status für alle Stundenerfassungsbogeneinträge an diesem Datum anzeigen.
  • Wenn Sie beispielsweise ein Datum auswählen, das als Zur Genehmigung übermittelt Zeigt alle Stundenerfassungsbogeneinträge für dieses Datum an. Hier wird auch angezeigt, welche (falls vorhanden) genehmigt oder abgelehnt wurden.
• Wenn Sie Ressourcenplanung In Projekte können Sie das Kalendersymbol neben dem Namen eines Mitarbeiters auswählen. Sie können eine Liste der ihnen zugewiesenen Aufgaben nach Datum anzeigen.

Statusinformationen zum Stundenerfassungsbogen

Statussymbol	Status	Beschreibung
	Entwurf	Stundenerfassungsbögen ausgefüllt und als Entwurf gespeichert, aber noch nicht eingereicht (gelistet am Zeit> Alle Stundenerfassungsbögen > "Meine Stundenerfassungsbögen" > oder Stundennachweise für Personal). Erfahren Sie, wie Sie Stundenerfassungsbogen als Entwurf speichern.
	Fehlen	Mitarbeiter hat für dieses Datum keinen Stundenerfassungsbogen eingereicht.
	Eingegeben	Mitarbeiter hat einen Stundenerfassungsbogen für dieses Datum gespeichert, aber nicht gesendet.
	Zur Genehmigung übermittelt	Mitarbeiter hat einen Stundenerfassungsbogen für dieses Datum eingereicht, aber mindestens ein Eintrag wartet noch auf die Genehmigung oder wurde abgelehnt. Wählen Sie das Symbol "Status" aus, um Details anzuzeigen.
	Genehmigt	Eingereichte und genehmigte Einträge im Stundenerfassungsbogen. Teilweise genehmigte oder teilweise abgelehnte Stundenerfassungsbögen enthalten eine Mischung aus genehmigten und abgelehnten Zeiteinträgen. Der Status hängt von der letzten Aktion eines Genehmigenden ab. Sie können einen gesamten Stundenerfassungsbogen oder nur Teile davon (d. h. einzelne Tage) genehmigen oder ablehnen. Sie können die folgenden Korrekturen an genehmigten oder teilweise genehmigten Stundenerfassungsbögen vornehmen: Aufgabe ändern (falls verfügbar). Fügen Sie zusätzliche Stunden hinzu. Stunden abziehen. In Übereinstimmung mit den Standardrechnungslegungsgrundsätzen können Sie Einträge in Stundenerfassungsbögen nur für Transaktionen genehmigen, die in offenen Zeiträumen stattfinden.
Leer	Wochenende oder k.A.	Wenn kein Symbol für ein Datum vorhanden ist, ist es entweder: Ein Wochenendtag. Vor oder nach den Beschäftigungsdaten für diesen Mitarbeiter, wie von der Startdatum und Enddatum im Mitarbeiter-Datensatz. Mitarbeiter, die an mindestens einem Tag im Datumsbereich nicht beschäftigt waren, werden nicht in der Tabelle angezeigt.

Stundenerfassungsbogen-Status für alle Mitarbeiter anzeigen

Geschäftlichen Benutzern und Projektmanager-Benutzern können Berechtigungen zugewiesen werden, um den Status des Stundenerfassungsbogens für alle Mitarbeiter anzuzeigen. Es gibt keine Einschränkungen, ob Sie der (direkte oder indirekte) Manager der Mitarbeiter oder der Projektmanager für ein bestimmtes Projekt sind. Benutzer, denen diese Berechtigungen zugewiesen sind, können das Feld "Manager" leer lassen, um Daten für alle Mitarbeiter anzuzeigen oder nach Manager- oder anderen Kriterien zu filtern.