Acerca de los anticipos de Cuentas a pagar

Crea un anticipo de Cuentas a pagar cuando necesites hacer un pago a un proveedor en anticipo de recibir bienes o servicios, donde no haya factura existente. Las tarifas de retención, los depósitos de pedidos de clientes y los pagos iniciales son buenos ejemplos de cuándo es posible que desee crear un anticipo. Por lo general, los anticipos se contabilizan en una cuenta de prepago establecida, tal y como se define en la configuración de Cuentas a pagar, pero puedes anular la cuenta al crear el anticipo.

Después de pagar el anticipo, automáticamente estará disponible como crédito en la cuenta del proveedor. Puedes aplicar el crédito a las facturas que recibas del mismo proveedor mediante la página Pagar facturas.

Cuentas a pagar avanza en el flujo de trabajo

El proceso de creación y aplicación de un anticipo sigue este flujo de trabajo general:

1. Creas un anticipo.

2. Sage Intacct crea automáticamente una solicitud de pago para el anticipo.

3. Completa el pago, según corresponda al método de pago que eligió.

4. Sage Intacct pone el importe a disposición como crédito.

5. El crédito se aplica cuando se utiliza Pagar facturas para pagar una factura de este proveedor.

Las aprobaciones y el flujo de trabajo

Si tienes habilitadas las aprobaciones de pago para tu sociedad, la solicitud de pago asociada a cada anticipo está sujeta al proceso de aprobación del pago. Puedes saber si tienes activadas las aprobaciones porque las opciones al crear el anticipo son guardarlo como borrador o enviarlo para su aprobación.

Los anticipos enviados tienen el estado Pendiente de aprobación, mientras que la solicitud de pago asociada tiene el estado de pago Enviado. Si la solicitud de pago requiere varias aprobaciones, tanto el estado del anticipo como el estado del pago muestran Aprobado parcialmente a la espera de aprobaciones adicionales.

Si no se aprueba una solicitud de pago, el estado del anticipo se establece en Rechazado. Puedes editar los anticipos rechazados y volver a enviarlos, lo que envía la solicitud de pago de vuelta a través del proceso de aprobación.

Si no utilizas aprobaciones de pago, o si el importe total del pago es inferior al importe mínimo requerido para la aprobación, la solicitud de pago se aprueba automáticamente. Si el método de pago es cheque, el estado del anticipo se establece en En proceso. Para transferencias de fichas, efectivo y pagos con tarjeta de crédito, el estado del anticipo se establece en Anticipo pagado.

Métodos de pago y flujo de trabajo

Una vez aprobada la solicitud de pago, o en los casos en que no se requiera aprobación, el estado del anticipo depende del método de pago.

Pagos gestionados fuera de Sage Intacct

La transferencia de registros (EFT y cheques manuales), el efectivo y los pagos con tarjeta de crédito son métodos de pago en los que la transferencia de fondos se gestiona fuera de Intacct. No es necesario que realices ninguna acción dentro de Intacct para completar estos pagos.

Cuando se aprueban las solicitudes de pago con estos métodos, los pagos se contabilizan inmediatamente. El estado del anticipo cambia a Anticipo pagado y el estado del pago cambia a Completado. La solicitud de pago se mueve a la página Pagos contabilizados.

Pagos gestionados en Sage Intacct

Los pagos con cheques y ficheros bancarios requieren que hagas algo para completar el pago. En el caso de estos anticipos, cuando se aprueba la solicitud de pago, el estado del anticipo cambia a En proceso y el estado del pago cambia a Aprobado.

Pagar con estos métodos requiere dos pasos.

• Paso 1: Cambia el estado del pago de la solicitud de pago asociada a Entregado. El estado de anticipo sigue en proceso.

• Paso 2: Cambia el estado del pago a Completo y el estado del anticipo a En proceso. El crédito ahora está disponible en Pagar facturas.

Paso del flujo de trabajo	Comprobar pago	Pago de fichero bancario	pago ACH
Paso 1: Para mover el estado de la solicitud de pago a Entregado	Imprimir el cheque en la página Imprimir cheques.	Generar y descargar el fichero bancario en la aplicación de Gestión de tesorería.	Generar el archivo ACH en la aplicación de Gestión de tesorería. Si utilizas un fichero bancario conforme con NACHA, sigue los procedimientos para ficheros bancarios.
Paso 2: Para completar el pago y mover el estado del anticipo a Anticipo pagado	Confirma el cheque en la página Imprimir cheques.	Sube el archivo al portal del banco y confírmalo.	Confirmar y contabilizar el archivo ACH.

Seguimiento de anticipos

En cualquier momento, puedes ver el estado de todos los anticipos en la página de anticipos de Cuentas a pagar. Al igual que con otras páginas de lista, como la lista de facturas, puedes crear filtros sobre la marcha para responder preguntas o crear vistas personalizadas para dirección tus consultas habituales.

Ver un anticipo para ver un resumen del impuesto armonizado sobre las ventas, información detallada sobre el anticipo, una lista de facturas a las que se aplicó el anticipo, detalles de la contabilización, historial de solicitudes de pago y la pista de auditoría.