Acerca de los anticipos de Cuentas a pagar

Crea un anticipo de Cuentas a pagar cuando necesites realizar un pago a un proveedor antes de recibir bienes o servicios, cuando no haya una factura existente. Las tarifas de anticipo, los depósitos de pedidos de clientes y los pagos iniciales son buenos ejemplos de cuándo es posible que desee crear un anticipo. Por lo general, los anticipos se contabilizan en una cuenta de prepago establecida, tal como se define en la configuración de Cuentas a pagar, pero puedes anular la cuenta al crear el anticipo.

Después de pagar el anticipo, automáticamente estará disponible como crédito en la cuenta del proveedor. Puedes aplicar el crédito a las facturas que recibas del mismo proveedor en la página Pagar facturas.

Las cuentas a pagar avanzan en el flujo de trabajo

El proceso de creación y aplicación de un anticipo sigue este flujo de trabajo general:

1. Creas un anticipo.

2. Sage Intacct crea automáticamente una solicitud de pago para el anticipo.

3. Completa el pago, según corresponda al método de pago que eligió.

4. Sage Intacct pone el importe a disposición como crédito.

5. El crédito se aplica cuando se utiliza Pagar facturas para pagar una factura de este proveedor.

Aprobaciones y flujo de trabajo

Si tienes habilitadas las aprobaciones de pago para tu sociedad, la solicitud de pago asociada a cada anticipo está sujeta al proceso de aprobación de pago. Puedes saber si tienes habilitadas las aprobaciones porque las opciones al crear el anticipo son guardarlo como borrador o enviarlo para su aprobación.

Los anticipos enviados tienen un estado de Pendiente de aprobación, mientras que la solicitud de pago asociada tiene un estado de pago de Enviado. Si la solicitud de pago requiere varias aprobaciones, tanto el estado del anticipo como el estado del pago se muestran como Aprobado parcialmente cuando se esperan aprobaciones adicionales.

Si no se aprueba una solicitud de pago, el estado del anticipo se establece en Rechazado. Puedes editar los anticipos rechazados y volver a enviarlos, lo que devuelve la solicitud de pago a través del proceso de aprobación.

Si no utilizas aprobaciones de pago, o si el importe total del pago es inferior al importe mínimo requerido para la aprobación, la solicitud de pago se aprueba automáticamente. Si el método de pago es cheque, el estado del anticipo se establece en En proceso. Para los pagos de transferencia de registro, efectivo y tarjeta de crédito, el estado del anticipo se establece en Anticipo pagado.

Métodos de pago y flujo de trabajo

Una vez aprobada la solicitud de pago, o en los casos en los que no se requiera aprobación, el estado del anticipo depende del método de pago.

Pagos gestionados fuera de Sage Intacct

La transferencia de registros (EFT y cheques manuales), el efectivo y los pagos con tarjeta de crédito son métodos de pago en los que la transferencia de fondos se gestiona fuera de Intacct. No es necesario que realices ninguna acción dentro de Intacct para completar estos pagos.

Cuando se aprueban las solicitudes de pago con estos métodos, los pagos se contabilizan inmediatamente. El estado del anticipo cambia a Anticipo pagado y el estado del pago cambia a Completado. La solicitud de pago se traslada a la página Pagos contabilizados.

Pagos gestionados en Sage Intacct

Los pagos con cheques y ficheros bancarios requieren una acción de su parte para completar el pago. Para estos anticipos, cuando se aprueba la solicitud de pago, el estado del anticipo cambia a En proceso y el estado del pago cambia a Aprobado.

Pagar con estos métodos requiere dos pasos.

• Paso 1: Cambia el estado de pago de la solicitud de pago asociada a Entregado. El estado de avance permanece en proceso.

• Paso 2. Cambia el estado del pago a Completo y el estado del anticipo a En proceso. El crédito ya está disponible en Pagar facturas.

Paso del flujo de trabajo	Pago con cheque	Pago del fichero bancario	Pago ACH
Paso 1: Para mover el estado de la solicitud de pago a Entregado	Imprimir el cheque en la página Imprimir cheques.	Generar y descargar el fichero bancario en la aplicación Gestión de tesorería.	Generar el archivo ACH en la aplicación Gestión de tesorería. Si usas un fichero bancario compatible con NACHA, sigue los procedimientos para ficheros bancarios.
Paso 2. Para completar el pago y mover el estado del anticipo a Anticipo pagado	Confirme el cheque en la página Imprimir cheques.	Cargue el archivo en el portal del banco y confírmelo.	Confirmar y contabilizar el archivo ACH.

Seguimiento de anticipos

En cualquier momento, puede ver el estado de todos los anticipos en la página de anticipos de Cuentas a pagar. Al igual que con otras páginas de lista, como la lista de facturas, puedes crear filtros sobre la marcha para responder preguntas o crear vistas personalizadas para responder a tus consultas típicas.

Consulta un anticipo para ver un encabezado de resumen de un vistazo, información detallada sobre el anticipo, una lista de las facturas a las que se aplicó el anticipo, los detalles de contabilización, el historial de solicitudes de pago y la pista de auditoría.